生產(chǎn)管理信息系統(tǒng)與庫存管理的研究

龐國強(qiáng)

摘? ?要：庫存管理越來越為企業(yè)經(jīng)營者特別是物流的管理者和經(jīng)營者所重視。庫存是有成本的，在很多企業(yè)這個成本占用大量的流動資金。減少庫存，降低庫存成本，追求零庫存是庫存管理乃至物流管理的中心及極點(diǎn)，也是企業(yè)“第三個利潤源泉”的重點(diǎn)所在。

關(guān)鍵詞：庫存管理? 成本? 物資編碼? 模板

1? 建設(shè)背景

隨著各個行業(yè)已經(jīng)專業(yè)化和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，我國無論交通、信息等各行業(yè)都有飛速的發(fā)展。傳統(tǒng)的庫存管理方法已經(jīng)不能滿足當(dāng)今天需要，不再認(rèn)為“庫存越多”對生產(chǎn)越有保障，在對生產(chǎn)保障的同時“庫存越少”越好，甚至是“零庫存”。

2? 庫存管理論綜述

庫存管理是在庫論的指導(dǎo)下，在經(jīng)濟(jì)合理或某些特定的前提下，如不允許缺貨與降低服務(wù)水平等，建立庫存數(shù)量的界限，即庫存量（需求量）、庫存水平、訂量等數(shù)據(jù)界限。簡單地說庫存管理主要是企業(yè)經(jīng)營者解決何時補(bǔ)充訂貨，補(bǔ)充訂貨是多少，以及庫存系統(tǒng)的安全庫存量、平均庫存量、周轉(zhuǎn)率、缺貨次數(shù)各是多少等問題所采取的方法。

2.1 庫存含義

庫存是指處于儲存狀態(tài)的物品，廣義的庫存還包括處于制造加工狀態(tài)和運(yùn)輸狀態(tài)的物品。

2.2 庫存的功能

如果說“資金是世界運(yùn)轉(zhuǎn)的潤滑劑”，那么庫存就是整個物流運(yùn)作的潤滑劑，它使采購、生產(chǎn)、銷售等各個環(huán)節(jié)的獨(dú)立經(jīng)濟(jì)活動成為可能，并調(diào)節(jié)各個環(huán)節(jié)間供求的不一致，起到連接和潤滑的作用，庫存在生產(chǎn)和營銷的作用體現(xiàn)在以下方面：

（1）穩(wěn)定生產(chǎn)、經(jīng)營的規(guī)模，使企業(yè)獲得規(guī)模經(jīng)濟(jì)的效益。

（2）協(xié)調(diào)供求關(guān)系，維持均衡生產(chǎn)。

（3）促使制造專業(yè)化和物流系統(tǒng)的合理化。

（4）減少需求和訂貨周期的不確定對企業(yè)的影響。

（5）在供需的某些關(guān)鍵環(huán)節(jié)中發(fā)揮緩沖的作用。

2.3 庫存管理方法（ABC分類）

（1）庫存物資分類管理的必要性。

企業(yè)庫存物品數(shù)量很大，品種規(guī)格很多，如果不管重要次要，短線長線，不分需要量大小，單價高低，都施以同一的管理方法，給予同等的注意，這種管理不但會造成管理人員千頭萬緒，忙亂不堪，而由分散精力，效果也不好，甚至有些重要的、資源緊缺的物資會因得不到足夠注意而缺貨，使供應(yīng)中斷，影響生產(chǎn)。庫存和物品分類管理基于在管理中要突出重點(diǎn)、兼顧一般這個原則而展開的，分類管理法的實(shí)質(zhì)是重點(diǎn)管理法。

（2）庫存物資ABC分類的方法。

ABC分析法是一種比較簡單實(shí)用的分類管理方法，一般的分類原則：少數(shù)品種在總供應(yīng)額中占了很大比重，而占品種數(shù)很大比重的物品，在總供應(yīng)額中所占的比重并不大。其ABC分類標(biāo)準(zhǔn)如表1。

