地方政府人事檔案管理中的難點(diǎn)與對(duì)策

黎佩珊

摘 要：隨著政府機(jī)構(gòu)改革的不斷推進(jìn)，我國地方政府人事管理模式在先進(jìn)性和信息化方面有了較大的進(jìn)步，其工作效率日益提高。作為人事管理中的重要依據(jù)，地方政府的人事檔案管理在政府人才招聘、選拔以及任命過程中發(fā)揮著重要的作用，但是與社會(huì)其他企事業(yè)單位不同，地方政府人事檔案具有一定的特殊性。為此，筆者對(duì)地方政府人事檔案的特點(diǎn)進(jìn)行了分析，然后結(jié)合目前地方政府人事檔案管理中的問題和難點(diǎn)，提出了相應(yīng)的解決策略。希望本文的論述能夠?yàn)橄嚓P(guān)單位的人事檔案管理提供一定的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：地方政府；人事檔案管理；難點(diǎn)；對(duì)策

近年來，隨著各級(jí)政府不斷深入貫徹落實(shí)中央從嚴(yán)管理干部的精神，我國地方政府管理理念及管理能力的改變，對(duì)于檔案管理工作質(zhì)量和效率有了明顯的提升。在政府檔案當(dāng)中，人事檔案是最為重要的組成部分，政府人事檔案管理水平的高低，直接關(guān)系著人事任命的科學(xué)程度以及政府管理職能的提升。筆者結(jié)合自身工作，對(duì)地方政府人事檔案管理的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了分析，希望能夠引起機(jī)關(guān)單位對(duì)人事檔案管理工作的重視程度，積極發(fā)揮人事檔案的作用，并為促進(jìn)人事檔案的科學(xué)化、現(xiàn)代化提供更多的建議。

1 地方政府人事檔案的特點(diǎn)及意義

人事檔案，是對(duì)于一個(gè)自然人的從出生那一刻起的各種經(jīng)歷的有效記錄，它客觀地記載了學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作履歷等的人生軌跡變化，也從側(cè)面反映出了個(gè)人的思想認(rèn)識(shí)變化過程，是判斷一個(gè)人身份、能力的有效證據(jù)。而政府的人事檔案，除了具備普遍的真實(shí)性、全面性、變動(dòng)性特征之外，還具備自身獨(dú)有的一些特點(diǎn)。

1）政府人事檔案的特點(diǎn)。首先，政府人事檔案具有專業(yè)性特征，它全面記錄了一個(gè)人學(xué)習(xí)、生活、工作的過程以及思想認(rèn)識(shí)的變化，以及與其接觸的其他人如教師、上級(jí)等對(duì)于他（她）的評(píng)價(jià)；同時(shí)，政府機(jī)關(guān)在進(jìn)行人事檔案收錄和整理的過程當(dāng)中，會(huì)按照相應(yīng)的程序和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行再次的審核裝訂，因此其規(guī)范性和準(zhǔn)確性較強(qiáng)。這種主客觀相結(jié)合的特點(diǎn)，符合政府機(jī)關(guān)在進(jìn)行人事任免、職級(jí)變化、轉(zhuǎn)正定級(jí)等工作中的材料認(rèn)證要求，符合政府機(jī)關(guān)日常運(yùn)行管理的需要，因此專業(yè)性突出。其次，政府人事檔案管理具有機(jī)密性特征，政府人事檔案當(dāng)中會(huì)記錄很多“不足為外人道”的功過是非的記錄，這些歷史事件屬于個(gè)人隱私，受法律保護(hù)，除非政治和組織需要，任何人不得隨意查閱、更改檔案。政府人事檔案的這種非公開性，可以有效保護(hù)個(gè)人隱私和信息安全。

2）地方政府人事檔案存在的意義。在地方政府人事管理當(dāng)中，職稱申報(bào)、工齡認(rèn)定、入黨參軍政審、國家公務(wù)人員考試審核等多方面都需要用到檔案，通過對(duì)個(gè)人主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等記載個(gè)人情況的文件材料的考察，可以為人事決策提供重要的憑證、依據(jù)和參考，從而使政府部門在進(jìn)行內(nèi)部個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、人事任免等工作時(shí)，更具科學(xué)性。隨著社會(huì)發(fā)展，我國正在不斷完善檔案制度，政府人事檔案的信息化程度在不斷提升，檔案的安全性顯著提升，特別是目前雙套制檔案管理機(jī)制之下，檔案的可靠性日益提升。隨著工作理念和工作方法的不斷進(jìn)步，相信我國政府人事檔案的保存、利用等水平會(huì)不斷提升，也會(huì)為政府管理和社會(huì)進(jìn)步作出更大的貢獻(xiàn)。

2 地方政府人事檔案管理中的問題及難點(diǎn)

1）對(duì)于人事檔案管理的重視程度不足，檔案工作基礎(chǔ)薄弱。人事檔案管理工作與地方政府的服務(wù)職能、管理職能等并不直接掛鉤，政府機(jī)關(guān)以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于人事檔案管理的重視程度普遍不高，因此對(duì)于人事檔案管理工作的精力投入和物資投入嚴(yán)重不足。特別是對(duì)于地方政府而言，由于管理機(jī)制的不完善以及人才和經(jīng)費(fèi)的限制，目前我國政府人事檔案管理的水平與政府機(jī)構(gòu)的發(fā)展需求以及社會(huì)檔案管理的整體水平不成正比。首先人事檔案管理僵化，檔案的內(nèi)在價(jià)值開發(fā)不足，同時(shí)，檔案工作的基礎(chǔ)薄弱，檔案管理秩序混亂，存在著操作不規(guī)范問題，許多不符合存檔規(guī)定的紙張和破損材料混入檔案當(dāng)中，導(dǎo)致檔案分類模糊，人事檔案的整潔度和美觀度不足，而紙質(zhì)檔案霉變、蟲蛀、丟失等情況也是時(shí)有發(fā)生。

