機關(guān)檔案管理存在的薄弱環(huán)節(jié)與解決對策探討

張建龍

摘 要：機關(guān)檔案是我國機關(guān)單位在開展各項公務(wù)活動中形成的重要文件及記錄資料，做好機關(guān)檔案管理工作對機關(guān)單位的發(fā)展有著較好的積極影響作用。在信息化時代發(fā)展背景下，我國對機關(guān)檔案管理提出了更高要求，但是以往機關(guān)檔案管理中依舊存在諸多問題，難以保證檔案整體質(zhì)量，不利于機關(guān)檔案管理的持續(xù)發(fā)展。為促進機關(guān)檔案管理水平的提升，本文就針對機關(guān)檔案管理存在的薄弱環(huán)節(jié)進行分析，并提出一些具體的解決對策，希望能為機關(guān)檔案管理的進步和發(fā)展提供有利依據(jù)。

關(guān)鍵詞：機關(guān)檔案；檔案管理；薄弱環(huán)節(jié)；對策

作為我國檔案事業(yè)的重要部分，機關(guān)檔案是機關(guān)公務(wù)活動的歷史記錄資料，其本身就具有參考、憑證及資政等作用，對機關(guān)單位的發(fā)展有著較大的影響作用。近幾年，機關(guān)單位的檔案管理意識逐漸提高，所采取的檔案管理手段也越來越先進，但是整個檔案管理過程依舊存在各種各樣的問題，這就必須要采取有效對策進行處理，使機關(guān)檔案管理更具有全面性及有效性，為機關(guān)單位的發(fā)展提供更加可靠的信息服務(wù)。

1 機關(guān)檔案管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)

1.1 對檔案工作的認(rèn)識不夠全面

根據(jù)以往機關(guān)檔案管理的發(fā)展情況來看，部分單位對檔案工作的認(rèn)識不夠全面，認(rèn)為檔案工作對單位的發(fā)展并無實質(zhì)作用，導(dǎo)致檔案工作制度流于形式，難以保證檔案工作的順利開展，未能取得理想的檔案工作效果。同時，部分單位的檔案文件比較散亂，不同業(yè)務(wù)的檔案存放于不同的科室，沒有安排專門的工作人員進行檔案整理和保管，未能形成良好的檔案移交習(xí)慣，給檔案集中統(tǒng)一管理帶來較大挑戰(zhàn)，嚴(yán)重影響到檔案管理的工作效率及質(zhì)量。

1.2 檔案管理人員的變動過于頻繁

在以往機關(guān)檔案管理過程中，常常都是由辦公室文書人員兼職檔案管理，這些檔案管理人員的素質(zhì)水平參差不齊，且工作經(jīng)驗也不夠豐富，在實行輪崗制度的情況下，機關(guān)檔案工作帶來較大的負(fù)面影響[1]。同時，部分檔案工作人員的能力及素質(zhì)較低，在檔案管理上不夠嚴(yán)格，以致文件材料的整理缺乏規(guī)范性，常常出現(xiàn)檔案過于散亂的情況，難以實現(xiàn)對機關(guān)檔案的集中和統(tǒng)一管理。

1.3 檔案保管條件參差不齊

部分機關(guān)單位在進行檔案管理工作的時候，沒有建立專門的檔案室，即使部門設(shè)有檔案室，也無法達(dá)到檔案安全規(guī)范保管的要求，這就給機關(guān)檔案管理工作的開展帶來較大挑戰(zhàn)。同時，部分單位所建立的檔案室存在材料混亂的情況，不同的文件材料堆積在一個位置，且缺乏必要的保護措施，導(dǎo)致檔案文件出現(xiàn)受損情況，嚴(yán)重影響到機關(guān)檔案的完整性。此外，一些未能設(shè)立檔案室的機關(guān)單位將辦公室作為檔案保管的地方，但是辦公室的空間比較有限，很容易出現(xiàn)檔案文件的丟失及損毀情況，難以保證機關(guān)檔案管理工作的科學(xué)性及有效性。

1.4 檔案整理不夠規(guī)范

部分單位在進行檔案管理工作的時候，存在檔案收集不完整的情況，整個過程以收集業(yè)務(wù)上級來文及單位發(fā)文為主，在收集統(tǒng)計報表、行政介紹信、重大活動的音像及照片、實物檔案等各方面存在一定的疏忽，以致檔案質(zhì)量無法得到保障。同時，部分檔案管理人員在整理文件過程中存在不規(guī)范的操作，進而出現(xiàn)文件錄入不全、文件缺號、文件數(shù)字化水平不高等情況，嚴(yán)重影響到機關(guān)檔案管理的規(guī)范性，不利于機關(guān)檔案的有效利用[2]。

