財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心會(huì)計(jì)檔案管理方法闡釋

宋松 于蔚

本文主要以財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心會(huì)計(jì)檔案管理方法為重點(diǎn)進(jìn)行闡述，結(jié)合當(dāng)下財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀為依據(jù)，首先分析財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作帶來(lái)的影響，其次從擴(kuò)展會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)模、創(chuàng)建統(tǒng)一化會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理機(jī)制、優(yōu)化檔案管理方案幾個(gè)方面深入說(shuō)明并探討財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心會(huì)計(jì)檔案管理有效方法，進(jìn)一步強(qiáng)化財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心會(huì)計(jì)檔案管理運(yùn)作效率和質(zhì)量，旨意在為相關(guān)研究提供參考資料。

計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用的視角下，社會(huì)正在朝向信息化趨向發(fā)展，在一定程度上加快了時(shí)代前進(jìn)的腳步，而財(cái)務(wù)行業(yè)也在信息技術(shù)的影響下在壯大規(guī)模。財(cái)務(wù)共享服務(wù)機(jī)制作為為信息化時(shí)代中的一種全新工作模式，也是財(cái)務(wù)體系完善的一種機(jī)遇。在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)，促使會(huì)計(jì)檔案管理工作轉(zhuǎn)變管理模式，也就是單一化轉(zhuǎn)變?yōu)榻y(tǒng)一化的模式。新時(shí)期下怎樣開(kāi)展財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心會(huì)計(jì)檔案管理工作成為每一個(gè)企業(yè)管理者要重點(diǎn)思考的問(wèn)題，以此才可以促使企業(yè)更好的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化。

一、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作帶來(lái)的影響

企業(yè)以滿足時(shí)代發(fā)展需求為目標(biāo)，需要進(jìn)行持續(xù)化的創(chuàng)新和整合。而要想切合實(shí)際的追隨時(shí)代前進(jìn)的腳步，企業(yè)內(nèi)部的工作人員也要積極的提升專業(yè)素質(zhì)，作為為企業(yè)規(guī)模壯大的基本條件。在企業(yè)運(yùn)行期間，其涉及的業(yè)務(wù)量以及種類都在隨之增加，在一定程度上會(huì)影響到企業(yè)內(nèi)部資金的配置。所以企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)面臨的挑戰(zhàn)比較艱巨。

在這種情況下，一些企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)部組織進(jìn)行深度的創(chuàng)新和整理，以往的每一個(gè)業(yè)務(wù)中會(huì)保留部分信息，包括單據(jù)收集的工作人員，但是大多數(shù)的工作人員都賦服務(wù)于共享讀物中心中，由此把企業(yè)財(cái)務(wù)工作人員做出的努力集中到某一個(gè)中心，減小工作人員的工作時(shí)間和工作精力，明顯的降低了企業(yè)財(cái)務(wù)運(yùn)行成本，促使企業(yè)財(cái)務(wù)流程適應(yīng)于戰(zhàn)略發(fā)展方針。此外，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立打破以往分散形式的會(huì)計(jì)檔案管理模式，匯集多個(gè)國(guó)家和地區(qū)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)信息，同時(shí)在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心體系內(nèi)，體現(xiàn)出財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的全面性和綜合性。

二、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心會(huì)計(jì)檔案管理有效方法

（一）擴(kuò)展會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)模。這就對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心體系，落實(shí)會(huì)計(jì)檔案的每一個(gè)環(huán)節(jié)基本工作任務(wù)，以平衡存儲(chǔ)信息和降低成本消耗為前提，創(chuàng)建統(tǒng)一化模式的會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，借助平衡理念有效的處理會(huì)計(jì)檔案管理數(shù)據(jù)。同時(shí)在現(xiàn)有管理規(guī)模的基礎(chǔ)上，大規(guī)模企業(yè)具備的FSSC處理檔案信息能力可以適應(yīng)會(huì)計(jì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化需求，進(jìn)而強(qiáng)化企業(yè)建設(shè)FSSC平臺(tái)產(chǎn)生的成本控制。

（二）創(chuàng)建統(tǒng)一化會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理機(jī)制。針對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心而言，其自身是基于信息技術(shù)體系發(fā)展的數(shù)字化體系，其涉及的會(huì)計(jì)檔案管理工作也體現(xiàn)出檔案信數(shù)據(jù)的數(shù)字化發(fā)展，有望于實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息的接收與保存一體化，促使檔案信息高效共享，彰顯檔案管理工作的快捷和規(guī)范性。同時(shí)企業(yè)要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的統(tǒng)一性機(jī)制建設(shè)，嚴(yán)格的依據(jù)現(xiàn)有的會(huì)計(jì)檔案信息管理要求，切合實(shí)際的創(chuàng)建信息化領(lǐng)域下會(huì)計(jì)信息電子檔案， 對(duì)信息檔案進(jìn)行標(biāo)識(shí)和查詢以及交換等，加快財(cái)務(wù)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)輸效率。此外，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案管理工作要借助網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及硬件和軟件建設(shè)加以實(shí)現(xiàn)，有效的對(duì)檔案信息進(jìn)行共享和交換。由此在數(shù)字化體系的創(chuàng)建下，提升財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的會(huì)計(jì)檔案信息管理質(zhì)量。

（三）優(yōu)化檔案管理方案。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心要制定會(huì)計(jì)檔案歸檔的方案，在會(huì)計(jì)信息沒(méi)有被打印或者轉(zhuǎn)變?yōu)闀?shū)面語(yǔ)言輸出期間，要細(xì)致的保留檔案副本、賬目條款以及記賬憑證，結(jié)合相關(guān)的國(guó)家稅務(wù)要求和審計(jì)要求，及時(shí)的對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行輸出處理，轉(zhuǎn)變?yōu)橘~薄或者會(huì)計(jì)報(bào)表。同時(shí)制定會(huì)計(jì)電算化檔案保存方案，結(jié)合檔案局的要求，企業(yè)可以在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心處制定會(huì)計(jì)檔案的電算化保存方案，選取質(zhì)量好的磁盤(pán)對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，且將備用盤(pán)以及儲(chǔ)存盤(pán)進(jìn)行分離保存，落實(shí)防壓和防光等工作，之后依據(jù)類別對(duì)數(shù)據(jù)光盤(pán)和磁盤(pán)進(jìn)行編號(hào)，標(biāo)注對(duì)應(yīng)的時(shí)間以及文件整體內(nèi)容，最后形成會(huì)計(jì)檔案文件。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的創(chuàng)建，可以把企業(yè)的分散財(cái)務(wù)檔案信息管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榻y(tǒng)一化以及標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式，便于檔案信息數(shù)據(jù)的保存和整理。由此企業(yè)管理者需要基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的創(chuàng)建理念，制定科學(xué)的會(huì)計(jì)檔案管理計(jì)劃，通過(guò)擴(kuò)展會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)模、創(chuàng)建統(tǒng)一化會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理機(jī)制、優(yōu)化檔案管理方案等，優(yōu)化現(xiàn)有的會(huì)計(jì)檔案管理體系，推動(dòng)企業(yè)持續(xù)化建設(shè)進(jìn)行進(jìn)程。（作者單位：青島大學(xué)附屬醫(yī)院）