事業(yè)單位檔案歸檔文件整理方法的思考

尹鑫

摘 要：檔案是通過收集工作中的文件資料所獲得的，它是實現(xiàn)檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。檔案收集質(zhì)量的好壞直接影響以后各項工作的開展。事業(yè)單位檔案歸檔文件的整理，更是影響著單位今后工作的開展。本文就事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的方法進行了分析，希望可以進一步提高事業(yè)單位檔案整理工作的順利進行，提升檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案歸檔；文件整理；方法

事業(yè)單位檔案歸檔文件整理工作中，在收到文件資料后，以日期或類型等對現(xiàn)有的文件進行整理、歸納，形成一系列的文件資料。文件資料在收集到檔案室后，就要運用科學(xué)的方法對文件資料進行整理、立卷歸案、編號上架形成檔案。要想做好檔案的歸檔工作，就要先整理好文件，文件是檔案的物質(zhì)載體。檔案歸檔文件整理方法是否科學(xué)合理直接影響著檔案文件管理工作的開展。

一、事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的主要原則

第一，檔案保管和利用的基本原則。在檔案有序化管理過程中，應(yīng)首先滿足檔案的安全性，其次要體現(xiàn)出檔案的作用。目前，計算機技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到檔案管理中，實現(xiàn)了將不同分類中同一事件的檔案信息快速檢索出來，成為迄今為止保持歸檔文件在檔案信息中的聯(lián)系的最有效方式，實現(xiàn)檔案的成套應(yīng)用。

第二，遵循文件形成規(guī)律原則。事業(yè)單位檔案是在事業(yè)單位各項學(xué)習(xí)活動中產(chǎn)生的，真實地記錄和反映情況了事業(yè)單位活動的歷史面貌。文件材料整理工作應(yīng)維護事業(yè)單位工作內(nèi)在有機聯(lián)系的整體性，順應(yīng)文件材料自身的形成特點和規(guī)律。其中，包含以下三層意思，在整理文件材料時，注意活動的整體性，如：要求正式會議、某項活動形成的文件要保持其齊全完整，要注意文件本身要完整、像文件的正文與附件、請示與批復(fù)不可分割，即注重文件材料之間的內(nèi)在聯(lián)系點；三是在對文件進行分類和排列時保持文件材料之間固有的自然次序，如歸檔文件整理依照會議通知、報告、決議，重要文件的初稿、討論稿、修改稿等自然形成過程加以排列。

第三，檔案保存工作的基礎(chǔ)原則。在檔案管理中，不論是本單位產(chǎn)生的，還是上級單位下發(fā)的相關(guān)材料和指示，都與文件材料來源產(chǎn)生了不可分割的聯(lián)系。因此，保持文件的來源清晰，成為了檔案保存工作的重要基礎(chǔ)原則，包括文件的時間、內(nèi)容等方面的聯(lián)系，這樣，才能體現(xiàn)出檔案記錄歷史的特點。事業(yè)單位檔案在形成過程中包含著很多他人的勞動成果，也能直接體現(xiàn)出檔案之前的整理情況。因此，在事業(yè)單位檔案保存工作中，應(yīng)該做到不拆卷整理。部門整理歸檔的檔案，應(yīng)對原卷進行仔細研究和檢索，對之前整理中的錯誤之處進行糾正，確保檔案文件整理工作的有效進行。

二、事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的方法

事業(yè)單位文件材料整理工作內(nèi)容主要包括：全宗內(nèi)檔案的分類、組卷、卷內(nèi)文件的整理、案卷的裝訂和案卷目錄的編制等，具體的整理方法如下：

