淺談關(guān)于加強(qiáng)醫(yī)院聲像檔案的收集與管理

蕭啟明

摘 要：聲像檔案是一個醫(yī)院的靈魂，更是一個醫(yī)院從無到有建立建成的鑒證，是醫(yī)院企業(yè)文化的一種依據(jù)，所以作為醫(yī)院管理的重要環(huán)節(jié)，我們必須要加強(qiáng)對聲像檔案的收集和管理工作。必須落實(shí)收集范圍明細(xì)化，制作流程規(guī)范化，檔案管理規(guī)范化，管理手段現(xiàn)代化，同時保證管理人員素質(zhì)的專業(yè)化，只要做好這5化管理，才能將檔案收集和管理工作做好。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；聲像檔案；收集與管理

隨著現(xiàn)形式下信息化的發(fā)展和頻率的逐步加快，紙質(zhì)檔案已經(jīng)完全不能勝任當(dāng)前形式下的要求。檔案管理對于醫(yī)院來說，是一個發(fā)展壯大的重要環(huán)節(jié)和傳承載體，聲像檔案對比當(dāng)前的紙質(zhì)檔案來說，具有更加形象化和生動化的特點(diǎn)。所以怎么將這部分聲像資料收集好和保存好，是當(dāng)下醫(yī)院工作人員應(yīng)該重視和考慮的問題。

1 醫(yī)院聲像檔案收集和管理工作面臨的問題

1.1 制作不完全

隨著現(xiàn)代醫(yī)療水平的逐步提高，醫(yī)院內(nèi)部的各種活動也在全面開展，但是記錄在檔案中的一些活動卻非常不完整，比如在醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，只是針對醫(yī)院剪彩時和正式營業(yè)時的影像做了一些記錄，但是并沒有針對建成前的項(xiàng)目確定，招標(biāo)，審核和會議研究的開展報告等一些中間環(huán)節(jié)進(jìn)行編排，導(dǎo)致聲像資料只有結(jié)果沒有過程。

1.2 收集資料不完整

聲像資料應(yīng)該是一個內(nèi)容特別豐富的資料體系，而不僅僅是針對于醫(yī)療事件和重大科研成果本身，還包括重大事件新聞寫作發(fā)布，醫(yī)院的重要會議及重大活動，教學(xué)、科研，外事活動，文藝、體育活動，醫(yī)院建設(shè)，成果、榮譽(yù)，人物以及其它等方面的照片、視頻、影像、音頻等，所以我們必須要全方位多視角的收集資料才能保證檔案的完整性。

1.3 檔案管理不規(guī)范

現(xiàn)在的很多聲像管理資料大多沒有專門的管理人員，很多都是一些醫(yī)院的其他人員代為管理，并沒有具體落實(shí)到人，今天他管一陣，明天他再接手，或者醫(yī)院的流動性也比較頻繁，這個管理資料的工作人員走了，沒有交接清楚，另一個資料管理員上崗又開始瞎管一氣，而且很多資料都是隨機(jī)的，有的因?yàn)楣ぷ餍枰皝碚{(diào)取資料卻找不到，找到資料了因?yàn)闆]有及時歸還，導(dǎo)致部分資料的遺失。還有就是因?yàn)楸４娣椒ú坏卯?dāng)，一些影像資料無法播放，這樣就失去了資料本身的價值。

2 加強(qiáng)醫(yī)院聲像檔案的收集與管理的有效策略

2.1 收集范圍明細(xì)化

我們在做影像資料的收集時，一定要做好細(xì)節(jié)劃分，否則有用的沒有的資料都在一起，不分主次，不僅不能起到影像資料應(yīng)有的作用，反而增加了管理的難度。我們必須要落實(shí)好具體要收集哪一方面的資料，比如醫(yī)院重大活動，學(xué)術(shù)研討，教育教學(xué)，體育，人物，企業(yè)文化，外事活動等等，每一項(xiàng)都分門別類的劃分好，我們就會有針對性的針對某一方面進(jìn)行收集，腦子里就應(yīng)該想好這個資料是屬于人物型的，那個材料是企業(yè)文化型的，在搜集資料的時候給予定位，對不是這方面范圍內(nèi)的資料就會自動清除，以免浪費(fèi)不必要的時間，也起不到應(yīng)有的作用。

2.2 制作流程規(guī)范化

一個好的影像資料必須要做到制作流程的規(guī)范，比如我們在做一個關(guān)于學(xué)術(shù)研討方面的影像資料時，我們首先要記錄好學(xué)術(shù)研討的話題，討論過程的中間環(huán)節(jié)，討論結(jié)果等內(nèi)容，還要把在討論過程中每個人物的意見進(jìn)行錄制。然后在聲音的處理上要保證聲音最大化，清晰化，保證每個與會人員的聲音都能聽到聽清，然后是圖像方面要保證每個人物的畫面清晰，以會議發(fā)起人為中心，每個人員逐一記錄和拍攝。然后就是后期的剪輯和制作，剔除那些沒有意義的聲音或者信息，保留好重要信息，再加上后期音樂的穿插等，也可以在影像開始前加入一些個人獨(dú)白，比如某個時間哪些人在一起討論關(guān)于什么的話題。這樣一部完整的學(xué)術(shù)研討資料就記錄好了。

