基于管理職能角度的高職行政管理工作摭探

戴麗瓊

本文首先分析了高職院校行政管理工作面臨的主要問(wèn)題，其后提出了一系列基于管理職能角度提高高職院校行政管理工作水平的策略。

一、高職院校行政管理工作面臨的主要問(wèn)題

（一）信息獲取技術(shù)水平低

隨著社會(huì)科學(xué)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透到社會(huì)發(fā)展的各個(gè)階段和環(huán)節(jié)中，人們獲得信息的途徑和渠道越來(lái)越多，如何在眾多的信息數(shù)據(jù)中提取出有效信息已經(jīng)是當(dāng)前人們面臨的主要問(wèn)題。根據(jù)相關(guān)的調(diào)查研究我們可以看出，當(dāng)前我國(guó)大多數(shù)高職院校并沒(méi)有對(duì)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行充分有效的運(yùn)用，也沒(méi)有對(duì)所獲得的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)合理的分析，無(wú)法從中獲取高質(zhì)量的有效信息，在實(shí)際管理過(guò)程中大多是依靠自身的經(jīng)驗(yàn)。尤其是于他人進(jìn)行溝通交流和辦公時(shí)，仍然采用的是傳統(tǒng)的電話、面對(duì)面等形式，基本沒(méi)有實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。

（二）決策的合理性和科學(xué)性不足

高職院校在長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程中由于受到多方因素的影響和限制，沒(méi)有形成獨(dú)立高效的決策自主權(quán)。尤其是傳統(tǒng)教學(xué)組織結(jié)構(gòu)、管理機(jī)制、信息的準(zhǔn)確性、管理層綜合能力及管理風(fēng)格等等都會(huì)在一定程度上直接影響決策的合理性。高職院校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者無(wú)法根據(jù)反饋得到的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行全面系統(tǒng)的分析，也無(wú)法在院校每部形成科學(xué)高效的管理決策，無(wú)法推動(dòng)高職院校的創(chuàng)新發(fā)展和特色化建設(shè)。

（三）缺乏對(duì)工作的整體計(jì)劃能力

從一定意義上來(lái)講，對(duì)工作的整體計(jì)劃和完善為管理工作的貫徹執(zhí)行奠定了良好的基礎(chǔ)。但是根據(jù)相關(guān)的實(shí)踐調(diào)查研究我們可以看出，當(dāng)前大多數(shù)高職院校相關(guān)管理者缺乏一定的計(jì)劃能力，尤其是一些中層干部，很少有人可以制定出切實(shí)可行、科學(xué)合理的工作計(jì)劃，不知道自己的工作內(nèi)容，不明確工作時(shí)間、工作地點(diǎn)，不了解工作目標(biāo)，也不知道如何科學(xué)安排人才，高效開(kāi)展工作，導(dǎo)致很多工作內(nèi)容擱置，沒(méi)有系統(tǒng)的計(jì)劃安排，要依靠上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的催促，才能進(jìn)行工作的落實(shí)。

二、基于管理職能角度提高高職院校行政管理工作水平的策略

（一）增加信息獲取渠道，加快信息化建設(shè)

一方面，高職相關(guān)行政管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)部門內(nèi)部數(shù)據(jù)的搜集整理，從海量的數(shù)據(jù)中挑選出有效信息并進(jìn)行整合，以便領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策參考。例如，行政部門可以建立起健全的專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)。比如人事系統(tǒng)可以建立起相關(guān)的師資力量，培訓(xùn)等基本數(shù)據(jù)庫(kù)，學(xué)工系統(tǒng)則可以建立起學(xué)生的基本數(shù)據(jù)庫(kù)，教育系統(tǒng)則應(yīng)當(dāng)建立健全的課程信息，學(xué)生成績(jī)整合等數(shù)據(jù)庫(kù)。不同的數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)不同的內(nèi)容，彼此之間相互獨(dú)立，但卻有著一定的聯(lián)系，能夠在高職院校中形成統(tǒng)一完善的信息平臺(tái)。從一定意義上實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，有效解決信息不暢導(dǎo)致的工作重復(fù)等問(wèn)題;另一方面，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)和多媒體技術(shù)，對(duì)管理工作的方式方法進(jìn)行改革創(chuàng)新，充分開(kāi)展辦公自動(dòng)化，有效提高行政管理的工作質(zhì)量和工作效率，從而營(yíng)造出良好和諧高效的工作環(huán)境和工作作風(fēng)。

（二）引導(dǎo)教職員工主動(dòng)參與其中

近年來(lái)，我國(guó)大多數(shù)高職院校已經(jīng)提出了去行政化的理念，越來(lái)越多的院校注重自身自主決策權(quán)的獲得和行使。要作出正確高效的決策，不僅僅應(yīng)當(dāng)拓寬信息的獲取渠道，高職院校還應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)所有教職員工積極參與其中，提出切實(shí)可行的建議和意見(jiàn)，從而提高決策的合理性和科學(xué)性。具體而言，高職院校可以利用教職工代表大會(huì)、調(diào)研等等相關(guān)的工作機(jī)會(huì)，傾聽(tīng)基層教師的意見(jiàn)，采用由下而上的決策方式，對(duì)管理工作進(jìn)行完善，也有利于后期決策工作的貫徹落實(shí)。

（三）制定出完善科學(xué)的工作計(jì)劃并貫徹落實(shí)

計(jì)劃應(yīng)當(dāng)是工作開(kāi)展的前提和基礎(chǔ)，在進(jìn)行高職院校行政管理時(shí)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者和決策者應(yīng)當(dāng)針對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行明確的計(jì)劃分配，使自身及其他相關(guān)工作人員明確工作目標(biāo)和工作內(nèi)容，找到工作的推動(dòng)力，合理分配人員，采用科學(xué)、高效、創(chuàng)新的技術(shù)手段和方式方法進(jìn)行計(jì)劃的落實(shí)。具體而言，只有將計(jì)劃進(jìn)行不斷的分解落實(shí)才能將目標(biāo)任務(wù)進(jìn)行細(xì)化，對(duì)相關(guān)的決策內(nèi)容以及領(lǐng)導(dǎo)意愿進(jìn)行明確系統(tǒng)的理解。

（四）創(chuàng)新教學(xué)組織結(jié)構(gòu)

一方面，高職院校應(yīng)當(dāng)明確為師生服務(wù)的基本原則，對(duì)教學(xué)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行科學(xué)合理的設(shè)計(jì)和創(chuàng)新。根據(jù)院校的部門設(shè)置、崗位要求，科學(xué)合理調(diào)整部門內(nèi)容，明確崗位職責(zé)，精兵簡(jiǎn)政，使高職院校行政管理工作逐漸精簡(jiǎn)高效;另一方面，加強(qiáng)人力資源管理。例如在進(jìn)行人才的招聘時(shí)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)摒棄傳統(tǒng)的考評(píng)方式，結(jié)合企業(yè)對(duì)人才的招聘形勢(shì)，對(duì)其專業(yè)知識(shí)和綜合能力進(jìn)行全面考察，有針對(duì)性的引入無(wú)領(lǐng)導(dǎo)小組討論，情景模擬等等相關(guān)的面試方法，深入考察人才的內(nèi)在品德。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高職院校相關(guān)管理者應(yīng)當(dāng)增加信息獲取渠道，加快信息化建設(shè)，引導(dǎo)教職員工主動(dòng)參與其中，制定出完善科學(xué)的工作計(jì)劃并貫徹落實(shí)，創(chuàng)新教學(xué)組織結(jié)構(gòu)。（作者單位：廣東南方職業(yè)學(xué)院）