張永紅

摘 要：醫(yī)院人事檔案的數(shù)字化管理可以改變傳統(tǒng)人事檔案管理方式中存在缺陷和不足，提高人事檔案管理效率和管理質(zhì)量。本文通過(guò)梳理醫(yī)院人事檔案管理當(dāng)中存在的問(wèn)題，闡述醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的多重優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而探究實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的發(fā)展途徑。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;人事檔案管理;數(shù)字化

一、引言

醫(yī)院人事檔案管理是對(duì)醫(yī)院內(nèi)部職工人事變動(dòng)、考核、晉升、薪酬等人事工作所產(chǎn)生的文字、圖像等記錄的資料進(jìn)行采集、分類、整理和利用的過(guò)程。隨著人們對(duì)于醫(yī)療服務(wù)需求的逐漸增大，醫(yī)院規(guī)模逐年擴(kuò)大，醫(yī)護(hù)人員數(shù)量隨之逐年增加，加之人才流動(dòng)加大、用工類型復(fù)雜等原因，人事檔案管理難度日益增加。因此，探索建立并健全醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化服務(wù)，是適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院的管理模式，促進(jìn)醫(yī)院管理更加全面、高效和便捷的必然選擇。

二、數(shù)字化在醫(yī)院人事檔案管理中的優(yōu)勢(shì)

隨著醫(yī)療服務(wù)行業(yè)縱深發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理工作愈加復(fù)雜。檔案資料來(lái)源所涉及的部門多，涵蓋的內(nèi)容廣，因此實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理對(duì)于醫(yī)院的人才資源發(fā)展意義重大。

一是提高管理效率和標(biāo)準(zhǔn)化水平。數(shù)字化管理模式下，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大，運(yùn)行速度快，便于查找和檢索。在人事信息數(shù)據(jù)錄入和查閱階段，通過(guò)先進(jìn)的信息技術(shù)和設(shè)備管理，可以確保檔案資料的準(zhǔn)確性，避免人為因素造成的失誤;在對(duì)人事信息數(shù)據(jù)運(yùn)用階段，可以在更短時(shí)間內(nèi)、更具針對(duì)性地，分析和整理出醫(yī)院所需的多元化人事資料。

二是提高人事檔案的利用率。醫(yī)院的發(fā)展主要依靠人才，而人事資料的完整性帶來(lái)的影響較大，數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，便于醫(yī)院人事檔案管理部門為醫(yī)院提供多樣化、全方位的數(shù)據(jù)資料，方便人事部門進(jìn)行借鑒，可以節(jié)約大量的資料傳輸時(shí)間。這樣醫(yī)院管理部門可以最快查詢到自己所需的資料并進(jìn)行閱讀，實(shí)現(xiàn)資源共享，這就提高了人事檔案的利用率。

三、醫(yī)院人事檔案管理中存在的主要問(wèn)題

1.檔案材料參差不齊

大部分醫(yī)院由內(nèi)部人員兼職開(kāi)展人事檔案管理工作，缺乏專業(yè)的檔案管理人員，收集到的檔案資料信息不全、形式死板，形成的材料參差不齊，一般以人員姓名、年齡、學(xué)歷等基本情況為主，對(duì)于人員的詳細(xì)履歷信息的記錄較少，更新不及時(shí)，尤其是在當(dāng)前醫(yī)院就職之前的履歷信息，基本很少見(jiàn)，這種情況給新時(shí)期人員的流動(dòng)和引進(jìn)帶來(lái)諸多不便。醫(yī)院本身難以從人事檔案中獲取某個(gè)人員的教育經(jīng)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、獲得的成就、專業(yè)知識(shí)水平等，也就無(wú)法準(zhǔn)確評(píng)估人員的綜合素質(zhì)，導(dǎo)致醫(yī)院與人員之間存在不適性，影響醫(yī)院對(duì)人員的合理安排，也影響醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

2.管理方法比較落后

一是管理風(fēng)險(xiǎn)增加。一方面，由于醫(yī)院辦公用房緊張，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作重視程度不夠，大多數(shù)醫(yī)院未能按照檔案管理要求設(shè)立單獨(dú)的人事檔案室，通常是與人事辦公室合在一起，也沒(méi)有專業(yè)的檔案管理人員對(duì)檔案資料接收處理、妥善保存，無(wú)法保障人事檔案管理的機(jī)密性和專業(yè)性。另一方面，由于缺乏人事檔案管理專業(yè)人員，從事人事檔案管理工作的在職人員又未能積極參與檔案專業(yè)繼續(xù)教育培訓(xùn)，導(dǎo)致一些非專業(yè)人員或其他管理人員參與到人事檔案管理工作中。多重因素下，人事檔案的安全性大大降低，管理風(fēng)險(xiǎn)大大增加。

