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      試論高速公路電子檔案管理策略

      2019-09-10 07:22:44郭香花
      蘭臺內外 2019年17期
      關鍵詞:電子檔案高速公路檔案管理

      郭香花

      摘 要:計算機技術與經濟水平的提升,使得我國交通事業(yè)逐漸向智能化、信息化方向發(fā)展,在檔案管理上,已由紙質檔案逐步轉為電子檔案?;诖耍疚膶Ω咚俟冯娮訖n案的管理策略進行研究。首先闡述電子檔案,然后分析高速公路檔案實現電子化的重要作用,最后提出電子檔案的有效管理策略,進而促進交通事業(yè)更好的發(fā)展。

      關鍵詞:高速公路;電子檔案;檔案管理

      當前信息技術的不斷更新,使得我國各個領域已逐漸實現智能化、信息化發(fā)展。在交通領域,隨著交通線路與車輛的增多,高速公路檔案管理人員的工作負擔加重,因而發(fā)展高速公路電子檔案可有效減輕檔案人員的工作壓力,提升檔案管理質量。為了充分發(fā)揮電子檔案的作用,管理者應當加強對電子檔案的管理。

      一、電子檔案闡述

      電子檔案就是具備參考價值保存價值的一種歸檔電子文件,其需要相應元數據與信息軟件的支持。而且電子檔案是將電子文件歸檔的結果,改變了原有檔案管理工作形式。另外,并非所有電子文件都可以轉化為電子檔案,只有電子文件符合以下條件,才可將其轉化成電子檔案。

      第一,在日常工作過程中,自動化辦公系統(tǒng)中會存有大量事務性文件,而此些文件中只有具備參考價值的文件才可轉化成電子檔案。同時還要根據國家相關規(guī)定,對文件的價值予以鑒定,明確其保管期限。第二,當電子文件生成后,要依照紙質文件處理流程對其進行處理。比如:在發(fā)文上,需要先編制好發(fā)文號,并經過領導簽署確認后才可將其發(fā)出,同時電子文件要完成全部流轉程序,再轉化成電子檔案并歸檔。在傳統(tǒng)檔案管理工作中,歸檔環(huán)節(jié)十分重要,因而對于電子檔案而言,也要做好歸檔工作,從而實現集中、有效的保存,使其發(fā)揮出自身帶有的價值作用與憑證作用。

      二、高速公路檔案實現電子化的重要作用

      電子化管理不但是智能化管理與信息化管理的基礎,同時還是第四次科技革命的重要特征。不論是十三五規(guī)劃,又或是中國制造2025,都要明確信息化建設方向與要求。不管是紙質檔案管理,或是紙質、電子方案并存管理,還是未來的云檔案管理等,都要圍繞電子化進行。

      首先,高速公路進行電子檔案管理是公路管理發(fā)展所需。比如:福建省的高速公路里程在近些年發(fā)展迅速,截止到2018年,福建省的高速公路里程高達5344公里,并且全省的84縣市區(qū)都實現了15分鐘上高速,路面密度為4.1km/100km2,位居全國第二位,已與發(fā)達國家持平。另外三縱六橫的高速公路主結構已基本建設,可以與周邊省市實現全面對接。由此可見,高速公路的管理行為得到了創(chuàng)新升級,這對于信息的組成、處理及存儲等工作而言也產生了較大的影響,紙質檔案已升級為電子檔案,檔案管理模式亟需轉變。

      其次,高速公路進行電子檔案管理是服務提升所需。隨著經濟發(fā)展水平的提升,我國高速公路的服務體系愈發(fā)完善,在原有窗口服務、信息咨詢以及清障救援等功能上增加了收費站、指揮中心以及路政科、12122平臺,交通服務功能越來越豐富、立體,這也使得高速公路檔案數量不斷增多。而傳統(tǒng)的紙質檔案無法滿足此種快節(jié)奏、多線程及高效率的服務需要,只有建立起電子檔案、加大電子檔案管理力度,才可支撐住眾多檔案信息。

