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      高職院校OA辦公系統(tǒng)電子文件歸檔策略研究

      2019-08-22 09:53:40趙波
      卷宗 2019年20期
      關(guān)鍵詞:檔案管理系統(tǒng)OA系統(tǒng)電子文件

      摘 要:OA系統(tǒng)的廣泛使用,使得系統(tǒng)中產(chǎn)生了大量電子文件,但是部分高校特別是高職院校未將辦畢電子文件進(jìn)行有效歸置,導(dǎo)致電子文件在OA系統(tǒng)中處于散亂閑置狀態(tài)。通過(guò)配置OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)功能,并進(jìn)行有效對(duì)接,提高檔案意識(shí)和工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì),可為OA系統(tǒng)大量閑置的電子文件提供歸檔整理方法。

      關(guān)鍵詞:OA系統(tǒng);檔案管理系統(tǒng);電子文件

      當(dāng)前高職院校檔案工作中,雖大力提倡檔案數(shù)字化和智慧檔案館建設(shè),但是在實(shí)際檔案工作中,廣泛存在以紙質(zhì)件歸檔為主,電子件歸檔為輔的現(xiàn)象。雖然OA系統(tǒng)在各行業(yè)各單位之間廣泛普及和使用,但存在只重視電子文件現(xiàn)行階段的使用價(jià)值,忽視電子文件歸檔非現(xiàn)行階段的查考利用價(jià)值。可以說(shuō),絕大部分高職院校的OA系統(tǒng)中的電子文件處于散亂無(wú)秩序狀態(tài)。

      公文是一個(gè)高校實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書(shū),是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家各項(xiàng)方針政策,依法辦學(xué)的重要工具。公文的作用不僅僅體現(xiàn)在實(shí)踐活動(dòng)中具有的指導(dǎo)依據(jù)作用,也體現(xiàn)在辦畢文件對(duì)未來(lái)工作的考察利用作用,現(xiàn)行價(jià)值只是文件生命周期過(guò)程中的一個(gè)階段。因此,重視文件,除了重視文件的當(dāng)前價(jià)值,更要把投入更多的人力、物力、財(cái)力到電子文件的后期有效管理上來(lái)。

      OA協(xié)同辦公系統(tǒng)電子文件歸檔是一門(mén)綜合業(yè)務(wù),涉及OA系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)和各業(yè)務(wù)系統(tǒng),涉及到檔案管理部門(mén)、綜合辦公部門(mén)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)部門(mén)和各業(yè)務(wù)部門(mén),涉及到專(zhuān)職檔案管理人員、文書(shū)工作人員和兼職檔案管理人員。因此,要做好OA系統(tǒng)中電子文件的歸檔,必須把這幾個(gè)方面有機(jī)結(jié)合,形成合力,有效推進(jìn)檔案工作的發(fā)展和進(jìn)步。

      1 做好OA辦公系統(tǒng)的歸檔功能

      近年來(lái),各高職院校積極推進(jìn)智慧校園建設(shè),在智慧校園平臺(tái)建設(shè)和各業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)上,投入了大量的人力、物力和財(cái)力,推進(jìn)了高校信息建設(shè)的智慧化和數(shù)字化。作為文件處理和流程管理的OA系統(tǒng),是高校智慧校園建設(shè)的重中之重,在開(kāi)發(fā)商選擇、功能配置和操作界面友好度方面,作了大量的流程設(shè)計(jì)和需求調(diào)研。但是,在功能設(shè)計(jì)和需求調(diào)研過(guò)程中,綜合辦公部門(mén)和網(wǎng)絡(luò)信息部門(mén),往往忽視檔案部門(mén)的需求調(diào)研,檔案部門(mén)也缺乏工作主動(dòng)性,沒(méi)有主動(dòng)與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通,導(dǎo)致OA系統(tǒng)檔案功能的缺失。

      鑒于此,OA辦公系統(tǒng)務(wù)須設(shè)計(jì)電子文件歸檔管理功能,一方面是對(duì)OA其他功能的有效對(duì)接和合理歸檔,保證所有OA中電子文件流程處理的真實(shí)性和辦畢電子文件的合理歸檔;另一方面,保證辦畢電子文件有效查考和快速利用。因此在當(dāng)前電子文檔一體化趨勢(shì)下,做好對(duì)OA中電子文件元數(shù)據(jù)的合理歸檔,對(duì)今后文件真實(shí)性的查考起著至關(guān)重要的作用。

