試分析提高企業(yè)檔案管理歸檔率的方法

蔡麗華

摘要：提高企業(yè)檔案管理的歸檔率意義重大，本文首先簡(jiǎn)要分析了企業(yè)檔案管理過程中存在的問題，接著提出了提高企業(yè)檔案管理歸檔率的方法，旨在通過于此，全面提升企業(yè)檔案管理的整體成效和檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理歸檔率;方法

近年來，檔案管理變成了企業(yè)管理中的重要組成內(nèi)容之一。對(duì)于任何一個(gè)企業(yè)來說，企業(yè)的檔案都是企業(yè)活動(dòng)重要憑證，對(duì)于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展起到了舉足輕重的作用。在新形勢(shì)下，如何結(jié)合自身實(shí)際情況，開展有的放矢的工作，全面提高檔案管理的歸檔率成為了每個(gè)業(yè)界人士廣泛關(guān)注的焦點(diǎn)問題之一。

一、企業(yè)檔案管理過程中存在的問題

當(dāng)前，企業(yè)在檔案管理的過程中存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理重視程度不足。但是不少的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)缺乏檔案意識(shí)的現(xiàn)象十分明顯和普遍，由于缺乏檔案意識(shí)，檔案管理的后續(xù)一系列工作都變得十分的差強(qiáng)人意。企業(yè)的整個(gè)檔案管理工作十分混亂，歸檔不及時(shí)，不準(zhǔn)確，敷衍了事的現(xiàn)象比比皆是。同時(shí)，由于整個(gè)企業(yè)和領(lǐng)導(dǎo)層面的忽視，檔案管理的滯后問題也嚴(yán)重困擾著檔案管理歸檔率的提升。年復(fù)一年、日復(fù)一日導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理“一團(tuán)亂麻”，理不清頭緒。

第二，企業(yè)工作人員的檔案意識(shí)薄弱，歸檔率極低。在企業(yè)中，真正專業(yè)檔案管理人員的數(shù)量十分有限，其余人員與檔案管理之間的距離相差甚遠(yuǎn)。對(duì)于大部分的工作人員來說，在日常工作中根本沒有搜集整理檔案的意識(shí)，對(duì)于一些核心資料和重要數(shù)據(jù)，部分工作人員更不愿意將其歸入檔案中供全員分享。

第三，檔案管理工作人員的素質(zhì)參差不齊，高低不一。檔案管理人員是從事檔案管理的“主力軍”，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的高低直接影響著企業(yè)檔案管理歸檔率的高低。但是不少的檔案管理人員并非專業(yè)科班出身，“半路出家”的他們對(duì)于檔案管理并不十分在行，開展檔案管理工作也僅僅只是憑借所謂的經(jīng)驗(yàn)和自己的摸索而己。在從事具體檔案管理的過程中，檔案管理人員不習(xí)慣于催促企業(yè)其他人員及時(shí)歸檔，“歸檔全憑自覺”的現(xiàn)象在企業(yè)檔案管理過程中十分突出。在這樣一種尷尬的工作狀態(tài)之下，要想進(jìn)一步提升企業(yè)檔案管理的歸檔率無疑等同于“癡人說夢(mèng)和空中樓閣”而己。

二、提高企業(yè)檔案管理歸檔率的方法

（一）加強(qiáng)法制意識(shí)，全面提升企業(yè)全體人員的檔案意識(shí)

檔案管理是一項(xiàng)十分專業(yè)且具有法律依據(jù)的系統(tǒng)工作，《中華人民共和國(guó)檔案法》就是開展和實(shí)施整個(gè)檔案管理的基本大法。要想提升企業(yè)，特別是對(duì)于鎮(zhèn)屬企業(yè)來說，檔案管理意識(shí)的增強(qiáng)更應(yīng)該提上議事日程。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該通過多角度、多渠道的方式大力宣傳檔案意識(shí)，在企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)層級(jí)開展與檔案管理相關(guān)的各項(xiàng)宣傳活動(dòng)，讓企業(yè)全體成員都能夠重新看待和審視檔案管理，并逐步樹立起正確的檔案意識(shí)和培養(yǎng)起檔案能力。同時(shí)，對(duì)于部分與檔案管理有著密切聯(lián)系的工作崗位來說，建立健全與之相對(duì)應(yīng)的崗位責(zé)任制也是至關(guān)重要的。對(duì)于那部分歸檔不及時(shí)或者是將檔案數(shù)據(jù)占為己有的現(xiàn)象要進(jìn)行嚴(yán)厲的批評(píng)，嚴(yán)重的甚至可以直接依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行相應(yīng)的處罰。

（二）不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)

