檔案人員交接是提升檔案工作的契機(jī)

何海

基層單位的檔案人員普遍身兼數(shù)職，而且調(diào)動(dòng)較為頻繁，這給基層單位檔案工作的發(fā)展帶來了一系列影響。如何將影響降到最低，就成為亟待解決的問題。檔案部門發(fā)揮主觀能動(dòng)性，指導(dǎo)基層單位做好檔案人員交接工作，是維持檔案工作平穩(wěn)過渡的基礎(chǔ)，也是提升檔案工作的良好契機(jī)。

1 檔案人員調(diào)整和工作交接狀況

近年來的指導(dǎo)和檢查工作表明，檔案交接手續(xù)不正式、不嚴(yán)密，監(jiān)交工作不嚴(yán)格甚至不進(jìn)行監(jiān)交的情況在基層單位普遍存在，致使新任檔案人員在相當(dāng)長的時(shí)間內(nèi)不掌握本單位檔案工作的基本情況，如找不到檔案工作制度，不清楚各門類檔案的數(shù)量，不了解各年代檔案在庫內(nèi)、柜內(nèi)的分布，不掌握前任檔案員有多少?zèng)]有完成的工作，不知道全宗卷、編研材料為何物，個(gè)別單位甚至找不到檔案柜鑰匙，檔案工作長期不能納入正軌。更嚴(yán)重的是：新任檔案人員一接手就感到一頭霧水，在凌亂的局面中艱難起步，很容易挫傷工作積極性； 檔案工作前后脫節(jié)，出現(xiàn)工作貽誤時(shí)驗(yàn)證以盡快補(bǔ)救； 一些單位原本較好的工作基礎(chǔ)也由于多次換人且交接不力被“一代一代”地磨滅； 年度檔案評價(jià)工作檢查時(shí)，發(fā)現(xiàn)檔案去向不明等嚴(yán)重問題時(shí)驗(yàn)證以確定直接責(zé)任人員，無法追究責(zé)任。另一方面，檔案管理部門在完成機(jī)關(guān)檔案基礎(chǔ)工作的同時(shí)，還需要隨時(shí)準(zhǔn)備對新任檔案人員進(jìn)行個(gè)別培訓(xùn)，反復(fù)指導(dǎo)頻繁換人的單位夯實(shí)工作基礎(chǔ)。這使其陷入被動(dòng)應(yīng)付甚至疲于奔命的狀態(tài)。

2 檔案人員交接不利的原因

經(jīng)過調(diào)查分析我們不難發(fā)現(xiàn)，造成交接不力的原因來自領(lǐng)導(dǎo)和新老檔案人員等多個(gè)方面：

1）領(lǐng)導(dǎo)不重視，認(rèn)為檔案工作交接僅僅是新老檔案人員之間的事，往往一聲令下，檔案人員立刻調(diào)整到新的崗位，并要求兩三天內(nèi)與接管人員交接完畢，新老檔案人員只能倉促交接，并且沒有安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)交。

2）有的領(lǐng)導(dǎo)雖然重視交接工作，但是對其專業(yè)性和復(fù)雜性不夠了解，因而提不出具體要求，更沒有規(guī)定的交接手續(xù)。

3）有的檔案人員帶來情緒離崗或轉(zhuǎn)崗，或者對“枯燥”的檔案工作早已心猿意馬，聽到調(diào)整崗位的消息急于“甩包袱”，與新任人員草草交接。

4）由于檔案人員主觀原因或單位換人過于頻繁，檔案人員自身對本單位檔案工作全貌和檔案工作頭緒尚不清楚，沒有能力辦理嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕唤邮掷m(xù)。

5）個(gè)別檔案人員因病或緊急抽調(diào)到其他崗位等特殊情況，無法辦理交接手續(xù)。

6）新任檔案人員毫無經(jīng)驗(yàn)，對應(yīng)當(dāng)收什么、點(diǎn)什么、查什么一無所知，前人怎么交，自己就只能怎么接，看不出問題，更提不出問題。

3 規(guī)范檔案工作交接的具體建議

3.1 轉(zhuǎn)換思路，從加強(qiáng)制度保障入手

由于缺少具有操作性的規(guī)定，長期以來，嚴(yán)格進(jìn)行檔案工作交接基本處于各單位自發(fā)狀態(tài)，交接效果的好壞主要依靠檔案人員的自覺。事實(shí)上只有少數(shù)單位由于領(lǐng)導(dǎo)重視、檔案工作基礎(chǔ)扎實(shí)、人員得力，交接后工作平穩(wěn)過渡。多數(shù)單位調(diào)整人員后檔案工作實(shí)際工作難以銜接，一連幾度換人的單位的檔案工作則遭受“重創(chuàng)”。因此，檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換思路，從被動(dòng)依靠各單位自覺做好交接工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)用成文的制度進(jìn)行約束和規(guī)范。

