新常態(tài)下醫(yī)院檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化若干問題研究

魏曉英

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）1-113-02

摘 要 檔案可以對(duì)事物的發(fā)展軌跡進(jìn)行客觀真實(shí)地記錄，并反映出發(fā)展過程中所沉淀下來的思想與文化內(nèi)涵，所以醫(yī)院能夠更好了解自己在一個(gè)時(shí)間段表現(xiàn)的重要方式。隨著醫(yī)院體制改革的深入進(jìn)行，檔案管理需要跟上發(fā)展的步伐進(jìn)行全新的改革來適應(yīng)全新的發(fā)展。新常態(tài)下檔案通過體系建設(shè)調(diào)整管理方向，首先就要強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括軟硬件等各項(xiàng)設(shè)施建設(shè)，促進(jìn)檔案管理向著標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。其次，建立的檔案管理體系要符合醫(yī)院發(fā)展需求并配套合理的制度。再次，充分挖掘并培養(yǎng)屬于自己的人才隊(duì)伍。本文從以上三個(gè)方面具體闡述了新常態(tài)下檔案利用體系建設(shè)的新舉措，旨在完善檔案利用體系，更好地服務(wù)人民和社會(huì)。

關(guān)鍵詞 新常態(tài) 檔案管理 規(guī)范化 標(biāo)準(zhǔn)化

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展，新媒體技術(shù)也得到了廣泛應(yīng)用，各種以“大數(shù)據(jù)”和“互聯(lián)網(wǎng)+”為基礎(chǔ)的新技術(shù)不斷出現(xiàn)，醫(yī)院發(fā)展也遇到了全新的挑戰(zhàn)。我國(guó)檔案管理工作以兩辦下發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》為標(biāo)志邁向新常態(tài)，檔案管理工作人員應(yīng)該具備全新的思維、理念、視覺并運(yùn)用新舉措促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展，凸顯檔案的地位與作用，并提高人們對(duì)管理工作的認(rèn)識(shí)程度，不斷加快檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)。全新的檔案管理技術(shù)對(duì)醫(yī)院檔案管理的發(fā)展提出了新的要求，檔案管理一定要緊密結(jié)合時(shí)代的發(fā)展，這樣才能夠創(chuàng)新工作方式，提高工作效率，合理控制成本。對(duì)檔案資源進(jìn)行整合與開發(fā)，這樣才能夠更好的實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的良性循環(huán)發(fā)展。

一、新常態(tài)下醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

（一）管理隨意性和主觀性過強(qiáng)

很多醫(yī)院在檔案工作這一塊，往往都不夠重視，停留在嘴上而沒有真正落實(shí)到實(shí)際中。很多醫(yī)院特別是鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層衛(wèi)生院一旦業(yè)務(wù)繁忙就會(huì)將檔案管理工作拋之腦后，甚至將本應(yīng)該屬于檔案管理工作崗位的人員調(diào)離到其他崗位之中，導(dǎo)致了“檔案無人管理”的現(xiàn)象，或者檔案管理人員身兼數(shù)職，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作。在深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革中，檔案管理人員一般都成為了最先精簡(jiǎn)的對(duì)象，認(rèn)為這類人員無足輕重，可有可無，對(duì)檔案管理工作缺少必要的人員保障，管理隨意性太強(qiáng)。

（二）管理人員工作能力不足

一些醫(yī)院檔案管理工作者普遍存在年齡比較大，能力不足，仍然按照傳統(tǒng)的方式管理檔案，無法適應(yīng)當(dāng)前的新技術(shù)管理檔案，工作效率低下。在新常態(tài)下，醫(yī)院檔案管理工作人員不僅要深入了解檔案內(nèi)容，還要能夠運(yùn)用數(shù)字化設(shè)備管理檔案信息。由于醫(yī)院實(shí)行績(jī)效工資，而檔案管理工作不能為醫(yī)院創(chuàng)收益，因此檔案管理者的工資相對(duì)不高，造成工作積極性不高，人員隊(duì)伍的穩(wěn)定性較低。加之管理培訓(xùn)制度也不夠完善，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化進(jìn)程。

（三）管理流程缺乏統(tǒng)籌安排

很多醫(yī)院并沒有重視其檔案管理工作隊(duì)伍的人才建設(shè)，沒有專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)，并且不斷弱化檔案管理職能，這樣就導(dǎo)致了檔案管理工作沒有規(guī)范法進(jìn)行。制度化管理方案是提高檔案管理工作質(zhì)量的重要基礎(chǔ)，然而在實(shí)踐中并沒有認(rèn)真落實(shí)，往往出現(xiàn)了管理不夠嚴(yán)格、思想無法轉(zhuǎn)變等問題。一些醫(yī)院的檔案管理工作僅僅以收集、歸檔、保存為主要工作內(nèi)容。

