李慧
摘 要:隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)以及醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展,各醫(yī)院為滿(mǎn)足人民群眾的就醫(yī)需求,加大了對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度,并對(duì)一些老舊建筑進(jìn)行了改建與擴(kuò)建,這就使得醫(yī)院基建檔案不斷增多,成為了檔案管理之重要組成。為做好醫(yī)院基建檔案管理工作,相關(guān)檔案管理人員需明確醫(yī)院基建檔案管理中存在的問(wèn)題,并進(jìn)行針對(duì)性的優(yōu)化改進(jìn),以更加科學(xué)合理地管理好基建檔案資料,為醫(yī)院的后期規(guī)劃管理提供依據(jù)。
關(guān)鍵詞:醫(yī)院;基建檔案;問(wèn)題;改進(jìn)策略
基建檔案是醫(yī)院檔案之重要部分,對(duì)醫(yī)院的后期經(jīng)營(yíng)管理具有重要作用。醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院各項(xiàng)建設(shè)活動(dòng)之第一手資料,隸屬于科技檔案類(lèi)別,其涉及范圍較廣,不僅包括建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工建設(shè)等各環(huán)節(jié)所形成的圖表、文字、錄像資料等,還包括對(duì)后期使用過(guò)程中的改建、擴(kuò)建、裝修、維護(hù)的過(guò)程以及結(jié)果記錄。可以說(shuō),醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)歷史之寫(xiě)照,也是醫(yī)院的一筆重要財(cái)富,加強(qiáng)對(duì)其的管理十分必要。
1 基建檔案在醫(yī)院管理中的作用
醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院工程建設(shè)、管理使用、維護(hù)保養(yǎng)以及改建擴(kuò)建之重要資料,是對(duì)醫(yī)院建設(shè)活動(dòng)的真實(shí)反映,在醫(yī)院管理中具有重要作用。一方面,醫(yī)院基建檔案能夠真實(shí)反映建筑工程面貌,記錄了醫(yī)院建設(shè)之初的選址、決策、擬定建設(shè)項(xiàng)目之設(shè)想與整體規(guī)劃,也記錄了醫(yī)院建設(shè)選址時(shí)的地貌特點(diǎn)、水文特征,具有一定的客觀性和可參考性,能夠?yàn)獒t(yī)院后期的工程規(guī)劃以及改建擴(kuò)建提供項(xiàng)目評(píng)估依據(jù),也能為項(xiàng)目技術(shù)的實(shí)施提供歷史依據(jù)。另一方面,基建檔案是對(duì)醫(yī)院歷史之記錄,不僅具有一定的歷史意義,還能為后期的審計(jì)工作提供依據(jù)。
2 醫(yī)院基建檔案管理存在的問(wèn)題
2.1 基建檔案管理不受重視
檔案管理工作受到多方面因素的影響,不僅有環(huán)境建設(shè)、資源配置、人員設(shè)置等客觀方面,也受到領(lǐng)導(dǎo)重視度的影響。對(duì)于醫(yī)院管理工作而言,很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)都將關(guān)注的重點(diǎn)放在了提升醫(yī)療服務(wù)水平上,對(duì)于檔案管理工作,特別是基建檔案管理的關(guān)注度不夠,這就導(dǎo)致了相關(guān)工作人員對(duì)于基建檔案管理較為隨意,缺乏科學(xué)有效的管理。此外,由于醫(yī)院基建檔案管理不受重視,因而相應(yīng)的檔案管理設(shè)備也不夠完善,管理制度也不健全,這都弱化了基建檔案管理效果。
2.2 基建檔案管理不規(guī)范
所謂“無(wú)規(guī)矩不成方圓”,醫(yī)院基建檔案管理同樣需要管理制度加以規(guī)范。然而,當(dāng)前一些醫(yī)院雖然建立了基建檔案管理制度,但由于基建工作并非時(shí)時(shí)刻刻開(kāi)展,基建檔案也并不需要像醫(yī)院其他檔案一樣實(shí)時(shí)更新,這就使得相關(guān)管理制度具有一定的滯后性,且可操作性較弱,沒(méi)能與時(shí)俱進(jìn)地對(duì)相關(guān)檔案資料進(jìn)行有效收集、整理、分類(lèi)、歸檔、存儲(chǔ),且檔案的利用率較低,部分檔案的利用幾乎為零。由于缺乏有效的監(jiān)督管理制度,醫(yī)院基建檔案管理之價(jià)值難以充分發(fā)揮,應(yīng)用成效不大。
2.3 基建檔案管理信息化程度不高
現(xiàn)代信息技術(shù)之發(fā)展嚴(yán)重影響了各行各業(yè)工作的開(kāi)展,檔案管理工作也應(yīng)緊跟時(shí)代步伐,利用信息技術(shù)來(lái)提升管理效率。雖然信息化建設(shè)在當(dāng)前已受到了各醫(yī)院的重視,從門(mén)診預(yù)約、掛號(hào)、繳費(fèi)、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告查閱等等各類(lèi)信息都已錄入信息系統(tǒng),方便了醫(yī)護(hù)人員以及病人的查閱,但信息化建設(shè)的覆蓋面還沒(méi)有深入延伸至基建檔案管理當(dāng)中,一些年代久遠(yuǎn)或是難度較大的基建圖表并未錄入信息系統(tǒng)進(jìn)行電子化保存,還有一些錄像資料由于格式不同不便于轉(zhuǎn)化,也未進(jìn)行電子化存儲(chǔ),這都使得基建檔案管理的信息化水平不高,未能建立完善的信息化管理體系。
2.4 缺乏專(zhuān)業(yè)化檔案管理人才
