鮑銳

[摘要]隨著時(shí)代的發(fā)展與變化，辦公室管理工作作為現(xiàn)代企業(yè)的核心，在企業(yè)發(fā)展和興起的道路上越發(fā)的重要。經(jīng)濟(jì)發(fā)展和政策的變化讓企業(yè)辦公室的管理面臨了巨大的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，原始陳留的思想和工作經(jīng)驗(yàn)早已不再適用。本文通過對(duì)現(xiàn)在社會(huì)形勢(shì)下的企業(yè)辦公室管理所出現(xiàn)的問題進(jìn)項(xiàng)了討論，并對(duì)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善提出的建議和探討。

[關(guān)鍵詞]辦公室 管理 工作效率

辦公室的有效運(yùn)作是現(xiàn)代企業(yè)穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ)。通過老方法和老觀念來運(yùn)營(yíng)現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作往往會(huì)導(dǎo)致辦公室無法正常運(yùn)作，這將會(huì)給企業(yè)帶來嚴(yán)重性的打擊，企業(yè)管理人員應(yīng)當(dāng)充分意識(shí)到辦公室在整個(gè)企業(yè)做起到的作用價(jià)值，并且結(jié)合現(xiàn)階段的社會(huì)形勢(shì)來制定新的工作方法和內(nèi)容。

一、現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的作用價(jià)值

就企業(yè)來說，辦公室的地位如同電腦的處理器一樣，掌控著各個(gè)部門協(xié)同合作、穩(wěn)定運(yùn)行的核心管理機(jī)構(gòu)，是下達(dá)命令的總調(diào)度中心，辦公室與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、各個(gè)部門以及旗下員工之間密不可分。除了下達(dá)命令和綜合調(diào)度的職能之外，企業(yè)辦公室還是決策、指揮以及執(zhí)行系統(tǒng)的協(xié)調(diào)部門。但是作為現(xiàn)代企業(yè)的核心機(jī)構(gòu)來說，辦公室的管理和運(yùn)營(yíng)一旦陷入癱瘓，將會(huì)直接映射到整個(gè)企業(yè)的正常運(yùn)作，甚至可能導(dǎo)致企業(yè)陷入到危機(jī)的狀態(tài)。在我國(guó)日新月異的綜合實(shí)力下，辦公室管理方式的突破與創(chuàng)新將為整個(gè)企業(yè)的管理注入全新的活力，并且?guī)砣碌臋C(jī)遇和挑戰(zhàn)。在這個(gè)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的社會(huì)中，管理方式和思維的突破與創(chuàng)新將意味著一個(gè)企業(yè)能否穩(wěn)定長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

二、現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理過程中的現(xiàn)象

1.辦公室管理沒有制定合理有效的制度，難以落實(shí)

良好的制度和規(guī)范是企業(yè)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)?，F(xiàn)代企業(yè)辦公室的管理體制不夠健全，傳統(tǒng)的辦公室管理方式和思維已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要：各部門不服從協(xié)調(diào)和安排，導(dǎo)致員工在執(zhí)行決策時(shí)遭遇阻力較大，不但降低了工作的效率和質(zhì)量，也造成了人力物力的浪費(fèi)，一旦突發(fā)情況，整個(gè)企業(yè)都會(huì)亂成一團(tuán)。我們需要將管理與日?；顒?dòng)順利進(jìn)行，改善企業(yè)內(nèi)環(huán)境，讓企業(yè)的辦公規(guī)?；?，并且有章可循，解決和建立完善的現(xiàn)代化的企業(yè)辦公是公司運(yùn)營(yíng)里最重要的。

2.辦公室管理沒有做好協(xié)調(diào)工作，效率低下

首先，下達(dá)決策和收集反饋信息是現(xiàn)在企業(yè)辦公的主要工作，同時(shí)因?yàn)楦鱾€(gè)部門有著密不可分的聯(lián)系，所以協(xié)調(diào)工作也尤為重要，這就要求辦公室具備良好溝通以及能應(yīng)對(duì)突發(fā)情況的能力。其次員工的心態(tài)也會(huì)隨著工作的推進(jìn)而變化，情緒低迷以及目標(biāo)不明確就會(huì)導(dǎo)致工作效率的下降，這時(shí)就需要企業(yè)調(diào)動(dòng)員工積極性，并且盡可能的為員工考慮更多的方法。

