英語商務(wù)報(bào)告結(jié)構(gòu)淺析

段志勇

摘 要：商務(wù)報(bào)告是在公司中廣泛使用的一種文件，它很常見也很重要。在該文中將會(huì)討論和分析英語商務(wù)報(bào)告的不同部分。根據(jù)要寫作的報(bào)告類型，一份英語商務(wù)報(bào)告可能有不同的部分。報(bào)告的作者通常會(huì)選擇并安排報(bào)告的各個(gè)部分以滿足具體的要求。

關(guān)鍵字：英語 商務(wù)報(bào)告 結(jié)構(gòu)

中圖分類號(hào)：G641 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2019）02（a）-0-03

Abstract：Business reports are common and important documents widely used in companies. In this article we will discuss and analyze different parts of business reports. The number of parts in a business report may vary depending on the type of report you are writing. The writers of business reports usually select and arrange the parts of reports to meet the requirements of a given situation.

Key Words：Structure； Business； Report

商務(wù)報(bào)告廣泛應(yīng)用于公司的各個(gè)部門，在該文中將會(huì)討論英語商務(wù)報(bào)告的不同部分。商務(wù)報(bào)告的各個(gè)部分的數(shù)目不盡相同，主要依據(jù)其要寫作的報(bào)告類型。報(bào)告作者通常會(huì)選擇和安排報(bào)告的各個(gè)部分來滿足具體情況的要求。一般說來，一份有著正式結(jié)構(gòu)的報(bào)告通常有3部分：正文前部分、正文和補(bǔ)充參考部分。

首先來討論一下正文前部分。一份正式的英語商務(wù)報(bào)告的顯著特點(diǎn)之一就是它包括了部分或者全部下列被放在報(bào)告正文之前的正文前部分。這些部分包括封面*、扉頁、標(biāo)題頁*、授權(quán)函、接受函、批準(zhǔn)函、轉(zhuǎn)交函*、前言和序言*、致謝、目錄*、表格清單*、及摘要*。星號(hào)標(biāo)記的各個(gè)部分是報(bào)告中通常會(huì)使用的部分。這些部分將會(huì)進(jìn)行詳細(xì)的討論，對其他部分只做簡單的介紹和解釋。

封面可以幫助大家識(shí)別報(bào)告，還可以對報(bào)告加以保護(hù)。皮革、硬紙板、厚而結(jié)實(shí)的紙張、其他柔性材料都適合作封面，和報(bào)告文本部分相同的紙張也可以用作封面，有時(shí)一個(gè)文件夾也可以起同樣的作用。許多報(bào)告把封面和標(biāo)題頁結(jié)合起來作為首頁，但是通常對于一個(gè)正式的報(bào)告你可以用一個(gè)單獨(dú)的封面，這樣更容易引起讀者的好感。封面上應(yīng)該包含標(biāo)題、作者及完成報(bào)告的日期。如果是一份編有序號(hào)的報(bào)告，封面上也要標(biāo)明序號(hào)。扉頁通常是在封面和標(biāo)題頁之間的一張空白紙，它和報(bào)告其余部分的紙張大小相同，但更薄質(zhì)量也更好。和書籍中的扉頁一樣，當(dāng)讀者打開或合上報(bào)告的時(shí)候，它可以起到緩沖和保護(hù)的作用。對于長報(bào)告或保留用于將來使用的報(bào)告，標(biāo)題頁是必不可少的。它提供了報(bào)告的完整標(biāo)識(shí)，上面記載了標(biāo)題、副標(biāo)題、作者、報(bào)告遞交給的人或公司的名稱和地址、報(bào)告完成日期，如果是一系列報(bào)告中的一個(gè)，還要標(biāo)明序號(hào)。報(bào)告的標(biāo)題要簡明扼要地說明報(bào)告所涵蓋的內(nèi)容，既要有吸引力，又要有描述性。標(biāo)題應(yīng)盡可能簡短，但如果你不能讓標(biāo)題保持到一行之內(nèi)你可以用一個(gè)副標(biāo)題提供完整的細(xì)節(jié)，根據(jù)需要副標(biāo)題可以比較長。因?yàn)闃?biāo)題要表明報(bào)告的內(nèi)容，下面的建議會(huì)有助于寫出有效的標(biāo)題。（1）使用主語和動(dòng)詞。（2）表明報(bào)告建議的行動(dòng)。（3）建議結(jié)果和發(fā)現(xiàn)。（4）表明人物、事件、原因、時(shí)間、地點(diǎn)和辦法。（5）表明范圍和局限。標(biāo)題的長度最多在8、9個(gè)單詞之內(nèi)。避免使用不必要的詞或短語，比如“a report on”“an investigation of”“a survey of”等。然而一些標(biāo)題使用像“recommendations for”和“the progress of”這樣的短語表明了報(bào)告的性質(zhì)。標(biāo)題頁要載有作者和報(bào)告接受者的完整地址，以方便關(guān)于報(bào)告所作的問詢。完成日期方便歸檔和保留記錄，讀者也可以知道報(bào)告日期的遠(yuǎn)近。打印時(shí)要對標(biāo)題頁做細(xì)心的排版爭取給人留下好的第一印象。標(biāo)題中單詞的分組、行的斷開、空格的使用要正確，以便于讀者一眼就能看懂標(biāo)題的信息。