醫(yī)院基建項(xiàng)目涉及多個(gè)環(huán)節(jié),所產(chǎn)生的檔案資料也非常多,內(nèi)容繁雜,千頭萬(wàn)緒,需要嚴(yán)格按要求分類(lèi)歸檔,如此才能保證檔案資料的完整性和有效利用。但是,當(dāng)前醫(yī)院檔案管理人員多缺乏對(duì)基建事務(wù)的認(rèn)識(shí),難以對(duì)相關(guān)檔案資料進(jìn)行有效區(qū)分整理,甚至部分檔案管理人員是由行政部、后勤部等其他科室調(diào)派而來(lái),非檔案專(zhuān)業(yè)出身,更難以做好基建檔案管理工作。此外,基建檔案中包含了許多復(fù)雜的圖表,一般檔案人員由于缺乏計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)知識(shí)也難以對(duì)這些圖表進(jìn)行電子化存儲(chǔ),使得基建檔案管理存在缺失。
3 醫(yī)院基建檔案管理的改進(jìn)策略
3.1 深化認(rèn)識(shí),提高對(duì)基建檔案的重視度
作為醫(yī)院的重要檔案資料,基建檔案的重要性不言而喻,特別是在基建項(xiàng)目增加、相關(guān)工程日益復(fù)雜化的當(dāng)前,更需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員重視基建檔案工作,深化對(duì)相關(guān)工作的認(rèn)識(shí)。一方面,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)識(shí)到基建檔案之重要性,以及其對(duì)于醫(yī)院后期發(fā)展規(guī)劃的作用,督促相關(guān)檔案管理人員認(rèn)真履行自身職責(zé),并撥付必要資金加強(qiáng)基建檔案管理設(shè)施的建設(shè),設(shè)立專(zhuān)門(mén)的基建檔案管理科室,以提高檔案管理效率。另一方面,要加強(qiáng)基建檔案管理人員的認(rèn)識(shí),增強(qiáng)其工作意識(shí),通過(guò)每日晨會(huì)、月度總結(jié)等各項(xiàng)活動(dòng)提醒檔案管理人員認(rèn)真對(duì)待工作,加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)與自我提升,更好地開(kāi)展基建檔案管理工作。
3.2 規(guī)范管理,落實(shí)好相關(guān)管理制度
制度的缺失會(huì)影響基建檔案管理工作的有序開(kāi)展。面對(duì)當(dāng)前醫(yī)院基建檔案管理不規(guī)范的問(wèn)題,檔案管理部門(mén)應(yīng)結(jié)合實(shí)際工作情況擬定有效的管理制度,包括檔案資料收集、整理、歸檔、分類(lèi)、保存制度,電子化管理制度,檔案查閱利用制度等等,以規(guī)范檔案的管理。此外,由于醫(yī)院基建檔案多由施工單位提供,難免會(huì)造成檔案資料不完善、更新不及時(shí),這就需要出臺(tái)相關(guān)基建檔案跟蹤追檔、完善更新制度,督促相關(guān)工作人員及時(shí)收集整理基建檔案資料,保證資料的完整性。此外,為督促檔案管理人員更高效地開(kāi)展工作,醫(yī)院還應(yīng)制定相應(yīng)的績(jī)效管理制度以及獎(jiǎng)懲制度,以促使檔案管理人員更加積極主動(dòng)地開(kāi)展工作,提高工作效率。
3.3 加大投入,開(kāi)展檔案信息化建設(shè)
任何工作的開(kāi)展都需與時(shí)俱進(jìn),采取相適宜的工作方法和策略,如此才能提高工作質(zhì)量和效率。在信息化時(shí)代,醫(yī)院基建檔案管理工作也應(yīng)引入信息化設(shè)備,采用信息化管理手段進(jìn)行科學(xué)高效的檔案管理。這就需要醫(yī)院加大資金投入,為基建檔案管理引入先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī),建立相關(guān)數(shù)據(jù)資料庫(kù)以及局域網(wǎng),通過(guò)建立基建檔案信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)可公開(kāi)資料的局域共享,以提高檔案資料的利用率,充分發(fā)揮基建檔案的價(jià)值。此外,由于部分基建檔案資料保密程度較高,也需要檔案管理部門(mén)做好安全保護(hù)工作,通過(guò)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)來(lái)保證檔案資料的安全,提高檔案管理水平。
3.4 加強(qiáng)培訓(xùn),提高檔案人員管理水平
檔案工作的開(kāi)展需要高素質(zhì)人才隊(duì)伍的支持,而醫(yī)院基建檔案的專(zhuān)業(yè)性更強(qiáng),更需要加強(qiáng)人員培訓(xùn),打造一支專(zhuān)業(yè)化的檔案管理人員隊(duì)伍。這就需要醫(yī)院一方面做好人才選聘工作,從社會(huì)招募具有一定科技知識(shí)特別是基建知識(shí),同時(shí)又具有一定計(jì)算機(jī)能力的檔案專(zhuān)業(yè)人才,以充實(shí)人才隊(duì)伍;另一方面還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn),通過(guò)技術(shù)指導(dǎo)、專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)和交流探討來(lái)提高其工作水平,促進(jìn)基建檔案管理工作更好開(kāi)展。
4 結(jié)語(yǔ)
總之,醫(yī)院需規(guī)范基建檔案管理,優(yōu)化相關(guān)管理措施,使基建檔案之價(jià)值得以充分發(fā)揮,為醫(yī)院的發(fā)展提供助力。
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