要想全面提升企業(yè)檔案管理的歸檔率，檔案管理人員綜合素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)的提升顯得至關(guān)重要。在新形勢(shì)下，企業(yè)的相關(guān)檔案管理部門和專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該加強(qiáng)人員培養(yǎng)，全面提升檔案管理人員的職業(yè)道德水平和專業(yè)技術(shù)能力。在時(shí)代高速發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，檔案管理內(nèi)容越來越復(fù)雜，載體越來越豐富，如果檔案人員繼續(xù)故步自封的話，那么整個(gè)檔案工作勢(shì)必會(huì)變得舉步維艱，更加的難以開展。鑒于此，企業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)和自身的優(yōu)勢(shì)開展因地制宜的專業(yè)提升。同時(shí)，相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)還應(yīng)該定期或者是不定期的組織檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，在繼續(xù)培訓(xùn)和充電的過程中掌握業(yè)界最新的前沿動(dòng)態(tài)，在不斷的精進(jìn)學(xué)習(xí)過程中提升素質(zhì)，掌握更多的專業(yè)知識(shí)與技能。此外，筆者認(rèn)為同行之間的溝通交流也十分重要，檔案管理歸檔率一直比較低的原因十分眾多，同行之間應(yīng)該經(jīng)常溝通有無，互相切磋，形成一整套專業(yè)且具有指導(dǎo)性的工作策略和工作方法，將這些方法內(nèi)容一一運(yùn)用到自己日常的檔案管理工作中去，持之以恒，堅(jiān)持不懈，最終企業(yè)檔案管理歸檔率低的問題一定會(huì)在大家的共同努力下得到解決和攻克的。

（三）加強(qiáng)檔案管理的制度規(guī)范，從源頭上提升歸檔率

正所謂是“無規(guī)矩不成方圓”，對(duì)于企業(yè)的檔案管理工作來說亦是如此。加強(qiáng)制度規(guī)范也是從源頭上提升歸檔率的一大良策之一。檔案管理應(yīng)該從重點(diǎn)內(nèi)容和重點(diǎn)環(huán)節(jié)入手，每項(xiàng)內(nèi)容每項(xiàng)規(guī)范都應(yīng)該具體細(xì)化到點(diǎn)的層面上。在國(guó)家相關(guān)大法的指導(dǎo)下，企業(yè)內(nèi)部檔案管理的制度規(guī)范也應(yīng)該緊密跟上腳步。諸如通過印章管理、文書管理等方式保證檔案歸檔的完整性和時(shí)效性，這將為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來意想不到的推動(dòng)作用。同時(shí)，檔案的潛在價(jià)值也是不少檔案管理機(jī)構(gòu)或者是部門長(zhǎng)時(shí)間忽視的問題之一。在提升檔案管理歸檔率的過程中不斷加強(qiáng)檔案信息的開發(fā)力度和開發(fā)強(qiáng)度，讓每一份檔案在企業(yè)的發(fā)展過程中“發(fā)光發(fā)熱”，帶來效果。

（四）不斷加強(qiáng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代之下，要想全面提升企業(yè)檔案管理的歸檔率，不斷加強(qiáng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)變得十分緊迫、迫在眉睫。每一個(gè)企業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該把握時(shí)代脈搏，在自己的日常工作中融入網(wǎng)絡(luò)和檔案相關(guān)的內(nèi)容，結(jié)合自身實(shí)際進(jìn)行有的放矢的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作。在企業(yè)內(nèi)部應(yīng)該不斷強(qiáng)化檔案管理，其不僅僅只是檔案管理部門或者是檔案管理機(jī)構(gòu)的工作，而是屬于企業(yè)所有成員共同努力的內(nèi)容。同時(shí)，各個(gè)部門加強(qiáng)聯(lián)動(dòng)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案管理歸檔率提升的橫向聯(lián)系和縱向聯(lián)系。利用互聯(lián)網(wǎng)這一優(yōu)勢(shì)，部門的檔案管理員、文書管理員之間的溝通交流變得更加輕松簡(jiǎn)便。在檔案管理的收集、分類和歸檔過程中形成一系列的工作流程，最終檔案管理歸檔率的提升漸漸變得十分容易。

三、結(jié)束語

通過上文的分析可知，提高企業(yè)檔案管理歸檔率本身就是一項(xiàng)任重而道遠(yuǎn)的系統(tǒng)工程。每一個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)或者是部門應(yīng)該認(rèn)清現(xiàn)實(shí)，把握企業(yè)內(nèi)部發(fā)展的各個(gè)環(huán)節(jié)和內(nèi)容，從宏觀和微觀層面不斷努力，做足功夫，讓檔案管理歸檔率的提升變成企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的助推器。

參考文獻(xiàn)：

[1]李萍提升企業(yè)檔案管理歸檔率的措施方法[J]現(xiàn)代國(guó)企研究，2018，136（10）：57-57