加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的若干思考

王永梅

摘 要：在事業(yè)單位發(fā)展的過(guò)程中，檔案管理工作是較為重要的環(huán)節(jié)。但是在當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理工作中，由于受到部分因素的影響，使得檔案管理工作存在著一定的問(wèn)題，直接影響到檔案管理的質(zhì)量和效率，進(jìn)而影響了檔案的利用率。本文將對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的解決策略，以期能夠?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理工作的健康發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；管理問(wèn)題

事業(yè)單位檔案客觀、真實(shí)地記錄了事業(yè)單位的發(fā)展歷程，屬于事業(yè)單位各項(xiàng)工作執(zhí)行的重要依據(jù)與標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理工作規(guī)范與否，直接關(guān)系到事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化作為各項(xiàng)工作開(kāi)展的重要基礎(chǔ)，其歷來(lái)是企業(yè)管理高度重視的內(nèi)容，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作來(lái)說(shuō)，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化能夠有效保障檔案管理工作的效率與質(zhì)量，提升事業(yè)單位各項(xiàng)工作開(kāi)展的精細(xì)度，以此來(lái)降低各種決策性失誤的發(fā)生率。因此，如何加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)成為事業(yè)單位發(fā)展的重要內(nèi)容。

1 我國(guó)事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理意識(shí)薄弱，重視度嚴(yán)重不足

企業(yè)檔案管理工作雖然在不斷深入，但尚未在全員范圍內(nèi)得到重視。具體來(lái)講，在企業(yè)管理層，將重心放在經(jīng)濟(jì)發(fā)展與建設(shè)方面，認(rèn)為檔案管理可有可無(wú)，是軟工程的代表?；诖?，檔案管理工作未得到足夠的重視，思想滯后，管理觀念不強(qiáng)，檔案管理工作整體上體現(xiàn)為無(wú)力性、規(guī)范性不強(qiáng)。一些企業(yè)未成立專(zhuān)門(mén)與正規(guī)的檔案部門(mén)，檔案人員結(jié)構(gòu)不合理，管理設(shè)施落后，更新不及時(shí)，影響檔案服務(wù)功能的發(fā)揮，滿足不了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)。

1.2 檔案管理信息化程度較低

現(xiàn)如今，各行各業(yè)都已經(jīng)逐漸借助信息技術(shù)來(lái)發(fā)展，對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，使用信息化技術(shù)勢(shì)在必行。當(dāng)前，很多事業(yè)單位都已經(jīng)意識(shí)到信息化檔案管理方式的重要性，也逐漸開(kāi)始利用信息技術(shù)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，不僅方便了檔案信息的查詢(xún)和使用，同時(shí)也降低了管理的成本，但是檔案管理信息化程度并不高，很多檔案管理人員都只是將檔案信息錄入到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行簡(jiǎn)單的記錄，而不是將這些檔案資料高效化的管理和利用，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，直接影響了事業(yè)單位的發(fā)展。

1.3 檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低

檔案管理工作看似簡(jiǎn)單，實(shí)際上對(duì)相關(guān)管理人員的綜合能力要求較高，不僅要求其具備過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)技能，同時(shí)也要求其具備良好的職業(yè)道德和強(qiáng)烈的責(zé)任感。但是在當(dāng)前的事業(yè)單位中，普遍存在檔案管理工作人員綜合能力偏低的情況，一方面，檔案管理人員不能夠與時(shí)俱進(jìn)，無(wú)法適應(yīng)新常態(tài)下事業(yè)單位發(fā)展對(duì)檔案管理的需求，對(duì)檔案材料的收集整理、裝訂以及歸檔等方面的業(yè)務(wù)流程不夠熟悉。另一方面，部分檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)偏低，不具備責(zé)任心，在工作的過(guò)程中敷衍了事，對(duì)自己的要求較低，進(jìn)而直接影響了檔案管理工作的整體效率。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

2.1 提高檔案管理的信息化建設(shè)

為了提升檔案管理工作的整體效率，應(yīng)當(dāng)要加強(qiáng)信息化建設(shè)。第一，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，建立相應(yīng)的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理，將檔案按照不同的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行分類(lèi)管理，這樣不僅能夠提高檔案的管理效率，同時(shí)還能夠提高信息的利用效率。與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)要建立信息共享和交流的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)“線上+線下”共同管理的方式，提高檔案信息資源的利用效率和檔案管理的整體效率。第二，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要重新調(diào)整資金配置，在檔案管理方面加大資金的投入力度，配置性能良好、數(shù)量足夠的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)設(shè)備，并劃分一定的款項(xiàng)來(lái)對(duì)檔案管理工作人員計(jì)算機(jī)操作能力進(jìn)行培訓(xùn)，使其能夠全面掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)檔案管理技能，提升事業(yè)單位檔案管理的整體效率。