2 加強機關(guān)檔案管理的具體對策

2.1 加強宣傳工作，提高對檔案工作的認(rèn)識

首先，需要加強機關(guān)檔案的宣傳工作，通過國際檔案宣傳日、創(chuàng)建微信公眾號、開設(shè)專欄、舉辦展覽、制作電視劇等各種措施進行檔案工作宣傳，使我國人民對檔案工作產(chǎn)生一個更加清晰、全面的認(rèn)識，同時，要嚴(yán)格執(zhí)行崗位責(zé)任制，將責(zé)任落實到各個檔案工作人員的身上，不斷細(xì)化工作任務(wù)，使檔案人員能夠更好的完成本職工作。其次，需要強化檔案服務(wù)意識，以服務(wù)于人民為主進行檔案工作，采用新的檔案服務(wù)方式使檔案價值得到充分發(fā)揮，為廣大群眾提供更加可靠的信息服務(wù)。最后，需要加強檔案工作人員的思想教育，深入了解檔案工作人員的訴求，進而采取有效措施提高檔案工作人員的責(zé)任感及事業(yè)心，使檔案工作人員的工作及生活方面的問題得到解決，為檔案工作人員構(gòu)建更好的工作環(huán)境。

2.2 建章立制，提高檔案管理的規(guī)范性

建檔工作的程序比較復(fù)雜，其中包括了檔案文件的收集、分類、立卷、編目等等，且不同程序之間的聯(lián)系較為緊密，一旦某個程序出現(xiàn)問題，勢必會影響到其他程序的工作質(zhì)量。首先，要保證歸檔文件的完整性，按照規(guī)定要求對檔案文件進行判定，確認(rèn)是否要進行文件歸檔。在進行檔案整理的時候，需要按照不同載體、不同門類的檔案的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進行操作，以此保證檔案的規(guī)范性。其次，機關(guān)檔案涉及到的部門較多，要加強不同部門之間的溝通配合，調(diào)動相關(guān)工作人員的積極性，共同完成機關(guān)檔案管理工作的目標(biāo)。最后，不同機關(guān)單位的經(jīng)濟條件存在一定差異，需要結(jié)合機關(guān)單位的實際情況設(shè)立檔案室，采用多元化的建檔模式，落實責(zé)任追究制度，做好檔案歸檔入庫及檔案查閱利用等各環(huán)節(jié)的登記工作[3]。

2.3 合理增加投入成本，夯實檔案管理基礎(chǔ)

為保證機關(guān)檔案管理工作的順利開展，應(yīng)注重軟硬件設(shè)施的建設(shè)，合理提高投入成本，配備完善的設(shè)備設(shè)施，使其能夠達(dá)到檔案室“九防”的要求。同時，在信息化時代發(fā)展背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足機關(guān)檔案管理的需求，需要充分利用監(jiān)控設(shè)備、彩印機、攝像機、刻錄機、掃描儀等等，以此提高機關(guān)檔案管理的信息化水平，使機關(guān)檔案管理更具有科學(xué)性及規(guī)范性。此外，要夯實檔案管理基礎(chǔ)，做到工作留痕，確保各項手續(xù)的完備，為機關(guān)檔案管理工作提供有利基礎(chǔ)，使機關(guān)檔案管理的質(zhì)量得到保障[4]。

2.4 提高指導(dǎo)力度，加強檔案管理隊伍建設(shè)

首先，市級檔案局應(yīng)提高對機關(guān)單位的監(jiān)督及指導(dǎo)力度，開展檔案知識競賽、舉辦培訓(xùn)班、開展活動、召開會議、進行執(zhí)法檢查、進行年檢，通過各種方式提高機關(guān)單位的檔案管理意識，強化檔案工作人員的能力及素質(zhì)，使其能夠更好的完成各項工作。其次，機關(guān)單位要注重檔案管理隊伍的建設(shè)，提高檔案人才的培養(yǎng)力度，通過老人帶新人的方式提高檔案管理隊伍的素質(zhì)水平，帶領(lǐng)檔案管理隊伍參加技術(shù)交流活動，促進檔案工作人員業(yè)務(wù)能力的提升，為機關(guān)檔案管理工作的進步和發(fā)展提供可靠的人才支持。最后，要制定完善的績效考核及獎懲制度，以此調(diào)動檔案工作人員的積極性及主動性，促進檔案工作人員的自我強化，進而以更加專業(yè)的狀態(tài)完成工作，有效提高機關(guān)檔案管理工作的整體水平[5]。

3 結(jié)語

綜上所述，雖然我國在機關(guān)檔案管理上已經(jīng)積累了一定的經(jīng)驗，但是整個過程依舊存在諸多薄弱環(huán)節(jié)，不利于機關(guān)檔案管理的持續(xù)發(fā)展。為促進機關(guān)檔案管理水平的提升，需要深入了解機關(guān)檔案管理的現(xiàn)狀及相關(guān)問題，積極加強宣傳工作、提高對檔案工作的認(rèn)識，建章立制、提高檔案管理的規(guī)范性，合理增加投入成本、夯實檔案管理基礎(chǔ)，提高指導(dǎo)力度、加強檔案管理隊伍建設(shè)，通過各種方式提高機關(guān)檔案管理工作的質(zhì)量，使其能夠更好的服務(wù)于我國人民及機關(guān)單位的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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