信息技術在檔案管理方面的作用研究

李恒

摘 要：我國大力提倡實現(xiàn)信息化檔案管理，利用信息化技術，完善檔案的電子存儲，提升檔案文件資料的安全性，降低檔案管理相對繁瑣的工作流程。本文就信息技術在檔案管理方面發(fā)揮的總要作用于意義進行了分析，同時就如何開展信息化檔案管理進行了詳細介紹。

關鍵詞：信息技術 數(shù)據(jù)庫 檔案管理 網站平臺

一、傳統(tǒng)檔案管理存在的問題

傳統(tǒng)的檔案管理方式，主要是通過人工管理模式，對一些珍貴的文件資料進行物理形式的保存。這種傳統(tǒng)的保存方法尤其自身的特點，在一定時期內，滿足了檔案管理的需求，但是這種傳統(tǒng)的檔案管理方式，并不能完全的滿足現(xiàn)在檔案信息的管理。首先，現(xiàn)在處于信息時代，信息的共享和社會的發(fā)展，形成海量重要文件資料，文件資料的增多，也會造成存儲文件的空間的大量增多，對檔案管理人員的需求量也大幅增多，這些采用傳統(tǒng)方式，難以滿足。其次，物理形式的保存方式容易受到天氣、自然災害等多種情況的影響，紙質文件容易出現(xiàn)氧化、損毀、丟失等現(xiàn)象。丟失的文件無法復原，損失慘重。最后，對于這些文件的查找和整理，都需要耗費大量的時間，文件中的數(shù)據(jù)難以高效率的得到應用。這些都制約著檔案管理的發(fā)展。

二、信息化檔案管理的作用與意義

（一）檔案文件資料的安全性和完整性更高：

通過信息技術進行檔案文件資料的保存，是以數(shù)據(jù)的形式來實現(xiàn)的，如何把珍貴的紙質文件變成數(shù)據(jù)文件呢？可以通過多種方式，首先，對于以前的圖片和老影片，都可以通過掃描和刻錄的方式，進行珍貴文件的保存，將信息轉換成計算機能夠識別的圖片格式和視頻格式。這樣這些資料數(shù)據(jù)就可以通過計算機硬盤以及一些移動設備例如U盤、移動硬盤、光盤等多種方式進行保存。相比較而言，這是介質對數(shù)據(jù)保存的時間長，不會受到空氣氧化的影響，同時資料查詢并不會對文件本身產生損壞，所以數(shù)據(jù)保存的周期更長，數(shù)據(jù)完整性更高。其次，信息化技術保存的數(shù)據(jù)，可以不斷的進行備份，數(shù)據(jù)內容不會因為備份操作而產生變化，這與紙質文件的拓印是不同的，文件資料的保存性相對也更高。最后，能夠實現(xiàn)海量數(shù)據(jù)存儲，這本就是信息技術的重要特點，能夠用很小的數(shù)據(jù)空間存儲海量的數(shù)據(jù)，大大拓展了數(shù)據(jù)保存的空間。

（二）簡化了檔案管理工作流程，提高了檔案管理效率：

使用信息化技術進行檔案管理，可以通過系統(tǒng)應用軟件，進行數(shù)據(jù)的增刪改查等多種操作，操作的實現(xiàn)是以秒為單位，和傳統(tǒng)檔案管理模式對比，只需要很少的管理人員，對檔案管理信息軟件進行操作，就可以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的各種操作。這就是對檔案管理工作流程的簡化。檔案人員可利用已數(shù)字化的檔案信息，從繁重的立卷中解脫出來，集中時間和精力致力于檔案與信息資源的開發(fā)和利用工作，進一步開發(fā)檔案資源，快捷地進行文獻匯編、數(shù)據(jù)匯編、專題匯編等各項工作。而數(shù)據(jù)的檢索，是通過在數(shù)據(jù)庫內存儲的檔案資料進行查詢，傳統(tǒng)方式需要根據(jù)編號，去保存文件的位置，尋找相應文件，找到相關文件信息，這也大幅提升了工作的效率。同時利用網絡信息技術，還可以實現(xiàn)多部門檔案信息的聯(lián)動工作，更好的發(fā)揮檔案信息管理的價值。

三、信息化檔案管理建設手段

（一）加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。對此，要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結構的字段名稱、類型、長度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫的準確性和有效性。電子文件是未來館藏數(shù)字檔案最主要的來源。以前，一般只移交紙質檔案和紙質文件目錄，現(xiàn)在要求實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質文件一并移交檔案機構。這樣既推進了機關檔案室的電子化進程，又節(jié)省了檔案機構建立數(shù)據(jù)庫的工作量。

（二）做好信息化檔案管理要打造良好硬件環(huán)境：

真正實現(xiàn)信息化檔案管理，不僅僅要進行電子數(shù)據(jù)的存儲與管理，還要有過硬的硬件環(huán)境來支持。本單位的各個部門要實現(xiàn)檔案信息的信息化管理，信息的連鎖聯(lián)動，首先要具備基本的局域網絡，不僅僅是溝通外部的網絡，不同單位自身應該具有內部局域網絡，從而實現(xiàn)信息的聯(lián)動，也對于一些保密文件進行合理保護。同時，如果要進行定期的管理與總結，要實現(xiàn)網絡內部硬件的協(xié)同管理，例如共享打印機的管理，內部網絡子網劃分的權限分配等等，這樣才能保證檔案信息軟件的正常管理使用。

（三）實現(xiàn)信息化檔案管理，要打造相應的網站，進行網站管理：

檔案信息的管理要創(chuàng)建網站，網站可以作為公益性對外服務窗口，實現(xiàn)一些公開的信息的檔案數(shù)據(jù)信息查詢，也便于自身信息的檔案管理。綜合來說，創(chuàng)建網站，能夠使得信息化檔案管理更加便捷，信息的聯(lián)動性更強。一些公益性的事業(yè)單位可以通過網站，對管理的信息進行驗證，不需要共同在同一個位置辦公，也能實現(xiàn)聯(lián)動服務，為人們高效率辦事服務。

參考文獻

[1] 計算機信息技術在機關檔案管理中的應用[J]. 康璐. ?電子技術與軟件工程. 2018（20）

[2] 基于信息技術的機關檔案管理質量提升策略分析[J]. 陳曉瓊. ?中小企業(yè)管理與科技（中旬刊）. 2017（09）

[3] 計算機信息技術在機關檔案管理中的應用淺探[J]. 王慧. ?科技經濟導刊. 2018（12）

[4] 計算機信息技術在機關檔案管理中的應用[J]. 費東嵐. ?信息化建設. 2015（11）

[5] 計算機信息技術在機關檔案管理中的應用[J]. 費東嵐. ?蘭臺內外. 2016（01）

[6] 新時期機關檔案管理存在的問題與改進措施[J]. 黨麗萍. ?辦公室業(yè)務. 2014（11）

[7] 在網絡環(huán)境下如何開展機關檔案管理工作[J]. 欒尚威. ?黑龍江檔案. 2016（06）