關(guān)于財務(wù)共享服務(wù)中心管理模式的相關(guān)探討

楊麗麗

摘要：傳統(tǒng)的財務(wù)系統(tǒng)只負(fù)責(zé)進行記賬、結(jié)算還有出具相關(guān)財務(wù)報表等業(yè)務(wù)，盡管當(dāng)前的信息系統(tǒng)在不斷地升級，但財務(wù)會計部門的升級仍然是不可避免的趨勢，包括內(nèi)部流程的改革，集中管理和結(jié)算，以及一些資源的重新分配。企業(yè)的財務(wù)管理方式經(jīng)歷了從分散到集中的財務(wù)共享服務(wù)。財務(wù)共享服務(wù)的發(fā)展，這種創(chuàng)新的財務(wù)管理模式被越來越多的企業(yè)集團關(guān)注。財務(wù)共享服務(wù)中心將分散在不同區(qū)域的具有相同職能的操作業(yè)務(wù)進行集中處理，從而提高工作效率，降低運營成本和提高服務(wù)質(zhì)量。中國企業(yè)集團的財務(wù)共享服務(wù)模式在實施的過程中會面臨很多的挑戰(zhàn)和問題，本文就當(dāng)前財務(wù)共享服務(wù)中心管理模式的優(yōu)化進行了簡單的討論。

關(guān)鍵詞：共享服務(wù)中心;問題分析;管理模式;優(yōu)化策略

引言：

隨著我國經(jīng)濟的迅速發(fā)展，企業(yè)的經(jīng)營范圍一直在向外、向更多的國家擴展，甚至是跨經(jīng)營范圍的拓展。這就不得不對財務(wù)提出一些更高的要求，比如全面預(yù)算、資本重置、決策支持等等。盡管目前的信息系統(tǒng)也在不斷升級，但為了適應(yīng)企業(yè)的迅猛發(fā)展?jié)M足企業(yè)的更高財務(wù)要求，財務(wù)會計部門的升級是一種不可避免的趨勢，包括內(nèi)部流程的改革、集中管理和結(jié)算，以及部分資源的再分配。

1 目前財務(wù)共享服務(wù)中心中所存在的一些問題

1.1 組織機構(gòu)的問題

由集團總部直接管理的財務(wù)共享服務(wù)中心除了為屬于集團的各子公司或者分公司服務(wù)，同時也會為其他業(yè)務(wù)單位提供服務(wù)，但對此類單位的具體業(yè)務(wù)不熟悉，對他們的具體需求也不夠清楚。而財務(wù)共享服務(wù)中心賬戶的自動分配模型和每個業(yè)務(wù)單位在完成審批手續(xù)后遵循的審查方法，雖然能夠大大提高了公共服務(wù)中心賬戶的效率，使管理人員能夠控制計算過程的進展，并消除延遲工作的效率，但這樣很容易在工作中不能做到有效地溝通甚至是不溝通，極易出現(xiàn)重大錯誤和失誤，又不能確定具體責(zé)任人。

1.2 人員流失的問題

眾所周知，這種形式的財務(wù)共享服務(wù)中心有一定的優(yōu)點，但同時也有一定的缺點。比如財務(wù)共享服務(wù)中心的工作會給員工的個人發(fā)展帶來一定的局限性，職業(yè)前景不太好，未來發(fā)展不夠樂觀。財務(wù)共享服務(wù)只專注于重復(fù)大量的會計入賬業(yè)務(wù)，財務(wù)做帳的人員和管理人員為了保證高效的工作持續(xù)處于高度緊張的工作狀態(tài)，不利于他們的身心健康。員工的工作是單調(diào)的，長時間的工作可能會造成疲勞，對工作的熱情較低。財務(wù)總監(jiān)的工作也是高度重復(fù)的，每天都在集中監(jiān)管各項會計任務(wù)中重復(fù)進行，這種工作也會枯燥無聊。隨著時間的推移，各級員工的積極性下降，精神疲勞更加難以回復(fù)，除了對健康和個人發(fā)展不利，人工流動率大幅上升，也不利于財務(wù)共享服務(wù)中心的健康發(fā)展和逐步壯大。

1.3 財務(wù)風(fēng)險的問題

財務(wù)共享服務(wù)中心的賬戶形式相對特殊，存在一定的財務(wù)風(fēng)險。在企業(yè)主服務(wù)中心以統(tǒng)一的方式管理其活動后，會計部門完全獨立與其他部門。中心和業(yè)務(wù)單位的財務(wù)人員不再控制活動，因此可見共享服務(wù)中心會計信息的真實性無法保證。共享的財務(wù)信息缺乏真實性和完整性，有待持續(xù)論證。

1.4 核算流程的問題

首先，費用報銷的業(yè)務(wù)效率較低。報銷單通常通過郵件發(fā)送到財務(wù)共享中心。會計核查組的工作是很繁瑣，枯燥、切不能出現(xiàn)任何紕漏。核查工作要熟悉各部門相關(guān)管理人員的簽名及各級報銷流程。由于報銷周期長，又很容易影響其他部門工作開展。這不僅影響了整體企業(yè)工作的效率，而且經(jīng)常受到其他部門的誤解乃至投訴。其次，付款程序（應(yīng)付款項）的付款情況很差。財務(wù)金融服務(wù)中心不做到按時支付的事實，部分原因是由于過度的大工作量和延遲的通知，影響了公共服務(wù)中心和客戶的運營效率。由于員工的所需憑證掃描，很多時候無法確認(rèn)清晰明了?，F(xiàn)在，這些問題，在幾天內(nèi)形成沒有報告，也沒有及時報告，直接影響企業(yè)的工作效率。與此同時，發(fā)票的交付時間更長，發(fā)票丟失或損毀的情況時有發(fā)生，任何錯誤都可能對整個支付過程產(chǎn)生重大影響。

