宋富強(qiáng)

習(xí)近平主席曾在《秘書工作的風(fēng)范——與地縣辦公室干部談心》中明確指出，提升企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率，則必須充分發(fā)揮企業(yè)辦公室的綜合效能，對(duì)大事、小事和急事、緩事進(jìn)行科學(xué)權(quán)衡，秉承抓大事與辦急事的原則，及時(shí)溝通上級(jí)與下級(jí)、內(nèi)部與外部的信息，確保各項(xiàng)不同業(yè)務(wù)能有條不紊地完成。本文將簡(jiǎn)單論述央企辦公室精細(xì)化管理的必要性，并從實(shí)現(xiàn)員工培訓(xùn)教育精細(xì)化，構(gòu)建精細(xì)化環(huán)境，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文化精細(xì)化管理，健全企業(yè)績(jī)效考核管理體系等四個(gè)方面分層淺談央企辦公室精細(xì)化管理實(shí)施方案。

一、央企辦公室精細(xì)化管理的必要性

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大環(huán)境下，辦公室精細(xì)化管理是央企運(yùn)行發(fā)展活動(dòng)的必經(jīng)之路，體現(xiàn)了科學(xué)發(fā)展觀的精髓。從微觀視角來看，辦公室精細(xì)化管理以精心為態(tài)度，過程是精細(xì)，成績(jī)是精品。此外，精細(xì)化管理不僅屬于管理理念，而且是一種文化，它起源于上世紀(jì)50年代的日本，起初，日企均是運(yùn)用企業(yè)精細(xì)化管理理念來實(shí)現(xiàn)社會(huì)分工精細(xì)化與服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化，并逐漸將該理念擴(kuò)展為一種模式。后來，企業(yè)精細(xì)化管理理念被引入世界各國(guó)，中國(guó)企業(yè)自然也不例外，當(dāng)前央企將精細(xì)化管理理念充分融入到企業(yè)辦公室管理工作中，進(jìn)而有效提升工作效率，節(jié)約管理成本。央企辦公室精細(xì)化管理模式有三個(gè)層次，第一層是規(guī)范化結(jié)構(gòu)，第二層屬于精細(xì)化結(jié)構(gòu)，第三層是個(gè)性化層次，這三個(gè)層次互相作用，使管理工作效率得到了大幅度提升。央企辦公室精細(xì)化管理模式主張將堅(jiān)持學(xué)習(xí)作為企業(yè)發(fā)展的重要泉源，將不斷實(shí)踐作為精細(xì)化管理發(fā)展動(dòng)力，同時(shí)，以不斷精細(xì)化為主要路線，將精益求精作為管理原則。

二、央企辦公室精細(xì)化管理實(shí)施方案

1.實(shí)現(xiàn)員工培訓(xùn)教育精細(xì)化。優(yōu)化央企辦公室精細(xì)化管理實(shí)施方案，提升企業(yè)辦公室管理效益，必須努力實(shí)現(xiàn)員工培訓(xùn)教育精細(xì)化。在具體培訓(xùn)教育工作中，央企須構(gòu)建精細(xì)化培訓(xùn)教育體系，全面貫徹落實(shí)精細(xì)化培訓(xùn)教育原則。辦公室精細(xì)化管理模式下的員工培訓(xùn)教育原則包括基于戰(zhàn)略原則、動(dòng)態(tài)開放原則、滿足需求原則、員工發(fā)展原則。其中，基于戰(zhàn)略原則不僅是基于本組織發(fā)展戰(zhàn)略，而且要結(jié)合央企經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)，提升戰(zhàn)略高度，通過提高員工的素質(zhì)和能力來輔助他們提高工作效率，更好地完成本職工作，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的目標(biāo)。動(dòng)態(tài)開放原則要求員工培訓(xùn)教育體系必須適應(yīng)不斷變化的外部市場(chǎng)環(huán)境，在運(yùn)行該體系的過程中，要根據(jù)實(shí)際需要，對(duì)培訓(xùn)教育體系進(jìn)行必要調(diào)整。滿足需求原則具有雙重性，即滿足員工職業(yè)發(fā)展需求和企業(yè)精細(xì)化管理的發(fā)展需求。員工發(fā)展原則要求員工精細(xì)化培訓(xùn)教育體系應(yīng)該能夠與員工自我發(fā)展的需要相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)企業(yè)與員工的雙贏。與此同時(shí)，要做好員工精細(xì)化培訓(xùn)教育體系的建設(shè)工作，細(xì)化崗位能力體系、培訓(xùn)課程設(shè)計(jì)開發(fā)體系、培訓(xùn)效果轉(zhuǎn)化評(píng)估體系、培訓(xùn)支持保證體系，以此提升員工培訓(xùn)教育體系的有效性。