二、新常態(tài)下檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)涵

檔案標(biāo)準(zhǔn)化指的是，檔案管理有關(guān)行政機(jī)關(guān)主導(dǎo)的，為了獲得最高的社會(huì)效益與工作效率而開展的檔案標(biāo)準(zhǔn)制定、修訂、宣貫、實(shí)施及監(jiān)管等不斷循環(huán)、持續(xù)改進(jìn)和不斷發(fā)展的活動(dòng)。新常態(tài)下醫(yī)院工作面臨著比較大的轉(zhuǎn)型與改革壓力，而檔案管理工作的質(zhì)量決定了醫(yī)院的發(fā)展前景。按照醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系制度進(jìn)行檔案管理，能夠更好的進(jìn)行分工，并且調(diào)整工作重心，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理控制工作，幫助醫(yī)院提供科學(xué)、準(zhǔn)確的發(fā)展依據(jù)。

三、新常態(tài)下推動(dòng)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的意義

（一）檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是時(shí)代發(fā)展的要求

伴隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作在現(xiàn)代化建設(shè)方面已經(jīng)取得了一定的成績(jī)。想讓更多的人了解檔案的作用，就需要進(jìn)一步深度挖掘檔案資源，讓檔案資源產(chǎn)生應(yīng)有的社會(huì)效益。通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以更加方便快捷地查詢檔案資源，將標(biāo)準(zhǔn)化作為檔案管理工作的基本目標(biāo)。最近幾年，隨著人們對(duì)檔案資源的認(rèn)識(shí)加深，我國(guó)檔案使用程度得到了提升，而且很多大型醫(yī)院的檔案館已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上查詢功能，并且隨著檔案開放程度的提高，對(duì)檔案的查閱與利用也變得更加普遍。在目前已有的檔案管理成績(jī)上，不斷推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化與現(xiàn)代化建設(shè)是新常態(tài)下的必然需求，能夠更好地推動(dòng)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)利益最大化，為我國(guó)的社會(huì)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供支撐。

（二）嚴(yán)格落實(shí)現(xiàn)有的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

盡管目前檔案局已經(jīng)在檔案管理評(píng)審之中加入了檔案標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容，但是在實(shí)際的管理中并沒有真正發(fā)揮應(yīng)有的作用。一些檔案信息在沒有標(biāo)注的情況下，考評(píng)也不會(huì)扣分，考核過程中只要具備了計(jì)算機(jī)設(shè)備就視作擁有了信息化管理水平，而根本沒有真正去落實(shí)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的使用情況。針對(duì)一些硬件在真正的工作和使用中，基本上處于無人問津的狀態(tài)，沒有重視標(biāo)準(zhǔn)化管理，這樣就導(dǎo)致了標(biāo)準(zhǔn)化與現(xiàn)代化管理之間的不對(duì)等情況。我國(guó)正在全面建設(shè)依法治國(guó)體系，并通過多年的發(fā)展具備了這一能力，從人力、物力、財(cái)力和制度等方面，強(qiáng)化落實(shí)目前的檔案管理工作向著標(biāo)準(zhǔn)化的方向邁進(jìn)。這樣就能夠強(qiáng)化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作，并建立符合社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的檔案管理工作體系，完善各種細(xì)則，針對(duì)違法違紀(jì)行為加以懲處，培養(yǎng)良好的工作作風(fēng)。

（三）全面體現(xiàn)利用價(jià)值和服務(wù)功能

社會(huì)不斷發(fā)展，人民法制意識(shí)提高，對(duì)于檔案的需求也不斷增加。這就要求檔案管理者能夠做到以人為本的管理思路，時(shí)刻為檔案使用者提供便利的服務(wù)。通過對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，不斷獲取使用者的反饋意見，這樣就有助于檔案管理工作按照使用者的需求，貼合實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整服務(wù)方式。并且，醫(yī)院檔案管理工作人員可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，統(tǒng)計(jì)對(duì)檔案有需求的人員利用檔案的特點(diǎn)，分析醫(yī)院檔案的架構(gòu)組成，這樣才能夠改善檔案使用環(huán)境，更好的讓檔案發(fā)揮出積極的作用。

四、新常態(tài)下實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化舉措

（一）注重現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用

信息技術(shù)的發(fā)展能夠很好的滿足新常態(tài)下檔案管理工作的發(fā)展需求，將其運(yùn)用到檔案管理工作之中，能夠有效提高工作效率并合理節(jié)約管理成本。所以，一定要提高對(duì)信息工作的重視程度，學(xué)會(huì)使用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案掃描以及數(shù)字化存檔，針對(duì)一些復(fù)雜程度較高的檔案，要進(jìn)行掃描處理的同時(shí)還需要分類并加以有效保存，防止有檔案出現(xiàn)遺漏的情況。數(shù)字化檔案資料之后，要及時(shí)建立屬于醫(yī)院自身的數(shù)據(jù)庫，做好編碼工作，進(jìn)行妥善保存，方便保管的同時(shí)也要方便大家調(diào)用，提高檔案使用效率。

