醫(yī)院基建檔案管理存在的問(wèn)題及改進(jìn)策略

李慧

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)以及醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，各醫(yī)院為滿(mǎn)足人民群眾的就醫(yī)需求，加大了對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，并對(duì)一些老舊建筑進(jìn)行了改建與擴(kuò)建，這就使得醫(yī)院基建檔案不斷增多，成為了檔案管理之重要組成。為做好醫(yī)院基建檔案管理工作，相關(guān)檔案管理人員需明確醫(yī)院基建檔案管理中存在的問(wèn)題，并進(jìn)行針對(duì)性的優(yōu)化改進(jìn)，以更加科學(xué)合理地管理好基建檔案資料，為醫(yī)院的后期規(guī)劃管理提供依據(jù)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；基建檔案；問(wèn)題；改進(jìn)策略

基建檔案是醫(yī)院檔案之重要部分，對(duì)醫(yī)院的后期經(jīng)營(yíng)管理具有重要作用。醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院各項(xiàng)建設(shè)活動(dòng)之第一手資料，隸屬于科技檔案類(lèi)別，其涉及范圍較廣，不僅包括建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工建設(shè)等各環(huán)節(jié)所形成的圖表、文字、錄像資料等，還包括對(duì)后期使用過(guò)程中的改建、擴(kuò)建、裝修、維護(hù)的過(guò)程以及結(jié)果記錄。可以說(shuō)，醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)歷史之寫(xiě)照，也是醫(yī)院的一筆重要財(cái)富，加強(qiáng)對(duì)其的管理十分必要。

1 基建檔案在醫(yī)院管理中的作用

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院工程建設(shè)、管理使用、維護(hù)保養(yǎng)以及改建擴(kuò)建之重要資料，是對(duì)醫(yī)院建設(shè)活動(dòng)的真實(shí)反映，在醫(yī)院管理中具有重要作用。一方面，醫(yī)院基建檔案能夠真實(shí)反映建筑工程面貌，記錄了醫(yī)院建設(shè)之初的選址、決策、擬定建設(shè)項(xiàng)目之設(shè)想與整體規(guī)劃，也記錄了醫(yī)院建設(shè)選址時(shí)的地貌特點(diǎn)、水文特征，具有一定的客觀性和可參考性，能夠?yàn)獒t(yī)院后期的工程規(guī)劃以及改建擴(kuò)建提供項(xiàng)目評(píng)估依據(jù)，也能為項(xiàng)目技術(shù)的實(shí)施提供歷史依據(jù)。另一方面，基建檔案是對(duì)醫(yī)院歷史之記錄，不僅具有一定的歷史意義，還能為后期的審計(jì)工作提供依據(jù)。

2 醫(yī)院基建檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 基建檔案管理不受重視

檔案管理工作受到多方面因素的影響，不僅有環(huán)境建設(shè)、資源配置、人員設(shè)置等客觀方面，也受到領(lǐng)導(dǎo)重視度的影響。對(duì)于醫(yī)院管理工作而言，很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)都將關(guān)注的重點(diǎn)放在了提升醫(yī)療服務(wù)水平上，對(duì)于檔案管理工作，特別是基建檔案管理的關(guān)注度不夠，這就導(dǎo)致了相關(guān)工作人員對(duì)于基建檔案管理較為隨意，缺乏科學(xué)有效的管理。此外，由于醫(yī)院基建檔案管理不受重視，因而相應(yīng)的檔案管理設(shè)備也不夠完善，管理制度也不健全，這都弱化了基建檔案管理效果。

2.2 基建檔案管理不規(guī)范

所謂“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，醫(yī)院基建檔案管理同樣需要管理制度加以規(guī)范。然而，當(dāng)前一些醫(yī)院雖然建立了基建檔案管理制度，但由于基建工作并非時(shí)時(shí)刻刻開(kāi)展，基建檔案也并不需要像醫(yī)院其他檔案一樣實(shí)時(shí)更新，這就使得相關(guān)管理制度具有一定的滯后性，且可操作性較弱，沒(méi)能與時(shí)俱進(jìn)地對(duì)相關(guān)檔案資料進(jìn)行有效收集、整理、分類(lèi)、歸檔、存儲(chǔ)，且檔案的利用率較低，部分檔案的利用幾乎為零。由于缺乏有效的監(jiān)督管理制度，醫(yī)院基建檔案管理之價(jià)值難以充分發(fā)揮，應(yīng)用成效不大。

2.3 基建檔案管理信息化程度不高

現(xiàn)代信息技術(shù)之發(fā)展嚴(yán)重影響了各行各業(yè)工作的開(kāi)展，檔案管理工作也應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，利用信息技術(shù)來(lái)提升管理效率。雖然信息化建設(shè)在當(dāng)前已受到了各醫(yī)院的重視，從門(mén)診預(yù)約、掛號(hào)、繳費(fèi)、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告查閱等等各類(lèi)信息都已錄入信息系統(tǒng)，方便了醫(yī)護(hù)人員以及病人的查閱，但信息化建設(shè)的覆蓋面還沒(méi)有深入延伸至基建檔案管理當(dāng)中，一些年代久遠(yuǎn)或是難度較大的基建圖表并未錄入信息系統(tǒng)進(jìn)行電子化保存，還有一些錄像資料由于格式不同不便于轉(zhuǎn)化，也未進(jìn)行電子化存儲(chǔ)，這都使得基建檔案管理的信息化水平不高，未能建立完善的信息化管理體系。