（3）ABC各類物品的管理控制方法。

通過對庫存物資的ABC分析，指明了庫存管理的重點(diǎn)所在。A類物資是企業(yè)管理的重點(diǎn)，B類物資是介于A類與C類之間。

3? 企業(yè)資產(chǎn)管理系統(tǒng)（EAM）[4]結(jié)合的庫存管理

為了能更好管理生產(chǎn)，于2000年引進(jìn)企業(yè)資產(chǎn)管理系統(tǒng)，并與MRO公司一同實(shí)施，該軟件以設(shè)備以帳為基礎(chǔ)、以工作任務(wù)的提交、審批、執(zhí)行為主線，按照維修、預(yù)防性保養(yǎng)和預(yù)測性保養(yǎng)幾種可能模式，以提高維修、保養(yǎng)效率、降低總體維護(hù)成本為目標(biāo)，將采購管理、庫存管理、人力資源管理等集成在一個數(shù)據(jù)充分共享的信息系統(tǒng)。在庫存管理方面，實(shí)際上也是類似物料需求計劃（MPR）。

3.1 企業(yè)資產(chǎn)管理系統(tǒng)

企業(yè)資產(chǎn)管理（Enterprise Asset Management）簡稱為EAM，EAM就是用計算機(jī)系統(tǒng)輔助企業(yè)管理好企業(yè)有形資產(chǎn)，使之物盡其用，安全運(yùn)轉(zhuǎn)，并保證生態(tài)環(huán)境不受侵害，同時最大限度地提高維護(hù)效率，降低維修成本。

3.2 物資數(shù)據(jù)的管理

3.2.1? 物資數(shù)據(jù)概述

物資數(shù)據(jù)——按物資標(biāo)準(zhǔn)的要求，對某項(xiàng)物資進(jìn)行唯一性描述的記錄，包含物資編碼、類別編碼、物資描述和基本計量單位。

它具如下的功能：

（1）有利于增加物資資料的正確性。

（2）有利于計算機(jī)管理：有了良好的庫存物資編碼，再配合計算機(jī)的使用對物資進(jìn)行記錄、查找、核算、統(tǒng)計分析，能大提高工作效率。

（3）有利于防止物資舞弊事件的發(fā)生。

（4）有利于壓縮物資品種、規(guī)格。

3.2.2 物資標(biāo)準(zhǔn)簡介

物資標(biāo)準(zhǔn)指物資分類和屬性模板，屬性模板包括屬性設(shè)置和屬性填寫規(guī)范;其中，物資分類及屬性模板是物資標(biāo)準(zhǔn)的核心;物資分類原則、屬性模板填報指南是其重要說明和補(bǔ)充。示例如圖1。

（1）物資數(shù)據(jù)的分類。

中國海洋石油總公司目前的分類共分為43個大類，分為原材料、成品、設(shè)備&配件、工具及其他這4個組別。

（2）屬性模板。

屬性模板是用以描述物資自然屬性及關(guān)鍵參數(shù)的表單。屬性模板包括小類編碼、小類名稱、分類說明、基本單位、屬性順序、屬性名稱、屬性說明、屬性必填或選填規(guī)則。目前的屬性模板的結(jié)構(gòu)為五段式。

（3）物資描述。

物資描述按物資標(biāo)準(zhǔn)的要求，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，以數(shù)字、符號、文字等對物資屬性的客觀描述，用以指代具體物資進(jìn)行物資管理活動。物資描述優(yōu)化的最終目標(biāo)是一物一碼。

3.3 庫存管理流程

由于使用的EAM管理系統(tǒng)，對于庫存物資采購入庫、出庫退庫流程、內(nèi)部調(diào)撥流程是由系統(tǒng)嚴(yán)格的控制，各種單據(jù)都能在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)工作流程，各單據(jù)的流轉(zhuǎn)實(shí)現(xiàn)電子化，加快了審批程序，簡化流程，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。

3.4 MAXIMO系統(tǒng)ABC分類法

由于公司的庫存物資數(shù)據(jù)量大，根據(jù)ABC分類方法的步驟，無法按庫存物資明細(xì)進(jìn)行ABC分析，只能按庫存編碼大類物資進(jìn)行ABC分析。