      最后,高速公路進行電子檔案管理是行業(yè)監(jiān)管所需,高速公路建設里程不斷增多,工程檔案資料也逐步增多,將傳統(tǒng)紙質檔案轉變?yōu)殡娮訖n案,利用檔案軟件平臺進行數字檔案室建設,有利于提升監(jiān)管單位管理效率。

      三、高速公路電子檔案的具體管理策略

      1.高速公路電子檔案的管理現狀

      首先,檔案管理意識較弱。電子檔案大多是由兼職人員進行管理,由于此些人員有其他工作,所以對于檔案管理工作帶有輕視態(tài)度。其次,檔案管理基礎設施建設不健全,無法滿足現代工作所需。隨著高速公路方案檔案數量的增多,原有辦公條件已無法適應現在管理工作量;加之缺少專用檔案室與管理者,檔案被分散在不同科室中,無法對其進行集中化管理。然后,信息化管理工作之后。在高速公路檔案的數字化建設中,由于其進程較為緩慢,使得多數檔案依舊為紙質檔案,并且在電子檔案建立少缺少相應資金、技術與人才的支持。在管理中,電子檔案的格式與標準尚未統(tǒng)一,規(guī)范性差。最后,電子檔案信息存在安全性較低?,F階段,信息傳輸業(yè)務逐漸發(fā)展為社會化與市場化,對于面向社會的多種信息服務而言,受到政務公開制度的影響,高速公路的信息數據已由全封閉變?yōu)榘敕忾],在未來可能會發(fā)展為全開放模式,這對于檔案信息而言,信息安全問題逐漸凸顯。加之網絡具有開放性特征,電子檔案信息易受到不法分子的使用,不利于電子檔案管理工作的進一步開展。

      2.建立健全相關檔案管理制度

      當前,信息技術和檔案管理的結合使得檔案管理呈現出多樣化特征,若是缺少制度的規(guī)范,電子檔案管理工作質量會受到影響。因此相關部門要結合國家有關法律規(guī)定及高速公路發(fā)展情況,建立電子檔案管理標準,完善相關管理系統(tǒng)建設。第一,對于高速公路的電子檔案而言,要建立健全檔案利用審批制度,確保使用者在查閱并使用電子檔案信息時符合法律規(guī)定,通過建立查閱、使用權限,可有效避免高速公路電子檔案被濫用或亂傳。第二,要建立健全電子檔案信息管理體系,提升檔案信息存儲與利用的有效性。以信息共享方式,將各部門的高速公路檔案匯集在一起,實現統(tǒng)一管理與存儲;并對檔案信息進行分析整理,以便滿足不同部門及人員的使用需要。同時在進行電子檔案管理時,做好紙質檔案管理工作,實現電子、紙質檔案并存,提高檔案信息的真實性與可靠性,第三,要明確高速公路電子檔案信息的文檔格式,在記錄檔案信息時可保持檔案整體格式統(tǒng)一,實現高速公路電子檔案規(guī)范化管理。第四,要建立相適應的激勵約束機制,加強電子檔案建設力度與執(zhí)行力度,促使電子檔案管理工作朝著規(guī)范化、制度化方向發(fā)展。

      3.加強高速公路電子檔案的保存、維護力度

      在電子檔案管理中,要確保電子檔案信息具有真實性、原始性特征。由于電子檔案屬于存在與磁光介質之中的一種檔案信息,存儲于電腦硬盤、U盤等載體中,在對此些檔案載體進行保存時,要避免其接觸到陽光、灰塵、強磁場以及有害氣體等,以免損壞電子檔案。在有條件下可配備防磁柜等,以此加強電子檔案管理保護力度。與此同時,要定期對電子檔案進行檢查,由于電子檔案會受到環(huán)境因素等影響,對于非外借的高速公路電子檔案而言,要定期對電子檔案本身及相關存儲設備進行檢測與維護;并且要將檢測及維護記過記錄在冊,從而當出現問題時可以及時解決。除此之外,需要對高速公路電子檔案進行等級劃分,在借閱、使用檔案時,不可跨級查閱,以此提升電子檔案的安全性。而且需要對檔案借閱、使用全過程進行實時跟蹤監(jiān)控,并生成錄像保存,以便后期查證。

