如何做好大中專畢業(yè)生檔案管理工作

徐建芹

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，我國在教育領(lǐng)域的投入不斷增加，大中專教育在全國范圍內(nèi)普及。大中專畢業(yè)生的人事檔案在他們參與就業(yè)過程中發(fā)揮著越來越重要的作用，大中專畢業(yè)生檔案管理工作也越來越受到人們的關(guān)注。本文首先闡述了大中專畢業(yè)生檔案的主要內(nèi)容，然后分析了我國大中專畢業(yè)生檔案管理中存在的問題，最后針對這些問題提出了相應(yīng)的建議，希望對我國人事檔案管理工作有一定的幫助。

關(guān)鍵詞：大中專 畢業(yè)生 檔案管理

一、大中專畢業(yè)生檔案的主要內(nèi)容.

在我國，每年都有數(shù)量龐大的大中專畢業(yè)生，而每一個大中專畢業(yè)生都有一份自己的基本資料，政府相關(guān)人事部門要管理好這一人群的所有基本信息，為他們?nèi)蘸蟮膶W(xué)習(xí)和就業(yè)提供依據(jù)。大中專畢業(yè)生檔案作為用人單位考核畢業(yè)生的重要憑證，里面包含了學(xué)生的家庭成員的具體情況、家庭性質(zhì)、家庭主要收入來源、政治面貌、學(xué)生在校期間的各科成績、校內(nèi)外活動中的突出表現(xiàn)以及其它各方面優(yōu)秀的能力等詳細(xì)內(nèi)容。

二、存在的問題

大中專畢業(yè)生的檔案是學(xué)生基本信息的重要載體，能夠充分反映出學(xué)生在校期間的表現(xiàn)，從側(cè)面反映出學(xué)生的身心成長情況。它記錄了學(xué)生的家庭背景、政治面貌、學(xué)習(xí)情況、個人作風(fēng)等信息，在畢業(yè)生求職過程中扮演著重要角色。目前，我國部分大中專院校對畢業(yè)生檔案管理的重要性認(rèn)識不足，給畢業(yè)生檔案管理帶來了多重隱患。

（一）檔案的管理制度還不夠健全

很多學(xué)校的人事部門習(xí)慣于根據(jù)國家人事部門統(tǒng)一下達(dá)的文件，如《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》、《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等進行人事檔案管理工作，這種做法在大方向上是沒有問題的。但是，這類文件是針對全國范圍內(nèi)所有的的檔案管理設(shè)計出來的，未能具體到每一個大中專院校。因此，檔案管理部門的工作人員在開展檔案管理工作時，要結(jié)合當(dāng)下各學(xué)校的具體發(fā)展情況和畢業(yè)生的主要發(fā)展趨勢，修改部分管理細(xì)節(jié)，使之適應(yīng)本校的實際發(fā)展?fàn)顩r

（二）檔案的整理還不夠規(guī)范

每年我國都有很大一部分大中專畢業(yè)生畢業(yè)后回到生源地工作，導(dǎo)致市縣人才交流機構(gòu)的畢業(yè)生檔案劇增，市縣人才交流編制偏少，這種現(xiàn)象加大了檔案管理人員的工作量，給檔案管理工作帶來隱患。一些地區(qū)就業(yè)人員流動性強，導(dǎo)致畢業(yè)生的檔案在流動過程中可能出現(xiàn)問題。當(dāng)前我國的畢業(yè)生檔案管理方式較為粗糙，一般會按照畢業(yè)時間和畢業(yè)學(xué)校進行分類編號保存。這種管理方式不夠規(guī)范，破壞了檔案管理應(yīng)該具備的嚴(yán)肅性，不利于檔案記錄服務(wù)效率的提高。

（三）落后的檔案管理手段

我國幅員遼闊，地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展不平衡造成了科技信息發(fā)展的不平衡。一些經(jīng)濟落后地區(qū)，科技不發(fā)達(dá)，進行畢業(yè)生檔案管理以人工操作為主，很少使用計算機。計算機一般用于對畢業(yè)生信息進行編號錄入或抽取瀏覽，對計算機的利用并不充分，工作效率低下。

（四）部分畢業(yè)生對人事檔案不夠關(guān)心

一些畢業(yè)生對人事檔案的重要性認(rèn)識不足，在找到工作后就對檔案不聞不問，造成部分畢業(yè)生在工作后不能及時轉(zhuǎn)出檔案，而是將它長期存放在檔案中心，以至于在之后遇到政審、調(diào)動、職稱晉升、調(diào)資、退休辦理等情況時手忙腳亂，不知所措。主要原因在于檔案意識欠缺，對自身今后的工作帶來隱患。

