新形式下如何做好檔案的開(kāi)發(fā)和利用

徐建華

摘 要：檔案工作一直以來(lái)是一項(xiàng)重要的工作，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，對(duì)檔案工作也提出了新的要求，我們應(yīng)該把重視與合理開(kāi)發(fā)、利用檔案信息資源作為檔案工作的中心任務(wù)和指導(dǎo)思想，為社會(huì)的發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案；信息電子化；檔案管理；檔案信息資源

新形式下，隨著社會(huì)的發(fā)展為檔案管理提出了新的課題。深刻理解開(kāi)發(fā)利用檔案的重要性，才能推動(dòng)開(kāi)發(fā)利用檔案的進(jìn)程，檔案部門是儲(chǔ)存，輸送信息的一個(gè)部門。我們應(yīng)該把大力收集、開(kāi)發(fā)檔案信息資源作為檔案部門做好檔案工作的中心任務(wù)和指導(dǎo)思想，為社會(huì)各方面群眾和團(tuán)體服務(wù)。在具體工作中我們發(fā)現(xiàn)檔案工作參差不齊，存在許多問(wèn)題。一是不少單位沒(méi)有建立綜合檔案室，各種門類、載體檔案沒(méi)有實(shí)行集中統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、特種載體檔案分散保存的現(xiàn)象尤為嚴(yán)重；二是應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料沒(méi)有及時(shí)收集、歸檔，散存在部門或個(gè)人據(jù)為己有的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。究其原因。

一是歷史的原因造成了許多檔案館位于黨政機(jī)關(guān)，較為封閉。

二是《檔案法》雖已頒布實(shí)施多年，但檔案法律法規(guī)的權(quán)威沒(méi)有真正樹(shù)立起來(lái)，檔案執(zhí)法的剛性也不夠。社會(huì)檔案意識(shí)的增強(qiáng)是做好全社會(huì)檔案工作的充分和必要條件，如何培養(yǎng)全社會(huì)的檔案意識(shí)是每個(gè)檔案工作者義不容辭的責(zé)任，新時(shí)期社會(huì)檔案意識(shí)的培養(yǎng)問(wèn)題，我認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手。

1）為檔案開(kāi)發(fā)利用工作做好檔案保存宣傳工作，只有加強(qiáng)檔案宣傳，社會(huì)檔案意識(shí)才能得到提高。把開(kāi)展宣傳貫穿到工作的始終，檔案工作開(kāi)展到哪里，宣傳工作就跟進(jìn)到哪里，使工作與宣傳同步進(jìn)行。

2）抓住重點(diǎn)，不斷掀起宣傳工作的新高潮。根據(jù)檔案工作的規(guī)律性，抓住重點(diǎn)時(shí)間、重點(diǎn)內(nèi)容、重點(diǎn)形式，不斷掀起宣傳高潮。要掌握好時(shí)間，不要錯(cuò)過(guò)最佳宣傳時(shí)機(jī)：內(nèi)容要典型生動(dòng)，才能吸引觀眾：形式不能陳舊，否則會(huì)使人不屑一顧。應(yīng)考慮利用電視、報(bào)紙、網(wǎng)上、向各單位普發(fā)小冊(cè)子、向各鎮(zhèn)、街道提供宣傳內(nèi)容要求他們?cè)诟魃鐓^(qū)、村居代為刊出宣傳板報(bào)等宣傳面廣的宣傳形式。

3）抓住時(shí)機(jī)，把主管領(lǐng)導(dǎo)作為主要宣傳對(duì)象。各級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的有效開(kāi)展起著非常重要的作用、但主管領(lǐng)導(dǎo)一般不僅僅是檔案門的主管領(lǐng)導(dǎo)，往往分管幾個(gè)口、多個(gè)部門、檔案部門應(yīng)積極主動(dòng)，搶抓時(shí)機(jī)，向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作開(kāi)展情況，取得的成績(jī)和存在的問(wèn)題，以取得領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，檔案部門的重要工作和活動(dòng)，要爭(zhēng)取主管領(lǐng)導(dǎo)參與，以便領(lǐng)導(dǎo)全面地了解檔案工作。

1 做好檔案鑒定是做好檔案開(kāi)發(fā)和利用工作的重要內(nèi)容

長(zhǎng)期以來(lái)，對(duì)鑒定工作的認(rèn)識(shí)和實(shí)踐存在著一定的局限性，具體表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

1）對(duì)歸檔文件材料的鑒定不夠準(zhǔn)確。檔案是工作活動(dòng)的原始記錄，但不一定是真實(shí)的記錄，這是因?yàn)樵谖募牧系男纬蛇^(guò)程中，人們受到客觀條件的限制或主觀認(rèn)識(shí)的干擾，有時(shí)不能全面反映歷史真實(shí)，甚至夸大、縮小歪曲歷史事實(shí)，這在不同歷史時(shí)期和不同工作領(lǐng)域都不同程度地存在。如工作成績(jī)的夸大，統(tǒng)計(jì)數(shù)字的失準(zhǔn)，基建檔案的圖物不符等等，這些失準(zhǔn)的材料，顯然與事實(shí)不符，但它們是錯(cuò)誤思潮，片面認(rèn)識(shí)，失誤工作的直實(shí)反映檔案工作若不可能也不允許改正檔案材料原件內(nèi)容，但有責(zé)任也有義務(wù)對(duì)其進(jìn)行鑒別、評(píng)價(jià)，以指導(dǎo)利用者。

