單位管理職能之檔案管理工作的優(yōu)化路徑

譚逢聰

【摘要】本文以單位管理職能之檔案管理工作的優(yōu)化路徑為主要闡述，結(jié)合當(dāng)下單位管理之檔案管理工作優(yōu)化的有效意義、單位管理之檔案管理工作出現(xiàn)的問(wèn)題、單位管理之檔案管理工作優(yōu)化方法為依據(jù)，從創(chuàng)新檔案管理思想、使用現(xiàn)代化手段進(jìn)行管理、檔案管理機(jī)制法制化、對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)這幾方面進(jìn)行深入探討和分析，其目的在于加強(qiáng)檔案管理工作的運(yùn)作效率，旨意為相關(guān)研究提供參考資料。

【關(guān)鍵詞】單位管理 檔案管理 現(xiàn)代化手段 管理機(jī)制 教育培訓(xùn)

引言：?jiǎn)挝粰n案管理工作包含的內(nèi)容和范圍比較多，主要是檔案信息收集、整合、編目、保存、研究、開(kāi)發(fā)等等。管理效率關(guān)系到單位發(fā)展能力，對(duì)行政管理和人力資源也具有一定影響，與其他管理相比較，單位人員比較穩(wěn)定，權(quán)利均衡，不夠缺少嚴(yán)格監(jiān)督機(jī)制，使得檔案管理存在不足，無(wú)法整體優(yōu)化和提升管理水平。因此，單位要從思想、管理形式、機(jī)制和培訓(xùn)上進(jìn)行有效優(yōu)化和提升，促進(jìn)單位的有效運(yùn)行和發(fā)展。

1.單位管理之檔案管理工作優(yōu)化的有效意義

單位檔案管理工作主要內(nèi)容就是借助單位內(nèi)部的檔案信息進(jìn)行收集、整合和總結(jié)，以此為基礎(chǔ)為單位工作提供真實(shí)的服務(wù)信息，是權(quán)衡管理能力和業(yè)績(jī)水平的有效標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理的優(yōu)化對(duì)企業(yè)未來(lái)在市場(chǎng)發(fā)展具有不可忽視的價(jià)值，首先，要對(duì)管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，提升工作效率，掌握一些管理技巧和能力。其次，檔案管理要會(huì)現(xiàn)代化管理形式進(jìn)行，結(jié)合信息技術(shù)進(jìn)行管理，使得信息更加及時(shí)和準(zhǔn)確，提升單位智能化、現(xiàn)代化管理能力。最后，單位管理機(jī)制要法制化建設(shè)，針對(duì)檔案管理中不足和缺陷進(jìn)行改進(jìn)，以法律為約束提升管理效果，將理論和實(shí)踐融合起來(lái)構(gòu)建全面系統(tǒng)的管理機(jī)制，促進(jìn)單位法制化管理的有效發(fā)展。

2.單位管理之檔案管理工作出現(xiàn)的問(wèn)題

因?yàn)楝F(xiàn)在單位管理模式緊跟時(shí)代步伐，管理形式和服務(wù)模式具有一定創(chuàng)新性，檔案管理工作也進(jìn)行了相對(duì)應(yīng)的創(chuàng)新和改革，不過(guò)在現(xiàn)代化管理、管理理念和管理機(jī)制上仍舊存在一些不足和缺失，主要體現(xiàn)在以下幾方面：第一方面，管理機(jī)制不夠規(guī)范和具體，很多單位雖然針對(duì)檔案管理構(gòu)建了完善的檔案管理機(jī)制，不過(guò)在具體工作中很多方面仍然不夠規(guī)范和具體，導(dǎo)致很多有用檔案信息丟失和遺漏情況頻頻出現(xiàn)，對(duì)后期調(diào)動(dòng)檔案信息使用造成嚴(yán)重影響。第二方面，檔案管理形式不夠先進(jìn)，現(xiàn)在單位中檔案信息不斷增多，不過(guò)很多管理依舊使用賬目記錄形式進(jìn)行檔案信息管理，使得很多檔案信息不能在有限時(shí)間內(nèi)快速保存在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，而且，單位中缺少檔案信息管理設(shè)備，對(duì)想要獲取檔案信息查找和查閱帶來(lái)一定困難。第三方面，檔案管理思想意識(shí)滯后，很多單位人員認(rèn)為檔案信息管理不重要，并沒(méi)有意識(shí)到檔案信息對(duì)工作的重要性，沒(méi)有結(jié)合時(shí)代創(chuàng)新檔案管理模式，在日常工作中并沒(méi)有采取認(rèn)真態(tài)度應(yīng)對(duì)工作，管理處于表面形式，管理存在不足。第四方面，檔案管理人員素質(zhì)需要提升，沒(méi)有結(jié)合時(shí)代需求和管理情況進(jìn)行培訓(xùn)。

