林麗儀

摘要：檔案管理工作已經(jīng)深深地植入到每一個(gè)行業(yè)中，成為了每一個(gè)行業(yè)發(fā)展過(guò)程中不可缺少的重要部分。但是從目前的工作經(jīng)驗(yàn)可以看出，由于種種原因限制，導(dǎo)致開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中還存在一些限制因素，影響到了這項(xiàng)工作的成效，因此就需要制定出更加科學(xué)的應(yīng)對(duì)策略，這樣才能夠滿足檔案管理工作的高標(biāo)準(zhǔn)要求。

關(guān)鍵詞：檔案管理;問(wèn)題;應(yīng)對(duì)策略

一般來(lái)說(shuō)，當(dāng)前社會(huì)對(duì)于檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)還不夠，其原因主要是認(rèn)為這項(xiàng)工作不能夠直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，也就會(huì)對(duì)這方面的投入減少，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的發(fā)展，就會(huì)使得檔案管理工作無(wú)法有效地推進(jìn)，人員配備不科學(xué)。

一、檔案管理工作開(kāi)展的流程分析

在每一個(gè)行業(yè)中開(kāi)展檔案管理工作都會(huì)存在一些差異，這與每一項(xiàng)工作性質(zhì)不同有關(guān)，但是總體來(lái)說(shuō)，檔案管理工作都具有一個(gè)類似的模式，因此就能夠從整體出發(fā)，對(duì)檔案管理工作開(kāi)展的流程進(jìn)行系統(tǒng)性分析，這樣才能夠?yàn)閮?yōu)化工作流程提供一些借鑒經(jīng)驗(yàn)。在開(kāi)展檔案管理工作中，首先就需要能夠?qū)Ω鞣N檔案信息進(jìn)行精確采集，確保這些檔案信息的真實(shí)性和可靠性，然后根據(jù)這些信息來(lái)進(jìn)行后期處理工作，劃分不同重要等級(jí)的檔案信息，然后使用不同的方法來(lái)進(jìn)行處理。對(duì)于一些極其重要的檔案信息，就需要采取安全等級(jí)更高的檔案保存策略。在整個(gè)工作過(guò)程中，檔案管理工作人員將會(huì)面臨著較大的工作量，并且發(fā)揮著主導(dǎo)作用，因此確保這些工作人員的工作能力達(dá)標(biāo)是十分重要的。開(kāi)展檔案管理工作的流程和制度，將直接影響到這項(xiàng)工作的效率和現(xiàn)有一些資源的利用率。導(dǎo)致如今檔案管理工作效率不強(qiáng)的原因有很多種，需要保持長(zhǎng)遠(yuǎn)的員工來(lái)進(jìn)行逐項(xiàng)分析，才能夠得到比較可靠的結(jié)論。

二、檔案管理工作中存在的一些問(wèn)題以及相應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略

2.1 人員配備不科學(xué)

在一些企事業(yè)單位中，開(kāi)展檔案管理工作的人員有一部分是從其他單位進(jìn)行抽調(diào)的，他們不具備這方面的專業(yè)能力。在開(kāi)展工作的過(guò)程中，向有工作經(jīng)驗(yàn)的人員進(jìn)行短時(shí)間學(xué)習(xí)后就上崗工作，這樣使得開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，很有可能因?yàn)楣ぷ魅藛T的工作能力不強(qiáng)而出現(xiàn)疏忽，造成嚴(yán)重的后果。隨著計(jì)算機(jī)信息化程度不斷提高，推進(jìn)檔案管理電子化作業(yè)已經(jīng)初見(jiàn)成效，那么就對(duì)檔案管理工作人員提出了新的要求。只有能夠更加高效的應(yīng)用計(jì)算機(jī)工作設(shè)備，才能夠正常開(kāi)展工作。針對(duì)這種情況，就需要相關(guān)工作單位定期組織技能培訓(xùn)，確保所有的工作人員都能夠更加便捷地獲取到提升自我工作能力的機(jī)會(huì)，在長(zhǎng)期的學(xué)習(xí)進(jìn)程中，滿足高標(biāo)準(zhǔn)的工作需求。

