陳淑影

【摘要】本文結(jié)合商丘裕東發(fā)電有限責(zé)任公司辦公室公文管理實例，就如何改進(jìn)文風(fēng)，提高公文流轉(zhuǎn)效能、減少公文制發(fā)和精簡各類簡報總結(jié)了一些措施和方法。

【關(guān)鍵詞】改進(jìn)? 文風(fēng)? 措施? 方法

近年來，黨中央、國務(wù)院多次強調(diào)要改進(jìn)文風(fēng)、會風(fēng)，倡導(dǎo)“短、實、新”的文風(fēng)，要求各地方、企事業(yè)單位結(jié)合實際，采取精準(zhǔn)措施，切實精簡會議和文件。改進(jìn)文風(fēng)是新形勢下加強和改進(jìn)黨的作風(fēng)建設(shè)、密切聯(lián)系群眾的需要，也是中央八項規(guī)定里一項重要改進(jìn)工作要求。作為國有企業(yè)永煤公司的一個全資子公司——商丘裕東發(fā)電有限責(zé)任公司，針對如何改進(jìn)文風(fēng)工作，簡單總結(jié)主要做了以下幾個方面的提升。

一、規(guī)范發(fā)文簽發(fā)程序，明確發(fā)文文頭

商丘裕東發(fā)電有限責(zé)任公司的發(fā)文嚴(yán)格按照擬稿、部室核稿、分管領(lǐng)導(dǎo)審核、其他領(lǐng)導(dǎo)會簽、主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、辦公室核稿、文號登記、印發(fā)的程序進(jìn)行。目前有黨文、行政文、紀(jì)檢監(jiān)察文、工會文、團(tuán)文以及黨政聯(lián)合文、政工聯(lián)合文、黨政工聯(lián)合文這幾種文頭。明確了發(fā)文文頭，即確定了公文的簽批程序，也就是確定了公文的簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)，從而能控制發(fā)文規(guī)格，強化了發(fā)文的嚴(yán)謹(jǐn)一致。文頭清楚，也就是代表著公司領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)分明，不會產(chǎn)生工作上的責(zé)任劃分不清而導(dǎo)致下屬人員工作難推進(jìn)。結(jié)合工作實際，發(fā)文規(guī)格原則上與上級公司文件對應(yīng)，涉及黨文、人事任免等嚴(yán)格按照黨文流程發(fā)文。涉及公司的安全管理、經(jīng)營管理、財務(wù)管理等一律以行政文發(fā)文。涉及班組管理的、工會的就用工會文發(fā)文。同理，紀(jì)檢監(jiān)察、團(tuán)委文應(yīng)采用相應(yīng)的規(guī)格發(fā)文。對于請示文件，目前只有行政文和黨文。公司辦公室負(fù)責(zé)核稿、文號登記、印發(fā)及存檔，其他部室無權(quán)擅自發(fā)文。

二、嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量，減少轉(zhuǎn)發(fā)頻率

商丘裕東發(fā)電有限責(zé)任公司是永煤公司的全資子公司，而永煤公司又屬于河南能源的一個子公司，因此商丘裕東發(fā)電有限責(zé)任公司隸屬于河南能源的第三級子公司，因此一級一級公司發(fā)的文件量大數(shù)多。對于公司的重要通知、規(guī)范、規(guī)則、管理辦法等必須下發(fā)的文件，依程序下發(fā)正式文件。而對于沒把握可發(fā)可不發(fā)的文件堅決不發(fā)。轉(zhuǎn)發(fā)文件在日常公文流轉(zhuǎn)中很常見，在貫徹執(zhí)行上級文件要求時，商丘裕東發(fā)電有限責(zé)任公司是這樣處理的，如若本公司沒有新的要求和新措施，則直接貫徹落實，不再以正式文件逐級轉(zhuǎn)發(fā)。直接從收文流程中，流轉(zhuǎn)給相關(guān)部門和相關(guān)人員貫徹落實即可。這樣即減少了發(fā)文數(shù)量和不必要的重復(fù)工作，又能在公文傳閱單中看到各級領(lǐng)導(dǎo)的批示和要求，使基層員工能更直接了解上級的要求，領(lǐng)會上級精神。

