淺談當(dāng)今檔案數(shù)字化建設(shè)

孫梅霞

沈陽理工大學(xué) 遼寧 沈陽 110159

一、檔案管理數(shù)字化概念

檔案數(shù)字化就是把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，以實(shí)現(xiàn)檢索快捷方便、同步備份快速簡單、存儲(chǔ)空間小、維護(hù)方便、安全等功效。檔案管理數(shù)字化是信息時(shí)代的必然要求，建設(shè)數(shù)字化的檔案管理應(yīng)注重對(duì)檔案管理軟件的選擇，一款好的檔案管理軟件，往往對(duì)檔案管理工作者完成各項(xiàng)檔案管理工作起到事半功倍的效果，它不僅可以提高經(jīng)濟(jì)效益，而且還可以大大提高辦公效率。

二、加快檔案信息資源開發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化進(jìn)程

2.1 實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)是關(guān)健 首先，從優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)著手，數(shù)字檔案館需要做好檔案的收集、整理、鑒定、保管等傳統(tǒng)基礎(chǔ)工作，構(gòu)建豐富的館藏體系，為檔案信息資源服務(wù)奠定良好的信息基礎(chǔ)。

其次，數(shù)字檔案館需要加大對(duì)檔案信息資源開發(fā)工作的投入，加快檔案信息資源開發(fā)進(jìn)程。通過對(duì)檔案信息資源價(jià)值的深層次挖掘，為社會(huì)公眾提供日益豐富的檔案信息集成品。

再次，加大數(shù)字檔案信息資源建設(shè)力度，數(shù)字檔案館要求有大量可利用的檔案信息資源能在網(wǎng)絡(luò)上被廣泛查閱、參考。這就要求做好當(dāng)前電子文件歸檔工作，確保電子文件及時(shí)歸檔，也要繼續(xù)做好傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化工作，采用通用標(biāo)準(zhǔn)和先進(jìn)技術(shù)，為檔案信息資源服務(wù)建立完整的數(shù)字信息資源體系。

加大檔案信息資源的開放，為學(xué)校及社會(huì)利用者服務(wù)。

傳統(tǒng)檔案信息資源開放范圍難以適應(yīng)檔案信息資源用戶日益增長的信息需求。這就要求對(duì)現(xiàn)有的檔案開放范圍作出相應(yīng)的調(diào)整，以便滿足社會(huì)公眾的檔案信息需求。堅(jiān)持在控制中開放的原則，盡量擴(kuò)大檔案開放的范圍，擴(kuò)大社會(huì)檔案信息知情權(quán)。

建設(shè)館藏?cái)?shù)據(jù)庫，提高服務(wù)效率。

館藏特色數(shù)據(jù)庫的建設(shè)原則，面向科研，著眼全校，考慮長遠(yuǎn)，保證需求，兼顧社會(huì)，館內(nèi)為主，多方合作的原則。結(jié)合館內(nèi)檔案數(shù)字化實(shí)際情況，在條件允許的情況下，著力構(gòu)建特色館藏?cái)?shù)據(jù)庫，如：名人信息數(shù)據(jù)庫、畢業(yè)生查詢數(shù)據(jù)庫、全校教職工科研成果數(shù)據(jù)庫等，為檔案信息資源用戶提供特色信息服務(wù)。

三、制度和修改相關(guān)規(guī)章制度，為館藏檔案數(shù)字化打下良好基礎(chǔ)

為了實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，我們檔案館下發(fā)了《檔案管理暫行辦法》，修訂了各項(xiàng)檔案管理辦法和制度，編寫了《檔案管理手冊(cè)》并發(fā)送到各學(xué)院及職能部門，使基層單位檔案工作有章可循、有法可依。為加快檔案信息化建設(shè)，加速館藏檔案數(shù)字化步伐，我們檔案館從2006年開始實(shí)行南大之星檔案管理軟件，建立檔案管理系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，從2010年9月開始，全館人員發(fā)揚(yáng)不怕苦、不怕累、不計(jì)報(bào)酬的無私奉獻(xiàn)精神，加班加點(diǎn)，完成了從1953年到2007年的館藏1608卷檔案文件目錄錄入及部分文件全文的上傳工作，完成了聲像檔案的數(shù)字化，初步實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化，提高了工作效率和水平，從而使學(xué)校檔案工作提升了一個(gè)層次。