2.構(gòu)建精細(xì)化環(huán)境。提升央企辦公室精細(xì)化管理效果，必須堅(jiān)持精細(xì)化管理理念，推崇5S管理原則，全面構(gòu)建精細(xì)化環(huán)境。所謂的5S管理原則特指Seiri（整理）、Seiton（整頓）、Seiso（清掃）、Seiketsu（清潔）與Shitsuke（素養(yǎng)）。5S之間存在不可忽視的內(nèi)在聯(lián)系，首先，前三個(gè)S直接針對(duì)辦公室現(xiàn)場(chǎng)，即對(duì)辦公室進(jìn)行整理、整頓與清掃，保持辦公室干凈、整潔的視覺環(huán)境，后兩個(gè)S則是從規(guī)范化和員工的素養(yǎng)高度來鞏固辦公室精細(xì)化管理活動(dòng)效果。其次，央企應(yīng)注意優(yōu)化辦公室照明系統(tǒng)與色調(diào)系統(tǒng)。通常，在設(shè)計(jì)照明系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)充分利用自然光線，相比而言，照明亮度越高，視覺效果愈加良好，但是如果亮度過高，反而會(huì)造成炫目問題，因此，要控制好亮度。在選擇色調(diào)時(shí)，切忌使用大量的藍(lán)色、紫色、紅色或者橙色，這些顏色很容易引起視覺疲勞。再其次，央企應(yīng)注意保持辦公室良好的溫度與濕度，在夏季，理應(yīng)將辦公室內(nèi)部溫度控制在18到24攝氏度，冬季溫度在7到22攝氏度最佳。另外，央企應(yīng)做好辦公室綠化工作，為辦公桌、窗口、立體空調(diào)等區(qū)域擺放清新的綠色盆栽，以此美化辦公室環(huán)境，凈化室內(nèi)空氣。

