信息化時代檔案管理創(chuàng)新策略研究

馮春梅

摘 要：經(jīng)濟不斷發(fā)展的今天，互聯(lián)網(wǎng)時代為信息的發(fā)展提供了更多便利，給很多行業(yè)帶來了積極的影響。檔案管理屬于信息資源中比較重要的部分，互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展為檔案管理帶來了許多的創(chuàng)新。檔案管理有復雜性，多樣性的特點，它的管理涉及到的信息內(nèi)容比較龐大，想要在管理工作中的效率與質(zhì)量不斷的提高，就需要利用現(xiàn)在的互聯(lián)網(wǎng)技術，讓檔案管理呈現(xiàn)創(chuàng)新性的發(fā)展。本文主要介紹檔案管理在信息化時代下的主要優(yōu)勢，筆者也將提出有效的關于檔案管理的創(chuàng)新性研究。

關鍵詞：新時代；檔案管理；創(chuàng)新

檔案是一種記錄國家和社會組織以及個人在社會中的一種信息方式，它一般通過文字，圖片和視頻的形式記錄保存下來，在社會中的作用是十分重要的。管理是一種存在很長時間的一種記錄方式，在信息化不斷發(fā)展的今天，傳統(tǒng)檔案管理模式受到較大的沖擊。想要使其能夠不斷的創(chuàng)新，就必須與互聯(lián)網(wǎng)技術相結合，將檔案管理變成一種可持續(xù)發(fā)展的方式。內(nèi)蒙古海拉爾地區(qū)也要將信息管理不斷的創(chuàng)新，這樣能夠有效的將本地區(qū)的信息記錄，對于本地區(qū)的檔案管理起到了非常積極的作用。

1 信息化時代下進行檔案管理的必要性

以往的檔案管理都是需要進行人工操作的，它的主要流程分為八個，分別為采集，整理，歸納，鑒定，保管，檢索，統(tǒng)計和編著。在以往的檔案管理中，對于檔案的保存是非常注重的，由于是紙質(zhì)性的檔案方式，在檔案使用的過程中就會非常的麻煩，會造成許多檔案沒有發(fā)揮出它的實際用途。以往的檔案管理主要是按照檔案的接收，保存，閱覽和回收的單一方式進行工作，這樣實際上人們已經(jīng)忽略了它的實際用途，檔案在存放的過程中可能會受到外力的影響，許多檔案就會消失不見，這就會給檔案管理造成了一些不必要的損失。對于人力和物力的要求是十分嚴格的，同時人們查詢檔案也十分不便，所以這時候信息化的管理對于檔案整理非常的有利。

2 檔案管理時運用信息技術存在的優(yōu)勢

在以往的檔案管理中，大多都是以文字，圖片和視頻為主的，現(xiàn)在信息化時代的信息載體發(fā)生了改變，通過電子網(wǎng)絡可以將信息進行儲存，我們可以利用光盤或者是U盤，將許多信息保存起來，而且存儲的數(shù)量是非常龐大的?，F(xiàn)在通過互聯(lián)網(wǎng)技術能夠?qū)⒉煌男畔⑦M行分類，可以按照不同的要求進行儲存，同時人們想要了解什么信息，可以根據(jù)關鍵詞進行搜索，現(xiàn)在人們對信息的了解越來越便捷。現(xiàn)在檔案的使用和查找是十分方便的，流程沒有以往那么復雜，這樣可以有效的減少檔案管理人員的工作量，并且現(xiàn)在的檔案存儲是十分安全的也不容易丟失。信息化時代讓檔案之間的聯(lián)系越來越靈活，這樣可以更好的展現(xiàn)檔案存在的價值，互聯(lián)網(wǎng)技術可以加強檔案之間的聯(lián)系密切，同時可以智能地將檔案進行分類整理，這樣可以更好的滿足人們的需求，將檔案存在的價值無限放大。

