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      關(guān)于Word的小技巧

      2019-09-10 07:22:44郭光園
      關(guān)鍵詞:生僻字快捷鍵空格

      郭光園

      Word是一款神奇的工具,很多看似復(fù)雜的小功能,其背后都有著簡(jiǎn)單又高效的深層次邏輯。日常工作中常常會(huì)有很多與之相關(guān)的小技巧,比如下面要介紹的這些。

      1.快速隨機(jī)文本

      有時(shí)我們會(huì)用到大段的文字做測(cè)試,很多小伙伴的做法都是用鍵盤(pán)隨便打上一氣。不過(guò)由于文筆不通,實(shí)際出來(lái)的效果并不理想。其實(shí)在Word中,只要輸入“=rand()”并回車,就能隨機(jī)生成一大段文字。利用這段文字進(jìn)行排版練習(xí),就顯得很方便了。

      2.快速插入日期

      在Word中,有2個(gè)快捷鍵能夠直接生成當(dāng)前日期與時(shí)間。和直接錄入不同,這樣生成的時(shí)間和日期,是以域的形式出現(xiàn)的,最大好處是可以隨時(shí)保持最新。

      當(dāng)前日期:Alt+Shift+D

      當(dāng)前時(shí)間:Alt+Shift+T

      3.縱向選擇文字

      傳統(tǒng)的鼠標(biāo)選擇只能是橫向,想實(shí)現(xiàn)縱向選取又該怎么辦呢?很簡(jiǎn)單,只要在Word中按住了Alt鍵,然后向下拖動(dòng)鼠標(biāo),即可快速完成縱向區(qū)域的選取。

      4.自動(dòng)輸入單位地址

      輸入“公司地址”自動(dòng)彈出地址全名,輸入“電子落款”自動(dòng)彈出E-mail、公司名稱、聯(lián)系電話等信息,這就是Word中的自動(dòng)圖文集。使用前,先將這些內(nèi)容寫(xiě)好,然后選中并點(diǎn)擊“插入”→“文本”→“文檔部件”→“自動(dòng)圖文集”,接下來(lái)根據(jù)提示創(chuàng)建好詞條即可。其中“名稱”指的是你要輸入的“公司地址”,而“XX省XX市XX區(qū)XXX路XXX號(hào)”則是地址全名。

      5.快速生成表格

      Word中,除了可以使用“插入”菜單→“表格”工具快速創(chuàng)建表格外,還可以輸入以下快捷鍵“+-+”。回車后,Word將自動(dòng)生成一個(gè)單元格,輸入內(nèi)容就可以了。

      6.快速轉(zhuǎn)為中文大寫(xiě)

      有時(shí)我們會(huì)需要將數(shù)字快速轉(zhuǎn)換為中文,很多小伙伴都是通過(guò)輸入法完成。但其實(shí)一個(gè)最簡(jiǎn)單操作,是首先選中數(shù)字然后點(diǎn)擊“插入”→“符號(hào)”→“編號(hào)”。在這里,Word會(huì)提供很多中文數(shù)字形式,比方有“一二三”、“壹貳叁”、“子丑寅”、“甲乙丙”……,挑選一個(gè)合適的雙擊一下,轉(zhuǎn)換就一下完成了。

      7.快速刪除空格

      從網(wǎng)上下載的文檔常會(huì)包含很多空格,傳統(tǒng)的手工清除是很麻煩的,其實(shí)這里有一個(gè)比較簡(jiǎn)單的方法。首先,打開(kāi)“查找與替換”對(duì)話框(低版本W(wǎng)ord直接用Ctrl+F打開(kāi),高版本W(wǎng)ord用“開(kāi)始”→“編輯”→“替換”打開(kāi)),然后在“替換→特殊格式”中選擇“空白區(qū)域”,點(diǎn)擊“全部替換”后這些多余的空格就全部刪除了。

      8.快速讀生僻字

      除了可以排版之外,Word也可以用來(lái)識(shí)別一下生僻字。這項(xiàng)功能位于“開(kāi)始”面板→“字體”標(biāo)簽。首先將要識(shí)讀的生僻字選中,然后點(diǎn)擊其中的“拼音指南”。這時(shí)Word就會(huì)自動(dòng)給出這個(gè)字的拼音與聲調(diào),妥妥的識(shí)讀神器。

      9.亂格式一鍵歸位

      很多下載回來(lái)的文檔,都會(huì)夾雜混亂的格式,甚至想重新編輯一下都是一件麻煩事。其實(shí)在Word中,有一項(xiàng)功能可以快速清除所有格式。方法如下:首先選中所有文字,然后點(diǎn)擊“開(kāi)始”→“字體”→“清除所有格式”。好了,接下來(lái)再去設(shè)置格式就顯得方便多了。

      10.選擇格式相近的文字

      如果你為某個(gè)標(biāo)題設(shè)置了一組特殊格式,那么當(dāng)你想選中所有同級(jí)別標(biāo)題時(shí),最簡(jiǎn)單一個(gè)方法,就是選中這個(gè)標(biāo)題,然后點(diǎn)擊“開(kāi)始”→“編輯”→“選擇”→“選擇格式相似的文本”……剩下的操作就不用多說(shuō)了吧。

      11.快速實(shí)現(xiàn)網(wǎng)頁(yè)輸出

      這是Office新版包含的一項(xiàng)功能,如果已經(jīng)打入大段文字,想把內(nèi)容發(fā)給對(duì)方時(shí),除了借助QQ、微信一類的在線傳遞工具,還可以點(diǎn)擊“文件”菜單→“轉(zhuǎn)換”將文件轉(zhuǎn)換為網(wǎng)頁(yè)形式。Word提供了若干美觀大方的設(shè)計(jì)模板,點(diǎn)擊即可完成匹配。網(wǎng)頁(yè)會(huì)以微軟Sway組件傳遞,可以直接發(fā)給對(duì)方。

      成為職場(chǎng)高手,就要了解很多Word技巧。因?yàn)橥患ぷ鳎瑒e人要花1小時(shí)完成,而你只要10分鐘,這就是高手的體現(xiàn),希望今天介紹的這些小技巧對(duì)大家有所幫助。

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