授權(quán)或委托正式報(bào)告的人以一封稱為授權(quán)函的信函通知報(bào)告撰寫人，它是在調(diào)查之前由要求做研究的人寫給進(jìn)行研究并寫作報(bào)告的人。通常一份報(bào)告只有在適合用授權(quán)函作為記錄時(shí)才包含授權(quán)函，多數(shù)時(shí)候是口頭授權(quán)或者報(bào)告來源于作者工作中的想法，這時(shí)就沒有授權(quán)函。授權(quán)函有一般和具體授權(quán)函之分，一般授權(quán)函只是說明寫作報(bào)告的要求，在具體授權(quán)函中通常會(huì)給出問題、寫作報(bào)告的要求、建議的獲取數(shù)據(jù)的方法、范圍和局限，及怎樣使用報(bào)告。接受函是對授權(quán)函的回復(fù)，它表明接受做調(diào)查和寫報(bào)告的要求。因此，它包括關(guān)于規(guī)定的時(shí)間、費(fèi)用和要求附加的信息等各方面的計(jì)劃。它也要說明對授權(quán)函中建議計(jì)劃的更改，及報(bào)告作者建議做的事情。批準(zhǔn)函用來批準(zhǔn)最終的報(bào)告，它是由上級(jí)書寫并幫助報(bào)告引起合適的注意。有時(shí)，在由一個(gè)下級(jí)撰寫的報(bào)告被交給某個(gè)人或群體之前會(huì)先提交給上級(jí)批準(zhǔn)。

轉(zhuǎn)交函是在報(bào)告完成后由作者寫給將要閱讀報(bào)告的個(gè)人或群體的。它通常是一份報(bào)告的必要部分，放在標(biāo)題頁之后目錄之前。轉(zhuǎn)交函的要素不盡相同，這要依據(jù)提交報(bào)告的類型、作者和讀者的關(guān)系、當(dāng)前的情況等。轉(zhuǎn)交函包括全部或部分下面的要素：授權(quán)的提及、報(bào)告的概要、范圍和局限、歷史和背景、致謝、寫報(bào)告的需要、報(bào)告的使用、總結(jié)和建議、作者個(gè)人態(tài)度和觀點(diǎn)。這要非常小心，不要在轉(zhuǎn)交函和其他部分包括同樣的要素，不必要的重復(fù)會(huì)令人不悅。當(dāng)報(bào)告中沒有序言或前言時(shí)轉(zhuǎn)交函可以擔(dān)負(fù)它們的功能，在有序言和前言的報(bào)告中它只用來轉(zhuǎn)交報(bào)告或用作附寄報(bào)告的信函。

