淺談醫(yī)院電子文件的管理

熊梅

摘 要：電子文件的歸檔管理是當(dāng)前醫(yī)院信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。本文就針對(duì)電子文件的特性，以及在歸檔管理中帶來的方便及困難問題進(jìn)行討論，提出解決問題的相應(yīng)對(duì)策，以做好醫(yī)院電子檔案的整理及歸檔工作，從而推進(jìn)醫(yī)院信息化工作建設(shè)的步伐。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；電子文件；檔案

電子文件的形成是近年來，我國(guó)電子信息技術(shù)的快速發(fā)展以及辦公無紙化自動(dòng)化的逐步完善并普遍運(yùn)用以來，依賴電子數(shù)字設(shè)備而形成，它以信息的形式主要存儲(chǔ)設(shè)備為：U盤、磁盤、光盤等載體，并依靠電子設(shè)備產(chǎn)品才能進(jìn)行閱讀和處理，還可以通過電腦等通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞的文件。隨著電子計(jì)算機(jī)已被越來越廣泛地應(yīng)用于醫(yī)院各種日常辦公工作，發(fā)文、收文、文件辦理、歸檔繁雜的手續(xù)以及單位之間往來的函件等都可以通過網(wǎng)絡(luò)直接在計(jì)算機(jī)上辦結(jié)歸檔，從而醫(yī)院也產(chǎn)生了許多的電子文件。

電子文件資料具有自己獨(dú)特的特性，其特性的優(yōu)點(diǎn)提高了檔案管理工作者的工作質(zhì)量與工作效率，從而為我們的檔案管理人員帶來了極大的方便。在多年的實(shí)踐中，我們逐步發(fā)現(xiàn)其缺陷也是不容忽視的，如果我們的電腦操作不當(dāng)或染上病毒，其后果是不容估量的。因此，本文主要探討電子文件的特性及其為我們檔案管理者工作帶來的方便及困難，從而找到合適的解決方法，以確保醫(yī)院電子文件的安全性，這不僅是當(dāng)前醫(yī)院信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是我們檔案管理工作中普遍面臨的難題。

1 電子檔案的形成及組成要素

1）電子檔案的形成及建立。電子文件是在計(jì)算機(jī)普遍普及運(yùn)用和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的不斷完善發(fā)展的基礎(chǔ)上逐步形成的，它的建立逐漸改變了當(dāng)前各行業(yè)的辦公模式，并由概念逐漸應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中。位推動(dòng)醫(yī)院信息化建設(shè)，現(xiàn)在我們每個(gè)科室都配備了計(jì)算機(jī)等設(shè)備，醫(yī)院檔案管理也是配備齊全了相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等，以推動(dòng)醫(yī)院檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)，因此計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的廣泛運(yùn)用是電子文件形成的決定性因素。

2）電子檔案的主要要素。電子文件具有其獨(dú)特的要素：一是必須在計(jì)算機(jī)數(shù)字化的設(shè)備及環(huán)境中生成；二是以數(shù)字化形式存在的信息；三是只能存儲(chǔ)于電腦及U盤、磁帶、磁盤、光盤等載體上；四是在進(jìn)行閱讀、處理的時(shí)候，需要依賴于計(jì)算機(jī)等數(shù)字化設(shè)備；五是可以在通信網(wǎng)絡(luò)上不受時(shí)間空間限制進(jìn)行傳送；六是電子文件的歸檔，要通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，進(jìn)行整理歸檔，同時(shí)轉(zhuǎn)存在相應(yīng)的載體上保存。

2 電子文件的主要特性及其帶來的方便與困難

2.1 電子文件的特性

1）電子文件是數(shù)字化的信息形態(tài)。電子文件是依賴在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中產(chǎn)生和處理的，其信息形態(tài)是數(shù)字化的，離開電子計(jì)算機(jī)設(shè)備將不能存在。

2）電子文件對(duì)電子產(chǎn)品的依賴性。電子文件從它的形成、傳輸、存儲(chǔ)、讀取都是通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的，所以，電子文件與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的各種設(shè)備之間有著密不可分的關(guān)系。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是電子文件生成的前提和基礎(chǔ)，離開了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的軟硬件平臺(tái)，電子文件我們既看不見也摸不著，這就決定了電子文件對(duì)設(shè)備有很強(qiáng)的依賴性。

3）電子文件的易修改性。電子文件在形成中其最突出的優(yōu)勢(shì)就是其可以任意的增加或刪除，復(fù)制或粘貼，并且在修改后還不會(huì)留下任何的修改痕跡。

4）電子文件信息的共享性及不安全性。對(duì)于我們?nèi)粘９ぷ髦屑堎|(zhì)的文件資料來說，它只有在某時(shí)某地接觸到它的人才能夠進(jìn)行閱讀，獲取信息。而電子文件的閱讀因?yàn)槠涮幚黹喿x環(huán)境是計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因而就不會(huì)受時(shí)間和空間的限制，如果計(jì)算機(jī)不采用加密或者保護(hù)的措施，那么，在互聯(lián)網(wǎng)中，任何的終端機(jī)上都可以進(jìn)行讀取，任何的計(jì)算機(jī)都可以對(duì)其存儲(chǔ)的各種載體獲取資料，這對(duì)很多讀者來說，可以獲取大量的信息資料，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)資源共享。

