大數(shù)據(jù)下的高校檔案管理

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)通信技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，客觀上推進(jìn)了我國(guó)高校教學(xué)檔案的信息化進(jìn)程?！按髷?shù)據(jù)”改革已從“地方探索”躍升為“頂層設(shè)計(jì)”，從“區(qū)域創(chuàng)新”擴(kuò)散為“全國(guó)實(shí)踐”。2018年“大數(shù)據(jù)”改革的新進(jìn)展，可以用“深化“”撬動(dòng)”和“擴(kuò)散”三個(gè)關(guān)鍵詞述之。改革撬動(dòng)效應(yīng)的發(fā)揮是2018年的顯著進(jìn)展。在“大數(shù)據(jù)”改革下高校機(jī)關(guān)單位的檔案管理也應(yīng)往此方向進(jìn)行發(fā)展。

關(guān)鍵詞：“大數(shù)據(jù)”；高校機(jī)關(guān)；檔案管理

1 序言

國(guó)家檔案局印發(fā)的 《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī) 劃綱要》 中明確提出，到2020年初步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心 的檔案管理現(xiàn)代化。檔案信息化是將現(xiàn)代的信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)通信技術(shù)應(yīng)用到檔案管理和開(kāi)發(fā)利用中來(lái)。2018年1月23日，習(xí)近平總書(shū)記主持中共中央深化改革小組審議了《浙江省最新改革研究報(bào)告》，并提出將浙江“最多跑一次”經(jīng)驗(yàn)推廣到全國(guó)。“最多跑一次”不再依據(jù)政府本身的邏輯。相反，它是依據(jù)公民和企業(yè)的需求，它迫使政府及其組成部分進(jìn)行依賴大數(shù)據(jù)改革。“大數(shù)據(jù)”改革具有重要的“需求導(dǎo)向”，“問(wèn)題導(dǎo)向”和“效果導(dǎo)向”。這些特征并非樸實(shí)的“任務(wù)導(dǎo)向”。這就要求高校單位檔案的高校處理需求拋棄傳統(tǒng)辦法，轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒幚砗汀盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的檔案處理方式，有必要深化施行科學(xué)有用的管理戰(zhàn)略，使之與普通群眾、企業(yè)、高校事業(yè)單位內(nèi)的需求緊密結(jié)合，使檔案處理作業(yè)高效有序地工作。

2 高校機(jī)構(gòu)之中檔案處理工作的基本問(wèn)題

2.1 處理信息不健全

許多組織都不太關(guān)注文件處理的原因。雖然它已經(jīng)出現(xiàn)在高校的信息處理系統(tǒng)中，但在實(shí)踐中還很短，監(jiān)管機(jī)構(gòu)的責(zé)任還沒(méi)有依法制定，使得處理系統(tǒng)成為一種法定監(jiān)管形式。其次，由于大多數(shù)高校教學(xué)檔案的管理采用二級(jí)管理模式，即二級(jí)院（系）負(fù)責(zé)原教學(xué)檔案的收集和整理，上級(jí)教學(xué)督導(dǎo)負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的總結(jié)和驗(yàn)證。有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，文件處理操作具有秘密操作的“黑箱操作”的本質(zhì)，因?yàn)樗鼪](méi)有觸及評(píng)價(jià)的內(nèi)容而且難以閱讀查詢，因此大量的基層管理者忽視了他們?cè)谖募芾砉ぷ髦械穆氊?zé)，并且文件處理操作必須不重要。它只被視為監(jiān)護(hù)和模仿的一般性質(zhì)。這樣，整個(gè)文件處理工作會(huì)話就不會(huì)關(guān)注文檔處理。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，這種信息處理和文件處理操作并不科學(xué)。

2.2 管理資金投入少

由于高校單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案處理工作的辦理人員不太注重文件辦理和檔案管理工作，他們將在這方面投入資金、成本、人力都較少。通常，當(dāng)不重視檔案管理工作時(shí)，認(rèn)為文件辦理不重要。項(xiàng)目辦理的設(shè)備不需要經(jīng)常更換。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，文件辦理部門(mén)的工作環(huán)境比較簡(jiǎn)單，設(shè)備很落后，文件柜相對(duì)破碎，將極大地降低檔案管理工作的工作效率。進(jìn)入檔案室后短時(shí)間內(nèi)無(wú)法找到想要找的文件。此外，檔案管理仍然使用紙質(zhì)檔案。沒(méi)有現(xiàn)代化的辦理設(shè)備，至少無(wú)法談?wù)撚?jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)+辦公形式。這也影響了辦理者的工作，是使得他們?nèi)狈嵝模兂闪藧盒匝h(huán)。

