田琨
摘要:企業(yè)集團在經(jīng)營發(fā)展階段,文書檔案管理屬于一項十分關(guān)鍵的工作,隨著社會的繁榮發(fā)展,這項工業(yè)也逐漸顯現(xiàn)出新的特征,是機遇與挑戰(zhàn)共存的。為此,文書檔案管理者必須深入探究該項工作的特征和創(chuàng)新對策,由此迎合新時代的發(fā)展,實現(xiàn)管理目標(biāo)。由此,文章對文化檔案工作的特征及創(chuàng)新對策進行了詳細(xì)探討。
關(guān)鍵詞:文書檔案;特征;問題;創(chuàng)新對策
文書檔案工作是企業(yè)、政府機關(guān)、社會團體及組織、事業(yè)機構(gòu)在行政管理過程形成的具備保存價值信息的總稱。這是企業(yè)檔案控制的重點,是一種科技性、服務(wù)性以及政治性很強的活動。文書檔案管理效果的好壞直接關(guān)系著企業(yè)綜合管理質(zhì)量,為此,新時期需要提高文書檔案管理能力,增強思想認(rèn)識,提升文書檔案管理者專業(yè)素質(zhì),使之可以科學(xué)、規(guī)范的管控文書檔案,由此方可保證文書檔案工作的實效性。
1、文書檔案工作的基本特征
1.1整體性
一般情況,文書檔案均由內(nèi)部機構(gòu)進行統(tǒng)一管理的。從文書檔案種類方面入手,能夠?qū)⑵浼?xì)分為基礎(chǔ)檔案、設(shè)施資料、人事資料、黨務(wù)資料、科研資料等;由來源上說,也包括上級引發(fā)資料、單位編制文件等,這類文件自身都存在明顯的政策性、引導(dǎo)性、業(yè)務(wù)性和規(guī)章性等。為此,針對文化檔案這項工作來講,其整體性特征是十分顯著的。
1.2專業(yè)性
管理工作中,文化檔案的產(chǎn)生能夠直接體現(xiàn)出工作的具體狀況,因此,針對檔案內(nèi)容來講,其自身也具備專業(yè)性特征。例如,單位具體的發(fā)展方案、業(yè)務(wù)擴展戰(zhàn)略等,專業(yè)性特征都是比較強的。
1.3保密性
集團企業(yè)經(jīng)營中,文書檔案管理是十分關(guān)鍵的工作,其可以對各項業(yè)務(wù)的開展起到支持、引導(dǎo)作用,所以通常都是供公司內(nèi)部員工使用的,保密性很強。
1.4階段性
除上述三點特征以外,針對文化檔案這項管理工作來講,其自身也具有明顯的階段性。當(dāng)前,在大多數(shù)事業(yè)單位內(nèi),行政管理部門都是比較多的,而且在文書檔案上較為松散,為保證文件具備連續(xù)性與完整性,會選擇以1年或6個月為期限展開管理,充滿階段性特征。
2、文化檔案管控的現(xiàn)狀
(1)文化檔案管控機制不標(biāo)準(zhǔn)。據(jù)調(diào)查表明,目前很多單位內(nèi)文書檔案管理均不合理。例如,檔案目錄編制不合理,檔案編碼不正確等。部分單位甚至沿用落后、老舊的管理方式,沒有按照時代發(fā)展要求及時創(chuàng)新,造成檔案管理體制非?;靵y,缺乏嚴(yán)密性。文書檔案的功能很難發(fā)揮。(2)檢索效率不高。目前,國內(nèi)文化檔案檢索重點包含電腦檢索和人工檢索兩種形式。且調(diào)查顯示,很多單位仍然以人工檢索為主,人工檢索效率非常低,需要浪費很多時間。如今,文書檔案的要點和數(shù)量逐漸豐富,因此,需要及時創(chuàng)新檢索方式,提高檢索效率,方可滿足社會需求。如此就需要文書檔案管理者在實際工作中科學(xué)利用電腦檢索,提升檢索內(nèi)容的真實性,并縮短檢索時間。而且還能夠采用二維碼、條形碼等方式檢索和錄入資料,這樣能夠有效提高資料的應(yīng)用性,從而提高文書檔案管控效率。(3)文書檔案工作者素養(yǎng)尚待提高。當(dāng)前有些單位為縮減開支,在文化檔案工作中采取兼職手段,使缺少專業(yè)素養(yǎng)的人員負(fù)責(zé)文書檔案工作。例如,由秘書管理文書資料,秘書職位的工作內(nèi)容復(fù)雜,難以專注于文書資料管理,這樣就嚴(yán)重降低了文書檔案控制效果。為此,單位需要聘請具有專業(yè)素質(zhì)的專職員工來管理文書檔案資料。
3、文書檔案管控的創(chuàng)新對策
3.1創(chuàng)新管理思想,提供科學(xué)指導(dǎo)
文化檔案管理階段,管理者自身的素養(yǎng)、能力會直接影響到最后的管理效果。為此,當(dāng)前若要創(chuàng)新這項工作,首先就必須制定出健全的管理體制,扭轉(zhuǎn)管理者的管理思想,使之可以深刻認(rèn)識到這項工作的意義,為管理工作的順利進行提供科學(xué)的指導(dǎo)。