現(xiàn)階段我們著手對(duì)館藏檔案進(jìn)行分類，對(duì)查考價(jià)值低、查閱率低的檔案先不做全文掃描工作，重點(diǎn)選擇最有長遠(yuǎn)利用價(jià)值、考查率高、社會(huì)效益廣泛的先進(jìn)行全文掃描的數(shù)字化工作，此項(xiàng)工作分為三個(gè)階段完成。即：利用率較高部分、利用率較少部分、很少利用部分。首先，我們對(duì)檔案管理人員進(jìn)行合理分工，抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干對(duì)館藏檔案進(jìn)行優(yōu)選。其次，核對(duì)檔案目錄與內(nèi)容，同時(shí)對(duì)檔案破損的進(jìn)行技術(shù)修裱。再次，核對(duì)準(zhǔn)確無誤后再進(jìn)行掃描，全文錄入檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，實(shí)行檔案管理數(shù)字化。

我們檔案館已完成了從1953年到2007年檔案錄入文件級(jí)目錄56156萬條，聲像檔案2017條。完成了2008年至2011年文件全文的上傳工作，對(duì)破損檔案組織人員進(jìn)行修復(fù)工作。

檔案館全體人員在校主管領(lǐng)導(dǎo)及館長領(lǐng)導(dǎo)下，全館人員克服一切困難，加班加點(diǎn)，齊心協(xié)力，我們的工作目標(biāo)是，2012年完成第一階段的掃描建庫工作，2013年完成第二階段的掃描建庫工作，2014年完成第三階段掃描建庫工作。對(duì)于數(shù)字化的掃描工作，我們學(xué)習(xí)和借鑒了兄弟院校的成功經(jīng)驗(yàn)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)非常重視，配備了最新型號(hào)的掃描儀和有關(guān)技術(shù)人員，對(duì)場地的準(zhǔn)備和掃描加工進(jìn)行了安全控制，對(duì)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換和有關(guān)數(shù)據(jù)的備份制定了具體方案，明確了我館檔案數(shù)字化的相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使我館檔案數(shù)字化工作穩(wěn)步推進(jìn)。

目前，我館檔案數(shù)字化掃描工作進(jìn)展的很順利，現(xiàn)已完成了2/3檔案掃描工作，檔案掃描的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、備份、存儲(chǔ)等后期工作也在順利進(jìn)行中。

四、我館檔案數(shù)字化工作面臨的困難

4.1 學(xué)校對(duì)我們檔案館的重視還有待提高，下?lián)芙?jīng)費(fèi)還要再有所提高，各種設(shè)備配置需要很大的資金，由于經(jīng)費(fèi)不足，許多設(shè)備無法適應(yīng)工作需求。我館10臺(tái)計(jì)算機(jī)中有8臺(tái)需要更新，原有掃描儀識(shí)別率低，還應(yīng)再增加三臺(tái)識(shí)別率高掃描儀，二臺(tái)光盤刻錄機(jī)，還要增加單機(jī)版檔案系統(tǒng)管理軟件等。

4.2 我館工作人員操作水平還有一定的差距，要想保質(zhì)保量的完成檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，還應(yīng)提高檔案工作者的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)，掌握掃描儀的操作方法，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、上傳和備份等工作，同時(shí)，還應(yīng)加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)，鼓勵(lì)檔案工作人員參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)班，提高檔案管理操作技能，適應(yīng)檔案管理能力。

4.3 檔案館缺乏計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，在工作中遇到很多問題解決不了，這樣就給檔案信息化帶來一定的困難。因此，我們要爭取學(xué)校高度的重視，配備計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，及時(shí)解決在工作中遇到的難題，使檔案工作有條不紊的發(fā)展。

總之，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，是檔案工作的首要任務(wù)。加快館藏檔案數(shù)字化進(jìn)程，擴(kuò)大館藏檔案網(wǎng)上檢索利用，方便、快捷、準(zhǔn)確地為利用者服務(wù)，提高檔案利用率。只有這樣才能趕上時(shí)代的步伐，才能真正發(fā)揮檔案的作用。