城建檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理研究

楊大帥　楊惠君

摘 要：伴隨著中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)的普及與應(yīng)用，城建領(lǐng)域中的檔案管理工作也得到了前所未有的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足這個(gè)時(shí)代的發(fā)展，同時(shí)也為紙質(zhì)檔案管理工作帶來了沖擊。在這種情況下，我們有必要對(duì)城建檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理展開探索，結(jié)合實(shí)際的工作情況對(duì)城建檔案管理中的“雙檔”管理工作進(jìn)行有效分析，以此來推動(dòng)整個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：城建檔案紙質(zhì)檔案;電子檔案;并行管理

電子信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)在這個(gè)新時(shí)期的發(fā)展中得到了前所未有的推廣，而城市建設(shè)管理檔案更是由于其非比尋常的重要性而得到了人們的重視。在電子信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的推動(dòng)下，如何將電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效的并行管理已經(jīng)成為了現(xiàn)階段我們急需解決的一個(gè)問題。

一、電子檔案的特性

目前，城建檔案的電子檔案是以光盤載體報(bào)送的。光盤檔案依賴計(jì)算機(jī)設(shè)備閱讀、處理，并可上傳至管理軟件。這個(gè)過程中，以城市建設(shè)檔案資料、機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息。電子檔案主要包括電子文書、電子報(bào)表、電子圖紙等。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案更具有其顯著特性。首先，電子檔案能夠提供快捷、準(zhǔn)確、靈活的信息服務(wù)。它不僅能夠集文字、圖片、聲音于一體來表達(dá)紙質(zhì)檔案無法表達(dá)的信息內(nèi)容，而且可以達(dá)到一次錄入，多次、多種形式的輸出，方便文檔的查找利用;其次，電子文檔具有信息共享性。通過計(jì)算機(jī)管理軟件，在同一時(shí)間被管理者和用戶共同閱讀和使用，不受時(shí)空限制;此外，使用光盤存儲(chǔ)，其存儲(chǔ)密度都高于紙質(zhì)檔案。

二、城建檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的應(yīng)用

（一）電子檔案與紙質(zhì)檔案并行管理應(yīng)用原則

想要對(duì)城建工作體系建設(shè)進(jìn)行強(qiáng)化管理，有序、規(guī)范、科學(xué)的工作體系是首要前提保障。通過層次分明、分工細(xì)致的檔案管理體系不僅能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化的管理手段，同時(shí)還能夠不保證整體城建工作的順利開展與進(jìn)行。所以現(xiàn)階段的城建檔案必須要將紙質(zhì)檔案與電子文件展開并行管理，在具體的應(yīng)用過程中要借助兩種檔案管理方式的各自優(yōu)勢(shì)做到揚(yáng)長(zhǎng)避短，并通過打造先進(jìn)的管理層面與技術(shù)操作層面來進(jìn)行推進(jìn)。讓每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作人員、城建檔案參與者都能夠做到有據(jù)可依。而在“雙檔”的并行管理過程中我們還應(yīng)當(dāng)打造一支專業(yè)化的管理隊(duì)伍，來實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)合作的有效性與高效性。

（二）電子檔案與紙質(zhì)檔案并行管理的具體應(yīng)用

1.要做到服務(wù)手段上的革新與創(chuàng)新

由于城建檔案管理工作其目標(biāo)是為了施工過程與完工后的若干年后，對(duì)于一些突發(fā)狀況能夠在一定的時(shí)間后還可以做到有據(jù)可查，所以我們必須要在實(shí)際的工作中無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，都必須要做到服務(wù)到位。在這種情況下便要對(duì)“雙檔”工作的管理與操作人員進(jìn)行培訓(xùn)，結(jié)合實(shí)際的“雙檔”工作發(fā)展來引導(dǎo)他們學(xué)習(xí)會(huì)一定的“雙檔”管理知識(shí)，以此來適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.要做到取長(zhǎng)補(bǔ)短、揚(yáng)長(zhǎng)避短

在實(shí)際的城建檔案管理工作中，并不是要求我們的檔案管理工作必須要做到所謂“與時(shí)俱進(jìn)”、“趕時(shí)髦”的來將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行全盤否認(rèn)，在應(yīng)用的過程中我們可以將一些圖片、聲音類的檔案進(jìn)行電子管理、而對(duì)于一些簽字、會(huì)簽、印鑒等重要實(shí)物證明，在制作成電子檔案后，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)分類進(jìn)行紙質(zhì)檔案的歸檔管理。這樣一來，不僅彌補(bǔ)了兩種檔案各自的缺點(diǎn)、起到了揚(yáng)長(zhǎng)避短的作用，同時(shí)也對(duì)城建檔案進(jìn)行了雙重安全保障。

3.要建立完善而科學(xué)的檔案管理制度

一方面正如前面所言，電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系是誰也不能替代誰的，所以在這種環(huán)境下我們必須要對(duì)“雙檔”的并行管理制定科學(xué)的制度，通過全程管理職責(zé)要求來明確審批、規(guī)劃、施工、建設(shè)以及監(jiān)理等各個(gè)環(huán)節(jié)的職權(quán)劃分與權(quán)限，并根據(jù)不同環(huán)節(jié)來制定對(duì)應(yīng)的歸檔制度。另一方面，城建檔案管理工作必須要結(jié)合城建檔案的內(nèi)容以及日后的發(fā)展來逐步實(shí)現(xiàn)新型載體檔案替代傳統(tǒng)檔案的模式。特別是在現(xiàn)階段紙質(zhì)檔案與電子檔案共同發(fā)展、相互依存的階段，更是要通過管理制度與考核機(jī)制的嚴(yán)密性進(jìn)行規(guī)范管理，避免一些不必要的負(fù)面事件發(fā)生。

三、結(jié)語

在這個(gè)信息技術(shù)與信息資源迅猛發(fā)展的今天，信息化產(chǎn)業(yè)在全球各個(gè)領(lǐng)域中所占資源比重越來越大，同時(shí)也是推動(dòng)中國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一個(gè)重要利器。作為城建領(lǐng)域發(fā)展的基礎(chǔ)，檔案信息管理方式的力度與先進(jìn)性，直接關(guān)系到了該領(lǐng)域科技與突發(fā)事件應(yīng)急方式的價(jià)值與質(zhì)量，我們必須要在實(shí)際的工作中，對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案的并行管理進(jìn)行仔細(xì)研究，并結(jié)合實(shí)際的發(fā)展需要制定對(duì)應(yīng)的應(yīng)用制度，以此來應(yīng)當(dāng)更加科學(xué)、有利的發(fā)展空間。

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