2.4 缺乏專(zhuān)業(yè)化檔案管理人才

醫(yī)院基建項(xiàng)目涉及多個(gè)環(huán)節(jié)，所產(chǎn)生的檔案資料也非常多，內(nèi)容繁雜，千頭萬(wàn)緒，需要嚴(yán)格按要求分類(lèi)歸檔，如此才能保證檔案資料的完整性和有效利用。但是，當(dāng)前醫(yī)院檔案管理人員多缺乏對(duì)基建事務(wù)的認(rèn)識(shí)，難以對(duì)相關(guān)檔案資料進(jìn)行有效區(qū)分整理，甚至部分檔案管理人員是由行政部、后勤部等其他科室調(diào)派而來(lái)，非檔案專(zhuān)業(yè)出身，更難以做好基建檔案管理工作。此外，基建檔案中包含了許多復(fù)雜的圖表，一般檔案人員由于缺乏計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)知識(shí)也難以對(duì)這些圖表進(jìn)行電子化存儲(chǔ)，使得基建檔案管理存在缺失。

3 醫(yī)院基建檔案管理的改進(jìn)策略

3.1 深化認(rèn)識(shí)，提高對(duì)基建檔案的重視度

作為醫(yī)院的重要檔案資料，基建檔案的重要性不言而喻，特別是在基建項(xiàng)目增加、相關(guān)工程日益復(fù)雜化的當(dāng)前，更需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員重視基建檔案工作，深化對(duì)相關(guān)工作的認(rèn)識(shí)。一方面，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)識(shí)到基建檔案之重要性，以及其對(duì)于醫(yī)院后期發(fā)展規(guī)劃的作用，督促相關(guān)檔案管理人員認(rèn)真履行自身職責(zé)，并撥付必要資金加強(qiáng)基建檔案管理設(shè)施的建設(shè)，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的基建檔案管理科室，以提高檔案管理效率。另一方面，要加強(qiáng)基建檔案管理人員的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)其工作意識(shí)，通過(guò)每日晨會(huì)、月度總結(jié)等各項(xiàng)活動(dòng)提醒檔案管理人員認(rèn)真對(duì)待工作，加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)與自我提升，更好地開(kāi)展基建檔案管理工作。

3.2 規(guī)范管理，落實(shí)好相關(guān)管理制度

制度的缺失會(huì)影響基建檔案管理工作的有序開(kāi)展。面對(duì)當(dāng)前醫(yī)院基建檔案管理不規(guī)范的問(wèn)題，檔案管理部門(mén)應(yīng)結(jié)合實(shí)際工作情況擬定有效的管理制度，包括檔案資料收集、整理、歸檔、分類(lèi)、保存制度，電子化管理制度，檔案查閱利用制度等等，以規(guī)范檔案的管理。此外，由于醫(yī)院基建檔案多由施工單位提供，難免會(huì)造成檔案資料不完善、更新不及時(shí)，這就需要出臺(tái)相關(guān)基建檔案跟蹤追檔、完善更新制度，督促相關(guān)工作人員及時(shí)收集整理基建檔案資料，保證資料的完整性。此外，為督促檔案管理人員更高效地開(kāi)展工作，醫(yī)院還應(yīng)制定相應(yīng)的績(jī)效管理制度以及獎(jiǎng)懲制度，以促使檔案管理人員更加積極主動(dòng)地開(kāi)展工作，提高工作效率。

3.3 加大投入，開(kāi)展檔案信息化建設(shè)

任何工作的開(kāi)展都需與時(shí)俱進(jìn)，采取相適宜的工作方法和策略，如此才能提高工作質(zhì)量和效率。在信息化時(shí)代，醫(yī)院基建檔案管理工作也應(yīng)引入信息化設(shè)備，采用信息化管理手段進(jìn)行科學(xué)高效的檔案管理。這就需要醫(yī)院加大資金投入，為基建檔案管理引入先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)，建立相關(guān)數(shù)據(jù)資料庫(kù)以及局域網(wǎng)，通過(guò)建立基建檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)可公開(kāi)資料的局域共享，以提高檔案資料的利用率，充分發(fā)揮基建檔案的價(jià)值。此外，由于部分基建檔案資料保密程度較高，也需要檔案管理部門(mén)做好安全保護(hù)工作，通過(guò)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)來(lái)保證檔案資料的安全，提高檔案管理水平。

3.4 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案人員管理水平

檔案工作的開(kāi)展需要高素質(zhì)人才隊(duì)伍的支持，而醫(yī)院基建檔案的專(zhuān)業(yè)性更強(qiáng)，更需要加強(qiáng)人員培訓(xùn)，打造一支專(zhuān)業(yè)化的檔案管理人員隊(duì)伍。這就需要醫(yī)院一方面做好人才選聘工作，從社會(huì)招募具有一定科技知識(shí)特別是基建知識(shí)，同時(shí)又具有一定計(jì)算機(jī)能力的檔案專(zhuān)業(yè)人才，以充實(shí)人才隊(duì)伍；另一方面還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，通過(guò)技術(shù)指導(dǎo)、專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)和交流探討來(lái)提高其工作水平，促進(jìn)基建檔案管理工作更好開(kāi)展。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，醫(yī)院需規(guī)范基建檔案管理，優(yōu)化相關(guān)管理措施，使基建檔案之價(jià)值得以充分發(fā)揮，為醫(yī)院的發(fā)展提供助力。

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