如何做好辦公室文秘工作

摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，行業(yè)運(yùn)行機(jī)制革新不斷深化，對企業(yè)辦公室文秘工作提出了新要求。企業(yè)必須根據(jù)辦公室文秘工作特點(diǎn)，利于行之有效的手段，深化各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)開展環(huán)節(jié)，提升經(jīng)營管理能力的同時(shí)實(shí)現(xiàn)良性發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)，辦公室文秘工作

在和諧社會(huì)建設(shè)背景下，我國國企業(yè)迎來良好契機(jī)的同時(shí)也面臨新的任務(wù)，如何做好辦公室文秘工作更是重大任務(wù)之一。企業(yè)要綜合剖析日常辦公室文秘工作，面臨新問題，立足自身發(fā)展目標(biāo)、發(fā)展方向，以市場為導(dǎo)向，全方位深入探究優(yōu)化創(chuàng)新辦公室文秘工作的具體化路徑，提高辦公室文秘工作水平，規(guī)范化處理日常各項(xiàng)業(yè)務(wù)，為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)開展提供重要依據(jù)，全面提升運(yùn)營經(jīng)濟(jì)效益與市場核心競爭力，更好地服務(wù)于地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

一、提高重視程度，明確工作目標(biāo)

在運(yùn)營管理過程中，企業(yè)從多元化市場背景入手重新認(rèn)識繁雜的辦公室文秘工作，明確辦公室文秘工作在自身長遠(yuǎn)發(fā)展中的重要地位，提高對其重視程度，將辦公室文秘工作真正落到實(shí)處。在此過程中，明確化得目標(biāo)是做好企業(yè)辦公室文秘工作的前提條件。企業(yè)必須多方面整合辦公室文秘工作要點(diǎn)與內(nèi)容，結(jié)合辦公室文秘工作性質(zhì)、要求等，明確辦公室文秘工作目標(biāo)。企業(yè)需要根據(jù)辦公室文秘工作重點(diǎn)以及難點(diǎn)，細(xì)化辦公室文秘工作目標(biāo)，將其層層落實(shí)到辦公室具體工作崗位上，明確不同崗位文秘人員工作職責(zé)，防止日常工作開展中出現(xiàn)的問題處理滯后。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)需要根據(jù)日常經(jīng)濟(jì)活動(dòng)開展情況以及運(yùn)營發(fā)展目標(biāo)，包括辦公室文秘工作現(xiàn)狀吻合，能夠?qū)﹂_展的各項(xiàng)工作起到有效指導(dǎo)作用，提高辦公室文秘工作層次。

二、完善工作管理制度，深化工作流程

在運(yùn)營管理過程中，企業(yè)要多層次把握辦公室文秘工作要求、要點(diǎn)等，完善已制定的辦公室文秘工作管理制度，解決管理制度漏洞問題，使其更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。企業(yè)要從自身各方面情況出發(fā)，科學(xué)構(gòu)建職責(zé)、績效考核、監(jiān)督管理等制度，在各方面管理制度協(xié)調(diào)統(tǒng)一過程中規(guī)范文秘人員行為，嚴(yán)格按照規(guī)章制度，做好辦公室文秘工作。在應(yīng)用中，企業(yè)要以辦公室文秘工作為中心，深化制定的管理制度，促使人才引進(jìn)、人員培訓(xùn)等工作順利開展，完善文秘人才結(jié)構(gòu)體系，滿足辦公室文秘工作新要求。此外，企業(yè)需要借助管理制度體系，深化公室文秘工作流程，使其和工作目標(biāo)、管理制度等不斷作用，促使日常文件資料錄入、文件發(fā)送等更加規(guī)范化，提高信息資料精準(zhǔn)率。

三、做好關(guān)鍵性工作，優(yōu)化創(chuàng)新工作內(nèi)容和形式

由于辦公室文秘工作繁雜化，企業(yè)必須客觀把握辦公室文秘關(guān)鍵性工作，促使開展的辦公室文秘工作層次鮮明，順利突破工作重難點(diǎn)，提升辦公室文秘工作實(shí)效性。企業(yè)要根據(jù)關(guān)鍵性辦公室文秘工作，科學(xué)調(diào)整文秘人員工作任務(wù)，實(shí)時(shí)科學(xué)分析、整理、錄入信息資料等。此外，在新形勢下，企業(yè)辦公室文秘工作已呈現(xiàn)出全新的特點(diǎn)以及要求，優(yōu)化創(chuàng)新辦公室文秘工作內(nèi)容以及形式不可避免，這是提高辦公室文秘工作實(shí)效性的關(guān)鍵點(diǎn)。企業(yè)要把握新要求、新特點(diǎn)的基礎(chǔ)上圍繞辦公室文秘工作問題、目標(biāo)、管理制度等，優(yōu)化創(chuàng)新日常經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，開展辦公室文秘工作內(nèi)容，及時(shí)刪除不合理的內(nèi)容并補(bǔ)償新內(nèi)容，規(guī)范辦公室文秘工作。要圍繞工作內(nèi)容，對工作形式進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，將現(xiàn)代化理念巧妙貫穿其中，深化辦公室文秘工作具體環(huán)節(jié)，使其主次鮮明，提高工作質(zhì)量。