三、提高發(fā)文質(zhì)量，減少多發(fā)重發(fā)

依據(jù)公文管理要求，起草公文要把握“確有必要，注重效用”的原則，做到突出主題，意盡文止、條理清楚，言簡意賅，加強文件的針對性、指導(dǎo)性和可操作性，盡量減少一般性論述，減少空話、套話，避免“假、大、空”，倡導(dǎo)發(fā)短文、少發(fā)文。加強同上級、平級之間的溝通協(xié)調(diào)，凡是國家法律法規(guī)以及地方性法規(guī)、上級規(guī)定的制度已有明確規(guī)定的，直接貫徹落實，不再以正式文件重復(fù)下發(fā)。對于事件的處理要有前瞻性和全局性，能發(fā)文一次解決的事項，絕不重復(fù)發(fā)文。能面談、電話、傳真、電子郵件協(xié)商解決問題的，盡量加強溝通協(xié)作，不再行文。對于涉及同一事項的工作部署、政策制度、責(zé)任分工等，能合并發(fā)文就不單獨發(fā)文。公司領(lǐng)導(dǎo)在會議上的重要講話稿，盡量發(fā)至內(nèi)部網(wǎng)或微信群，不再以正式會議材料印發(fā)。

四、清理整頓簡報，提供價值信息

簡報是公司領(lǐng)導(dǎo)員工了解掌握工作進(jìn)展情況的重要途徑，能及時全面地將工作中出現(xiàn)的新情況、新問題、新經(jīng)驗反映出來，使決策機關(guān)了解下情，為決策機關(guān)制定政策、指導(dǎo)工作提供參考。所以信息簡報不能雜亂無章，商丘裕東發(fā)電有限責(zé)任公司采取有效措施清理整頓簡報，大力壓縮篇幅，減少單純動態(tài)性的報道。一是將信息簡報的種類進(jìn)行歸納合并，集中力量辦好一種簡報。二是突出宣傳重點，著重反映工作亮點、特點和成效，強調(diào)信息內(nèi)容的實效性、綜合性，內(nèi)容言之有物，實事求是，反對空話套話，力戒形式主義。三是避免和減少常規(guī)性的工作宣傳報道，側(cè)重于工作特色、亮點、報道，針對閱讀群體提供有價值的信息。

五、加快電子政務(wù)建設(shè)，拓寬發(fā)布渠道

充分學(xué)習(xí)建設(shè)新的辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，整合辦公自動化資源，創(chuàng)新公文處理方式。商丘裕東發(fā)電有限責(zé)任公司結(jié)合內(nèi)部MIS辦公網(wǎng)，開發(fā)創(chuàng)新了公文管理里的收文和發(fā)文模塊，公司的發(fā)文和外來收文的傳閱都是在辦公網(wǎng)上完成。對于一些急需傳閱的公文，如若領(lǐng)導(dǎo)來不及在辦公網(wǎng)上辦理，可以利用MIS手機客戶端、手機微信或者彩信傳給領(lǐng)導(dǎo)。電子公文辦公不僅保證了公文流轉(zhuǎn)的及時性，提高了文件的貫徹落實效率，而且減少了大量的紙質(zhì)打印成本，節(jié)約了辦公資源，在節(jié)能減排方面也做出了貢獻(xiàn)。

以上措施的實施，商丘裕東發(fā)電有限責(zé)任公司機關(guān)文風(fēng)確實有了實質(zhì)性的轉(zhuǎn)變。2018年公司發(fā)文同期減少了35%，簡報從10類精簡為3類，編輯制發(fā)簡報同期減少46.7%。在數(shù)量減少的同時，發(fā)文質(zhì)量有了較大程度的提高，公文的處理效率也有了明顯提高，辦公室服務(wù)公司的作用也越來越明顯。