張?chǎng)?/p>

摘 要：每個(gè)高校都是大量信息的聚集地，因而進(jìn)行檔案管理是必要的，這是一種將大量信息進(jìn)行系統(tǒng)化整理、歸納的方式，檔案管理對(duì)于高校的發(fā)展起著重要作用。在時(shí)代的發(fā)展下，計(jì)算機(jī)這一高新科技問(wèn)世，它具備快速、高效的處理計(jì)算能力和快速的信息交換能力，這使得檔案管理產(chǎn)生了歷史性的重大轉(zhuǎn)折。為了適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，需要改變傳統(tǒng)檔案的管理模式，建立以網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)檔案信息為主，傳統(tǒng)檔案信息為輔的檔案管理模式。計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)管理、檢索能力能夠更加方便的對(duì)檔案進(jìn)行處理，能夠?yàn)閷W(xué)生、教師提供更便捷的服務(wù)。因此，高校是否建立網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)檔案管理是自身能否得到進(jìn)一步發(fā)展的關(guān)鍵。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;檔案管理;開(kāi)發(fā)利用

一、高校檔案管理與利用中遇到的問(wèn)題

1.檔案管理作用較小，致使資料散亂。檔案管理并不是毫無(wú)價(jià)值，盡管檔案管理并不能有直接的作用，但是通過(guò)系統(tǒng)科學(xué)的資料歸納整理后形成檔案，可以在需要時(shí)快速抽調(diào)，這種價(jià)值是隱型的。正是因?yàn)楦咝５墓芾砣藛T和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，進(jìn)而對(duì)檔案管理沒(méi)有足夠的重視。高校的檔案管理問(wèn)題從而被忽略，在對(duì)應(yīng)的崗位沒(méi)有專業(yè)人員、專業(yè)機(jī)構(gòu)，很少將操作經(jīng)費(fèi)放在這一方面。這導(dǎo)致資料散亂，沒(méi)有歸納成檔案。

2.沒(méi)有足夠能力的專業(yè)人員。在這些年高校的發(fā)展是迅速的，產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)，這使得進(jìn)行檔案管理人員不足，歸納量少于增長(zhǎng)量，檔案管理工作繁重，不能對(duì)這些檔案做有效的管理。這是大環(huán)境造成的，除此之外還有檔案管理工作者自身的問(wèn)題。他們沒(méi)有專業(yè)的知識(shí)和相關(guān)技能，且沒(méi)有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其組織相關(guān)培訓(xùn)，這就造成他們自身并不重視這一工作，工作效率不高。

3.不重視服務(wù)，思想落后。這些管理人員往往都是年紀(jì)較大的教職人員，他們沒(méi)有檔案管理方面的知識(shí)，對(duì)他們來(lái)言這是一個(gè)閑職，沒(méi)有太多的工作。這種思想的存在，導(dǎo)致檔案管理人員沒(méi)有足夠的意識(shí)，不要表現(xiàn)在責(zé)任、質(zhì)量、服務(wù)方面，而在實(shí)際從事檔案管理工作中，這些都是必不可少的。這些員工的思想還處于過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理層次。傳統(tǒng)檔案管理是不需要主動(dòng)為學(xué)生或其他人員提供信息的，主要負(fù)責(zé)整理歸納及檔案完整不損壞的問(wèn)題。

4.檔案結(jié)構(gòu)單一，沒(méi)有鮮明特色。高校的檔案還處于過(guò)去的傳統(tǒng)檔案結(jié)構(gòu)中，在很多方面都單一，如：類型單一，館藏中的檔案基本上都是對(duì)于高校內(nèi)發(fā)生的基本事件的整理，這些文案都是每個(gè)高校都必須整理的，而真正有用的，能夠表現(xiàn)學(xué)校在教育方面的檔案卻少的可憐;形式單一，沒(méi)有應(yīng)用新時(shí)期的產(chǎn)物形成電子檔案，還是在傳統(tǒng)檔案管理模式的影響下，將不易保存的紙質(zhì)檔案作為主體;內(nèi)容單一，沒(méi)有豐富的內(nèi)容，檔案缺乏嚴(yán)重。在這些因素的影響下，高校檔案管理的效果并不明顯。