四、強(qiáng)調(diào)信息化建設(shè)，加強(qiáng)監(jiān)督管理

在信息化時(shí)代背景下，辦公室文秘工作信息化建設(shè)不可忽視，也是提高辦公室文秘工作有效性的重要手段。從實(shí)際出發(fā)，適當(dāng)加大辦公室文秘工作開展中信息化建設(shè)投入力度，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施，巧用信息技術(shù)，構(gòu)建合理化的系統(tǒng)平臺，將辦公室文秘工作各方面協(xié)調(diào)統(tǒng)一，簡化工作流程，確保海量信息數(shù)據(jù)及時(shí)得到有效處理，促辦公室文秘工作更加實(shí)效。根據(jù)辦公室文秘工作內(nèi)容，構(gòu)建特色數(shù)據(jù)庫，和對應(yīng)的系統(tǒng)平臺相互作用，優(yōu)化各類文件資料信息數(shù)據(jù)收集、分析、整理、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)，提高文件資料利用程度。強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)平臺日常維護(hù)管理、更新升級等，加強(qiáng)系統(tǒng)平臺安全管理，提升系統(tǒng)安全性、穩(wěn)定性，借助系統(tǒng)平臺，隨時(shí)動(dòng)態(tài)管理辦公室文秘工作具體環(huán)節(jié)，加大管控力度，防止辦公室文秘工作出現(xiàn)隱患問題，確保各類文件資料完整、真實(shí)。利用系統(tǒng)平臺，加強(qiáng)辦公室與其他部門之間的聯(lián)系，共享各方面信息資源，全面深入了解各部門運(yùn)行狀況，在整體把握的基礎(chǔ)上進(jìn)行規(guī)范化決策，科學(xué)創(chuàng)新辦公室文秘工作，避免形式化，為開展的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)提供關(guān)鍵性參考依據(jù)，優(yōu)化內(nèi)部管理。

五、強(qiáng)化服務(wù)意識，提高文秘人員綜合素質(zhì)

在開展辦公室文秘工作中，要加強(qiáng)對文秘人員的培訓(xùn)，這是因?yàn)橛行У霓k公室文秘工作是建立在高水平文秘人才基礎(chǔ)上。利用內(nèi)部系統(tǒng)平臺，做好宣傳教育工作，促使辦公室文秘人員對工作有更高層次認(rèn)識，增強(qiáng)服務(wù)意識，在辦公室文秘工作中主動(dòng)和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及部門進(jìn)行溝通、聯(lián)系，及時(shí)為相關(guān)部門提供服務(wù)?？茖W(xué)調(diào)整制定的培訓(xùn)方案及內(nèi)容，對文秘人員進(jìn)行層次化培訓(xùn)，順利提高綜合素質(zhì)。包括學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識、政策法律等，使其對辦公室文秘工作新特點(diǎn)有正確認(rèn)識，完善理論知識體系，確保辦公室文秘工作開展有重要的理論基礎(chǔ)。應(yīng)用文秘理論知識、技巧中提升日常業(yè)務(wù)能力，科學(xué)處理突發(fā)事件，能夠熟練操作軟件系統(tǒng)，具備較高的信息分析、整理等能力，更好地開展各項(xiàng)文秘工作。

六、結(jié)束語

總而言之，必須高度重視辦公室文秘工作，將其和自身戰(zhàn)略目標(biāo)深度融合，在合理化方法、手段作用下，高效開展各項(xiàng)辦公室文秘工作，協(xié)調(diào)調(diào)度、監(jiān)督檢查等環(huán)節(jié)，確保文件資料信息更加完整、準(zhǔn)確。只有確保自身工作的質(zhì)量及效率，才可以在最大限度之上促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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[1]伍貴蘭.淺析如何發(fā)揮辦公室綜合協(xié)調(diào)作用推動(dòng)基層企業(yè)持續(xù)穩(wěn)健發(fā)展作[J].大科技，2017，（30）：91-92

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（作者單位：寧夏回族自治區(qū)電力設(shè)計(jì)院有限公司）

作者簡介：蔡莉，女，漢族，中級職稱（政工師），大學(xué)本科學(xué)歷。