2）對(duì)歸檔文件材料的完整性鑒定不夠完整。歸檔文件不完整主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是門類不全。無(wú)論是進(jìn)館檔案還是檔案室的檔案，除文書(shū)擋案外，其他門類的檔案尤其業(yè)務(wù)檔案大都沒(méi)有收集歸檔，這就為全面反映其工作活動(dòng)大打折扣，二是歸檔部門不全，一個(gè)單位內(nèi)各部門的職能不同，產(chǎn)生文件材料的數(shù)量不一，不少單位除綜合部門形成的紅頭文件外，其他部門因形成的材料少，往往長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)有文件歸檔，三是歸檔文件材料不完整，編號(hào)文件本身接不起來(lái)，缺附件，少底稿等，尤其是科技檔案在這方面表現(xiàn)得更為突出。而缺少的往往是核心內(nèi)容和重要的部分，檔案工作者需要也應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行鑒別評(píng)價(jià)，并總結(jié)出經(jīng)驗(yàn)數(shù)訓(xùn)，以便在業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作和收集工作中采取必要措施，盡量減少此類現(xiàn)象。

3）對(duì)檔案的珍貴程度評(píng)定不足。目前對(duì)檔案價(jià)值的評(píng)定僅用保管期限來(lái)表示，而保管期限所體現(xiàn)的價(jià)值是相對(duì)價(jià)值，就某一份檔案材料來(lái)講，在此館屬永久而在彼館可能是長(zhǎng)期或短期，一份具體的檔案材料應(yīng)當(dāng)有個(gè)社會(huì)的而不是一個(gè)單位的、全面的而不是單項(xiàng)的、歷史的而不是階段性的價(jià)值評(píng)定，這既有利于有重點(diǎn)地?fù)尵群捅Ｗo(hù)珍貴檔案，也有利于準(zhǔn)確地評(píng)定檔案館的檔次和地位，使國(guó)家有限的檔案經(jīng)費(fèi)用到最需要的地方，我認(rèn)為檔案鑒定應(yīng)包括檔案保管期限鑒定，檔案準(zhǔn)確性鑒定，檔案完整性鑒定，檔案珍貴程度鑒定等方面。因而可將案鑒定劃分為前期鑒定和后期鑒定。前期鑒定是指對(duì)文件材料保存價(jià)值的鑒定和對(duì)文件材料的準(zhǔn)確性，完整性鑒定，因其是在文件材料立卷歸檔階段完成的，處于案文件運(yùn)行前期，所以可將它們稱為前期鑒定，前期鑒定主要包括：（1）保存價(jià)值鑒定，是指文件材料有沒(méi)有保存價(jià)值、保存價(jià)值大小的鑒別，并依此確定文件材料歸不歸檔，保管期限的長(zhǎng)短。（2）準(zhǔn)確性鑒定，是指對(duì)歸檔文件材料的各種標(biāo)識(shí)的準(zhǔn)確性及其所承載的信息的準(zhǔn)確性進(jìn)行甄別評(píng)定，前期鑒定中的準(zhǔn)確性鑒定，主要是針對(duì)工作中因工作硫忽將歸檔文件材料的某些標(biāo)識(shí)如責(zé)任者、時(shí)間，簽章、竣工章等遺漏丟失或者銷誤，正文與底稿不相符，正本與副本不相符，基建圖物不符，設(shè)備圖物不符等等諸多情況的檢查，在文件材料歸檔時(shí)，由責(zé)任人進(jìn)一步核實(shí)鑒別，并在案卷備考表中案卷檢查人欄簽字或以其它形式確認(rèn)歸檔文件的準(zhǔn)確性。（3）完整性鑒定，歸檔時(shí)，責(zé)任人對(duì)圍繞某個(gè)事件，某項(xiàng)工程，某個(gè)設(shè)備，某項(xiàng)任務(wù)所產(chǎn)生和使用的文件材料的完整性，每一份文件材料頁(yè)數(shù)，圖幅及底稿的完整性進(jìn)行鑒別并簽字確認(rèn)，以確保歸檔文件材料的完整性。后期鑒定是指專門的鑒定委員會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。后期鑒定，是檔案館的重要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，需要建立專門的，具有權(quán)威性的鑒定委員會(huì)，按特定的程序進(jìn)行，其工作內(nèi)容應(yīng)包括檔案評(píng)價(jià)，珍貴程度鑒定和保管期限鑒定等。

2 致力檔案的信息電子化建設(shè)

檔案信息電子化管理，其優(yōu)勢(shì)就是以室藏檔案資料，紙質(zhì)或機(jī)讀形式的，為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集，篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。

1）利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。

2）縮短二次文獻(xiàn)的加工時(shí)間，提高檔案的時(shí)效性。手工信息加工工作模式從文件資料形成到開(kāi)發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長(zhǎng)，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

3）檔案信息電子化，檔案信息成果可多份拷貝將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門，就擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位也就得到了提高。

4）檔案電子化，可使檔案順利地與最新技術(shù)接軌。使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求，為將來(lái)檔案信息管理打下基礎(chǔ)。檔案的價(jià)值也體現(xiàn)在利用上，在利用檔案中受益過(guò)的同志檔案意識(shí)較強(qiáng)。檔案工作者要努力提高檔案開(kāi)發(fā)利用水平，讓群眾切切實(shí)實(shí)體會(huì)感受到檔案的價(jià)值所在，進(jìn)而提高社會(huì)檔案意識(shí)。因此作為檔案工作者肩負(fù)著歷史的職責(zé)，做好檔案工作的開(kāi)發(fā)利用和科學(xué)管理，利用科技信息資源，推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]杜云波.淺析檔案管理工作的原則[J].安徽文學(xué)（下半月）.2011年08期.

[2]姜瑞秋.淺析如何做好檔案管理工作[J].科學(xué)之友.2011年16期.

[3]葉麗英.國(guó)土資源檔案管理淺談[J].浙江檔案.2011年06期.