在新形勢下醫(yī)院人事檔案管理措施

薛曉梅

摘 要：在醫(yī)院管理工作中人事檔案和其管理工作占據(jù)著極為重要的位置，其將人才信息提供給醫(yī)院各個(gè)崗位，是醫(yī)院的人才庫，大家都知道，當(dāng)前企業(yè)的核心競爭即人才的競爭，而一個(gè)完善的人事檔案系統(tǒng)將在廣闊的人才市場中把醫(yī)院所需的人才篩選出來，確保醫(yī)院可以在激烈的競爭環(huán)境中占據(jù)優(yōu)勢地位?，F(xiàn)階段，全球社會(huì)經(jīng)濟(jì)正逐漸將信息化的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，醫(yī)院的人事檔案管理工作也應(yīng)和時(shí)代的發(fā)展保持同步，構(gòu)建完善的人事檔案信息化平臺(tái)，從人才上為醫(yī)院的發(fā)展提供支持。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；信息化

醫(yī)院檔案有利于促進(jìn)醫(yī)院的良好發(fā)展，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院的基礎(chǔ)性管理工作，在醫(yī)療體制改革的深入推進(jìn)下，不斷突顯出了醫(yī)院人事檔案的重要性，這也讓醫(yī)院對人事檔案管理工作引起了高度重視。為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理水平的提高，既要把完善的人事檔案管理制度構(gòu)建起來，同時(shí)還要竭盡全力將人事檔案管理人員的專業(yè)技能提高，從而促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理質(zhì)量和水平的全面提升，將更加優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)提供給醫(yī)院人事管理工作。

1 新形勢下醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理意識(shí)淡薄

將醫(yī)療、防疫和保健的技術(shù)水平提高，對醫(yī)療設(shè)備和診療環(huán)境予以改善，竭盡全力為患者提供優(yōu)質(zhì)、安全的醫(yī)療服務(wù)，這是醫(yī)院的工作重點(diǎn)[1]。當(dāng)前大部分醫(yī)院管理人員對仍缺乏較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，檔案管理人員只注重完成普通工作任務(wù)，僅追求人事檔案資料不丟失、保存完整，沒有積極主動(dòng)將人才管理信息庫的意識(shí)和觀念構(gòu)建起來，科室或員工在歸檔各種工作業(yè)績、進(jìn)修培訓(xùn)、科研成果等特色材料商，態(tài)度并不積極，人事檔案中沒有將個(gè)人業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等方面的動(dòng)態(tài)信息體現(xiàn)出來，對檔案內(nèi)容的完整性造成了嚴(yán)重影響，不能將醫(yī)院職工的現(xiàn)狀真實(shí)、全面反映出來。

1.2 人事檔案管理隊(duì)伍落后

基層醫(yī)院人事檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)水平和醫(yī)院人事檔案管理服務(wù)的水平息息相關(guān)，現(xiàn)階段基層醫(yī)院檔案管理人員的知識(shí)體層次以及學(xué)歷水平普遍較低，同時(shí)一些檔案管理人員并未接受過專業(yè)的培訓(xùn)，而是醫(yī)院臨時(shí)調(diào)配或半路轉(zhuǎn)行的，沒有充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作，同時(shí)缺少相應(yīng)的理論認(rèn)知。除此之外，諸多檔案管理人員滿足于現(xiàn)狀，繼續(xù)學(xué)習(xí)深造的進(jìn)取心不足，同時(shí)其本身就缺乏專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致其個(gè)人業(yè)務(wù)能力不足，難以使醫(yī)院檔案科學(xué)管理的要求得到滿足[2]。

1.3 人事檔案管理制度缺乏健全性

我國很早之前便將人事檔案保管制度、管理規(guī)范等諸多相關(guān)規(guī)章制度頒布了出來，并嚴(yán)格規(guī)定了檔案管理的硬件設(shè)施和物理環(huán)境。但是大部分單位特別是公立醫(yī)院，因?yàn)槿鄙俪渥愕墓芾砣藛T以及場所擴(kuò)建等原因，將人事檔案管理配置和標(biāo)準(zhǔn)降低，如人事檔案管理沒有單獨(dú)的保密場所，濕度和溫度不符合標(biāo)準(zhǔn)，從業(yè)人員并非專職管理或和上崗資質(zhì)不相符，保護(hù)制度缺乏完善性或流于形式，人事檔案目錄、紙張和順序要求不達(dá)標(biāo)或沒有嚴(yán)格遵循國家標(biāo)準(zhǔn)第一時(shí)間更新。

1.4 醫(yī)院人事檔案管理方式較為滯后

當(dāng)前，雖然大部分醫(yī)院都使用了電腦對人事檔案資料進(jìn)行管理，但只是掃描電腦對常見的信息資料進(jìn)行保管，信息化管理檔案水平較低。部分人事檔案資料填寫缺乏規(guī)范性或太簡單，沒有甄別和鑒定收集起來的人事檔案材料，也沒有取舍資料的價(jià)值和真?zhèn)?，而是把全部的資料都?xì)w檔，進(jìn)而會(huì)歸檔一些不應(yīng)該歸檔的資料。造成人事檔案資料缺乏秩序性，資源來源不明，一些資料不完整，直接對人事檔案的系統(tǒng)性和權(quán)威性造成了影響。

2 新形勢下醫(yī)院人事檔案管理策略

2.1 加強(qiáng)檔案管理意識(shí)