檔案信息化建設(shè)屬于比較長(zhǎng)期而且復(fù)雜的工程，需要從大局入手整合檔案資源，統(tǒng)籌分配，全面調(diào)整。按照檔案信息數(shù)字化所需要的人才和資金保障需求，可以通過業(yè)務(wù)外包或者自主開發(fā)建設(shè)。經(jīng)費(fèi)充裕的醫(yī)院可以在確保檔案信息以及數(shù)據(jù)資料安全可靠的情況下，選擇經(jīng)驗(yàn)豐富，具備資質(zhì)的公司，以外包的方式實(shí)現(xiàn)高效率、大數(shù)量的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，但是一定要避免數(shù)字化過程中對(duì)檔案信息的外泄和為追求數(shù)量而忽略了檔案的質(zhì)量。對(duì)于經(jīng)費(fèi)緊張的醫(yī)院，可以充分發(fā)揮醫(yī)院自身的數(shù)字化力量，嘗試醫(yī)院自主建設(shè)，按照穩(wěn)步推進(jìn)的方式開展檔案管理數(shù)字化管理工作。

（二）建立符合醫(yī)院實(shí)況的標(biāo)準(zhǔn)體系

醫(yī)院的檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)有效的統(tǒng)一，即領(lǐng)導(dǎo)、管理、制度以及標(biāo)準(zhǔn)都要實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，突出檔案管理工作的重要性。檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)體系以及管理流程的合理性決定了檔案管理工作的有效性，所以醫(yī)院在發(fā)展過程中一定要結(jié)合自身發(fā)展目標(biāo)加強(qiáng)檔案管理工作，建立健全科學(xué)完善的檔案管理工作體系，按照自身實(shí)力與發(fā)展?fàn)顩r合理地指導(dǎo)檔案管理工作。在歸檔的過程中一定要分清楚工作的中心，了解重點(diǎn)所在，一定要合理把關(guān)卷宗的門檻，沒有滿足要求的文件不應(yīng)該歸檔，同時(shí)對(duì)于歸檔的文件要合理保存。具體的立卷過程中要充分分析文件之間的關(guān)聯(lián)性，對(duì)于類別相同有緊密聯(lián)系的文件要放入相同的卷宗，確保一個(gè)問題的完整性。

（三）建設(shè)高水平的檔案管理工作隊(duì)伍

檔案管理屬于具有一定專業(yè)性的工作，要求管理者一定要有專業(yè)化水平。所以應(yīng)該全面從實(shí)際工作展開，合理建設(shè)人才隊(duì)伍。全面加強(qiáng)檔案工作人員對(duì)相關(guān)規(guī)章制度、職業(yè)道德教育以及現(xiàn)代科技知識(shí)的培訓(xùn)，全面提高工作人員的綜合素質(zhì)。檔案管理工作者應(yīng)該學(xué)習(xí)《檔案法》，要了解到依法治檔的重要性，極力維護(hù)檔案的完整性，保證檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。新常態(tài)下的檔案從業(yè)人員面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)及相關(guān)信息知識(shí)，努力掌握云計(jì)算及大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)，為檔案的廣泛利用奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

通過引進(jìn)高素質(zhì)專業(yè)性人才，提高檔案管理工作人員的整體素質(zhì)。醫(yī)院應(yīng)該做到以人為本的創(chuàng)新管理方案，提高管理的規(guī)范化程度。其次，醫(yī)院檔案管理工作中“兼職”的情況要合理避免，提高管理者工作的專業(yè)化水平，提高管理效率與質(zhì)量。通過合理的人才匹配與有效的資源分配，為從業(yè)者提供豐富多彩的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，提升從業(yè)者的忠誠(chéng)度與責(zé)任心，降低人才流失所導(dǎo)致的各種損失?？梢酝ㄟ^競(jìng)爭(zhēng)上崗的方式激勵(lì)檔案管理人員在工作方面的激情，提高工作的緊迫感與壓力。檔案管理工作需要較為廣泛的知識(shí)面，不僅需要具備專業(yè)性的檔案管理知識(shí)，還需要包括建筑、會(huì)計(jì)、圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)、管理學(xué)以及歷史學(xué)等方面的知識(shí)作為輔助。為了保證檔案事業(yè)能夠更好的發(fā)展，檔案從業(yè)者應(yīng)該合理提高自身的理論知識(shí)，強(qiáng)化自身的學(xué)習(xí)能力，通過不斷地培訓(xùn)，橫向的交流，提升自己的工作能力。

五、結(jié)語

檔案是人們總結(jié)與認(rèn)識(shí)客觀規(guī)律的重要依據(jù)。伴隨著時(shí)間不斷前進(jìn)，各種各樣的檔案都被保存下來，推動(dòng)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。怎樣在檔案管理工作中將檔案得到充分的利用，是現(xiàn)階段我們面臨的重要課題。新形勢(shì)下的醫(yī)院檔案管理工作，必須突出制度的規(guī)范性，加強(qiáng)從業(yè)人員隊(duì)伍的專業(yè)化建設(shè)，提升檔案管理業(yè)務(wù)人員的綜合素質(zhì)，使檔案業(yè)務(wù)管理水平與經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)轉(zhuǎn)型相適應(yīng)，從而體現(xiàn)其所肩負(fù)的社會(huì)責(zé)任，以良好的社會(huì)效益實(shí)現(xiàn)其存在價(jià)值。

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