第七章? 企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)

五、企業(yè)檔案整理工作要求

7.5.4 全宗內(nèi)檔案按類分別集中排列，類別內(nèi)檔案按類目條款順序依次排列編號。

2.科技類檔案的排列

（1）產(chǎn)品類檔案可以按大類分系列、型號排列，系列或型號內(nèi)可按產(chǎn)品設(shè)計（含初步設(shè)計、基礎(chǔ)設(shè)計、技術(shù)設(shè)計）、工藝、工裝、加工制造、生產(chǎn)定型等工作程序或產(chǎn)品結(jié)構(gòu)排列。

（2）科學(xué)技術(shù)研究類檔案按大類分項目排列，項目內(nèi)可按課題可行性研究立項、方案論證、研究實驗、總結(jié)鑒定、成果和知識產(chǎn)權(quán)申報、推廣應(yīng)用等階段排列。

（3）基本建設(shè)類檔案按大類分項目排列，項目內(nèi)可按前期、設(shè)計（含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計）、施工、監(jiān)理、竣工、驗收及后評估等階段排列。

（4）設(shè)備儀器類檔案按大類分項目或型號排列，項目或種類內(nèi)可按立項審批、外購設(shè)備儀器開箱驗收（自制設(shè)備儀器的設(shè)計、制造、驗收）、設(shè)備儀器安裝調(diào)試、隨機文件材料、設(shè)備儀器運行、設(shè)備儀器維護等階段或工作程序排列。

在上述排列順序的基礎(chǔ)上，產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類等科技檔案中的文字材料，可以按職能或事由結(jié)合時間或重要程度排列：圖樣文件按結(jié)構(gòu)、工序、專業(yè)、圖號、時間等順序排列：圖文混合文件材料，按文字材料在前，圖樣材料在后的順序排列。

7.5.5 根據(jù)分類方案和排列順序編制檔號。檔號應(yīng)指代單一，具有唯一性。檔號編制方法見DA/T13。

檔號亦稱檔案號，是企業(yè)檔案部門在整理和管理科技檔案的過程中，以字符形式賦予科技檔案實體的一組代碼，即科技檔案保管單位的編號。檔號是存取科技檔案的標記，具有固定科技檔案分類排列順序、統(tǒng)計和檢索科技檔案的作用。檔號編制應(yīng)堅持唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性和簡明性的原則。

企業(yè)管理類檔案號基本結(jié)構(gòu)：全宗號——類別號——件號

企業(yè)科技類檔案號基本結(jié)構(gòu)：全宗號——類別號——案卷號

檔案號的編注要求：

1.結(jié)構(gòu)清楚、位置固定。檔號結(jié)構(gòu)要清楚，位置也應(yīng)固定，以便于識別，根據(jù)需要還可以適當增加其他內(nèi)容，具有一定的可擴充性。

2.含義明確、指代唯一。代字要具有專指性，一個代字不能同時代表兩個特征，代字含義要明確。

3.位置醒目、標識清晰。檔號要印跡清晰，在案卷上的標識位置要醒目便于查找，一般應(yīng)在封面的左上角和案卷脊背上同時標明，使案卷無論平放或立放，都能清楚地顯示檔號。

7.5.6 檔號可采用“[全宗號——]分類號（或項目代號或目錄號）——案卷號（或件號或盤、盒、張?zhí)枺保╗ ]表示可選）結(jié)構(gòu)。

全宗號由企業(yè)根據(jù)對所屬單位集中統(tǒng)一管理檔案的需要和企業(yè)產(chǎn)權(quán)變更情況自行設(shè)定。

目前，企業(yè)檔案部門編制號，仍應(yīng)執(zhí)行國家行業(yè)標準《檔號編制規(guī)則》（1995年6月12日國家檔案局批準，1995年10月1日正式實施）。該標準對檔號的結(jié)構(gòu)、編制原則和編制方法作了統(tǒng)一規(guī)定。

檔號結(jié)構(gòu)有三種：

1.全宗號——案卷目錄號——案巻號——件、頁（張）號

2.全宗號——類別號——案卷號——件、頁（張）號

3.類別號——項目號——案卷號——件、頁（張）號

企業(yè)檔案號的編寫應(yīng)采用“[全宗號]——類別號（或項目代號或目錄號）——案卷號（或件號或盤、盒、張?zhí)枺苯Y(jié)構(gòu)。檔號中左邊為上位代碼，右邊為下位代碼，連寫時上、下位代碼之間用“——”（短橫）相隔。

（此部分未完待續(xù)）