關(guān)于高校數(shù)字化檔案安全管理體系探討

廖曼寧

摘要：隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，高校數(shù)字化檔案建設(shè)也已經(jīng)提上日程之中。這對(duì)于高校數(shù)字化檔案管理來(lái)說(shuō)，既是一種機(jī)遇，同時(shí)也是一種困難。近年來(lái)，高校檔案管理從傳統(tǒng)走向數(shù)字化，這一轉(zhuǎn)變大大提升了高校檔案的管理效率和使用效率，提升數(shù)字化檔案管理的服務(wù)水平，再者，還能夠提升高校數(shù)字化檔案管理的安全性。本文主要圍繞著高校數(shù)字化檔案安全管理體系進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：高校檔案;數(shù)字化;安全管理

隨著時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)在高校數(shù)字化檔案管理中得到了有效的應(yīng)用。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的背景下網(wǎng)絡(luò)進(jìn)程在不斷的加速發(fā)展，高校數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)信息資源正朝著多元化、數(shù)字化以及信息化的方向發(fā)展。為了能夠使高校數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠健全而又穩(wěn)定的發(fā)展，高校數(shù)字化檔案的安全性一直都備受關(guān)注。

一、現(xiàn)代高校檔案數(shù)字化發(fā)展的趨勢(shì)

（一）現(xiàn)代數(shù)字化檔案建設(shè)的需求

現(xiàn)代數(shù)字化檔案建設(shè)主要是利用計(jì)算機(jī)、攝影、數(shù)據(jù)庫(kù)以及掃描等技術(shù)，能夠?qū)⑵洚a(chǎn)生的數(shù)字信息進(jìn)行錄入、儲(chǔ)存、搜索以及傳輸?shù)囊环N管理方式，方便在日后工作中查詢檔案信息，并且還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源共享。

（二）數(shù)字化檔案管理是高校的需求

因高校學(xué)生比較多，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失、漏交的現(xiàn)象，導(dǎo)致高校的人事檔案管理工作一直受到影響。而高校檔案數(shù)字化也就意味著，高校數(shù)據(jù)檔案的收集工作和上傳工作更加具有時(shí)效性。再者，實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理也就是說(shuō)，以后使用、管理檔案時(shí)不需要再去原來(lái)的檔案上查找數(shù)據(jù)信息。而且也不再擔(dān)心檔案因時(shí)間上沒有保存好，更是減少了紙張檔案翻閱的次數(shù)，在某種程度上延長(zhǎng)了高校檔案使用的壽命。另外，也不再擔(dān)心出現(xiàn)高校檔案丟失的現(xiàn)象，因?yàn)楦咝?shù)字化檔案在經(jīng)過整合之后都會(huì)在數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行保存和備份，以此來(lái)提升高校人事檔案的安全性和完整性。

二、目前高校檔案數(shù)字化管理中存在的問題

（一）高校檔案信息的安全問題

在信息化、數(shù)字化的背景下雖說(shuō)高校檔案管理避免了紙張的損耗和丟失的問題，目前高校檔案信息的安全性問題比原來(lái)更為敏感。主要表現(xiàn)在，高校檔案信息更容易被黑客竊取，數(shù)據(jù)信息更容易被病毒所威脅等，所以說(shuō)，高校檔案管理在信息保存和管理方面受到了嚴(yán)重的威脅。

（二）高校檔案不能統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

高校檔案標(biāo)準(zhǔn)化是指能夠?qū)⑺兄貜?fù)性事物進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)定，并且將數(shù)據(jù)信息進(jìn)行修訂的過程。在高校檔案信息數(shù)字化的過程中，是指能夠?qū)⑿畔浫搿⑽募呙?、接受電子文件的過程全部統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化，這樣檔案能夠在數(shù)字化的管理、錄入、保管以及傳遞等方面更加的規(guī)范。

（三）信息技術(shù)更新?lián)Q代問題

高校檔案在進(jìn)行數(shù)字化管理過程中，不僅存在安全隱患的問題還存在信息技術(shù)不能跟上時(shí)代發(fā)展的問題，在檔案進(jìn)行錄入或掃描中仍然還需要信息技術(shù)不斷地更新。再者，現(xiàn)代高校檔案管理缺乏一定的標(biāo)準(zhǔn)體系，在搜索和查閱中沒有做到真正的共享，這對(duì)線上信息服務(wù)有著很大的影響。另外，計(jì)算機(jī)的硬件設(shè)備和軟件都要跟上時(shí)代發(fā)展步伐，能夠跟上高校檔案數(shù)字化的需求。

三、完善高校檔案數(shù)字化管理的策略

（一）完善高校數(shù)據(jù)庫(kù)

數(shù)據(jù)庫(kù)作為高校人事檔案的管理和信息錄入中最大的載體，它的安全性能夠保證高校人事檔案的完整性，還為數(shù)字化檔案的儲(chǔ)存提供了強(qiáng)有力的支持。完善高校數(shù)據(jù)庫(kù)有以下三種方式：其一，建立全國(guó)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)，將信息錄入格式全部統(tǒng)一，搜索和識(shí)別可以身份證號(hào)碼為主，數(shù)據(jù)庫(kù)中會(huì)有每個(gè)人的家庭住址和個(gè)人信息等。其二，前臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)于后臺(tái)操作系統(tǒng)來(lái)說(shuō)也是非常重要的，不僅要實(shí)現(xiàn)對(duì)前臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)高校檔案管理的整理工作、檢索工作以及查閱工作，還要提升對(duì)后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)各項(xiàng)數(shù)據(jù)的修改工作，進(jìn)一步完善其他功能，確保高校數(shù)字化檔案的精準(zhǔn)性。其三，進(jìn)一步加強(qiáng)信息技術(shù)的管理、完善高校檔案的錄入工作、儲(chǔ)存、備份以及搜索的技術(shù)。

（二）加強(qiáng)檔案信息管理

高校檔案信息安全管理是數(shù)字化人事檔案管理最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。所以，檔案管理部門要做好定期維護(hù)工作，將硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)都進(jìn)行定期維護(hù)，確保系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行。在保證高校檔案數(shù)字化信息安全的同時(shí)也要加強(qiáng)技術(shù)方面的研究工作。可以聘請(qǐng)專業(yè)的技術(shù)人員在檔案管理部門加強(qiáng)技術(shù)工作。例如，在高校數(shù)字化檔案管理中可以使用最新技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行加密工作，借助數(shù)字簽名技術(shù)對(duì)電子文件進(jìn)行驗(yàn)證;有效運(yùn)用防火墻技術(shù)防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭受到黑客的攻擊等，進(jìn)一步確保高校數(shù)字化檔案管理的安全性。

綜上所述，隨著信息化時(shí)代的來(lái)臨，高校數(shù)字化檔案管理工作也要跟上時(shí)代發(fā)展步伐，要想高校的數(shù)字化檔案管理工作能夠有所突破，還需要跟上現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與管理的融合，使高校檔案管理能夠有更好的發(fā)展，為高校教育發(fā)展提供強(qiáng)有力的幫助。

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