小議做好企業(yè)退休人員檔案管理的對策分析

耿紅梅

摘 要：隨著企業(yè)退休人員數(shù)量的增多，加重了檔案管理工作人員的工作量，也將檔案管理工作中存在的一些問題暴露了出來。本文對退休人員檔案管理工作中存在的問題進行了分析，并提出了幾點關(guān)于加強檔案管理工作的建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；退休人員；檔案管理；對策

1 加強企業(yè)退休人員檔案管理的重要意義

檔案記錄了企業(yè)員工的個人經(jīng)歷，政治思想，工作水平以及工作變動的情況，是對員工進行考察的重要依據(jù)。為了加強企業(yè)退休人員檔案管理工作，國家出臺了《關(guān)于積極推進企業(yè)退休人員社會化管理服務工作的意見》（中辦發(fā)〔2003〕16 號），各省（區(qū)、市）也根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和當?shù)亍稒n案管理條例》針對企業(yè)退休人員檔案管理提出了一些工作的建議，從而明確了退休人員檔案管理的主體、條件、管理機構(gòu)和人員職責、崗位設置、檔案材料保管等程序和檔案利用流程[1]。

1）加強企業(yè)退休人員檔案管理是完善社會保障體系建設的需要。按照建立與之相適應的獨立于企業(yè)事業(yè)單位之外的社會保障體系改革設計，企業(yè)在為員工提高了社會保險費用后，不宜再承擔管理社會保險對象的日常工作，建立社會保險服務對象人事檔案管理服務機構(gòu)，不僅是實施社會化管理的前提條件和管理工作的重要環(huán)節(jié)，也是社會保障體系發(fā)展完善的配套設施[2]。

2）加強企業(yè)退休人員檔案管理有利于構(gòu)建和諧社會。隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，加大了企業(yè)之間的市場競爭力，這就導致一些實力薄弱的企業(yè)出現(xiàn)破產(chǎn)的危機，使一些企業(yè)退休人員的檔案失去存放的場所?？梢?，加強企業(yè)退休人員檔案管理工作能夠為企業(yè)退休人員的檔案提供一個可靠的存放場所，有利于對一些破產(chǎn)企業(yè)中退休員工的檔案進行管理，從而避免企業(yè)破產(chǎn)給退休人員的生活帶來不便，從而使社會能夠和諧穩(wěn)定。

3）加強企業(yè)退休人員檔案管理有利于促進企業(yè)輕裝發(fā)展。對退休員工的檔案進行社會化的管理，員工達到退休年齡后，將企業(yè)就將檔案移交到托管部門，改變了以往的檔案管理方式，也就改變了傳統(tǒng)的人事管理觀念，真正實現(xiàn)與企業(yè)脫鉤，減少了企業(yè)在人事管理工作中的資金投入，讓企業(yè)從具體的人力資源管理服務中解脫出來，防止出現(xiàn)企業(yè)越老、退休人員管理服務壓力過大的局面。

因此，在經(jīng)濟社會發(fā)展的新常態(tài)下，做好企業(yè)退休人員的檔案管理工作，能夠使退休人員的利益不受侵害，并為企業(yè)退休人員提供良好的服務[3]。

2 目前企業(yè)退休人員檔案管理存在的主要問題

1）缺乏完善的檔案管理制度。隨著社會的發(fā)展與進步，我國相關(guān)管理部門開始關(guān)注企業(yè)退休人員檔案管理工作，也制定了一些相關(guān)的管理措施，但是，據(jù)我們觀察發(fā)現(xiàn)，仍然有一些問題存在企業(yè)退休人員檔案管理的制度中，需要相關(guān)的工作人員積極的采取解決措施，例如：由于地區(qū)經(jīng)濟水平的差距，造成檔案管理工作和制度有著明顯的差距，在經(jīng)濟比較發(fā)達的城市中，檔案管理制度較為完善，檔案管理的工作方式也比較先進，而在一些經(jīng)濟稍微落后的小城鎮(zhèn)中就缺乏完善的企業(yè)退休人員的檔案管理制度，管理的方式也比較落后，造成檔案管理混亂；還有就是，部分的相關(guān)檔案管理部門沒有針對退休人員的檔案管理制定明確的規(guī)章制度，不能夠?qū)ν诵莸膯T工的檔案進行有效的管理，沒有為員工的檔案制定相應的保密措施，檔案的管理工作過于的混亂，威脅到企業(yè)退休員工檔案的安全性。