前言有助于建立和讀者的聯(lián)系并引導(dǎo)他們閱讀報(bào)告。從功能上來說，前言和序言的目的是相同的，但許多作者會(huì)把兩者加以區(qū)分，即前言是由作者寫的，序言是其他人寫的。報(bào)告中也許既有前言也有序言，但通常不會(huì)這樣。由了解作者及其工作的人撰寫的序言通常包含對作者的資格及作品優(yōu)點(diǎn)的評論。前言則允許作者表明自己的觀點(diǎn)和態(tài)度，它也許會(huì)包含寫報(bào)告的原因、陳述作者的背景和經(jīng)歷，并解釋報(bào)告的預(yù)期用途。一旦使用前言，序言或轉(zhuǎn)交函就被省略了。對個(gè)人和組織在收集或提供信息、寫作或編輯報(bào)告方面提供協(xié)助的致謝可以包括在報(bào)告的轉(zhuǎn)交函、前言、序言、引言或一個(gè)單獨(dú)的致謝部分。一個(gè)單獨(dú)的部分表示特意的強(qiáng)調(diào)。如果放在轉(zhuǎn)交函中，致謝不要超過4～5行，如果放在前言、序言或引言中就要占用一個(gè)段落。

在長報(bào)告中應(yīng)該包含一個(gè)目錄，對讀者來說這會(huì)是一個(gè)有幫助的指南。目錄列出了報(bào)告大綱的主要標(biāo)題和頁碼，顯示了各部分在完成報(bào)告中的起始位置。有些讀者只需要閱讀報(bào)告中一些零散的、選定的部分，目錄會(huì)給他們很大的幫助。原則上目錄中的標(biāo)題不超過三級(jí)，因?yàn)檫@個(gè)數(shù)目足以讓讀者清楚地了解報(bào)告中材料的范圍和內(nèi)容。目錄中顯示的每個(gè)條目都應(yīng)出現(xiàn)在正文中確切的位置，但并非正文中的每個(gè)標(biāo)題都必須出現(xiàn)在目錄中。如果報(bào)告中包含有許多表格，就需要有一頁單獨(dú)的表格清單。對表格來說，它的作用就像目錄對于報(bào)告中的各個(gè)部分的作用一樣。如果混合使用了表格、圖表和其他視覺輔助工具，就需要一張插圖目錄。

在篇幅較長又復(fù)雜的報(bào)告中，最好準(zhǔn)備一個(gè)摘要，它應(yīng)濃縮報(bào)告正文中闡述的要點(diǎn)，它是對報(bào)告中重要內(nèi)容的濃縮的、簡明的、準(zhǔn)確的陳述，讀者可以瀏覽它并確定自己是否想進(jìn)一步詳細(xì)閱讀。摘要可包括目的、范圍、方法、數(shù)據(jù)來源、主要事實(shí)和數(shù)字、結(jié)果陳述、結(jié)論和建議，通常它被放在目錄和報(bào)告正文之間單獨(dú)的一頁上。摘要還有其他的功能。有些公司只向其管理人員分發(fā)摘要而不分發(fā)報(bào)告。那些只收到摘要的人可以決定他們是否需要原始報(bào)告，如果他們要求的話，報(bào)告會(huì)發(fā)送給他們，這節(jié)省了許多時(shí)間和費(fèi)用，特別是在報(bào)告很長的時(shí)候。盡管摘要的長度通常只有整個(gè)報(bào)告的5%～10%，有時(shí)甚至更少，它應(yīng)該被限制到500字之內(nèi)，最好在一頁上。

其次來談?wù)撚⒄Z商務(wù)報(bào)告的正文部分。正文是呈現(xiàn)具體、明確細(xì)節(jié)的核心部分，它包括3個(gè)部分：引言、本文和結(jié)尾部分。引言的目的是引導(dǎo)讀者更好地理解報(bào)告。引言通常包括以下幾點(diǎn)：（1）歷史或背景。簡要介紹報(bào)告的歷史和背景是必要的，因?yàn)樗鼈冎v述了導(dǎo)致當(dāng)前形勢的事件。（2）目的。目的會(huì)出現(xiàn)在每個(gè)引言中，它是最重要的元素之一，因?yàn)樗鼤?huì)決定作者在報(bào)告中所包含的內(nèi)容。（3）方法。方法是指如何為報(bào)告收集材料，可以通過閱讀圖書館資料、采訪、調(diào)查、觀察或?qū)嶒?yàn)獲得數(shù)據(jù)。（4）范圍。范圍是指報(bào)告的界限。（5）術(shù)語的定義。如果用到了讀者不熟悉的術(shù)語就有必要給出它們的定義。當(dāng)只有幾個(gè)術(shù)語需要定義，并且它們的意義在整個(gè)報(bào)告中占據(jù)主導(dǎo)地位時(shí)，引言就是最好的地方。如果報(bào)告中有許多定義，那么最好在報(bào)告末尾將它們放入術(shù)語表中。（6）結(jié)果。它告訴我們決定是什么，然后當(dāng)讀者閱讀本文中的細(xì)節(jié)時(shí)就知道事實(shí)是怎樣影響決定的。

