淺談信息時(shí)代檔案管理

杜星明

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的日漸成熟以及檔案管理信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，檔案管理較之于傳統(tǒng)模式發(fā)生了很大變化，對(duì)檔案管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)，主要包括檔案信息、資料的采集、錄入電子檔案以及調(diào)用查詢(xún)和共享檔案信息等，對(duì)于增強(qiáng)檔案管理便利性、實(shí)效性、可利用性具有重要作用。

1 信息時(shí)代檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 理念落后于時(shí)代發(fā)展

思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，當(dāng)前的檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中面臨的首要問(wèn)題就是思想觀(guān)念陳舊，受傳統(tǒng)思想觀(guān)念影響，檔案管理缺少創(chuàng)新的管理理念支撐，對(duì)于新型管理方式的接受和普及應(yīng)用上存在一定阻礙，借助現(xiàn)代化信息技術(shù)提升檔案管理工作效率和質(zhì)量的功能無(wú)法得到體現(xiàn)，檔案難以發(fā)揮出真正的效用。

1.2 實(shí)物檔案的編輯、檢索較難

實(shí)物檔案具有分散性、多樣化的特點(diǎn)，對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行分類(lèi)、排列、貼簽、編目、裝盒工作量大，耗時(shí)間和精力多，造成實(shí)物檔案管理難度大，歸檔、分類(lèi)整理和檢索不便，檔案信息資源的利用率不高。

1.3 缺乏統(tǒng)一規(guī)劃和信息化標(biāo)準(zhǔn)

由于檔案涉及行業(yè)和領(lǐng)域眾多，每個(gè)部門(mén)工作內(nèi)容不同，對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)和資金的投入存在較大差異，檔案管理工作出現(xiàn)多樣與個(gè)性交錯(cuò)，缺乏規(guī)范統(tǒng)一檔案管理工作規(guī)劃，檔案信息化建設(shè)本身就處于不斷變化之中。 同時(shí)檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)在形式和層次上的不同，導(dǎo)致檔案信息的管理工作在開(kāi)發(fā)、服務(wù)、規(guī)范和共享等方面存在不足，相對(duì)統(tǒng)一的檔案編制標(biāo)準(zhǔn)使得檔案編制細(xì)則缺乏相容性，大部分系統(tǒng)軟件都不具備較高的可移植性。

1.4 檔案管理軟件不通用

目前檔案信息管理軟件被設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)并應(yīng)用于檔案管理工作，基本上能夠滿(mǎn)足檔案管理的需要，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來(lái)看，現(xiàn)有管理軟件始終不能解決未來(lái)發(fā)展的需要，還無(wú)法實(shí)現(xiàn)其與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和電子政務(wù)系統(tǒng)的一體化發(fā)展。不同的組織或部門(mén)使用的計(jì)算機(jī)在型號(hào)、規(guī)格、配置上存在差異性，檔案管理軟件運(yùn)用不同造成兼容、通用難度較大，共享檔案信息資源受到很多限制。

1.5 檔案的安全保密性不強(qiáng)

許多單位和部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)不太重視檔案管理，個(gè)別單位檔案室硬件設(shè)施簡(jiǎn)陋，檔案的原始信息檔案管理工作不能有效開(kāi)展 ，導(dǎo)致檔案管理效果打折扣，如對(duì)信息化檔案監(jiān)管不嚴(yán)，檔案的原始信息被篡改、刪除或破壞的現(xiàn)象仍時(shí)有發(fā)生，重要信息被不法分子竊取，檔案資料的安全性和完整性受到影響。此外，以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)儲(chǔ)存的電子化檔案信息，如果計(jì)算機(jī)系統(tǒng)癱瘓、受網(wǎng)絡(luò)攻擊或遭受病毒，電子信息檔案將會(huì)受損或丟失。

1.6 管理人員實(shí)施檔案信息化困難

檔案管理人員既是檔案信息化建設(shè)的主要力量，肩負(fù)著執(zhí)行實(shí)施重任，現(xiàn)有檔案管理人員雖具備了一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，但對(duì)如何開(kāi)展檔案的信息化管理缺乏系統(tǒng)認(rèn)知，還無(wú)法熟練掌握以計(jì)算機(jī)為依托的信息化相關(guān)知識(shí)和管理手段，個(gè)別單位對(duì)于運(yùn)用信息化知識(shí)和技術(shù)開(kāi)展系統(tǒng)化檔案管理更是一籌莫展。