3.實(shí)現(xiàn)企業(yè)文化精細(xì)化管理。實(shí)現(xiàn)企業(yè)文化精細(xì)化管理，必須充分發(fā)揮精細(xì)化理念的文化作用，不斷推進(jìn)企業(yè)文化創(chuàng)新，打造富有新意的企業(yè)文化。需要注意的是，企業(yè)文化創(chuàng)新主要是指在一定基礎(chǔ)條件下，企業(yè)組織在創(chuàng)新和創(chuàng)新管理活動(dòng)中所創(chuàng)造和形成的具有本企業(yè)特色的創(chuàng)新物質(zhì)形態(tài)以及創(chuàng)新精神財(cái)富的總和，包括創(chuàng)新文化準(zhǔn)則、創(chuàng)新企業(yè)價(jià)值觀、創(chuàng)新企業(yè)管理制度與規(guī)劃、創(chuàng)新物質(zhì)文化環(huán)境等。首先，創(chuàng)新文化屬于一種促進(jìn)創(chuàng)新的活動(dòng)，能夠激發(fā)員工的工作熱情、主動(dòng)意識(shí)、正能量與職業(yè)精神，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)與核心凝聚力。其次，創(chuàng)新企業(yè)文化并非一蹴而就，而是一個(gè)動(dòng)態(tài)演化的過程，因而企業(yè)在文化創(chuàng)新活動(dòng)中不能過于急促，應(yīng)逐步采取創(chuàng)新策略。再其次，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文化精細(xì)化管理，推進(jìn)文化創(chuàng)新，必須做好六項(xiàng)工作。第一，樹立全體員工的創(chuàng)新意識(shí)。企業(yè)內(nèi)部員工特別是管理人員在企業(yè)文化創(chuàng)新中發(fā)揮的作用尤為重要，因此企業(yè)理應(yīng)協(xié)同管理人員樹立全體員工的創(chuàng)新意識(shí)。第二，加大創(chuàng)新宣傳力度。企業(yè)組織不斷加強(qiáng)創(chuàng)新文化的宣傳力度，這樣不僅有助于提升全體員工的創(chuàng)新意識(shí)，而且有助于為本企業(yè)招攬創(chuàng)新人才。第三，健全鼓勵(lì)創(chuàng)新制度。企業(yè)組織應(yīng)重視制定完善的鼓勵(lì)創(chuàng)新制度，并通過運(yùn)行該制度來鼓勵(lì)全體員工勇于創(chuàng)新。第四，營(yíng)造良好的創(chuàng)新環(huán)境。環(huán)境對(duì)人的影響至關(guān)重要，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文化創(chuàng)新，必須營(yíng)造創(chuàng)新型企業(yè)環(huán)境，以此激發(fā)員工的創(chuàng)新靈感。第五，組建創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)。企業(yè)組織應(yīng)結(jié)合精細(xì)化管理的發(fā)展目標(biāo)，組建高素質(zhì)創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)。第六，做好創(chuàng)新獎(jiǎng)勵(lì)工作。加強(qiáng)企業(yè)政治文化建設(shè)的創(chuàng)新動(dòng)力，企業(yè)組織應(yīng)重視做好創(chuàng)新獎(jiǎng)勵(lì)工作，對(duì)提出創(chuàng)意的黨員予以適宜的獎(jiǎng)勵(lì)。