（一）文件資料整理的方法

首先，要實現(xiàn)文件保存價值的有效區(qū)分，對文件進行分卷整理。根據(jù)相關(guān)法律條文規(guī)定，處于不同保管期限的文件材料，要根據(jù)保管時間的長短來對其價值進行區(qū)分。其次，本單位內(nèi)的黨委文件要和行政文件材料相區(qū)分，并分別立卷存檔。例如某市人社局，在收到或者擬定相關(guān)黨委文件時，有指定工作人員對相關(guān)業(yè)務(wù)進行接手并處理，有效避免與行政事務(wù)文件混淆。再次，不同年份的檔案文件不能一起立卷。另外，很多事業(yè)單位中存在加密檔案，對于這種文件，工作人員應(yīng)該與普通文件區(qū)分開，秘密文件中的規(guī)范和要求與普通檔案要求不同，如果不進行分開立卷，可能會造成文件內(nèi)容的泄露，為事業(yè)單位帶來巨大損失。最后，對特殊載體的文件要和文字文件一樣，進行統(tǒng)一的歸檔整理，這樣可以保證特殊文件不受破壞。

（二）檔案的分類方法

檔案的分類主要是依據(jù)一定的標準，按照檔案來源、時間、內(nèi)容和形式特征的異同點，對檔案進行有層次的區(qū)分，并形成相應(yīng)的體系。換言之是對整理好的文件進行保管、排架、存放等，即是對檔案進行管理分層。這里所說的檔案分類主要是指實體分類。在檔案實體分類中，第一層是國家全部檔案宏觀分類，它為規(guī)劃國家檔案館網(wǎng)系統(tǒng)，建立各級各類檔案館提供理論依據(jù)。第二層的分類是檔案室內(nèi)區(qū)分全宗。第三層的分類是全宗內(nèi)檔案分類，它根據(jù)全宗內(nèi)檔案的來源、時間、主題內(nèi)容和檔案的形式等標準，將全宗內(nèi)檔案進一步系統(tǒng)化，直至建立起檔案的最小保管單位—案卷。歸檔文件材料的整理就是進行這樣的分類。

（三）檔案的編目方法

以案卷級進行整理時，卷內(nèi)文件整理結(jié)束后，要對案卷封面項目進行標注，狹義的編目是指結(jié)歸檔文件編制引導(dǎo)目錄等工作。歸檔文件目錄包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注七項。廣義的編目還應(yīng)該包括對檔號的編制，檔號是檔案實體管理編號的總稱，它包括全宗號、類目名稱、卷盒號或案卷號、保管期限、件號和頁張?zhí)柕龋渲腥谔柺菣n案室指定給每個全宗的代碼，案卷號是檔案室內(nèi)案卷排列的順序號，件號是卷內(nèi)文件的順序號。頁（張）號是卷內(nèi)每頁文件的順序號。

（四）信息化檔案歸檔文件的整理方法

隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位實現(xiàn)了對檔案的信息化管理，在管理效果上也得到很大提升。通過計算機，事業(yè)單位可以對相關(guān)檔案管理軟件進行下載和使用，之后對檔案實施信息化電子管理。利用計算機，工作人員可以根據(jù)不同的時間、來源和部門等信息，將事業(yè)單位中的電子檔案信息進行有效分類，并傳送到相關(guān)文件夾中進行保存和管理，這樣，可以提高檔案的管理效率。通過這種管理方式，不僅有效縮短了管理時間，也實現(xiàn)了檔案實際儲存空間的節(jié)約。例如某事業(yè)單位通過使用信息化檔案管理，節(jié)省出一間工作室，相關(guān)工作人員將工作室改裝成了活動室，有效改善了事業(yè)單位的工作氣氛，增加了職工之間的互相交流。

三、結(jié)語

總之，各個事業(yè)單位的情況不同，為了保證事業(yè)單位檔案整理工作科學(xué)、有序，在開展檔案整理之前，檔案工作人員應(yīng)了解本單位各項工作的特點，把握本單位檔案的基本構(gòu)成。面對新形勢下的新問題、新挑戰(zhàn)，作為現(xiàn)代檔案管理工作者，就要在檔案領(lǐng)域進行有創(chuàng)新的探索，與時代要求相呼應(yīng)，不斷完善檔案歸檔文件整理工作的流程，促進整理工作順利的進行，進而促進事業(yè)單位檔案管理工作整體水平的提升。

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