3.單位管理之檔案管理工作優(yōu)化方法

3.1創(chuàng)新檔案管理思想

很多單位檔案管理思想存在滯后性，是因?yàn)楣芾硭枷牒蜁r(shí)代結(jié)合不緊密，因此，需要各個(gè)單位以時(shí)代為管理背景進(jìn)行研究，認(rèn)識(shí)到檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題的原因，要根據(jù)單位發(fā)展情況，對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新和調(diào)整，運(yùn)用全新的管理思想進(jìn)行工作，將信息化手段融入到管理中，構(gòu)建新型檔案管理思想。單位管理人員要采取現(xiàn)代化管理形式進(jìn)行，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行提供優(yōu)化和整合，以此不斷提升檔案管理效率，促進(jìn)單位在市場(chǎng)中的有效運(yùn)行和發(fā)展。

2.2使用現(xiàn)代化手段進(jìn)行管理

在單位檔案管理工作中，要借助現(xiàn)代化手段進(jìn)行，將一些先進(jìn)管理手段和設(shè)備積極引入到檔案管理中，結(jié)合實(shí)際情況，針對(duì)檔案管理工作內(nèi)容和方法進(jìn)行創(chuàng)新。在檔案管理中要善于使用信息技術(shù)進(jìn)行，使得信息保存和錄入更加方便和便利，借助數(shù)字化方式實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的有效儲(chǔ)存，使得管理更加科學(xué)化和現(xiàn)代化。單位要以實(shí)際發(fā)展為出發(fā)點(diǎn)，在內(nèi)部構(gòu)建數(shù)字化檔案管理體系，規(guī)范合理使用，推動(dòng)現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)單位檔案管理的有效目標(biāo)。

2.3檔案管理機(jī)制法制化

現(xiàn)在很多單位檔案管理機(jī)制不夠先進(jìn)，并沒(méi)有借助信息化技術(shù)進(jìn)行管理，無(wú)法滿足檔案信息容易增加發(fā)展趨勢(shì)，因此，需要電子化管理形式融入到檔案管理中，對(duì)信息進(jìn)行系統(tǒng)化總結(jié)和分析。在檔案管理過(guò)程中，要確保信息真實(shí)、準(zhǔn)確，為管理目標(biāo)為奮斗和努力。單位檔案管理要結(jié)合自身發(fā)展情況，對(duì)檔案管理機(jī)制進(jìn)行完善和調(diào)整，不斷加入一些常規(guī)性和創(chuàng)新性的管理機(jī)制，使得管理更加安全。全方位制定檔案信息工作完成后，單位要認(rèn)真將其落實(shí)到實(shí)際檔案管理工作中，不斷發(fā)揮出單位管理工作的有效職能和價(jià)值，提升單位檔案管理效率。

2.4對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)

在檔案管理工作中要進(jìn)行思想政治教育，管理人員要遵守管理機(jī)制認(rèn)真工作，嚴(yán)格依據(jù)工作準(zhǔn)則進(jìn)行管理。而且單位要針對(duì)管理進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，將艱苦奮斗、不貪圖名利等職業(yè)道德素養(yǎng)滲透到培訓(xùn)中，提升管理人員的綜合素養(yǎng)和能力。不斷完善培訓(xùn)計(jì)劃和工作，依據(jù)實(shí)際情況指定培訓(xùn)計(jì)劃，邀請(qǐng)一些優(yōu)秀管理人員到單位演講和培訓(xùn)，為管理人員提供可以到其他單位學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，因此不斷提升檔案管理工作效率。而且，要在培訓(xùn)中挑選出素質(zhì)能力高的人才進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，進(jìn)而提升檔案管理人員學(xué)習(xí)興趣，以此不斷提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)和能力。

3.結(jié)束語(yǔ)

總而言之，單位檔案管理包含的內(nèi)容較多，專業(yè)性很強(qiáng)，檔案管理人員要具有充實(shí)的業(yè)務(wù)能力和管理技巧，借助現(xiàn)代化管理形式，不斷創(chuàng)新管理思想，制定法制化檔案管理機(jī)制，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行素質(zhì)和技能培訓(xùn)，以此不斷提升檔案管理效率。單位要對(duì)檔案信息進(jìn)行合理保存，使用電子化形式進(jìn)行管理，使得信息保管更加安全，調(diào)取檔案信息和查找檔案信息更加方便和捷徑，以此不斷推進(jìn)單位檔案管理事業(yè)的有效進(jìn)步。