3.5 庫存管理分析

庫存管理最終目的，是通過庫存成本的分析，對我們倉庫管理的水平的分析，充分利用數(shù)據(jù)庫分析功能，以達(dá)到降低庫存的目的。

（1）倉庫及各類物資成本的統(tǒng)計。

通過系統(tǒng)每月結(jié)賬功能，將各倉庫每月倉庫及各類物資動態(tài)情況在報表中體現(xiàn)。

（2）倉庫資金動態(tài)分析。

有了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)就可以對倉庫資金進(jìn)行動態(tài)分析，可以分析庫存資金趨勢，給管理層提供決策的依據(jù)。根據(jù)財務(wù)周期，我們可統(tǒng)計每月庫存資金的情況，分析出各倉庫庫存資金的趨勢。

利用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)分析的功能，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止這些，如庫存物資的周轉(zhuǎn)率、基本庫存日報及月報表。

4? 降低庫存管理水平策略

4.1 寄售物資管理

中海油湛江分公司對于海上作業(yè)經(jīng)常消耗且消耗量在的材料如破乳劑、清水劑等化學(xué)藥劑，井下作所需的電纜等。分別與指定幾家供應(yīng)商簽合同，同意將它的供貨的產(chǎn)品存放在基地倉庫，由第三方物流公司對其產(chǎn)品進(jìn)行管理，用戶需要直接提取并記賬，月底由材料結(jié)賬，庫存不足由供應(yīng)商自行補(bǔ)充。

4.2 長期價格協(xié)議模板的概述

對于在有限湛江分公司使用的物資與供應(yīng)商簽定的供貨合同有效期內(nèi)價格不隨市場價格變動的物資清單。供應(yīng)商和用戶承擔(dān)一定的風(fēng)險，用戶只需根據(jù)清單上的內(nèi)容進(jìn)行采購。這種類型與寄售物資又不同，它是沒有倉庫，用戶如有需要直接采購。由于長期價格協(xié)議模板購買周期很短，可以大量減少庫存量，但會稍微增加周轉(zhuǎn)成本。

4.3 安全庫存

安全庫存是一種緩沖庫存，是為了保證具體工作供應(yīng)過程發(fā)生變故時能不間斷地組織供應(yīng)而建立的庫存。

在油田對一些重要設(shè)備，如發(fā)電機(jī)、空壓機(jī)，它的零部件是相當(dāng)重要，一旦造成意外停機(jī)，又無備品備件，對生產(chǎn)的影響是相當(dāng)嚴(yán)重的，安全庫存就顯得及重要。在MAXIMO系統(tǒng)中，庫存控制的應(yīng)用程序中有安全庫存點(diǎn)的體現(xiàn)，通過報表的形式，給庫存管理人員提示：“哪些庫存物資到安全庫存，需要采購”。同時通過工單領(lǐng)料預(yù)留可以預(yù)測哪些庫存物資即將到了安全庫存點(diǎn)，庫存管理人員可以做到心中有數(shù)，可以通過系統(tǒng)及時準(zhǔn)確采購，降低庫存。

5? 結(jié)語

庫存的作用就在于使各個環(huán)節(jié)能獨(dú)立進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動，調(diào)節(jié)各環(huán)節(jié)之間由于供求品種及數(shù)量不一致而出現(xiàn)的矛盾。

現(xiàn)中海油湛江分公司先借助國外EAM[4]系統(tǒng)軟件，有效采用新管理方式不是孤立地、分割地研究庫存，而是從系統(tǒng)角度，使企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)、采購、庫存各環(huán)節(jié)形成“鏈”的關(guān)系，環(huán)環(huán)緊扣，整合各職能部門的活動，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體效益的提高。該系統(tǒng)設(shè)計是以設(shè)備維修為主線，庫存、采購為輔，有機(jī)將生產(chǎn)維修與庫存采購結(jié)合為一體，這種物資需求計劃（MRP）的管理模式與現(xiàn)有計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)各個環(huán)節(jié)、各項(xiàng)活動的集成化、協(xié)調(diào)化，把低的庫存和高的用戶滿意結(jié)合起合起來。

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