2 解決財務(wù)共享服務(wù)中心問題的相關(guān)策略

2.1 組織機構(gòu)出現(xiàn)的問題的優(yōu)化方法

首先，加強對分支機構(gòu)財務(wù)的監(jiān)督職能。財務(wù)管理模式從傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變?yōu)樨攧?wù)共享服務(wù)模式，功能從財務(wù)會計轉(zhuǎn)向財務(wù)監(jiān)管。如果出現(xiàn)問題，共享中心和當(dāng)?shù)氐倪\營單位必須相互通知，他們的財務(wù)職能必須明確界定，獎勵和懲罰必須明確界定。第二，實施分支機構(gòu)的財務(wù)要求。例如，在支付賬戶中，分支機構(gòu)控制發(fā)票，為了避免大量的積累工作，根據(jù)發(fā)票的數(shù)量確定發(fā)票的出票頻率，這大大提高了財務(wù)共享中心的工作效率。第三，優(yōu)化管理。財務(wù)共享服務(wù)中心的工作人員部門正在積極清理。關(guān)于發(fā)展的長期目標(biāo)，仍有一些責(zé)任需要重新定義和定義。這些人在具體工作環(huán)節(jié)也必須被監(jiān)督，以此提高財務(wù)賬目的完整性和準(zhǔn)確性。計算過程必須不斷地整理，澄清，必須從易錯點、關(guān)鍵問題和優(yōu)先事項中得出結(jié)論，并在適當(dāng)?shù)臅r候找到并解決、優(yōu)化這些優(yōu)先事項。

2.2 人員流失的優(yōu)化方法

第一，是幫助員工規(guī)劃職業(yè)生涯，為其制定良好、合理的職業(yè)規(guī)劃，鼓勵員工在工作能力和工作回報上取得更直接的進展;第二，加強對共享中心員工的培訓(xùn)。財務(wù)共享服務(wù)中心同時還需要非常重視員工的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高財務(wù)人員的整體素質(zhì)，提高在財務(wù)、稅務(wù)和管理等方面的技能;第三，通過團隊間的相互交流來培訓(xùn)員工。通過定期與財務(wù)共享服務(wù)中心的財務(wù)人員進行面對面的訪問、問題的探討和知識的交流，當(dāng)?shù)氐呢攧?wù)人員同時也可以參與到共享服務(wù)模式的運營過程中去，使財務(wù)共享中心的人心得到穩(wěn)定，而從達(dá)到降低人員流動率的目的。

2.3 財務(wù)風(fēng)險的優(yōu)化

應(yīng)充分注意財務(wù)共享中心的檢查和監(jiān)測工作，并根據(jù)其風(fēng)險控制能力審查賬目的質(zhì)量。共享中心需要制定不同的管理制度，主要指標(biāo)應(yīng)定期審查和隨時抽查。各種單項指標(biāo)也必須每天檢查，統(tǒng)計數(shù)據(jù)，如果出現(xiàn)問題，責(zé)任劃定必須明確，個人負(fù)責(zé)。在與業(yè)務(wù)單位的交流中，必須對新企業(yè)的需求進行隨時更新和理解，為了更好地支持企業(yè)，必須清楚地了解每一項工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

2.4 核算流程的優(yōu)化方法

首先，員工費用報銷流程的優(yōu)化可以利用信息技術(shù)自動解決費用報銷的問題，而企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)的改進可以為所有人提供一個報銷的模塊。需要報銷費用的員工可以在自己的頁面上咨詢和進行費用報銷的程序，這是非常實用和方便的。其次，優(yōu)化費用報銷的流程可以從增加初步發(fā)票審查程序開始。當(dāng)?shù)毓ぷ魅藛T自己檢查收到的金額是否符合規(guī)定，是否重復(fù)，是否批準(zhǔn)。通過降低溝通成本，提高工作效率。其次，必須確保檢查了票務(wù)處理的時間限制，并確保員工定期檢查他們的收款情況。在處理延誤的情況下，應(yīng)及時通過系統(tǒng)向工作人員報告。最后，要優(yōu)化應(yīng)付賬款的流程必須確保財務(wù)共享中心與供應(yīng)商能夠聯(lián)系，并及時通知付款的狀況。在按照每張發(fā)票的最后期限提前付款的情況下，應(yīng)在業(yè)務(wù)單位核查和批準(zhǔn)后才能付款。一旦付款完成，系統(tǒng)自動通知供應(yīng)商可以有效地減少供應(yīng)商的咨詢時間和人力。

結(jié)束語：

綜上所述，財務(wù)共享服務(wù)中心是財務(wù)系統(tǒng)新出的一種新的管理模式，它比傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式的優(yōu)勢多得太多了，它不但使財務(wù)會計和管理會計有效的分離了，也讓企業(yè)有效的降低了成本增加了效益，使企業(yè)的核心競爭力得到了提高。當(dāng)然，財務(wù)共享服務(wù)中心管理也有一定的困難性和復(fù)雜性，從中也存在著不足，所以，對財務(wù)共享服務(wù)模式還要不斷的進行優(yōu)化，讓它的優(yōu)勢能夠充分的發(fā)揮出來。

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