該文是任何報(bào)告正文中最長的部分。在這一部分會(huì)討論并發(fā)展幫助達(dá)到報(bào)告目的的必要細(xì)節(jié)。應(yīng)該把相關(guān)的事實(shí)包括進(jìn)去，刪掉不必要的東西。認(rèn)為讀者在閱讀報(bào)告時(shí)想立即看到的內(nèi)容應(yīng)該在這一部分，其他資料，如問卷復(fù)印件、支持性文件、長的數(shù)字清單等應(yīng)放在附錄中。每一份報(bào)告的內(nèi)容、組織、語言風(fēng)格和視覺輔助工具都應(yīng)該適應(yīng)讀者的需要。

結(jié)尾部分不應(yīng)包含新材料。它的作用是總結(jié)整個(gè)報(bào)告的要點(diǎn)，得出結(jié)論或推薦。在商務(wù)報(bào)告中結(jié)尾部分通常被稱作結(jié)論或推薦。（1）結(jié)論。作者使用一個(gè)有效的結(jié)論來反映自己的判斷，這些判斷來自于報(bào)告中討論的事實(shí)、觀點(diǎn)、分析和觀察。一個(gè)結(jié)論應(yīng)該和之前的數(shù)據(jù)有邏輯關(guān)系。如果作者按重要性順序或在文本中出現(xiàn)的順序列出結(jié)論，讀者將清楚地了解作者是如何得出結(jié)論的。（2）推薦。推薦給出了基于以前觀察和結(jié)論的行動(dòng)方案，應(yīng)措辭清晰并且表達(dá)順序應(yīng)與得出推薦的結(jié)論相同。推薦應(yīng)該是直接和強(qiáng)調(diào)的，否則讀者可能會(huì)對最佳的行動(dòng)方案感到困惑。

最后討論補(bǔ)充參考部分。有時(shí)需要在報(bào)告中添加特殊的部分——參考書目、附錄和索引。這些部分用于記錄和參考的目的，并為文本中討論的材料提供支持性證據(jù)。參考書目是在腳注中作為文檔引用的所有來源的列表，以及為報(bào)告內(nèi)容所查詢的其他相關(guān)參考文獻(xiàn)。書目中的已發(fā)表資料來源于書籍、政府出版物、年鑒、公共文件、百科全書、小冊子、公告、雜志和報(bào)紙，可以按作者姓氏的字母順序排列參考書目的條目。作者的名字列在最前面，按字母順序排列。報(bào)告調(diào)查結(jié)果和目的的補(bǔ)充性材料包含在報(bào)告末尾的附錄中。圖表、信件、合同副本、問卷、備忘錄、訪談?dòng)涗?、?jì)算、公司文件、以前的報(bào)告以及任何與理解報(bào)告相關(guān)但不重要的信息都可以包含在附錄中。附錄中的材料可作為參考或支持信息。附錄中的每個(gè)條目都需要一個(gè)識(shí)別標(biāo)題，以便讀者查閱。索引僅用于非常長而復(fù)雜的報(bào)告中，以幫助讀者找到特定的主題和項(xiàng)目。按字母順序排列的索引列出了重要的單詞、短語、事實(shí)、名稱和想法的頁碼參考。

通過以上對英語商務(wù)報(bào)告結(jié)構(gòu)的討論和分析，希望讀者能更好地理解商務(wù)報(bào)告。而且也可以了解怎樣清楚、成功地撰寫英語商務(wù)報(bào)告。

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