3 信息化時代下的檔案管理創(chuàng)新策略

3.1 有全新的檔案管理理念

應該將傳統(tǒng)的檔案管理工作的觀念進行改變，檔案不再僅僅發(fā)揮其憑證價值，而應該發(fā)揮它的更多價值。在信息化時代下，應該將檔案進行共享，在以往的檔案管理中，檔案的存在價值不斷地被開發(fā)，在當下檔案的信息一般是不可以被公開的。在信息化時代下，我們應該更好地研究怎樣提高文件的公開和開放，政府應該提出相關的政策和法律。在以往我們的認知中都覺得檔案管理是一項十分容易的工作，沒有對檔案管理人員的技術水平進行要求，現(xiàn)在的大數(shù)據(jù)時代下，網(wǎng)絡信息技術的不斷發(fā)展以及知識的不斷創(chuàng)造，現(xiàn)在的檔案信息的建立，需要檔案工作人員有相應的知識儲備，所以需要檔案工作人員要有不斷學習的精神。

3.2 讓檔案信息管理更加正規(guī)

檔案信息更加正規(guī)，主要是檔案信息在收集和整理的時候，要求檔案信息的網(wǎng)絡和軟件更加正規(guī)。檔案信息化的程度越高，就要求檔案管理工作各方面更加嚴格，這時候最需要檔案信息網(wǎng)絡更加正規(guī)。想要檔案信息更加正規(guī)，就需要相關的部門制定有效的檔案信息管理制度，并且對于檔案信息錄入的格式也要有一定的規(guī)定，這樣可以保證檔案信息能夠讓更多人使用，可以更好的進行信息交換，并且在檔案管理網(wǎng)絡出現(xiàn)問題的時候，檔案信息還可以是處在一種安全的狀態(tài)下，這樣可以讓檔案信息管理更好的發(fā)展。

3.3 使用新的檔案管理模式

檔案信息化的建設主要是想要將分散的信息進行整合，并且將許多地理信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字的形式與網(wǎng)絡連接起來，這樣可以更加方便人們的獲取和應用。同時，檔案的信息化建設還可以利用到檔案室中，可以將檔案室中的許多文件通過數(shù)字化的方式進行處理，這樣可以確保檔案不丟失，這對于檔案管理工作者來說是一種非常好的應用，并且檔案管理工作者可以不斷的開發(fā)新的信息，檔案信息化手段對檔案管理進行創(chuàng)新性研究，讓檔案信息化建設能夠更好的發(fā)展。

3.4 不斷發(fā)展檔案信息服務

檔案管理部門應該減少以前獨立工作的方式，利用本身所具有的優(yōu)勢將網(wǎng)絡信息資源進行不斷的優(yōu)化使用，這樣可以更好的掌握網(wǎng)絡形勢下的變化。其他部門合作，一起研究出更好的檔案管理發(fā)展模式，讓一些公共管理信息能夠被人們更好的了解，強化檔案信息編排和提升開發(fā)的質(zhì)量，不斷的發(fā)掘檔案信息化的服務模式，讓檔案信息管理部門可以更好的持續(xù)性發(fā)展，并且讓檔案管理部門更好的為民眾服務，發(fā)展成一個可以利國利民的好部門。

4 結束語

通過筆者對檔案管理的描述，以及對現(xiàn)在檔案管理中存在的問題進行說明后，我們可以更好的了解到在信息時代下檔案管理的工作發(fā)展面臨的問題與要求，現(xiàn)在檔案管理的工作必須要與時代相結合，檔案管理的不斷創(chuàng)新，能夠讓內(nèi)蒙古海拉爾地區(qū)更好的發(fā)展。同時，我們應該充分的認識到，在對檔案管理進行創(chuàng)新性研究的同時，也要更好地維護人民大眾的利益，保證即使在互聯(lián)網(wǎng)的情況下，大眾的信息也能夠被更好的保護。將檔案管理與社會進行更好的結合，這樣可以推動檔案信息化的建設，能夠更好地將檔案進行信息化管理，并且希望海拉爾地區(qū)可以在信息時代下對檔案管理的工作能夠進行更好的創(chuàng)新研究。筆者通過本文的說明，希望能夠更好的為海拉爾地區(qū)的檔案管理提供一定的參考與幫助。

參考文獻

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