3.2 明確職責(zé)，建立良性運(yùn)行的工作機(jī)制

1）檔案行政管理部門應(yīng)通過多種形式的宣傳，使各單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案工作交接責(zé)任重大，手續(xù)繁雜，促使其為順利交接提供必要條件，如：將做好交接工作列入檔案人員的崗位責(zé)任制；根據(jù)本單位檔案數(shù)量為交接雙方安排充分時(shí)間；對于沒有辦清交接手續(xù)的檔案人員，不調(diào)整崗位，不予辦理人事調(diào)動(dòng)和工資轉(zhuǎn)移等手續(xù)。

2）交接雙方均應(yīng)有相對合理而明確的職責(zé)分工。移交人員應(yīng)完成的工作主要有：核實(shí)檔案柜簽，清查柜內(nèi)檔案，使移交的檔案分門別類，排列有序；催還借出檔案，暫時(shí)不能歸還的注明情況；對檔案工作制度、檢索工具、現(xiàn)存和移出檔案的數(shù)量等情況逐項(xiàng)列表；核對全宗卷目錄，整理好全宗卷內(nèi)文件及需要移交的其他材料；檔案數(shù)量與目錄記載不相符的，檔案工作存在其他明顯問題的注明情況和原因；不尚未完成的檔案工作，應(yīng)請示領(lǐng)導(dǎo)明確下一步工作的完成人員。

接管人員則應(yīng)做好交接工作，學(xué)習(xí)有關(guān)文件，了解檔案交接工作規(guī)定和基本的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，了解本單位基本的歷史沿革、主要職能和內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置等情況；對移交人員開列的表格、單據(jù)和其他交接材料逐項(xiàng)核對，逐柜逐卷（件）核查檔案數(shù)量，對不明事項(xiàng)向移交人員或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)問明情況，必要時(shí)做書面記錄；抽查電子檔案和機(jī)讀目錄是否可讀；學(xué)習(xí)檔案管理或數(shù)據(jù)庫、檔案安全保管設(shè)施設(shè)備的使用方法；向監(jiān)交人員報(bào)告交接的具體情況。

3）任何行業(yè)中進(jìn)行財(cái)、物交接，監(jiān)交工作都必不可少。檔案交接也應(yīng)該安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)交。監(jiān)交人員應(yīng)堅(jiān)持公平公正的原則，監(jiān)督交接雙方認(rèn)真辦理交接手續(xù)并進(jìn)行審查，防止交接工作敷衍了事或流于形式，杜絕弄虛作假的行為。

3.3 細(xì)化手續(xù)，加強(qiáng)監(jiān)督和檢查

國家關(guān)于檔案交接手續(xù)方面的規(guī)定只有《檔案交接文據(jù)格式》（GB/T13968-92），用于檔案室、檔案館移交和接收檔案，不適用于單位內(nèi)部人員交接。為使檔案工作交接制度得到真正落實(shí)，使檔案局的監(jiān)督檢查工作能夠有據(jù)可查，使執(zhí)法機(jī)關(guān)發(fā)現(xiàn)檔案丟失等違法行為時(shí)便于調(diào)查取證，檔案行政管理部門有必要統(tǒng)一并規(guī)范本地區(qū)檔案人員工作交接的文據(jù)格式。

交接文據(jù)可以包括如下表格：1）交接總體情況登記表，記錄移交人員、接管人員和監(jiān)交人員的基本情況以及檔案工作制度、檢索工具現(xiàn)存及移出檔案、全宗卷、基礎(chǔ)登記、檔案庫、柜鑰匙等核對和交接的基本情況；2）檔案工作制度一覽表；3）檔案檢索工具一覽表；4）現(xiàn)存和移出檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表；5）未完成工作登記表。特殊情況在表中不便于填寫時(shí)應(yīng)另附詳細(xì)說明。每頁交接文據(jù)都應(yīng)有移交人員、接管人員和監(jiān)交人員的簽字。交接文據(jù)應(yīng)一式三份，一份交同級(jí)檔案行政管理部門或上級(jí)檔案業(yè)務(wù)主管部門，一份存本單位文書檔案，一份存全宗卷。

各單位調(diào)換檔案人員應(yīng)在雙方交接之前通知上級(jí)單位檔案部門，上級(jí)主管部門應(yīng)及時(shí)前往監(jiān)督檢查。對于無正當(dāng)理由不按規(guī)定辦理檔案工作交接手續(xù)或在交接共和 弄虛作假的單位或者個(gè)人應(yīng)進(jìn)行通報(bào)。造成檔案損失的依法對個(gè)人或者單位給予行政處分或行政處罰。

參考文獻(xiàn)

[1]業(yè)探.《機(jī)關(guān)檔案工作條例》講座《條例》制定的意義、依據(jù)和目的[J].湖南檔案，2017（01）.