檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策分析

孫士芳

臨沂市蘭山區(qū)人力資源和社會(huì)保障局 山東臨沂 276000

檔案在單位中的作用是顯而易見(jiàn)的。它可以詳細(xì)記錄單元的開(kāi)發(fā)過(guò)程，為領(lǐng)導(dǎo)者做出決策和有序開(kāi)發(fā)提供有益的參考和參考。文件管理工作很復(fù)雜。在實(shí)際管理過(guò)程中，各種數(shù)據(jù)信息需要通過(guò)相關(guān)方法進(jìn)行分類(lèi)和整合，使有限的數(shù)據(jù)信息能夠發(fā)揮其內(nèi)在的價(jià)值和作用，為單位的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)?；A(chǔ)。要充分重視檔案管理中存在的問(wèn)題，在整合各種資源的基礎(chǔ)上，采取科學(xué)有效的方法，使各單位在制度化，科學(xué)化及健康化的方向發(fā)展。

1 加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要意義

1.1 加強(qiáng)人事檔案管理，提升事業(yè)單位人力資源的社會(huì)價(jià)值

與一般的企業(yè)檔案管理工作不同，公共機(jī)構(gòu)的人事檔案管理工作具有一定的特殊社會(huì)屬性。具體工作必須按照國(guó)家法律制度進(jìn)行，以更好地發(fā)揮其社會(huì)功能。從內(nèi)容上看，它涉及公共機(jī)構(gòu)員工的相關(guān)信息，與員工的薪酬和組織關(guān)系有著非常密切的內(nèi)在聯(lián)系。

1.2 加強(qiáng)人事檔案管理，推動(dòng)人力資源改革的進(jìn)一步深化

中國(guó)公共機(jī)構(gòu)人力資源檔案管理受傳統(tǒng)因素的影響很大，嚴(yán)重制約了人力資源檔案管理的有效發(fā)展。存在許多缺點(diǎn)，例如領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)文件管理的熱情，人力資源。文件管理的相關(guān)配置不合理，文件管理方法落后。迫切需要優(yōu)化和改善這些存在的問(wèn)題，深化人力資源改革，改善工作中的不合理現(xiàn)象，同時(shí)提高人力資源工作的效率[1]。

2 檔案管理中存在的主要問(wèn)題

2.1 人事檔案管理工作缺少主動(dòng)性

對(duì)于很多機(jī)構(gòu)而言，人事檔案管理工作的意義只在于一般管理的運(yùn)用和應(yīng)對(duì)上級(jí)檢查。受過(guò)往工作作風(fēng)不好的影響，部分員工對(duì)工作不熱心，有精神疲憊的現(xiàn)象。在日常工作中很難積極配合人事檔案管理活動(dòng)。這些問(wèn)題已不能滿(mǎn)足現(xiàn)代快節(jié)奏發(fā)展的需要，嚴(yán)重制約著中國(guó)公共機(jī)構(gòu)的進(jìn)一步發(fā)展。迫切需要把領(lǐng)導(dǎo)的思想和認(rèn)識(shí)統(tǒng)一到基層員工身上，認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，及時(shí)進(jìn)行改革創(chuàng)新。

2.2 管理水平低下及手段落后

在我國(guó)大多企事業(yè)單位中，檔案管理人員大部分作為兼職來(lái)?yè)?dān)任，這導(dǎo)致了檔案管理人員的大量流動(dòng)。目前在確保人事檔案的完整性上由于文件傳輸系統(tǒng)的不完善而難以保證，同時(shí)由于檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)化知識(shí)水平比較低以及整體人員素質(zhì)不高，在企事業(yè)單位而沒(méi)有進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的管理培訓(xùn)學(xué)習(xí)，管理人員熱情低，積極性投入較少，檔案管理工作只停留在館藏中，只負(fù)責(zé)安排和歸檔文件。除此之外，目前的人事檔案管理辦法相對(duì)滯后，在原始資料的引用上借閱過(guò)程中反復(fù)調(diào)用，這樣就會(huì)對(duì)文件造成不同程度的損傷，加之檔案管理室內(nèi)溫度濕度以及照明條件的因素，如果出現(xiàn)不符合檔案室的標(biāo)準(zhǔn)要求就造成檔案文件變黃或者書(shū)寫(xiě)變暗，這對(duì)檔案的安全性和有效性造成非常嚴(yán)重的影響。