4.健全企業(yè)績(jī)效考核管理體系。當(dāng)代央企辦公室工作范圍覆蓋極為廣泛，僅憑借每個(gè)月或者一季度的績(jī)效考核很難實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的目標(biāo)，對(duì)此，必須不斷健全企業(yè)績(jī)效考核管理體系，推行精細(xì)化績(jī)效考核管理模式。在重建精細(xì)化績(jī)效考核管理體系的過程中，績(jī)效管理人員應(yīng)注意促進(jìn)績(jī)效考核精細(xì)化指標(biāo)體系與績(jī)效評(píng)估方法體系有機(jī)融合。從總體結(jié)構(gòu)來講，當(dāng)代企業(yè)最常使用的評(píng)估方法主要包括解釋目標(biāo)管理法、多方評(píng)價(jià)者評(píng)價(jià)方法、描述圖表等級(jí)評(píng)價(jià)法、解釋關(guān)鍵事件評(píng)價(jià)法、描述文字?jǐn)⑹鲈u(píng)價(jià)法、描述績(jī)效評(píng)估的核對(duì)表格法、解釋績(jī)效評(píng)估的迫選法，描述績(jī)效評(píng)估的工作標(biāo)準(zhǔn)法。需要注意的是，在運(yùn)用解釋目標(biāo)管理法開展績(jī)效考核工作時(shí)，績(jī)效考核管理人員應(yīng)確定清晰的并準(zhǔn)確陳述被考核員工要完成的工作目標(biāo)，制定指明如何實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的行動(dòng)計(jì)劃，讓被考核員工實(shí)施行動(dòng)計(jì)劃，準(zhǔn)確衡量目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度，在必要時(shí)刻要采取修正措施，為未來確立新的目標(biāo)。此外，解釋目標(biāo)管理法還要求員工積極參與目標(biāo)確定的過程。多方評(píng)價(jià)者評(píng)價(jià)方法是一種由管理人員、客戶及同事實(shí)施績(jī)效評(píng)估的方法。在采用描述圖表等級(jí)評(píng)價(jià)法的過程中，績(jī)效管理人員應(yīng)根據(jù)完成的工作量、可信賴程度、工作知識(shí)、出勤率、工作準(zhǔn)確性以及合作精神等要素對(duì)被考核員工進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)。解釋關(guān)鍵事件評(píng)價(jià)法要求績(jī)效考核管理人員對(duì)所發(fā)生的事件進(jìn)行書面記錄，而所記錄的事件應(yīng)該是有關(guān)說明被評(píng)價(jià)員工令人滿意和令人不滿意績(jī)效的工作行為。描述文字?jǐn)⑹鲈u(píng)價(jià)法要求績(jī)效考核管理人員以文字?jǐn)⑹龅男问矫枋霰豢己藛T工績(jī)效。運(yùn)用描述績(jī)效評(píng)估的核對(duì)表格法開展績(jī)效考核工作，績(jī)效考核管理人員需要對(duì)被考核員工行為的一系列題目作出肯定或者否定的回答。解釋績(jī)效評(píng)估的迫選法要求績(jī)效考核管理人員對(duì)描述員工如何履行工作義務(wù)和責(zé)任的一組陳述進(jìn)行排序。描述績(jī)效評(píng)估的工作標(biāo)準(zhǔn)法則是指先確定標(biāo)準(zhǔn)或者期望產(chǎn)出水平，然后將每個(gè)被考核員工的績(jī)效與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較和分析。在績(jī)效評(píng)估工作中，績(jī)效考核管理人員必須努力克服四種缺陷，即定義寬容、居中傾向、近期效應(yīng)與暈輪效應(yīng)。所謂的“定義寬容”是對(duì)被考核員工的績(jī)效評(píng)估集中在正面的評(píng)價(jià)而不是分散在各種績(jī)效等級(jí)上所發(fā)生的情況。當(dāng)評(píng)價(jià)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表面大多數(shù)員工的績(jī)效水平被評(píng)為接近中等水平時(shí)就產(chǎn)生了居中傾向。當(dāng)對(duì)員工績(jī)效的評(píng)價(jià)僅依據(jù)其最近完成的工作時(shí)就產(chǎn)生了近期效應(yīng)。如果績(jī)效考核管理人員讓員工某一方面的顯著特征影響了自己對(duì)績(jī)效評(píng)估中各個(gè)項(xiàng)目的判斷時(shí)，就會(huì)產(chǎn)生暈輪效應(yīng)。此外，構(gòu)建績(jī)效考核精細(xì)化指標(biāo)體系，必須重視量化指標(biāo)結(jié)構(gòu)，分層設(shè)計(jì)一級(jí)指標(biāo)與二級(jí)指標(biāo)。一般情況下，一級(jí)指標(biāo)特指被考核員工的基本素質(zhì)、工作態(tài)度、工作能力、工作業(yè)績(jī)與績(jī)效值，二級(jí)指標(biāo)則是對(duì)這五項(xiàng)一級(jí)指標(biāo)的深層細(xì)化，其中，基本素質(zhì)由文化素養(yǎng)、專業(yè)素養(yǎng)、心理素質(zhì)和身體素質(zhì)組成；工作態(tài)度包括責(zé)任意識(shí)、誠(chéng)信和原則性組成；工作能力包括管理能力、創(chuàng)新能力、實(shí)踐能力、溝通能力和學(xué)習(xí)能力；工作業(yè)績(jī)由工作量、工作質(zhì)量和工作效益組成；績(jī)效值則包括績(jī)效薪酬與權(quán)利賦予。

綜上所述，實(shí)現(xiàn)央企辦公室精細(xì)化管理目標(biāo)，提高辦公室工作效率，企業(yè)組織應(yīng)努力實(shí)現(xiàn)員工培訓(xùn)教育精細(xì)化，貫徹落實(shí)精細(xì)化培訓(xùn)教育原則；推崇5S管理原則，全面構(gòu)建精細(xì)化環(huán)境；實(shí)現(xiàn)企業(yè)文化精細(xì)化管理，大力創(chuàng)新企業(yè)文化；健全企業(yè)績(jī)效考核管理體系，推崇精細(xì)化績(jī)效管理模式。

（作者單位：中鐵建工集團(tuán)有限公司辦公室）