從內(nèi)控角度談校園一卡通的管理

吳麗杰

關(guān)鍵詞：校園一卡通? 內(nèi)控? 管理

一、校園一卡通簡介

（一）校園一卡通

一般簡稱一卡通，其功能載體通常是一張帶芯卡片（也有手機(jī)，例如電信推行的“翼機(jī)通”），主要功能是身份識別和電子消費，可以代替?zhèn)鹘y(tǒng)的飯卡、學(xué)生證、上機(jī)票等，通過在系統(tǒng)終端設(shè)備上刷卡，實現(xiàn)消費、考勤、上機(jī)、登記等業(yè)務(wù)。校園一卡通的應(yīng)用，有助于提高學(xué)校的管理水平和服務(wù)能力，有助于學(xué)校資金活動統(tǒng)一管理，避免小金庫，極大地方便了學(xué)校師生員工的校內(nèi)生活。

（二）涉及的業(yè)務(wù)

一是維護(hù)類。主要指軟、硬件的維護(hù)。一卡通平臺搭建，需要有后臺服務(wù)器、前臺客戶端，刷卡終端POS機(jī)，以及實現(xiàn)各個功能的功能模塊軟件。一般高校，根據(jù)建設(shè)規(guī)模，軟硬件投入規(guī)模都在幾百萬至幾千萬不等，其固定資產(chǎn)比一般二級部門都多都貴重。

二是卡務(wù)類。包括制卡、充值、掛失、補(bǔ)卡、凍結(jié)、銷戶、補(bǔ)助等與卡直接相關(guān)的業(yè)務(wù)。

三是結(jié)算類。主要是充值款，補(bǔ)卡工本費，商戶POS機(jī)款清算、系統(tǒng)對賬等工作。

四是管理類。包括結(jié)算復(fù)核、異常問題處理等。如因網(wǎng)絡(luò)或POS機(jī)故障，機(jī)內(nèi)交易流水無法上傳;再如交易時卡內(nèi)金額被多扣等異常數(shù)據(jù)問題。

二、校園一卡通管理現(xiàn)狀

據(jù)調(diào)查，高校校園一卡通的業(yè)務(wù)歸屬，大部分是信息網(wǎng)絡(luò)中心，其次是財務(wù)部門，也有的是信息網(wǎng)絡(luò)中心和財務(wù)部門共同管理，個別的屬于后勤管理部門、黨政辦公室等。無論歸屬哪個部門，實際運行和使用中，都存在一些共性問題。

（1）不是分管部門的主業(yè)，存在管理短板。以信息網(wǎng)絡(luò)中心和財務(wù)部門為例，都屬于專業(yè)性質(zhì)很強(qiáng)的部門。信息網(wǎng)絡(luò)中心，主管校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)，有系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)的技術(shù)優(yōu)勢，但不懂財務(wù)管理知識，對業(yè)務(wù)活動中涉及資金環(huán)節(jié)缺少內(nèi)控管理;財務(wù)部門，主管校內(nèi)財務(wù)，懂財務(wù)管理但不懂系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)技術(shù)，缺少網(wǎng)絡(luò)安全防范機(jī)制;如兩個部門共同管理，又存在各自負(fù)責(zé)分內(nèi)之事，共同業(yè)務(wù)部分會出現(xiàn)互相推諉，或各自為政現(xiàn)象，而一些業(yè)務(wù)因為歸屬不清又會出現(xiàn)管理空白區(qū)，不利于一卡通整體工作的開展。總言之，存在管理短板，不擅長的業(yè)務(wù)，因缺少專業(yè)知識而疏于管理缺少防范監(jiān)管。

（2）崗位設(shè)置不合理，權(quán)責(zé)不清，缺少監(jiān)管。由于不是分管部門主業(yè)，崗位缺少專人負(fù)責(zé)，大多職能兼職管理，或一人多崗多職，權(quán)責(zé)不清。尤其涉及資金、結(jié)算、后臺管理工作，有的人既負(fù)責(zé)報表打印又負(fù)責(zé)給商戶結(jié)款，既保管空白卡，又負(fù)責(zé)補(bǔ)卡，既充值又可以扣款，還有一些高校，更是出現(xiàn)多人擁有管理員權(quán)限可隨意系統(tǒng)操作，崗位之間缺少相互監(jiān)督管理，容易徇私舞弊，監(jiān)守自盜。

（3）缺少相關(guān)的制度規(guī)定，尤其內(nèi)控制度。校園一卡通，除了身份驗證功能，最主要的是校內(nèi)消費功能，承擔(dān)了校內(nèi)銀行卡的角色。以S高校2萬人規(guī)模來計算，人均每天消費3筆，即使每天只有一半人使用一卡通，系統(tǒng)每天也會有3萬條以上流水信息。每一條流水意味著一筆資金流動，發(fā)生錯誤直接影響到持卡人賬戶余額、商戶結(jié)款報表金額、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)。在實際運行和使用中，校方大多重視功能的建設(shè)和實現(xiàn)，管理意識和資金安全意識都很淡薄。尤其以信息網(wǎng)絡(luò)中心管理一卡通為例，由于缺少財務(wù)管理專業(yè)知識，一旦發(fā)生數(shù)據(jù)錯誤，經(jīng)常是“無憑無據(jù)”“簡單粗暴”式的糾正數(shù)據(jù)錯誤，少有意識留下資金活動中財務(wù)最為看重的原始憑證，為日后對賬做依據(jù)，管理中存在資金安全等諸多問題。