比如,新時代背景下,信息技術(shù)及數(shù)據(jù)已成為影響企業(yè)經(jīng)營和管理的一項關(guān)鍵因素,而針對文書檔案來講,其所具有的信息作用,在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中所起到的作用也日益明顯。為此,針對這項工作來說,管理者必須更新自己的管理理念,積極參與專業(yè)培訓(xùn),以提高自己的管理能力,為管理活動的開展提供科學(xué)的思想導(dǎo)向,令這項工作實現(xiàn)全面創(chuàng)新。
3.2改進管理方式,提升管理效果
除創(chuàng)新管理者的理念之外,檔案組卷辦法的革新也是目前檔案管理中十分關(guān)鍵的問題之一,改進管理方式能夠改善檔案信息比較重復(fù)、分散以及混雜模糊的現(xiàn)象,是促進工作創(chuàng)新的重要路徑。為此,新時期在進行文書檔案管理時,需要重視管理方式的改進,進一步提高管理效果。
首先,文書檔案管理部門要在此方面起到一定效用,發(fā)揮出帶頭作用,把分散于各部門的信息實現(xiàn)綜合性、整體性的采集,并根據(jù)文書檔案的內(nèi)容、種類來合并、劃分,為管理活動的正常開展打好基礎(chǔ);其次,基于上述內(nèi)容,能夠?qū)@些信息進行詳細(xì)甄別,能根據(jù)價值參考、時間序列、事件大小、效果評估等展開細(xì)分立卷,該過程管理者要發(fā)揮出自己的價值,針對一些無用的資料,必須在甄別時及時清除,防止在后續(xù)產(chǎn)生文件重復(fù)、雜亂等現(xiàn)象[1]。在該種創(chuàng)新方法的引導(dǎo)下,能夠盡量保證檔案方便查找、主題明顯、整潔、清楚等,為后期電子文件平臺的建立起到良好的基礎(chǔ)功效,促使管理工作充滿創(chuàng)新性、系統(tǒng)性以及實效性等。
此外,還能夠利用各種辦公軟件,把檔案與文件細(xì)分組成系統(tǒng),以集中編號來變成,得到在使用時的迅速檢索等,促使文書檔案本身的使用價值獲得明顯的提高。
3.3制定管理體系
制定科學(xué)的文書檔案管控體系,能保障文書檔案管控效果。新時代,文書檔案管控體系要與時俱進,促進文書檔案管控模式的現(xiàn)代化,這樣方可保證文書檔案控制的實效性。第一,企業(yè)要基于傳統(tǒng)的文書檔案控制機制,根據(jù)國家各項法律法規(guī)條文以及自身實際狀況,建立現(xiàn)代化文書檔案控制體系,保證現(xiàn)代化文書檔案控制的實用性、應(yīng)用新、靈活性、合理性[2]。制定現(xiàn)代化文書檔案控制體系,可以更好改善傳統(tǒng)文書檔案工作中的不足情況,優(yōu)化文書檔案管控機制,處理文書管理的瓶頸。在制定現(xiàn)代化文書檔案控制體系時,要結(jié)合文書檔案管理基本情況,有針對性的修編、查找文書檔案,提高文書檔案控制體系的實用性。
3.4提高文書檔案管理者素質(zhì)
文書檔案管理效果時評定一個單位檔案管理能力的核心因素,其中,文書檔案管理效果和管理者的專業(yè)素質(zhì)有直接關(guān)聯(lián)。新時代,企業(yè)要提高文書檔案管理者素質(zhì),提高其專業(yè)理論內(nèi)容和技能,并且還需要提高他們的信息價值,使之可以科學(xué)采用現(xiàn)代化高新科技開展工作,促進文書檔案工作的自動化[3]。開展文書檔案工作時,企業(yè)要采取培訓(xùn)手段,提高文書檔案管理者的整體素質(zhì),使之了解文書檔案管理體系、要求,認(rèn)識到文書檔案工作對企業(yè)經(jīng)營的關(guān)鍵性,而且具備現(xiàn)代化檔案控制技能,逐漸文化檔案專業(yè)服務(wù)團隊,提高文書檔案管理者的管理水平,從而保證文書檔案工作的科學(xué)性。
4、結(jié)束語
總之,文書檔案工作是企業(yè)檔案保管的重點,是一種科技性、服務(wù)性和政治性很強的工作。新時代,要提高文書檔案控制的認(rèn)識度,提高文書檔案管控效果,確保文書檔案管控的有效性、科學(xué)性、規(guī)范性,從而實現(xiàn)文書資料管理的高效性。
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