3.辦公室管理沒有創(chuàng)新突破，思維陳舊

循規(guī)蹈矩的陳舊思維是阻礙企業(yè)迸發(fā)活力的關(guān)鍵。一些中小型企業(yè)里，辦公室的工作人員過于聽從領(lǐng)導(dǎo)的意見和安排，上下協(xié)調(diào)、傳達(dá)任務(wù)也僅僅是對(duì)原詞原句的傳達(dá)，并對(duì)其他事情不聞不問，工作方法不加思考，缺乏主動(dòng)性和主觀性，一味地按照以前的方法進(jìn)行工作，工作效果和效率很低。辦公室的工作是要對(duì)未來有一定的預(yù)防和預(yù)見性，才能保證企業(yè)不管發(fā)生什么情況都能靈活應(yīng)對(duì)。企業(yè)缺乏對(duì)新形勢(shì)下穩(wěn)定發(fā)展的分析，缺乏企業(yè)內(nèi)新問題的研究，缺乏企業(yè)新措施的制定。因此現(xiàn)代企業(yè)的辦公室管理工作要做到實(shí)時(shí)更新，不斷的實(shí)現(xiàn)方法和思維的雙重突破。

4.辦公室管理企業(yè)員工不用心，沒有人才的引入

現(xiàn)在不少企業(yè)都面臨著另一個(gè)嚴(yán)重的問題，企業(yè)員工流失率大，同時(shí)又沒有新人加入，招聘人來人往，留下的寥寥無幾，人員的建設(shè)步履維艱。企業(yè)應(yīng)該從內(nèi)部人手，首先是對(duì)面試人員能力的掌控，這是企業(yè)對(duì)外的第一道風(fēng)景，其次是企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)和管理，一定要考慮到新員工的接受能力以及培訓(xùn)內(nèi)容的人性化和合理化，最后就是招聘渠道的選擇和人員素質(zhì)的選擇一定要用心，不能糊弄了事，新鮮力量的持續(xù)補(bǔ)充才是公司長(zhǎng)久發(fā)展的基礎(chǔ)。

三、現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善

1.制定切實(shí)可行的規(guī)章制度，主抓實(shí)干

要堅(jiān)決加強(qiáng)企業(yè)的制度建設(shè)，規(guī)章制度與管理流程要得到建設(shè)和完善，強(qiáng)化執(zhí)行力，制定企業(yè)管理規(guī)范，使企業(yè)以及各部門的工作責(zé)任得到落實(shí)。建立和健全各部門的崗位規(guī)范、考核標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)做到各項(xiàng)工作有標(biāo)準(zhǔn)，人人有責(zé)任，充分調(diào)動(dòng)每一名工作人員的積極性。要建立和完善切合企業(yè)實(shí)際的考核評(píng)價(jià)制度，保證日常工作的科學(xué)性，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的員工進(jìn)行適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，也要有相應(yīng)的處罰措施，獎(jiǎng)懲制度同時(shí)推進(jìn)才能調(diào)動(dòng)企業(yè)員工工作的積極性，才能提高辦公室的工作效率，并且推動(dòng)辦公室管理工作更穩(wěn)定的發(fā)展。

2.完善企業(yè)統(tǒng)籌，創(chuàng)新協(xié)調(diào)方法

提高辦公室人員的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力，利用其良好流暢的協(xié)調(diào)能力，有效的處理各部門之間的關(guān)系，做到企業(yè)內(nèi)部氛圍和諧，指派任務(wù)有效率的送達(dá)。辦公室管理不止要做好企業(yè)內(nèi)部組織協(xié)調(diào)工作，而且還要加強(qiáng)各方面的溝通與聯(lián)系，要確保組織有序，有效協(xié)調(diào)，統(tǒng)一各部門、人員之間的思想，在密切合作的基礎(chǔ)上，形成互利共贏的局面。企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極探尋辦公室管理工作方法上的創(chuàng)新，要不斷做出適應(yīng)當(dāng)前市場(chǎng)環(huán)境和新形勢(shì)下辦公室工作的新模式，把方法創(chuàng)新和工作相結(jié)合，使辦公室管理適應(yīng)新環(huán)境下的要求，更好的為企業(yè)的發(fā)展做出重要的貢獻(xiàn)。

3.按能力分配工作性質(zhì)，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)人性化

首先，企業(yè)員工自己要有主動(dòng)學(xué)習(xí)的能力和欲望，不斷地充實(shí)自己的能力與眼界，同時(shí)按照員工不同的特性來分配其合適的工作，用人不光要以能力，更要以品行。然后企業(yè)要重視員工的成長(zhǎng)與心理健康，積極組織一些當(dāng)前社會(huì)形勢(shì)下先進(jìn)的心理學(xué)講座，并且及時(shí)與員工進(jìn)行溝通與交流。最后要樹立員工正確的工作思想，可以的話企業(yè)可以準(zhǔn)備自己公司的心理醫(yī)生，開展員工培訓(xùn)交流會(huì)，促進(jìn)企業(yè)與企業(yè)、企業(yè)與員工之間的交流與發(fā)展。

結(jié)束語：總結(jié)來說，在不斷發(fā)展的時(shí)代下，辦公室在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展過程中的作用將會(huì)越來越顯著，因此現(xiàn)代企業(yè)必須明白，積極探究和摸索有效的管理方式、優(yōu)化工作方式和思維來促進(jìn)和完善辦公室管理工作的效率，從而帶動(dòng)企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)緊張的環(huán)境里走向更好的未來。