二是管理效率低下。管理效率低下主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面。一個(gè)是缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。雖然人事檔案管理工作有相應(yīng)的法律法規(guī)支撐，但對(duì)醫(yī)院來(lái)說(shuō)并沒(méi)有普遍的適用性管理標(biāo)準(zhǔn)，而針對(duì)醫(yī)院本身制定的標(biāo)準(zhǔn)往往又不夠科學(xué)和合理，無(wú)法根據(jù)醫(yī)院的人事工作實(shí)際使用管理標(biāo)準(zhǔn)，從而造成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一。另一個(gè)是管理流程不嚴(yán)。醫(yī)院從事人事檔案管理人員的流動(dòng)性大，隊(duì)伍不穩(wěn)定，相關(guān)工作交接不到位，容易造成檔案信息丟失和遺漏;檔案管理人員缺乏保密意識(shí)，對(duì)紙質(zhì)檔案管理不嚴(yán)，容易造成檔案損毀、丟失、發(fā)潮;進(jìn)行檔案移交時(shí)沒(méi)有按照流程進(jìn)行，容易出現(xiàn)信息泄露情況。

3.數(shù)字化人才缺乏

對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)水平要求較高。不僅要有檔案管理相關(guān)專業(yè)知識(shí)和豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，了解人事管理業(yè)務(wù)相關(guān)工作，還要掌握較高水平的數(shù)字化操作技術(shù)，熟練操控計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理。但目前，醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理方面的人才極其匱乏。大多數(shù)管理人員都只具備單一的專業(yè)能力，管理部門缺乏復(fù)合型人才;部分人員的學(xué)歷水平較低，專業(yè)素質(zhì)不高，管理理念比較落后，對(duì)于新的人事檔案管理不能及時(shí)更新管理理念;醫(yī)院沒(méi)有重視檔案及計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，人事檔案管理人員的管理意識(shí)比較薄弱，沒(méi)有進(jìn)行知識(shí)更新，數(shù)字化管理模式無(wú)法積極推行。

四、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案數(shù)字化發(fā)展的途徑

1.推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理

數(shù)字化管理模式的應(yīng)用有助于提升檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，這主要得益于借助信息技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行檔案管理，減少對(duì)人工的依賴，可以避免各種漏洞和問(wèn)題的出現(xiàn)，這是數(shù)字時(shí)代醫(yī)院進(jìn)行人事檔案管理的必然發(fā)展方向。因此醫(yī)院要充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字化管理手段應(yīng)用在人事檔案管理中的重要性，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹(shù)立檔案管理數(shù)字化理念，強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，打造符合時(shí)代要求的開(kāi)放式管理模式，從軟硬件上加大對(duì)人事檔案數(shù)字化建設(shè)的投入力度，營(yíng)造數(shù)字化管理建設(shè)氛圍。同時(shí)還要結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)與醫(yī)院人事檔案管理工作實(shí)際，探索建立相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化制度，制定統(tǒng)一的數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院需要配置先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備，應(yīng)用更加便捷的智能化軟件，創(chuàng)新管理模式，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和方法，構(gòu)建數(shù)字化人事檔案管理新模式，不斷提升檔案管理效率，為醫(yī)院長(zhǎng)久、穩(wěn)定的發(fā)展提供人力資源保障。