良好的檔案意識(shí)可以保障人事檔案工作的順利開展，要增強(qiáng)醫(yī)院檔案工作的效果，職工和領(lǐng)導(dǎo)必須對檔案管理工作引起高度重視，所以應(yīng)在重要議事日程中納進(jìn)檔案管理工作，借助院內(nèi)網(wǎng)、院報(bào)、會(huì)議等渠道對檔案法的相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行宣傳，就檔案重要性展大力開宣傳，增強(qiáng)職工、中層干部、院領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，把人事檔案和自身利益的密切聯(lián)系充分認(rèn)識(shí)到，為自己的職位晉升、提拔、調(diào)動(dòng)和調(diào)資提供有效參考，將職工的歸檔意識(shí)增強(qiáng)，積極主動(dòng)為檔案管理工作提供支持。把檔案管理者的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)形成，了解其工作職責(zé)使確保人事檔案信息的完整性、全面性和及時(shí)性，促進(jìn)其工作緊迫感和責(zé)任感的增強(qiáng)，把其主觀能動(dòng)性充分發(fā)揮出來，主動(dòng)了解、收集、歸檔和鑒別檔案信息，使檔案管理工作的質(zhì)量得到保證。

2.2 健全醫(yī)院人事檔案管理隊(duì)伍

在社會(huì)管理機(jī)制中檔案工作占據(jù)著極為重要的位置，積極開拓創(chuàng)新，將人事檔案管理質(zhì)量和管理效率提高是醫(yī)院人事檔案管理工作發(fā)展的大勢所趨，也是醫(yī)院檔案管理人員工作業(yè)績獲得成效的有效渠道。醫(yī)院檔案管理工作者要將清晰的思想認(rèn)識(shí)樹立起來，和時(shí)代發(fā)展保持同步，將自身的工作水平提高[3]。這就要求醫(yī)院人事檔案管理工作要和實(shí)際相結(jié)合，配備理論素養(yǎng)和工作能力較強(qiáng)的工作人員，要選擇某一固定時(shí)間開展培訓(xùn)活動(dòng)，將檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力提高，讓其把現(xiàn)代人事檔案管理的技巧和規(guī)律掌握到，可以在檔案管理中運(yùn)用新思路、新方法和新技術(shù)，全方位的動(dòng)態(tài)化管理醫(yī)院人事檔案，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)歸檔和保存各種類型的檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的最佳化。

2.3 構(gòu)建完善的管理制度

醫(yī)院人事管理部門要立足于管理中的實(shí)際工作內(nèi)容展開管理，以國家出臺(tái)的《醫(yī)院人事檔案管理法》等法規(guī)為基礎(chǔ)，將具有系統(tǒng)性、全面性、科學(xué)性的管理制度制定出來。統(tǒng)一管理醫(yī)院全部醫(yī)務(wù)人員的檔案，運(yùn)用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)展開規(guī)范的分類，把各種各樣的分類方式構(gòu)建起來[4]。在管理過程中把多樣化的檢索方法建立起來，為醫(yī)院檔案展開規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的管理提供方便，更要有利于利用和開發(fā)檔案信息資源。檔案管理者要在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候應(yīng)嚴(yán)格遵循管理檔案條例和檔案法等。對法律法規(guī)中規(guī)定的精神有更加深刻的理解。根據(jù)制定的法律法規(guī)開展，把檔案管理意識(shí)不足的問題解決。同時(shí)還應(yīng)在管理過程中把責(zé)任制度嚴(yán)格落到實(shí)處，就管理中出現(xiàn)的問題第一時(shí)間追究管理人員的責(zé)任，采用獎(jiǎng)懲制度，使管理人員管理檔案的透明性和公平性得到保證。

2.4 推進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理的信息化進(jìn)程

醫(yī)院人事檔案信息化管理的重要內(nèi)容是借助信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、檢索、加工、傳輸醫(yī)院人事工作中產(chǎn)生的各種信息，第一時(shí)間高效服務(wù)人事工作。將醫(yī)院人事檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建起來，借助計(jì)算機(jī)檢索、比較、查詢、排序、選優(yōu)、統(tǒng)計(jì)、分析、輸出輸入的人事檔案信息，第一時(shí)間準(zhǔn)確分析人員的人才結(jié)構(gòu)和素質(zhì)狀況等，提供各種數(shù)據(jù)，有效展開人才預(yù)測，確保相關(guān)政策的制定有據(jù)可循。這既可以讓因?yàn)闄n案材料之后導(dǎo)致時(shí)效性失真的問題得到有效克服，同時(shí)也將收集、整理和歸檔檔案材料等諸多手工環(huán)節(jié)顯著減少，避免錯(cuò)誤的發(fā)生，確保檔案信息更加完整和準(zhǔn)確。

3 結(jié)語

醫(yī)院檔案是醫(yī)院不可或缺的信息資源，必須引起高度重視，其有利于順利開展醫(yī)院檔案管理工作和選拔人才。將醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量全面提升，應(yīng)從制度的規(guī)范、促進(jìn)管理人員素質(zhì)的提升、充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作方面入手，不斷努力，同時(shí)還應(yīng)和時(shí)代發(fā)展保持同步，善于借助現(xiàn)代化技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理信息化水平的全面提升。

參考文獻(xiàn)

[1]辛金華.基于新形勢下醫(yī)院人事檔案管理工作的應(yīng)對措施研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（1）：131-131.

[2]陳曉悅.淺析醫(yī)院人事檔案管理的優(yōu)化措施[J].卷宗，2017（12）.

[3]張?jiān)虑?信息化時(shí)代醫(yī)院人事檔案管理探討[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2018，15（13）.

[4]陳文烽.淺析醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題及對策[J].人力資源管理，2018（3）：200-201.