      4.提高檔案管理者的管理意識

      在進行高速公路電子檔案管理工作時,隨著電子檔案推廣力度的增強,檔案管理者要轉變傳統(tǒng)檔案管理思想,深入理解電子檔案管理對于經濟社會發(fā)展的有效作用,進而提升其對電子檔案管理工作的重視程度。另外,在信息化時代背景下,電子檔案管理需要高素質管理人才的支持,所以在此時代下,檔案管理者需要學習并具備更多的專業(yè)技能。有關部門要依照高速公路電子檔案的實際管理狀況,定期對管理者進行培訓教育,從而使檔案管理者了解并掌握先進的電子檔案管理理念與知識技能,提高其責任意識,重視電子檔案管理工作,在日常工作中規(guī)范自身管理行為。在培養(yǎng)高素質檔案管理人才時,不僅需要其掌握管理知識,還需要其了解有關法律規(guī)定,可以熟練使用電腦進行管理。由上述內容可知,在高速公路電子檔案管理問題上,其缺少專業(yè)管理人員,因而有關部門要擴寬人才引入渠道,進而吸引更多具備高技術水平的復合型管理人才,改善現有電子檔案管理現狀。同時要對在職管理者宣傳新管理模式與辦法,優(yōu)化現有管理人員結構,以此使檔案管理者適應電子檔案管理需求。

      5.確保電子檔案處于安全網絡環(huán)境之中

      當前,許多領域已實現全網絡辦公,而病毒對于網絡而言是強大的破壞者,會阻礙工作人員正常辦公。對于高速公路電子檔案管理工作而言,電子檔案是依托于網絡存在的,所以檔案管理者要加強網絡安全管理,以此確保電子檔案不受病毒侵害。在抵御病毒問題上,市面上存在多種殺毒軟件,360安全衛(wèi)士、金山毒霸以及電腦管家等,在使用此些軟件進行網絡管理時,要從正規(guī)網址或應用商店中下載,避免下載到盜版軟件;并且在使用過程中要及時升級軟件,避免新型病毒侵入電子檔案之中。另外,檔案管理者要使用銘文密鑰等方式保護電子檔案安全;對于電子檔案數據庫而言,要定期更換用戶密碼,以此增加黑客解密難度,保證高速公路電子檔案處于安全環(huán)境之中,不會被他人盜取使用。由此可見,有關管理者要提升自身技術操作能力,進而提高電子檔案管理效率與質量。

      結束語

      綜上所述,在對高速公路電子檔案進行管理時,檔案管理部門要建立健全相關管理制度;加強高速公路電子檔案的保存、維護力度;提升管理人員檔案管理意識;確保電子檔案處于安全的環(huán)境之中,定期對檔案存儲設備進行檢測與維護,從而提高高速公路電子檔案管理效率與質量,推動我國交通事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

      參考文獻:

      [1]趙艾紅.電子檔案“單套制”趨勢下市、縣兩級“館”“室”對接障礙及對策——基于平頂山市、縣公共機構業(yè)務系統(tǒng)數據庫清單問卷調查的數據分析[J].檔案管理,2019(03):65-67.

      [2]李迎春,李曉峰.以創(chuàng)建數字檔案室為契機助推檢察檔案信息化建設[J].檔案與建設,2019(04):48-50.

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      [4]馬玲玲.試分析如何提升公路科技檔案管理水平[J].中國管理信息化,2018,21(12):162-163.

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