2.2 建立健全檔案管理機(jī)制

科學(xué)合理的規(guī)章制度是保障各項(xiàng)工作開(kāi)展的先決條件，檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)自然也不例外。這就需要事業(yè)單位檔案管理部門(mén)針對(duì)檔案管理機(jī)制進(jìn)行全面的優(yōu)化調(diào)整，基于組織保障、部門(mén)寫(xiě)作、工作內(nèi)容要求、崗位職責(zé)劃分等諸多層面進(jìn)行全面的優(yōu)化。具體來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)基于檔案管理工作實(shí)際，全面優(yōu)化檔案管理規(guī)章制度，將對(duì)應(yīng)的責(zé)任明確到個(gè)人，并安排專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)人，針對(duì)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面的監(jiān)管。與此同時(shí)，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)組織檔案管理規(guī)范化會(huì)議，通過(guò)內(nèi)部協(xié)商共同制定規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理機(jī)制，針對(duì)相關(guān)職能部門(mén)的職責(zé)、義務(wù)進(jìn)行明確的規(guī)定，使得各個(gè)部門(mén)能夠主動(dòng)與檔案管理部門(mén)之間進(jìn)行協(xié)調(diào)合作，全面保障檔案資料收集的準(zhǔn)確性、使用的便捷性以及借閱的安全性等。通過(guò)規(guī)章制度保障、責(zé)任落實(shí)，從管理機(jī)制層面有效規(guī)范檔案管理工作。

2.3 強(qiáng)化內(nèi)部規(guī)范化管理意識(shí)

要想實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的目標(biāo)，強(qiáng)化事業(yè)單位內(nèi)部規(guī)范化管理意識(shí)至關(guān)重要。這就需要事業(yè)單位積極落實(shí)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的宣傳教育，全面引入精細(xì)化的管理理念，進(jìn)一步提升檔案管理人員的精細(xì)化意識(shí)。具體來(lái)說(shuō)，主要包含以下幾個(gè)方面：首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層必須要將檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化納入日常工作，將其提升到發(fā)展戰(zhàn)略的高度。其次，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)全面加大人力、物力、財(cái)力的投入力度，給予檔案管理工作高度重視，保障各項(xiàng)規(guī)章制度的有效落實(shí)。最后，事業(yè)單位需要全面加大檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的宣傳教育，不僅僅是針對(duì)檔案管理人員，還應(yīng)當(dāng)包含事業(yè)單位內(nèi)部各個(gè)職工，使得各個(gè)職能部門(mén)均能夠主動(dòng)配合檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的開(kāi)展。

2.4 重視檔案管理人員教育與培訓(xùn)，全面提升檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力與綜合素質(zhì)

立足新的發(fā)展階段，檔案管理人員面臨新的要求，需要具備專(zhuān)業(yè)的理論知識(shí)，掌握檔案管理工作的方法與手段，遵循發(fā)展規(guī)律，精通現(xiàn)代化檔案管理業(yè)務(wù)，全面推動(dòng)企業(yè)檔案管理向著現(xiàn)代化方向發(fā)展?；诖?，要重視檔案管理人員培訓(xùn)，促使其能夠?qū)崟r(shí)了解行業(yè)信息，明確信息技術(shù)的作用，深刻體會(huì)信息技術(shù)對(duì)檔案管理的推動(dòng)作用。另外，要對(duì)管理方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，增強(qiáng)人員業(yè)務(wù)能力，提升職業(yè)素養(yǎng)。重視考核，將其與培訓(xùn)置于同等重要的地位，促使管理人員能夠熟練掌握檔案管理流程，明確行業(yè)規(guī)范，在考核通過(guò)之后，以更加高水平的狀態(tài)投入檔案管理工作中。

2.5 提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化創(chuàng)新程度

制定檔案材料收集程序，確保材料收集完整。檔案管理部門(mén)應(yīng)該根據(jù)各項(xiàng)活動(dòng)的特點(diǎn)，制定相應(yīng)的檔案材料收集程序，并嚴(yán)格監(jiān)督其執(zhí)行過(guò)程。同時(shí)積極參與檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的制修訂工作，積極參與國(guó)際檔案標(biāo)準(zhǔn)化活動(dòng)，能否與各國(guó)學(xué)術(shù)專(zhuān)家交流，提高我國(guó)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化水平。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是一項(xiàng)系統(tǒng)、漫長(zhǎng)、復(fù)雜的工程，其必然需要密切跟隨事業(yè)單位發(fā)展與檔案管理工作發(fā)展進(jìn)行動(dòng)態(tài)的優(yōu)化調(diào)整，才能夠全面提升檔案管理的效率與質(zhì)量。這就需要事業(yè)單位意識(shí)到檔案管理規(guī)劃化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要性，深入分析當(dāng)前檔案管理工作存在的問(wèn)題，通過(guò)強(qiáng)化內(nèi)部規(guī)范化管理意識(shí)、基于規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案重組、建立健全檔案管理機(jī)制以及通過(guò)信息化建設(shè)完善標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，促進(jìn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的發(fā)展，為事業(yè)單位的發(fā)展奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

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