2.3 人事檔案管理信息化程度不高

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科技進(jìn)步推動(dòng)信息處理技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理信息管理系統(tǒng)逐步完善。雖然計(jì)算機(jī)級(jí)別不斷更新，但許多先進(jìn)技術(shù)尚未被開(kāi)發(fā)和利用。計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理中并未廣泛使用。這不僅不利于人事檔案管理效率的提高，而且還會(huì)造成一定的資源浪費(fèi)，存檔企業(yè)和機(jī)構(gòu)的管理成本[2]。

3 加強(qiáng)人事檔案管理的對(duì)策

3.1 樹(shù)立檔案信息強(qiáng)化意識(shí)

為了加強(qiáng)檔案資源信息，運(yùn)用科學(xué)合理的管理方法，樹(shù)立檔案資源信息化的意識(shí)，檔案管理人員的工作熱情和責(zé)任在其建設(shè)信息管理的道路上發(fā)揮著重要的影響。因此，檔案資源信息管理者具有較強(qiáng)的自律意識(shí)，也與檔案信息化的建設(shè)和發(fā)展程度有著密切的關(guān)系。管理人員在檔案信息管理方面不僅要對(duì)工作的完成還必須對(duì)自身工作的反思，并不斷取得管理信息化方面的知識(shí)掌握和提高學(xué)習(xí)方面的能力，這樣對(duì)完善人事檔案信息管理系統(tǒng)發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

3.2 建立完善檔案管理制度體系

隨著信息化的不斷發(fā)展和進(jìn)步，檔案館的原始信息模型，信息存儲(chǔ)和管理已經(jīng)徹底改變。因此，檔案管理制度體系應(yīng)與社會(huì)進(jìn)步同步，在不斷變化和演變的過(guò)程中更新和完善。不斷強(qiáng)化人事檔案管理系統(tǒng)是不可或缺的。只有建立正確的管理目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)管理程序，才能使檔案管理的信息化管理水平不斷提高和創(chuàng)新。一方面，根據(jù)國(guó)家現(xiàn)行法律法規(guī)，建立人事管理人員管理制度，大力推進(jìn)人事管理制度的發(fā)展。另一方面，在完善的管理體制下，提高人事檔案管理人員的思想意識(shí)和信息水平也是非常重要的。在不斷的學(xué)習(xí)和監(jiān)督下，文件管理工作可以有效地運(yùn)作[3]。

3.3 加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍

檔案管理隊(duì)伍建設(shè)包括思想道德建設(shè)，組織建設(shè)，專(zhuān)業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，管理體系建設(shè)等多個(gè)方面。在確定人事檔案管理人員時(shí)，有必要選擇那些責(zé)任心強(qiáng)，業(yè)務(wù)素質(zhì)好，熱愛(ài)檔案工作的人員。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須從感情和待遇的角度照顧檔案管理人員。在工作中，我們必須放手，但也要監(jiān)督和檢查。同時(shí)還要對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，提高理論水平的基礎(chǔ)上加強(qiáng)實(shí)踐和提高業(yè)務(wù)能力，使檔案管理工作與新時(shí)代的發(fā)展要求相適應(yīng)。

4 結(jié)語(yǔ)

雖然與文件管理相關(guān)的工作既乏味又乏味，但對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)的發(fā)展和進(jìn)步也很重要。注重加強(qiáng)管理工作的實(shí)施，不斷區(qū)分檔案管理人員的任務(wù)，運(yùn)用科學(xué)的管理制度。在當(dāng)今社會(huì)快速發(fā)展的前提下，推動(dòng)對(duì)我國(guó)事業(yè)單位人力資源檔案管理工作的發(fā)展。