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      綜合辦公室的精細(xì)化管理策略

      2019-08-01 01:14:34張濤
      現(xiàn)代營銷·信息版 2019年8期
      關(guān)鍵詞:管理策略精細(xì)化

      張濤

      摘 ?要:實(shí)現(xiàn)綜合辦公室內(nèi)部的管理更加精細(xì)化,主要目的就是因?yàn)榫?xì)化的管理方法更能提高辦公室的工作效率,對于當(dāng)下來說,這是一種比較新穎的管理模式。本文首先對文章涉及的綜合辦公室精細(xì)化管理的內(nèi)涵進(jìn)行界定,接著又強(qiáng)調(diào)了精細(xì)化管理的重要所在,提出了在精細(xì)化管理中存在的問題,并且給予相關(guān)的切實(shí)可行的解決策略。

      關(guān)鍵詞:綜合辦公室;精細(xì)化;管理策略

      辦公室整體工作效率的提高,需要依賴于精細(xì)化的管理,只有制定出規(guī)范的制度,才可以促進(jìn)精細(xì)化管理的具體實(shí)施。因此,現(xiàn)代綜合辦公室的布置,一定要具有創(chuàng)新意識,不斷更新自己的理念,對工作質(zhì)量需要有更高的要求,權(quán)責(zé)制度也一定要明晰。要積極主動的采取更高效的運(yùn)作方式,把握細(xì)節(jié),提高任務(wù)完成的效率,不斷實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。

      一、綜合辦公室精細(xì)化管理的內(nèi)涵概述

      (一)綜合辦公室的內(nèi)涵

      所謂“綜合辦公室”,其實(shí)就是我們平時所說的辦公室,它是企業(yè)內(nèi)部的一個機(jī)構(gòu),主要是處理各部門信息的流通,促進(jìn)各部門之間的交流,在各個部門中處于一個樞紐位置,處理著企業(yè)所有的綜合事務(wù),對維系企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)起著非常重要的作用。綜合辦公室在日常工作中,處理各部門所遞交的文件,協(xié)調(diào)各部門工作有序進(jìn)行,做好相關(guān)的后勤服務(wù)工作,不斷實(shí)現(xiàn)自身職能的最優(yōu)化。

      (二)精細(xì)化管理的內(nèi)涵概述

      精細(xì)化管理是管理學(xué)的一個重要理論,最早起源于科學(xué)管理,科學(xué)管理主要從精細(xì)化、規(guī)范化和個性化三個方面對管理理念不斷創(chuàng)新。精細(xì)化管理的重大理論成果之一就是人崗匹配理論,他們主張?jiān)诜峙鋶徫坏臅r候,一定要將責(zé)任具體到每一個人,在工作內(nèi)容和責(zé)任承擔(dān)上都盡量細(xì)化,從而更有利于企業(yè)獲得良好的效益。

      在綜合辦公室中,充分運(yùn)用精細(xì)化管理方法,可以有效的為企業(yè)節(jié)省出很多資金,而且也有利于約束員工的工作行為進(jìn)而提高綜合辦公室管理水平,在工作效率上也大有進(jìn)步,有利于企業(yè)向更好的方向更快發(fā)展。

      二、綜合辦公室精細(xì)化管理中存在的問題

      (一)管理制度不健全

      無規(guī)矩,不方圓。一個合理有效的制度,對企業(yè)的運(yùn)作有著至關(guān)重要的影響,因此,企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)綜合辦公室的精細(xì)化管理,首先必須要構(gòu)建一個完善的制度結(jié)構(gòu)。只有先在制度上出奇制勝,才能夠讓綜合辦公室內(nèi)部處理工作的能力提高。制度的制定必須要有針對性,因?yàn)槊恳粋€部門的工作重點(diǎn)都是不一樣的,但是現(xiàn)實(shí)中很多企業(yè)面對這種情況卻沒有足夠重視,這就造成很多部門在工作中效率低下。嚴(yán)格的問責(zé)制度,對于綜合辦公室內(nèi)精細(xì)化管理也具有重大意義,目前,在很多企業(yè)中并沒有對責(zé)任進(jìn)行明確的劃分,出了事情找不到責(zé)任人。對于獎懲制度,很多企業(yè)雖然注意了這個問題,但是卻沒有制定出完善的獎懲方案,在實(shí)施的過程中也展示出很大不足。

      (二)管理者管理意識不強(qiáng)

      精細(xì)化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)需要管理者竭盡全力,不斷創(chuàng)新管理方式,提高自己的管理意識。但是國內(nèi)的很多調(diào)查數(shù)據(jù)表明,辦公室內(nèi)部管理人員的精細(xì)化管理意識較差,對于相關(guān)的精細(xì)化制度,在實(shí)施過程中力度不夠,在工作過程中就出現(xiàn)了一系列的問題,從而嚴(yán)重影響了精細(xì)化管理水平的提高。