5.對(duì)最新成果——信息設(shè)備沒(méi)有對(duì)應(yīng)的安全防范。盡管高校采用了先進(jìn)的信息設(shè)備，但是對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全并沒(méi)有掌握對(duì)應(yīng)的設(shè)置和管理機(jī)制。高校通常都是應(yīng)用兩套網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，做成內(nèi)外分離彼此獨(dú)立聯(lián)網(wǎng)交換的機(jī)制，這就使得信息安全存在很大的問(wèn)題，兩套系統(tǒng)之間的防護(hù)墻是不能保證絕對(duì)安全和不發(fā)生信息泄露、丟失、損壞等情況。而且這樣網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)模式是消耗大量經(jīng)費(fèi)的，在加上對(duì)國(guó)外設(shè)備的引進(jìn)，這使得投資巨大卻沒(méi)有效果，不能達(dá)到對(duì)外開(kāi)放的目的。

高校內(nèi)往往不會(huì)將計(jì)算機(jī)專業(yè)的人員安排從事檔案管理工作，這就使得需要在額外臨時(shí)聘請(qǐng)計(jì)算機(jī)專業(yè)人員。臨時(shí)工往往不能盡善盡美，在進(jìn)行檔案資料數(shù)字信息化的過(guò)程會(huì)有缺陷。

二、解決高校檔案管理與利用中問(wèn)題的方法

1.建立對(duì)應(yīng)的規(guī)章制度，依照制度進(jìn)行檔案管理。一個(gè)高校能否可持續(xù)的發(fā)展，不僅僅取決于高校師資力量，教學(xué)資源是否強(qiáng)大，還取決于檔案管理是否科學(xué)系統(tǒng)。想要科學(xué)系統(tǒng)的建立檔案，建立對(duì)應(yīng)的規(guī)章制度，依照制度進(jìn)行檔案管理，在規(guī)章制度的保證下發(fā)展檔案管理，這樣的檔案管理工作會(huì)符合這個(gè)時(shí)代的發(fā)展，來(lái)使這些檔案的價(jià)值得到實(shí)現(xiàn)。

2.培養(yǎng)檔案管者的能力和素質(zhì)。通過(guò)培訓(xùn)等方式改變檔案管理者的傳統(tǒng)觀念，為其講述這一時(shí)期的檔案管理方法，幫助他們了解這一工作的重要性，使其能夠有強(qiáng)烈的積極性和責(zé)任感。從思想素質(zhì)和工作能力上綜合提高，這樣使檔案管理的負(fù)責(zé)人員的整體素質(zhì)得到提升，檔案管理人員也能完成學(xué)校所需的教育教學(xué)。

內(nèi)部培養(yǎng)與外部引進(jìn)要同時(shí)進(jìn)行，外面的人才不僅僅擁有先進(jìn)的知識(shí)技能，還會(huì)有信息化檔案管理的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，還應(yīng)該根據(jù)檔案類型進(jìn)行人才的招納，這樣檔案管理人員的整體就可以形成專人負(fù)責(zé)，同時(shí)相互協(xié)助的局面，這樣的人才結(jié)構(gòu)更科學(xué)。

3.豐富館藏館網(wǎng)，改善單一、 沒(méi)有特色的現(xiàn)象。對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行改進(jìn)，要從類型、形式、內(nèi)容上入手，這些方面太過(guò)單一，將檔案的類型進(jìn)行擴(kuò)展、形式進(jìn)行多樣化處理、內(nèi)容進(jìn)行豐富，還要將檔案的數(shù)量提高，將檔案的質(zhì)量提升，只有這樣檔案管理和利用才能最大化、最優(yōu)化。