2）檔案的交接工作不夠規(guī)范。企業(yè)退休人員的檔案由專門的管理機構(gòu)進行管理，并由同級別的檔案行政管理部門進行監(jiān)督和指導。當企業(yè)員工達到退休年齡后，企業(yè)需要將員工的檔案移交到相應的托管單位。在進行檔案移交的過程中我們可以發(fā)現(xiàn)，并沒有明確的規(guī)章制度對檔案的交接工作進行規(guī)范，導致檔案在交接的過程中會出現(xiàn)很多問題，比如，企業(yè)退休人員的檔案材料丟失，沒有對檔案進行明確的分類等現(xiàn)象，從而耽誤工作的進度，降低檔案管理的工作效率。

3）政府沒有為檔案托管機構(gòu)提供管理經(jīng)費。隨著退休員工人數(shù)的增多，檔案托管單位管理檔案的工作量也在逐年遞增，這就要求管理單位增加相應的管理的設備以及配備更多的管理人員，從而導致檔案管理單位需要投入更多的資金。

由于一些原因的影響，檔案管理單位不在機構(gòu)編制內(nèi)，其管理經(jīng)費不在政府的財政預算內(nèi)，這就導致檔案管理部門一直靠收取檔案管理的費用來維持自己的工作。然而，隨著新政策的出臺，取消了檔案管理的費用繳納，一些檔案托管單位失去了經(jīng)濟來源，出現(xiàn)經(jīng)費緊張的情況，檔案管理單位沒有足夠的資金來維持自己的工作，只能拒絕接受企業(yè)退休人員的檔案，從而對企業(yè)退休人員的檔案管理工作造成了嚴重的影響。

4）查找檔案比較困難，檔案的利用率低。企業(yè)退休人員檔案的用途有很多，比如說，補辦退休證，復查工齡，為子女提供政審材料，為清算醫(yī)療經(jīng)費提供材料等?？梢姡髽I(yè)退休人員的檔案對于員工的切身利益有著重要的影響。退休人員在辦理這些事情的時候，需要到檔案管理單位查找自己的檔案原件。

檔案管理單位中存在的檔案數(shù)量比較多，通過人工的方式查找一個檔案需要消耗大量的時間，檢索效率比較低，給檔案管理人員以及企業(yè)退休人員都帶來了不便。

3 加強企業(yè)退休人員檔案管理的對策建議

1）為企業(yè)退休人員的檔案管理工作建立完善的制度。完善的管理制度是做好企業(yè)退休人員檔案管理工作的前提條件，因此，我國的相關(guān)管理部門要針對檔案管理工作中存在的問題，積極的采取相應的措施，建立一個科學合理的檔案管理制度，提高檔案管理工作的質(zhì)量。除此之外，相關(guān)技術(shù)人員要加強檔案管理工作的信息化建設，創(chuàng)建出網(wǎng)絡信息化的管理平臺，為檔案管理工作人員提供便利的工作條件，提高檔案的檢索效率，從而為退休人員提供一個好的服務。

2）加強宣傳，增強對退休人員檔案管理的認知。在日常工作中，有關(guān)部門要加強宣傳，針對檔案管理的規(guī)章制度對相關(guān)的工作人員展開培訓，讓托管部門，企業(yè)以及退休員工對檔案管理工作有一個更加清楚的認知。

3）規(guī)范檔案的交接工作。在工作中，有關(guān)部門要對檔案管理工作人員進行定期的培訓，使其對檔案管理的規(guī)章制度有一個清楚的認知，并掌握專業(yè)的檔案管理技能，規(guī)范檔案交接工作，避免在檔案交接過程中出現(xiàn)錯誤，從而保證企業(yè)退休人員的切身利益。

4）由管理理念轉(zhuǎn)變?yōu)榉绽砟?。為了提高企業(yè)退休人員的檔案管理工作的質(zhì)量，就需要工作人員轉(zhuǎn)變自己的工作理念，提高自己的服務意識，從而為退休人員提供更加全面的檔案服務工作。

5）選拔高素質(zhì)人才組建退休人員檔案管理隊伍。檔案管理工作人員的職業(yè)技能對于檔案管理工作有著直接的影響，所以，檔案管理單位要提供職工的職業(yè)技能。首先，檔案管理單位可以通過校招的模式，招聘相關(guān)專業(yè)的學生，并進行嚴格的篩選，招聘到一些高素質(zhì)的學生，并對學生進行培訓，提供學生的工作技能以及職業(yè)道德。除此之外，檔案管理單位也可以在內(nèi)部選拔一些具有豐富的工作經(jīng)驗以及較強的責任心的工作人員填充到企業(yè)退休人員的檔案管理隊伍中，從而提高退休人員檔案管理的工作的效果。

4 結(jié)語

總之，做好企業(yè)退休人員的檔案管理工作，能夠為退休人員提供一個可靠的保障，從而促進社會的和諧發(fā)展。所以，有關(guān)部門要為檔案管理工作建立一個完善的管理制度，提高管理工作人員的工作技能，提升退休人員檔案管理工作的質(zhì)量。

參考文獻

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