2.重視檔案數(shù)字化人才建設(shè)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，醫(yī)院人事檔案管理工作與過(guò)去相比，無(wú)論是工作環(huán)境、服務(wù)對(duì)象，還是工作任務(wù)、管理模式，都發(fā)生了巨大變化，相應(yīng)的，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理對(duì)于人員的需求也發(fā)生很大的變化。檔案管理者的角色，從過(guò)去的檔案資料收集、利用，轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案資料的信息收集者和服務(wù)者，從過(guò)去的檔案資料單純保管、整理，轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案資料的干預(yù)者和利用者。這些變化給人事檔案管理人員帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。所以醫(yī)院要重視提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，能夠快速掌握和應(yīng)用新的科技知識(shí)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)配置，提高對(duì)數(shù)字時(shí)代的適應(yīng)性。為此，醫(yī)院要加強(qiáng)人事檔案管理人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)，提高在職管理人員的業(yè)務(wù)能力，包括檔案管理理論和技能的掌握，以及對(duì)于數(shù)字化技術(shù)的掌握;根據(jù)管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)水平，制定并明確個(gè)人的培訓(xùn)計(jì)劃和目標(biāo);定期按工作目標(biāo)進(jìn)行業(yè)務(wù)能力考核，考核結(jié)果與最終的績(jī)效管理相掛鉤;建立和完善與企業(yè)各個(gè)部門之間的技術(shù)交流平臺(tái)，從中發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)、儲(chǔ)備數(shù)字化檔案管理的人才，用和諧的環(huán)境，良好的待遇留住人才、吸引人才，建立先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍。

3.做好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

根據(jù)醫(yī)院人事檔案管理規(guī)模，選擇實(shí)用性較強(qiáng)的人事檔案管理軟件系統(tǒng)，首先要進(jìn)行人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，并不斷充實(shí)內(nèi)容、完善數(shù)據(jù)，要使用先進(jìn)的設(shè)施和設(shè)備，借助現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行信息錄入;并保證將職工隨時(shí)產(chǎn)生的個(gè)人檔案信息盡快更新和調(diào)整到數(shù)據(jù)庫(kù)的相應(yīng)位置，使當(dāng)前數(shù)據(jù)庫(kù)信息處于動(dòng)態(tài)更新?tīng)顟B(tài)，確保人事檔案管理的實(shí)用性和時(shí)效性。其次要重視網(wǎng)絡(luò)信息的安全性和機(jī)密性，采取對(duì)應(yīng)的技術(shù)手段加密、存儲(chǔ)和備份，時(shí)刻防止網(wǎng)絡(luò)病毒侵害帶來(lái)的數(shù)據(jù)丟失和泄露;在資源共享的同時(shí)嚴(yán)格檔案查閱者的權(quán)限，做好檔案管理的安全和保密工作。

4.健全人事檔案數(shù)字化管理機(jī)制

醫(yī)院進(jìn)行檔案管理數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)的過(guò)程，需要參考相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，制定相應(yīng)的規(guī)章制度和管理標(biāo)準(zhǔn)。一方面，醫(yī)院要從實(shí)際出發(fā)，在信息時(shí)代的要求下，按照現(xiàn)代檔案管理信息化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，提升檔案信息的安全性、完整性和時(shí)效性。另一方面，醫(yī)院要完善檔案管理監(jiān)督制度，明確各自的崗位職責(zé)和權(quán)限，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問(wèn)題，并能及時(shí)解決，避免造成不利影響。要健全人事檔案管理制度，醫(yī)院管理層應(yīng)不斷增強(qiáng)大局意識(shí)，重視檔案管理工作，在充分聽(tīng)取檔案管理專業(yè)人員的意見(jiàn)后，在當(dāng)前檔案管理基礎(chǔ)上，結(jié)合人事檔案資料的特殊性，整體把握人事檔案管理工作的特點(diǎn)，綜合研判，從而制定一系列符合本單位要求、具有針對(duì)性和可操作性的檔案管理制度并保證這些制度落地生根。同時(shí)，要以制度為指導(dǎo)，建立適用于本單位的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)線上線下綜合管理，有效推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的順利開(kāi)展。要保證所有人事檔案在加強(qiáng)紙質(zhì)管理的同時(shí)都要進(jìn)行電子備份，包括過(guò)去的檔案資料，重新錄入到中心的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，并按照一定的規(guī)律進(jìn)行分類規(guī)劃，建立有效的電子查詢途徑，方便各部門查詢相應(yīng)的檔案信息，提升人事檔案管理的工作質(zhì)量和效率。

五、結(jié)語(yǔ)

新時(shí)期，醫(yī)院在人事檔案資料的來(lái)源、載體、信息處理和存儲(chǔ)方面發(fā)生的巨變，以及目前醫(yī)院人事檔案管理過(guò)程中暴露出的問(wèn)題，為我們研究數(shù)字化建設(shè)提供了研究方向。提升醫(yī)院人事檔案數(shù)字化發(fā)展水平，是充分發(fā)揮人事檔案重要作用的有效工具，是促進(jìn)醫(yī)院全面、高效和便捷管理的有力抓手。

參考文獻(xiàn)：

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