三、以內(nèi)控角度談一卡通的管理

所為內(nèi)控，是內(nèi)部控制的簡稱，指一個單位為了實現(xiàn)其經(jīng)營和管理目標(biāo)，保護(hù)資產(chǎn)的安全完整，保證會計信息資料的正確可靠，確保業(yè)務(wù)活動的經(jīng)濟(jì)性、效率性和效果性而在單位內(nèi)部采取的自我調(diào)整、約束、規(guī)劃和控制的方法、手段與措施的總稱。2015年12月21日，財政部以財會〔2015〕24號印發(fā)《關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見》提出：“健全內(nèi)部控制體系，強(qiáng)化內(nèi)部流程控制;加強(qiáng)內(nèi)部權(quán)力制衡，規(guī)范內(nèi)部權(quán)力運行;建立內(nèi)控報告制度，促進(jìn)內(nèi)控信息公開;加強(qiáng)監(jiān)督檢查工作，加大考評問責(zé)力度”。校園一卡通，不僅是高校數(shù)字化校園建設(shè)的重要部分，更是高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)管理的重要部分，加強(qiáng)其內(nèi)控管理，防患于未然，已是高校主管部門必須重視的問題。

（1）加強(qiáng)團(tuán)隊建設(shè)。全國使用校園一卡通的高校不計其數(shù)，真正物有所用物盡其值的寥寥無幾。但凡校園一卡通建設(shè)和使用好的高校，都是學(xué)校高度重視，全校參與，有一支高效而得力的團(tuán)隊，有一個專職于校園一卡通的建設(shè)維護(hù)、運行管理、卡務(wù)處理、商戶結(jié)算等業(yè)務(wù)的主管部門，以保證一卡通的工作可以有條不紊地開展，有的放矢地進(jìn)行，不存在管理短板或空白區(qū)，不存在部門間相互推諉踢皮球現(xiàn)象。

（2）合理設(shè)置崗位，提高自助服務(wù)能力。加強(qiáng)內(nèi)控，最主要的體現(xiàn)是不相容崗位，必須分離，業(yè)務(wù)流程之間，彼此聯(lián)系，相互監(jiān)督。一卡通的系統(tǒng)管理員，擁有最高權(quán)限，一般負(fù)責(zé)后臺數(shù)據(jù)管理工作，一般不能兼任充值、補(bǔ)卡、補(bǔ)助等與資金直接相關(guān)工作。類似充值和退款、補(bǔ)助和扣款、報表和結(jié)算等均屬不相容崗位，同一人兼任存在監(jiān)管盲區(qū)，考驗業(yè)務(wù)人員的職業(yè)操守。大多學(xué)?？紤]人員成本，實際運行中很難一崗一人，完全分離，學(xué)?？梢约訌?qiáng)自助服務(wù)功能建設(shè)，取代人工，不僅可以提高辦事的效率和能力，還能把有限的人工用在“刀刃”上。如充值補(bǔ)卡類，工作量大，需要投入人員多，可引進(jìn)微信、支付寶等第三方支付平臺，也可通過銀?；ヂ?lián)，配置自助圈存轉(zhuǎn)賬機(jī)，在自助機(jī)上實現(xiàn)轉(zhuǎn)賬充值、掛失、補(bǔ)助領(lǐng)取、網(wǎng)費繳存等業(yè)務(wù)功能。再如，系統(tǒng)設(shè)備維修維護(hù)量大，可以建立一卡通系統(tǒng)、設(shè)備的實時監(jiān)控系統(tǒng)，并以大屏幕LED、業(yè)務(wù)終端等形式呈現(xiàn)，出現(xiàn)異常第一時間報警，可以快速定點故障位置，不用人工逐一排查。

（3）加強(qiáng)內(nèi)控制度建設(shè)。加強(qiáng)內(nèi)控管理，離不開相關(guān)制度的建設(shè)和約定，有效的制度是內(nèi)控管理不可缺少的保證。從系統(tǒng)建設(shè)、使用，到具體業(yè)務(wù)流程（新開卡、充值、補(bǔ)卡、商戶結(jié)算、問題數(shù)據(jù)的處理）、操作員權(quán)限等，均需要相關(guān)制度規(guī)定和流程規(guī)范。如《一卡通系統(tǒng)管理制度》、《操作員權(quán)限規(guī)定》、《崗位職責(zé)要求》、《充值補(bǔ)卡等業(yè)務(wù)流程》、《卡金額異常、POS機(jī)款異常數(shù)據(jù)處理辦法》、《申請退款的條件》等。制度的制定，不以約束為目的，要以防范為宗旨;不是空泛文件，要有可操作性;不能一勞永逸，要與時俱進(jìn)，隨時發(fā)現(xiàn)問題隨時完善補(bǔ)充。

參考文獻(xiàn)

[1]王永明.校園一卡通系統(tǒng)的基礎(chǔ)平臺建設(shè)和應(yīng)用功能分析[J].智能建筑與城市信息2009（7）：101-105.

[2]王麗萍.企業(yè)內(nèi)控制度與管理會計的職能優(yōu)化[J].財會研究2018（04）：29-31.