2）基層地區(qū)人事檔案管理的模式混亂、方法不一，信息化程度不高。目前，國家層面上已經(jīng)出臺(tái)了紙質(zhì)檔案電子化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和戰(zhàn)略規(guī)劃，但是由于我國地方政府的人事檔案管理基礎(chǔ)薄弱，各個(gè)部門間尚未形成統(tǒng)一的無紙化辦公流程，因此人事檔案管理仍舊以紙質(zhì)版為主。此外，我國政府機(jī)構(gòu)的檔案管理往往采取分頭管理的模式，同一地區(qū)內(nèi)的政府工作人員，有的檔案由組織部管理，有的由上級(jí)機(jī)構(gòu)管理，有的甚至由本單位自己管理，這就造成檔案管理模式的混亂以及方法的不一，這對(duì)人事檔案的真實(shí)性，完整性和有效性提出了質(zhì)疑和挑戰(zhàn)。此外，還有一些地方政府人事檔案管理部門的信息化管理水平不高，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)攻擊、入侵行為的抵御能力不強(qiáng)，這就給電子檔案的安全性帶來了一定的考驗(yàn)。

3）地方政府缺乏專業(yè)的人事檔案管理人才，檔案管理工作的延續(xù)性差。目前我國地方政府中的人事檔案管理人員，大多是臨近退休的工作人員，他們接受新事物的能力不高，工作中的積極性欠缺，專業(yè)性不強(qiáng)，這就導(dǎo)致政府人事檔案管理中的創(chuàng)新和進(jìn)步嚴(yán)重不足。此外，政府人事檔案管理工作量較大，特別是涉及檔案流轉(zhuǎn)、收集歸檔、整理裝訂時(shí)，往往需要借調(diào)相關(guān)單位工作人員來幫忙，這種臨時(shí)性崗位的設(shè)置以及崗位的頻繁輪換，也會(huì)導(dǎo)致政府人事檔案專業(yè)性差等問題的出現(xiàn)。

3 提升地方政府人事檔案管理水平的對(duì)策

1）提高對(duì)人事檔案管理工作的重視程度，堅(jiān)持務(wù)實(shí)的工作態(tài)度。近年來，在日趨規(guī)范化的人員管理制度下，我國政府機(jī)關(guān)人事檔案工作的重要程度也逐漸凸顯，地方政府一定要正視國家關(guān)于檔案管理制度改革的相關(guān)政策，提高對(duì)政府人事檔案管理的重視程度，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將為人事檔案管理工作提供優(yōu)質(zhì)高效的信息服務(wù)作為我們工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，最大限度地保證檔案的安全性、完整性和真實(shí)性，為政府相關(guān)行為和決策提供有力的支持。

2）加大對(duì)人事檔案管理工作的投入，不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。地方政府要在財(cái)政上加大對(duì)檔案管理工作的投入，為檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)提供必要的資金保障，從而保障政府人事檔案管理中必須的檔案柜、空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備配置，為檔案工作的順利開展打下堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。此外，政府部門還應(yīng)該重視提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，要克服以往檔案部門是“養(yǎng)老部門”的思維誤區(qū)，努力通過人才招錄、組織培訓(xùn)等渠道，不斷吸收專業(yè)的檔案管理人才，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，從而打造一支工作能力強(qiáng)、職業(yè)道德高的人事檔案管理隊(duì)伍。

3）推動(dòng)工作模式創(chuàng)新，不斷提升人事檔案管理工作的信息化水平。在檔案信息化的大趨勢下，地方政府應(yīng)該緊跟趨勢，勇于創(chuàng)新，逐步實(shí)現(xiàn)政府人事檔案電子化管理，不斷提升人事檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、效率化和安全性，使政府人事檔案管理工作水平更上層樓。此外，人事檔案是一個(gè)人才信息的資源庫，為了確保其價(jià)值的最大發(fā)揮，政府機(jī)關(guān)還應(yīng)不斷探索檔案開發(fā)、利用的新模式，實(shí)現(xiàn)更加方便、靈活的檔案保管、借閱和利用模式，并利用互聯(lián)網(wǎng)權(quán)限設(shè)置和更加嚴(yán)格、準(zhǔn)確的電子臺(tái)賬，確保人事檔案管理中的安全化和有序化，提高人事檔案管理工作效率。

4 結(jié)語

地方政府人事檔案管理是政府人事管理工作的基礎(chǔ)，對(duì)政府職能的發(fā)揮以及內(nèi)部的正常運(yùn)行具有重要的作用。檔案管理部門應(yīng)該積極創(chuàng)新、勇于探索，利用現(xiàn)代化、信息化技術(shù)努力克服原有工作中的難點(diǎn)和問題，以促進(jìn)政府人事檔案管理工作的總體進(jìn)步。

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