      2 做好檔案管理系統(tǒng)電子文件管理功能

      做好高職院校OA系統(tǒng)中電子文件歸檔工作,必須相對(duì)應(yīng)做好檔案管理系統(tǒng)功能需求調(diào)研,做好檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的有效對(duì)接。

      檔案管理系統(tǒng)前期采購(gòu)的調(diào)研工作,盡量采購(gòu)應(yīng)用廣泛、功能全面、界面友好的檔案管理軟件,要求公司資質(zhì)好,后期維護(hù)服務(wù)意識(shí)好,避免只開(kāi)發(fā)而不維護(hù)的情形。在功能需求上,避免檔案管理系統(tǒng)是OFFICE軟件Excle查詢(xún)功能的簡(jiǎn)單升級(jí)版,僅僅是檔案資源的目錄管理。豐富優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)功能,特別與OA系統(tǒng)功能對(duì)接上,不滿(mǎn)足于電子文件的物理歸檔,更要求實(shí)現(xiàn)電子文件邏輯歸檔,解決OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)在數(shù)據(jù)文件處理元數(shù)據(jù)技術(shù)上的對(duì)接問(wèn)題,并開(kāi)發(fā)相應(yīng)的對(duì)接程序,將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中形成的電子文件、公文處理單、文件流傳日志遷移到檔案管理系統(tǒng)。以便于對(duì)OA系統(tǒng)電子文件處理流程元數(shù)據(jù)的有效管理,有效承接電子文件相關(guān)著錄信息,減少目錄著錄工作量,便于檔案的今后查找利用?!安捎镁W(wǎng)絡(luò)在線(xiàn)歸檔,效率高,能適應(yīng)管理和利用的需要,只是前期配套工作比較復(fù)雜,既需要檔案管理系統(tǒng)的支撐,有需要學(xué)校和相關(guān)部門(mén)的配合和支持”。

      3 繼續(xù)有效實(shí)施部門(mén)立卷制度

      自電子文件產(chǎn)生以來(lái),便存在電子文件及其對(duì)應(yīng)紙質(zhì)文件都進(jìn)行保存的“雙套制”歸檔現(xiàn)象,從而形成同一內(nèi)容兩種介質(zhì)的檔案。在電子文件法律地位未得到解決,以及大眾觀念意識(shí)未得到有效認(rèn)同的現(xiàn)時(shí)環(huán)境下,雙套制歸檔必將長(zhǎng)期存在。因此,涉及到檔案歸檔,就必然涉及到的部門(mén)立卷制度。傳統(tǒng)紙質(zhì)文件在歸檔過(guò)程中,部門(mén)立卷制度得到有效實(shí)施并推動(dòng)了檔案工作的發(fā)展。同樣,為有效對(duì)接同一份文件的紙質(zhì)版與電子版,必然要求在辦畢電子文件處理過(guò)程中,實(shí)行部門(mén)立卷制度。電子文件歸檔,特別是OA辦公系統(tǒng)電子文件邏輯歸檔的推行部門(mén)立卷技術(shù)復(fù)雜性和操作難度較大。根據(jù)OA系統(tǒng)功能設(shè)計(jì),需配置檔案管理模塊,一方面是把辦畢的電子文件、公文處理單和文件流傳日志歸檔到OA系統(tǒng)檔案管理模塊中,另一方面,是OA系統(tǒng)綜合辦公部門(mén)的文書(shū)工作人員或者檔案部門(mén)檔案管理人員,在充分授權(quán)的基礎(chǔ)上,需對(duì)電子文件的歸檔價(jià)值、預(yù)歸檔、保存期限、歸檔部門(mén)、著錄要素等進(jìn)行有效管理。OA系統(tǒng)中便對(duì)電子文件價(jià)值進(jìn)行鑒定,減少后期檔案工作量,使進(jìn)入預(yù)歸檔范圍的電子文件都是有保存價(jià)值。