所以，在我們拍攝任何影像資料前，必須知道影像資料的每個流程，我們需要提前安排好每個題材的影像資料的錄制程序，可以分門別類的提前指定好一個流程，學(xué)術(shù)研討的制作是什么流程，人物傳記的制作是什么流程，以后不管任何人拍攝影像資料都按照這個流程去做，這樣就保證了制作流程的規(guī)范化。

2.3 管理檔案程序化

檔案管理是管理的一部分，必須要做到程序化管理，才能保證檔案的完整性和規(guī)范性。首先我們要確保檔案管理內(nèi)容的分門別類，時間方面的嚴(yán)格排序，細(xì)節(jié)方面的嚴(yán)格劃分。而且針對不同的內(nèi)容每一年作為一個存檔，每個內(nèi)容作為一個科目，保證調(diào)取資料時能夠方便快捷。同時做一個專門的序，每個文件的內(nèi)容都放在什么位置，文件名稱相對應(yīng)與具體存放地點(diǎn)。在存檔過程中要做到每個月進(jìn)行全面整理一次當(dāng)月的檔案信息。每半年盤點(diǎn)一次檔案管理的文件是否完好，數(shù)目是否正確。

在借閱手續(xù)上要嚴(yán)格落實(shí)借閱程序，必須要有專門負(fù)責(zé)人簽字，借出的時間和借出人，歸還的時間和歸還人等，在歸還資料的同時要保證資料的完好無損，這樣才能保證資料有繼續(xù)利用的價值。在工作安排上一定要落實(shí)保管人員責(zé)任制，對所有資料負(fù)責(zé)。在出現(xiàn)人事變動時，一定要第一時間將所有資料盤點(diǎn)一下，保證接手人和轉(zhuǎn)交人銜接的完整性，確保資料管理的順暢運(yùn)行。

2.4 管理手段現(xiàn)代化

影像資料不同于其他的紙質(zhì)資料，影像資料作為現(xiàn)代化的資料手段，包含聲音，文字，圖像，圖片等等，所以在傳統(tǒng)的資料管理上已經(jīng)不適用了。聲音一旦受到磁力等條件的影響就會失去信息，影像一旦內(nèi)部軟件受損，就會看不到畫面，所以作為醫(yī)院來說，必須抽出一定的資金，采用現(xiàn)金的設(shè)備和封閉的儲存條件才能確保影像資料的完整性。針對重要的影像資料要單獨(dú)設(shè)置一個獨(dú)立的存儲室，并配有攝像頭等監(jiān)控手段，配備專人進(jìn)行管理。要分清資料的性質(zhì)，比如這是錄像資料，這是單純的聲音資料，每種類型的資料都有一種特定的管理方法，防磁防潮防濕等。底盤，磁帶，錄音帶等不同的載體就應(yīng)該區(qū)別對待。

2.5 管理人員素質(zhì)專業(yè)化

檔案管理尤其聲像管理不同于其他管理，必須具備專業(yè)化的素質(zhì)和責(zé)任心才能做好這項(xiàng)工作，這項(xiàng)工作看似簡單，實(shí)際里面有很多的專業(yè)知識和技巧。所以醫(yī)院在重視檔案管理的情況下，必須做到聲像檔案專人管理。在招聘人員上，一定要找一個熟悉音像檔案管理的人員過來，而不是醫(yī)院的其他人員替代。這個專業(yè)的人員參與進(jìn)來，更易于接手每個細(xì)節(jié)方面的工作，更知道怎么去做，怎么去預(yù)防檔案受損，這樣就在人員管理方面提供了便利。

另外，要加強(qiáng)對檔案管理人員進(jìn)行實(shí)時監(jiān)督，每個月進(jìn)行績效考核，可以隨機(jī)抽取一部分影像資料，看看管理人員的熟悉度和資料的完整度，這樣更能激勵檔案管理人員專業(yè)技能的提高。醫(yī)院如果有條件的話，可以定期組織影像管理人員去參加一些專業(yè)知識的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，以適應(yīng)每個階段的影像檔案管理要求。也可以讓他們?nèi)⒂^一下歷史博物館和一些專業(yè)的影像資料室，看看人家是怎么管理的，汲取經(jīng)驗(yàn)和不足，提高醫(yī)院自身檔案管理的水平。同時對于影像資料方面可以適時開一個研討會，討論每個階段影像檔案管理工作遇到的問題，及時解決，這樣就會在逐步完善檔案管理機(jī)制的同時，提高了檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。當(dāng)然這種素質(zhì)的本身不僅僅局限于保管的專業(yè)知識，更應(yīng)該培訓(xùn)和督查管理人員的責(zé)任心，知道檔案管理工作的重要性，只要這種素質(zhì)的提高，才能確保檔案管理的嚴(yán)密性和完整性。

3 結(jié)語

醫(yī)院作為聲像檔案管理的對象，個中存在著太多的問題，想要保證影像資料對醫(yī)院的建設(shè)充分的發(fā)揮作用，必須要重視影像資料的采集和管理工作。我們要不折不扣的落實(shí)5化管理，要建立健全良好的監(jiān)督機(jī)制，督促5化管理的順利實(shí)施。只有真正做好音像檔案的收集和管理工作，才能為醫(yī)院的發(fā)展和壯大打下良好的儲備和基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]曹瑩瑩.淺談聲像檔案的收集和整理[J].才智，2018-03-05。