2.3 辦理人員素質(zhì)低下

有些檔案工作混亂，沒(méi)有統(tǒng)一性，部分原因是文件管理工作本身有些枯燥乏味，部分原因是文件管理工作者本身沒(méi)有很高的工作質(zhì)量和能力。這些要求，文件管理工作需要更高水平的專業(yè)性和處理的連續(xù)性。如果您不在該領(lǐng)域投入一定數(shù)量的財(cái)務(wù)和人力資源，則很難提交，生成，存檔和保存文件。目前，我國(guó)大多數(shù)高校都從事檔案教學(xué)檔案工作。他們都是相關(guān)的專業(yè)助理。他們的專業(yè)要求主要來(lái)自于專業(yè)的相關(guān)性，他們能夠理解和熟悉各專業(yè)的相關(guān)教學(xué)活動(dòng)，使他們能夠順利完成教學(xué)檔案的收集和組織?！按髷?shù)據(jù)”改革中的大學(xué)單位正在從原來(lái)的“任務(wù)導(dǎo)向”轉(zhuǎn)向“需求導(dǎo)向”，壓縮人才，并使用最新的互聯(lián)網(wǎng)+人才工作系統(tǒng)。這使得部門(mén)之間的人員流動(dòng)性變得更大，導(dǎo)致許多文件不受文件管理和文檔管理和工作經(jīng)驗(yàn)的影響，或者只是那些熟悉它們的人。文件處理工作流程已轉(zhuǎn)移到其他部門(mén)，因此人員流動(dòng)不利于提高文件處理的專業(yè)能力，不利于提高人員素質(zhì)。

3 檔案處理中高校機(jī)構(gòu)改革的參考建議

3.1 完善處理系統(tǒng)，重視文件處理

要改變高校單位的檔案處理模式首先需要加強(qiáng)檔案處理宣傳作業(yè)，詳細(xì)講解檔案處理的相關(guān)知識(shí)和法律法規(guī)，使單位領(lǐng)導(dǎo)和處理人員處處留心檔案處理、管理等各項(xiàng)作業(yè)的內(nèi)容。弄清、搞懂不同文件的重要性區(qū)別。不同的高校單位還應(yīng)根據(jù)自身展開(kāi)情況擬定相對(duì)完好的檔案處理制度。它不只具有強(qiáng)制處理人員處理制度，并且對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層具有必定的約束力。它將處理職責(zé)分為個(gè)人，并守時(shí)進(jìn)行評(píng)價(jià)。對(duì)未能實(shí)行該系統(tǒng)的人員處以相應(yīng)的處罰。

3.2 增加投資資金，改善處理環(huán)境

在單位領(lǐng)導(dǎo)充分了解檔案處理作業(yè)的另一方面，還必須增加檔案處理設(shè)備的資金投入，徹底改善檔案的作業(yè)環(huán)境，讓處理人員在舒適的環(huán)境中作業(yè)。在檔案館中，有專門(mén)用于檔案的櫥柜，以及消防設(shè)備，并改善信息的信息處理，裝備計(jì)算機(jī)和實(shí)施網(wǎng)絡(luò)文件處理。這能夠增加處理者的積極性，為文件處理的科學(xué)處理奠定基礎(chǔ)。

3.3 加快文件處理“互聯(lián)網(wǎng)+”信息化進(jìn)程

完成科學(xué)，現(xiàn)代的檔案處理。在“大數(shù)據(jù)”的改革大潮下，信息時(shí)代的到來(lái)對(duì)檔案處理的現(xiàn)代化提出了更高的要求。這就要求文件處理部分增加資金投入，充分有效地運(yùn)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備，建立高效精確的文件處理系統(tǒng)，及時(shí)精確地導(dǎo)入文件信息，完成文件處理的自動(dòng)化和電子化處理。進(jìn)步文件檢索效率。

4 結(jié)論

高校教學(xué)檔案涉及學(xué)校的每一位師生。 每個(gè)人都需要共同合理地使用和維護(hù)教學(xué)檔案的信息化建設(shè)。 特別是它的安全鏈接。 因此，高校教學(xué)檔案管理部門(mén)要加大宣傳力度，提高高校全民的認(rèn)識(shí)，確保學(xué)校的每一位師生都知道； 充分調(diào)動(dòng)師生參與高校教學(xué)檔案信息化的積極性。

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作者簡(jiǎn)介

時(shí)翠紅（1980-），女，漢，山西省清徐縣，太原師范學(xué)院檔案館，館員，本科，高校檔案管理。