      設(shè)置歸檔部門(mén),是根據(jù)文件內(nèi)容,結(jié)合學(xué)校部門(mén)職責(zé)分工和高校檔案實(shí)體分類(lèi)體系,將有保存價(jià)值的文件,將電子文件、公文處理單和文件流傳日志打包作為整體,屬于哪個(gè)部門(mén)的檔案就劃轉(zhuǎn)到該部門(mén)。各部門(mén)兼職檔案管理員在平時(shí)或者在年度檔案整理期間,登錄個(gè)人OA賬戶(hù),接收文書(shū)工作人員或者檔案管理人員劃轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)的電子文件,一是有效歸檔電子文件。將電子文件遷移到檔案管理系統(tǒng),并利用OA系統(tǒng)部分電子文件著錄項(xiàng),并適時(shí)手動(dòng)補(bǔ)齊著錄項(xiàng),做好檔案管理系統(tǒng)文件著錄,目的是減少檔案整理工作量,也為了保證電子文件的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。二是將電子文件處理單和電子文件本身打印出紙質(zhì)版,按文件處理單在前,文件在后的順序進(jìn)行裝訂,之后按紙質(zhì)文件的相關(guān)要求進(jìn)行整理。最終形成同一文件兩種介質(zhì)的歸檔方式,紙質(zhì)件與電子件相互補(bǔ)充,相互佐證,紙質(zhì)件能彌補(bǔ)電子文件的安全性和不確定性,電子件能滿(mǎn)足檔案查閱的高校性和利用的便捷性。

      4 加強(qiáng)相關(guān)工作人員素質(zhì)提升

      “辦公自動(dòng)化系統(tǒng)電子文件從形成到歸檔涉及諸多部門(mén)和人員,每個(gè)環(huán)節(jié)都需要規(guī)范性的操作”。雙套制歸檔方式下,OA系統(tǒng)電子文件歸檔對(duì)經(jīng)辦人員有較高的素質(zhì)要求。

      一是具備檔案管理知識(shí)。在雙套制歸檔,特別是對(duì)電子文件歸檔要求下,除了在傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔對(duì)檔案管理工作人員的檔案整理素質(zhì)有要求之外,OA電子文件流程挺高了對(duì)文書(shū)工作人員檔案整理知識(shí)的要求。紙質(zhì)文件時(shí)代,雖對(duì)文書(shū)工作人員的檔案知識(shí)有需求,但沒(méi)有達(dá)到專(zhuān)業(yè)檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)要求,在OA系統(tǒng)下,要求文書(shū)工作人員既要熟悉全校各部門(mén)業(yè)務(wù)范圍,全面熟悉歸檔范圍和保管期限等檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)。

      二是熟悉系統(tǒng)操作知識(shí)。不管是文書(shū)處理人員,還是專(zhuān)兼職檔案工作人員,都需要掌握基本的電腦操作技能和業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用流程。對(duì)OA系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)熟悉程度高,能滿(mǎn)足OA系統(tǒng)電子文件遷移到檔案管理系統(tǒng),將流程日志、電子文件基本信息有效信息進(jìn)行著錄,并進(jìn)行打印歸檔。

      三是重視檔案管理工作。大多數(shù)單位將OA系統(tǒng)電子文件處于散亂無(wú)秩序狀態(tài),根本原因是對(duì)檔案管理工作的不重視。體現(xiàn)在不配置檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員,未有效配置檔案工作發(fā)展所需的人力、財(cái)力和空間,未組建檔案管理隊(duì)伍,未將檔案工作納入學(xué)校事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,未將智慧檔案館建設(shè)納入學(xué)校智慧校園建設(shè)規(guī)劃并同步推進(jìn)。在電子文件時(shí)代,更加要求重視檔案管理工作,更加重視辦畢電子文件的有效歸置。

      做好高職院校OA系統(tǒng)電子文件歸檔管理工作,需要多管齊下,多部門(mén)和多崗位人員配合,不僅要推行部門(mén)立卷制度,做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的整理,更要把OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的納入頂層設(shè)計(jì),建立電子文件在兩個(gè)系統(tǒng)間的有效對(duì)接。同時(shí),也需要電子文件生成、流傳、處理和歸檔各階段工作人員具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì),切實(shí)推動(dòng)雙套制歸檔。

      參考文獻(xiàn)

      [1]吳堅(jiān).高校電子文件歸檔方法的實(shí)踐與探討[J].蘭臺(tái)世界,2012(5).

      作者簡(jiǎn)介

      趙波(1988-),男,湖北利川人,重慶三峽醫(yī)藥高等專(zhuān)科學(xué)校檔案館助理館員,檔案學(xué)學(xué)士,主要從事高校檔案管理研究。

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