      三、綜合辦公室的精細(xì)化管理具體策略

      (一)建立崗位目標(biāo)責(zé)任制度

      在辦公室精細(xì)化管理的過程中,工作重點(diǎn)之一就是要明確目標(biāo)與責(zé)任,因此,建立一個合理的崗位目標(biāo)責(zé)任制度都變得更加重要。管理人員需要對工作任務(wù)制定出嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn),這樣工作人員就會有工作依據(jù),更能夠提高目標(biāo)績效。對于那些程序化較強(qiáng)的日常工作,比如說檔案的收集與管理、信息和資源的協(xié)調(diào)等,更是要對目標(biāo)和責(zé)任進(jìn)行嚴(yán)格的界定。在制定目標(biāo)責(zé)任制度時,務(wù)必涉及到工作任務(wù)的每一個環(huán)節(jié),將目標(biāo)規(guī)劃成果驗(yàn)收以及最后的評估等都做到更加細(xì)致,從而真正做到權(quán)責(zé)統(tǒng)一。

      (二)重視辦公室自動化系統(tǒng)的運(yùn)用

      辦公室自動化系統(tǒng)的運(yùn)用,對于提高綜合辦公室的精細(xì)化管理具有獨(dú)特的作用。精細(xì)化管理的目標(biāo),一是為了明確目標(biāo)與責(zé)任,再一個就是通過合理規(guī)劃,從而將成本和損失控制在最低范圍,實(shí)現(xiàn)企業(yè)效益的最大化。根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況的不同,綜合辦公室在職能分配的過程中也會有各自的特色,但是綜合性與多樣性這兩大特點(diǎn),永遠(yuǎn)都不會缺失,無論怎樣,綜合辦公室在企業(yè)中都承擔(dān)著一個樞紐的角色。如果能夠充分運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù),那就可以讓信息的傳遞更加快捷方便,而且數(shù)據(jù)的計(jì)算也會更加準(zhǔn)確,因此,在設(shè)計(jì)和研發(fā)過程中積極引進(jìn)先進(jìn)的自動化辦公系統(tǒng),可以將很多復(fù)雜的工作難度降低。并且,辦公自動化系統(tǒng)對于監(jiān)督各部門的工作也具有積極作用,以量化的形式評估各部門的工作績效,讓員工感到公平。

      (三)樹立服務(wù)意識

      精細(xì)化管理的核心思想就是要處理好對細(xì)節(jié)的把控和服務(wù)能力的提高。辦公室對于上下級的溝通與交流起著非常重要的作用,為各部門提供信息,而且還承擔(dān)著后勤服務(wù)的職能,因此,樹立服務(wù)意識,提高服務(wù)能力,對促進(jìn)精細(xì)化管理的實(shí)施具有重要意義。要關(guān)注員工對于工作環(huán)境的個性化需求,為員工提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)與工作環(huán)境,這樣對員工創(chuàng)新能力的增強(qiáng)以及工作效率的提高都大有幫助。

      四、結(jié)語:

      綜合以上所述,對于綜合辦公室的精細(xì)化管理中存在的問題,我們已經(jīng)給出了相應(yīng)的解決對策,建立有效的崗位目標(biāo)責(zé)任制度,并且重視辦公自動化系統(tǒng)的運(yùn)用,增強(qiáng)服務(wù)意識。對于整個企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn),辦公室具有承上啟下的作用,工作內(nèi)容細(xì)致煩瑣,并且辦公室管理水平的高低將直接影響著企業(yè)的存亡。當(dāng)意識到綜合辦公室的重要性之后,就必須要對其進(jìn)行精細(xì)化管理,唯有如此,才可以在企業(yè)內(nèi)部形成科學(xué)的管理模式,促進(jìn)企業(yè)績效水平的提高。

      參考文獻(xiàn):

      [1].徐秀紅.精細(xì)化管理在辦公室工作中的難點(diǎn)和解決對策探討[J].人才資源開發(fā),2015(06):100.

      [2].柴順堂,朱鵬.試論辦公室精細(xì)化管理的難題以及應(yīng)對策略[J].通訊世界,2015(9):160.

      [3].李曉彬.論述辦公室工作精細(xì)化管理難點(diǎn)和對策[J].商,2016(1):1.

      作者簡介:

      張 ?濤(1982-),男,大學(xué)文化,現(xiàn)供職于開灤(集團(tuán))有限責(zé)任公司辦公室。

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