4.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想，加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)?，F(xiàn)在從事檔案管理工作的人員，對(duì)這份工作沒(méi)有正確的認(rèn)知，對(duì)這份工作沒(méi)有積極性，這些原因使得檔案部門處于一個(gè)被動(dòng)服務(wù)的現(xiàn)狀。想要對(duì)這一現(xiàn)象進(jìn)行改革，需要從三個(gè)根本上解決。第一，要更正建立檔案部門的目的，在過(guò)去它是作為政治形式出現(xiàn)的，主要是對(duì)政治進(jìn)行服務(wù)，而在當(dāng)下檔案部門不能僅僅只是對(duì)政治提供服務(wù)，檔案部門還能將檔案資源服務(wù)于學(xué)校的經(jīng)濟(jì)建設(shè);第二，主動(dòng)向社會(huì)提供服務(wù)，這樣能夠使這些資源得到充分的利用;第三，檔案的調(diào)動(dòng)要方便快捷，因此要建立一個(gè)功能全面的檢索系統(tǒng)，來(lái)應(yīng)對(duì)用戶的各種需求。之所以會(huì)在高校內(nèi)建設(shè)檔案部門，是為了方便學(xué)校內(nèi)開(kāi)展各項(xiàng)工作，不能做到這一目的，檔案建設(shè)就毫無(wú)意義。所以要科學(xué)的管理和開(kāi)發(fā)利用高校內(nèi)的檔案信息資源，然后提高高校的整體教育實(shí)力。例如，通過(guò)學(xué)生檔案分析當(dāng)前教學(xué)模式，評(píng)測(cè)教學(xué)質(zhì)量，從而做出對(duì)應(yīng)的調(diào)整，促進(jìn)高校的發(fā)展;通過(guò)對(duì)教師人事檔案信息資源的利用，給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供該教師更全面的資料，方便領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教師能力的考察。

5.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)服務(wù)方式，應(yīng)用高新科技。當(dāng)今時(shí)代是計(jì)算機(jī)快速發(fā)展的時(shí)代，許多領(lǐng)域都會(huì)應(yīng)用這些高新科技手段，在檔案的管理與開(kāi)發(fā)利用的領(lǐng)域，應(yīng)用這些高新科技可以將學(xué)校內(nèi)的各種散亂信息進(jìn)行數(shù)字化 ，數(shù)字化的信息有著方便調(diào)用和整理等優(yōu)勢(shì)。在這些優(yōu)點(diǎn)吸引和時(shí)代趨勢(shì)下，高校要盡快將館藏的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，在校園內(nèi)建設(shè)檔案管理與利用專門的局域網(wǎng)，這樣可以使檔案的數(shù)據(jù)信息快速傳播和采集，實(shí)現(xiàn)了這些規(guī)劃，就能進(jìn)一步提高服務(wù)的質(zhì)量。

（1）推進(jìn)檔案信息數(shù)字化建設(shè)。所謂檔案信息數(shù)字化并不是簡(jiǎn)單的將紙質(zhì)檔案編輯儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)或因特網(wǎng)內(nèi)，檔案信息是一個(gè)巨大的數(shù)據(jù)集合體，需要檔案信息進(jìn)行分類歸納、編號(hào)排序。分類又要從多個(gè)角度進(jìn)行，一個(gè)檔案往往是會(huì)涉及多方面內(nèi)容，所以無(wú)論從哪一角度進(jìn)行檢索都要作出全面的回應(yīng);排序也是如此，要按照不同類型進(jìn)行排序，能夠保證每一步工作都正常運(yùn)行。檔案信息不只是文案的形式還會(huì)涉及照片、聲音、圖片等其他形式，這就需要采用對(duì)應(yīng)的設(shè)備，來(lái)將這些檔案信息數(shù)字化。這些檔案信息的數(shù)量非常的巨大，因此數(shù)字化工作量也非常巨大，一些關(guān)鍵性的檔案數(shù)據(jù)或較為緊急的數(shù)據(jù)就應(yīng)該先進(jìn)行數(shù)字化處理。建設(shè)一個(gè)完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，需要一個(gè)科學(xué)的基本架構(gòu)和豐富的檔案內(nèi)容。