但是，隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的不斷發(fā)展和推進(jìn)，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全問題也已日益突出。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)存在著很大的安全隱患，主要體現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)過于龐大、復(fù)雜，其存在的缺陷較多，容易遭到不速之客的攻擊，還有很多的黑客虎視眈眈，給網(wǎng)絡(luò)的安全也帶來了極大的危害。我認(rèn)為要解決這些危害只有從政府、社會(huì)和技術(shù)方面采取綜合的措施，共同治理，才可能有效地解決防范網(wǎng)絡(luò)的安全隱患。

2.2 電子文件的特性帶來的方便和困難

1）電子文件的特性給管理帶來了極大的方便。電子文件的形成為我們檔案工作管理者帶來了很多的方便，比如：其記錄量大，不需要大的存儲(chǔ)空間，再大的信息量也不需要大的庫房來保管和存儲(chǔ)，很多的資料一個(gè)光盤或者內(nèi)存較大的一小個(gè)U盤就可以保管。還有電子文件的共享性也使很多的讀者通過其計(jì)算機(jī)共享閱讀獲取信息資料，且不受時(shí)間空間的制約，為很多讀者獲取資料信息帶來了極大的便利。

2）電子文件特性給管理者帶來的困難。長(zhǎng)期以來，電子文件的某些特性給管理者帶來了很多的困擾也是不容忽視的。從電子文件的形成、收集、整理、歸檔、保存各個(gè)環(huán)節(jié)中，都存在著困難，特別是電子文件的保存，如果是保存在U盤或者光盤上，經(jīng)常會(huì)發(fā)生磁盤損壞，無法進(jìn)行正常讀取，現(xiàn)在雖然有一些合適是解決措施，但其長(zhǎng)期保存是一個(gè)相當(dāng)困難和復(fù)雜的過程，其安全性目前還沒有一個(gè)較完善較理想的可行的方法。

3 對(duì)電子文件歸檔的幾點(diǎn)建議

電子文件歸檔的就是要使真實(shí)記載著我們?nèi)粘９ぷ髟陔娮有畔r(shí)代更好的、更完整的、長(zhǎng)期的保存下去。為此，我認(rèn)為要做好以下幾方面的工作。

1）做好電子文件工作人員的知識(shí)技能培訓(xùn)。做好醫(yī)院電子文件的歸檔保存工作，既是醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的必然要求，也是醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。因此，作為一名信息化的檔案工作者，我們需要把檔案信息化建設(shè)提高到為醫(yī)院業(yè)務(wù)發(fā)展建設(shè)服務(wù)和促進(jìn)醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展的高度來認(rèn)識(shí)。檔案人員要積極參加專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，熟練掌握各種操作技能，以適應(yīng)電子文件檔案管理工作的需要。

2）做好電子文件的收集工作。作為檔案管理人員，我們?cè)陔娮游募w檔之前，要廣泛、認(rèn)真地進(jìn)行收集各種電子文件資料，由于醫(yī)院各行政科室及臨床科室較多，各科室在日常工作中均產(chǎn)生各種電子文件資料，我們要發(fā)通知到各科室收集資料，保護(hù)原稿。不論是紙質(zhì)的檔案還是電子文件檔案，對(duì)資料的收集總是歸檔管理的第一環(huán)節(jié)，也是做好各種資料歸檔保管的基礎(chǔ)。資料是否收集齊全完整，對(duì)以后檔案管理的鑒定、開發(fā)利用有著很大的影響。如果電子文件資料屬于歸檔的文件資料沒有得到收集，這不僅影響到醫(yī)院檔案資料的完整性，還嚴(yán)重地影響到醫(yī)院檔案的開發(fā)與利用。

3）電子文件資料在歸檔之前，也應(yīng)該由醫(yī)院成立的檔案資料鑒定小組對(duì)其真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行鑒定。一是辨別電子文件的真?zhèn)?，是否被人任意修改過；二是確定電子文件的歸檔價(jià)值，不是所有的電子文件都具備歸檔保管的，鑒定時(shí)可以遵從紙質(zhì)檔案的方法進(jìn)行鑒定；三是要確定電子文件的完整性。因?yàn)橹挥姓鎸?shí)的、有價(jià)值的電子文件才有歸檔保管的價(jià)值和必要。

4）電子文件存在著安全隱患，因此我們?cè)诒９苤幸訌?qiáng)防患，確保安全。電子文件有多種存儲(chǔ)的載體，那么選擇的載體安全與否，關(guān)系到電子文件歸檔工作的成敗。因此，對(duì)歸檔的電子文件，我們檔案管理工作者要根據(jù)醫(yī)院工作的實(shí)際，采取較為安全的存儲(chǔ)措施，以保障電子文件存儲(chǔ)的安全。如果計(jì)算機(jī)在保存的過程中存在安全漏洞，我們要進(jìn)行及時(shí)的修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，安裝使用殺毒軟件，對(duì)防火墻和殺毒軟件實(shí)行實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，在檔案上傳、下載、訪問權(quán)限等方面進(jìn)行加密處理。按照要求對(duì)保存環(huán)境的溫度和濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)，確保檔案電子的安全與穩(wěn)定。

綜上所述，電子文件的產(chǎn)生提高我們檔案工作者的工作質(zhì)量和效率，是檔案信息化建設(shè)、管理的一場(chǎng)新變革。但是電子文件存在著很多的缺陷和安全隱患，我們?cè)诠ぷ髦幸陀^地分析問題，結(jié)合工作實(shí)際采取有效的應(yīng)對(duì)措施，不斷改進(jìn)和完善電子文件管理工作，以推動(dòng)醫(yī)院電子文件的歸檔保管工作上一個(gè)新的臺(tái)階。

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