要適當(dāng)提高檔案管理工作門(mén)檻，只有滿足學(xué)歷要求以及專業(yè)化技能要求之后，才能夠篩選進(jìn)駐工作崗位。并且在后期開(kāi)展工作的過(guò)程中，定期開(kāi)展考核，只有考核達(dá)標(biāo)才能夠繼續(xù)開(kāi)展工作，否則就需要重新前往學(xué)習(xí)班進(jìn)行學(xué)習(xí)。并且將檔案管理工作的成效與個(gè)人的績(jī)效進(jìn)行掛鉤，這樣才能夠盡最大的努力提高檔案管理工作人員的主動(dòng)性，不斷的提升自我，為檔案管理工作做出更大的貢獻(xiàn)。針對(duì)現(xiàn)階段開(kāi)展檔案管理工作能夠利用的一些資源進(jìn)行重新分配，確保對(duì)各項(xiàng)資源利用的高效性和合理性。

2.2 工作流程不科學(xué)

由于在以往的進(jìn)程中沒(méi)有重視檔案管理工作，那么在現(xiàn)階段開(kāi)展檔案管理工作，主要都是沿用傳統(tǒng)的工作策略，那么在現(xiàn)代社會(huì)背景下就會(huì)顯得格格不入，工作效率比較低，工作流程不科學(xué)。比較明顯的是，在計(jì)算機(jī)信息化設(shè)備應(yīng)用之后，仍然采用傳統(tǒng)的考核標(biāo)準(zhǔn)，那么就會(huì)存在一部分管理工作人員懈怠的情況。通過(guò)短時(shí)間的計(jì)算機(jī)信息化設(shè)備就能夠完成以往人工工作一天的工作量，那么這樣也是不合理的。并且盡管已經(jīng)采購(gòu)了先進(jìn)的專業(yè)化技術(shù)軟件，但是許多檔案管理單位仍然采用傳統(tǒng)的人工工作方式來(lái)采集檔案信息，并且進(jìn)行辦公化來(lái)對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行核對(duì)，這樣就使得一部分資源被閑置。因此就需要結(jié)合每一個(gè)檔案管理單位的實(shí)際工作需求，以及未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，來(lái)重新制定出更加科學(xué)的工作流程。要保持長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光，更好地利用多方資源來(lái)確保這項(xiàng)工作的效果。要使得已經(jīng)建立起的工作流程和實(shí)際情況形成良好的契合關(guān)系。并且可以提供個(gè)性化檔案管理方式，體現(xiàn)出個(gè)性化差異，盡量為檔案管理工作提供一些便利的工作方法。但是也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)監(jiān)管力度，確保檔案信息的安全性。

2.3 信息化程度不夠

由于經(jīng)費(fèi)的限制，導(dǎo)致一部分檔案管理單位經(jīng)常出現(xiàn)信息化程度不夠的情況，因此在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中，就需要加大檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入，制定專項(xiàng)資金來(lái)采購(gòu)先進(jìn)的工作設(shè)備，這樣能夠極大地提高這項(xiàng)工作的效率，確保檔案管理工作的精確性和可靠性，將會(huì)帶來(lái)巨大的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。建立起專業(yè)化的系統(tǒng)管理模式，做好工作人員的權(quán)限設(shè)定。

三、結(jié)語(yǔ)

目前在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中還存在一些問(wèn)題，在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中，就需要針對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行逐項(xiàng)改進(jìn)，這樣才能夠?yàn)楝F(xiàn)代社會(huì)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。要重新制定科學(xué)完善的工作制度，加大先進(jìn)技術(shù)的引進(jìn)程度。針對(duì)檔案管理工作的需求，來(lái)建立起系統(tǒng)化的工作體系。并且加強(qiáng)針對(duì)檔案管理工作人員的技能培訓(xùn)，使得他們能夠更加高效的開(kāi)展檔案管理工作。

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