（2）加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)站建設(shè)。用戶都是通過(guò)訪問(wèn)網(wǎng)站來(lái)獲得想要的資料的，因此網(wǎng)站的建設(shè)是必須的，它要進(jìn)行科學(xué)的設(shè)計(jì)，簡(jiǎn)潔明了的界面，方便用戶，網(wǎng)站系統(tǒng)的要能對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)檢索，還要能與用戶進(jìn)行及時(shí)的交流，因此要建設(shè)共同渠道和用戶提供反饋途徑，這樣可以使網(wǎng)站和檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)更加完善，為用戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（3）加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)綜合服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)。檔案信息網(wǎng)絡(luò)綜合服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)有利于檔案部門的發(fā)展，也符合當(dāng)今這個(gè)快速發(fā)展時(shí)代的趨勢(shì)，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)具有便捷、高效、可靠的特點(diǎn)，這個(gè)系統(tǒng)的建設(shè)需要對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)和學(xué)校檔案信息進(jìn)行科學(xué)全面的分析，可以采用不同的管理機(jī)制對(duì)不同類別的用戶提供專門的服務(wù)并建立等級(jí)制度，對(duì)每個(gè)用戶建立他們自身的數(shù)據(jù)庫(kù)，采用賬號(hào)登陸機(jī)制，這樣能對(duì)用戶形成保護(hù)機(jī)制，同時(shí)充分保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

目前，計(jì)算機(jī)發(fā)展到了大數(shù)據(jù)時(shí)代，充分利用大數(shù)據(jù)將用戶需求統(tǒng)計(jì)分析，形成針對(duì)用戶需求的新功能，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校要跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，結(jié)合大數(shù)據(jù)充分發(fā)揮對(duì)檔案信息的價(jià)值。

6.綜合利用檔案信息資源，建設(shè)高校特色。每個(gè)高校的檔案信息資源都非常豐富，這些資源的閑置度非常高，而且沒(méi)有能夠突出高校特色的檔案信息資源，因此需要充分利用這些資源并建設(shè)有高校自身特色的檔案信息。首先，在一個(gè)高校內(nèi)，學(xué)生是主要的群體且高校主要服務(wù)對(duì)象就是學(xué)生，因此，對(duì)學(xué)生檔案信息的建設(shè)是必要的，通過(guò)對(duì)學(xué)生檔案信息的分析，學(xué)生自己能夠分析自己的不足，對(duì)全體學(xué)生的綜合分析又能得出這個(gè)院校的教學(xué)水平。其次，一個(gè)高校特色主要體現(xiàn)還是在他們的教學(xué)、科研，因此要建立完善的教學(xué)科研檔案信息資源。完成教學(xué)科研檔案信息資源的建設(shè)，廣大師生能借鑒學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)。最后，高校的發(fā)展史是要保留的，沒(méi)有歷史就沒(méi)有根，要將能夠表現(xiàn)高校歷史及其演變過(guò)程的資源歸納成檔案，作為檔案信息資源重要的一部分，這些檔案信息資源也是高校的特色所在。

三、結(jié)束語(yǔ)

新時(shí)期的高校檔案信息管理與利用要多方面的分析社會(huì)環(huán)境，新時(shí)期往往會(huì)產(chǎn)生新科技，要嘗試將高新科技手段與檔案信息管理相結(jié)合，這不僅僅是為了符合時(shí)代特色，是為了更好地服務(wù)于用戶，為了更好地將檔案信息資源發(fā)揮利用。在嘗試將檔案信息資源與新時(shí)代相融時(shí)，往往會(huì)暴露過(guò)去模式的缺點(diǎn)，對(duì)此，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決。在這一新時(shí)期對(duì)傳統(tǒng)檔案信息資源管理，就是要將計(jì)算機(jī)這一高新科技進(jìn)行融入。

參考文獻(xiàn)：

[1]符昌慧.新媒體環(huán)境下高校檔案管理信息化建設(shè)策略[J].檔案與建設(shè)，2018（05）：89-92.

[2]楊雪梅.新時(shí)期高校檔案利用服務(wù)工作[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2018，26（05）：207.

[3]黃曉娜.新時(shí)期高校檔案數(shù)字化管理的意義[J].蘭臺(tái)世界，2017（16）：45-47.