（五）企業(yè)對人事檔案的重要性認(rèn)識不足

隨著就業(yè)改革的深入發(fā)展，部分畢業(yè)生打破專業(yè)限制，開始走向民營企業(yè)和私營企業(yè)。然而，這種類型的用人單位在進行員工招聘時，過于重視畢業(yè)生能給企業(yè)帶來的經(jīng)濟利益，而忽視了畢業(yè)生應(yīng)該具備的其它素質(zhì)。只在乎畢業(yè)生的學(xué)歷和專業(yè)，而對畢業(yè)生的人事檔案去向不聞不問，導(dǎo)致很多畢業(yè)生檔案根本沒有被查閱。同時，畢業(yè)生這段工作經(jīng)歷也不會被填充進檔案，導(dǎo)致畢業(yè)生檔案出現(xiàn)空檔期，對日后就業(yè)造成極大損失。

三、應(yīng)對措施

（一）完善畢業(yè)生檔案管理的規(guī)章制度

現(xiàn)階段，我國的相關(guān)部門對畢業(yè)生人事檔案管理力度不足，不能充分發(fā)揮人事檔案在畢業(yè)生工作、升職等情況中的作用。人事檔案管理部門要結(jié)合各地實際情況，建立健全具有地域特色的檔案管理方式，為畢業(yè)生今后的工作提供最便捷的服務(wù)。

（二）對畢業(yè)生人事檔案進行規(guī)范化管理

一些高校畢業(yè)生的檔案內(nèi)部存在很多無效信息，它們在一定程度上增大了管理人員的工作量，有時甚至?xí)煜萌藛挝坏囊暰€。加強對大中專畢業(yè)生的人事檔案的規(guī)范管理，要對這些無效信息進行分揀歸類，篩選出有價值的信息，然后重新組卷、裝訂和再編號，方便日后工作需要取用。我國《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》指出：要對畢業(yè)生檔案進行合理篩選和補充，畢業(yè)生的政治面貌、思想品德、在各領(lǐng)域取得的成績等都要完整記錄在案，實事求是的反應(yīng)出畢業(yè)生的真實情況。

（三）創(chuàng)新檔案管理模式

隨著科技和社會的發(fā)展，傳統(tǒng)的畢業(yè)生檔案管理模式效率低下，準(zhǔn)確度低下，工作量大不能適應(yīng)社會的發(fā)展趨勢，實施科學(xué)化檔案管理勢在必行。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中引入現(xiàn)代信息技術(shù)，與人工技術(shù)相結(jié)合，推動立卷技術(shù)更新?lián)Q代，保證組卷、裝訂程序的有序性，避免影響日后調(diào)檔、歸檔和使用。在檔案管理中加入信息化管理技術(shù)，提高檔案管理效率，降低操作難度。

（四）加強輿論宣傳

政府相關(guān)部門要加強對檔案相關(guān)知識的宣傳和普及，通過多個網(wǎng)絡(luò)平臺向大中專畢業(yè)生宣傳人事檔案在就業(yè)中的重要性，提高畢業(yè)生對檔案的重視程度。人事檔案作為用人單位評價畢業(yè)生的重要參考資料，必須引起畢業(yè)生的充分重視。

（五）建立一支優(yōu)質(zhì)的檔案工作隊伍

先進的檔案管理技術(shù)手段要求對工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。人事檔案管理單位要重視檔案管理工作人員的隊伍建設(shè)，培養(yǎng)一批政治信念堅定、專業(yè)性強、業(yè)務(wù)熟練的優(yōu)質(zhì)檔案工作隊伍。加強員工的專業(yè)技能培訓(xùn)和現(xiàn)代信息技術(shù)培訓(xùn)，開創(chuàng)檔案管理工作新局面。

結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)階段我國的大中專畢業(yè)生檔案管理工作工作量大、內(nèi)容繁雜、標(biāo)準(zhǔn)不一，還存在很多問題。但它是用人單位考察畢業(yè)生的重要參考依據(jù)，隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的發(fā)展和完善，在畢業(yè)生就業(yè)中發(fā)著越來越重要的作用。各大院校進行檔案管理時，相關(guān)人事檔案管理部門要完善檔案管理制度，創(chuàng)新管理模式，提高檔案管理效率，更好的為社會服務(wù)。

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