2 改進(jìn)措施

2.1 建設(shè)高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍

人是決定性力量，檔案管理工作歸根到底調(diào)動(dòng)人的主觀(guān)積極性，要依靠“人”來(lái)推動(dòng)，檔案管理者既要具備熟練的運(yùn)用多媒體計(jì)算機(jī)技術(shù)，又要不斷地夯實(shí)與增加現(xiàn)有的知識(shí)儲(chǔ)備量，將其轉(zhuǎn)化實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展的外部力量，建設(shè)一支以“留存社會(huì)記憶、保存人類(lèi)檔案文化遺產(chǎn)、傳播與弘揚(yáng)人類(lèi)社會(huì)文化”為目標(biāo)、具有愛(ài)崗敬業(yè)、求實(shí)創(chuàng)新、既懂檔案業(yè)務(wù)又有計(jì)算機(jī)知識(shí)的“復(fù)合型”人才隊(duì)伍，不斷提高檔案信息的服務(wù)水平。

2.2 轉(zhuǎn)變檔案管理相關(guān)理念

檔案管理者要樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，摒棄“重藏輕用”的落后觀(guān)念，改變抱殘守缺和因循守舊的意識(shí)。隨著社會(huì)形勢(shì)的發(fā)展變化，檔案管理向知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化方向發(fā)展。一是重視檔案信息的轉(zhuǎn)化。鑒于各種檔案信息零散缺頁(yè)，管理人員必須適應(yīng)工作需要，將檔案內(nèi)容加工整轉(zhuǎn)換為更直接的系統(tǒng)化信息，有助于更好發(fā)揮檔案的信息作用，體現(xiàn)檔案信息價(jià)值。二是強(qiáng)化檔案使用的效率意識(shí)。眾所周知，我們耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力搜集和整理檔案，目的是為了利用檔案為我服務(wù)，因此增強(qiáng)檔案管理的效率意識(shí)，促使檔案在管理和利用創(chuàng)造更高的效率，并產(chǎn)生更大的價(jià)值。

2.3 創(chuàng)新檔案管理機(jī)制和方式

創(chuàng)新檔案管理機(jī)制和方式對(duì)提升檔案管理具有重要意義。一是建立單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案歸口管理、各方共同參與的工作機(jī)制，保證各司其職、各盡其責(zé)，形成工作合力，促進(jìn)檔案管理工作協(xié)調(diào)發(fā)展。二是加快檔案信息化工作，盡快建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，整合信息資源，使檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化，為檔案利用提供科學(xué)、快捷、方便的服務(wù)平臺(tái)。三是創(chuàng)新檔案管理方式，提高信息化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，運(yùn)用電子文件優(yōu)化、組織、集成現(xiàn)有檔案資源，促使檔案管理系統(tǒng)、規(guī)范、有序，及時(shí)、提供服務(wù)精準(zhǔn)、高效。

2.4 建立完善檔案信息管理體系

完善的檔案信息管理體系是有效開(kāi)展檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。一是完善質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系。檔案管理要制定嚴(yán)格的制度和標(biāo)準(zhǔn)，此舉對(duì)檔案管理進(jìn)行方向性的指導(dǎo)和必要的約束，開(kāi)展工作標(biāo)準(zhǔn)及目標(biāo)要求進(jìn)行明確的規(guī)定，保障檔案信息化管理有據(jù)可依、有標(biāo)可循。二是完善開(kāi)發(fā)利用體系。存儲(chǔ)檔案資料的最終目的是為了運(yùn)用，我們必須開(kāi)發(fā)有效的信息技術(shù)及檢索工具，提高檔案利用效率。三是健全檔案管理的制度保障體系。為規(guī)范有序開(kāi)展工作，必須建立健全相關(guān)制度保障體系，不斷提高檔案的信息化管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理。

3 結(jié)束語(yǔ)

信息時(shí)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，為檔案信息管理工作既帶來(lái)了機(jī)遇的，同時(shí)還帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)，我們必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，改進(jìn)相關(guān)制度、管理體系、人才培養(yǎng)模式，建立一體化檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源利用效率最大化。

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