董小莉

摘 要：事業(yè)單位檔案管理要實(shí)現(xiàn)科學(xué)化模式，首先要掌握先進(jìn)的檔案管理理念，要將現(xiàn)代化的管理理念融入到檔案管理的各個(gè)方面，利用先進(jìn)的檔案管理軟件與硬件設(shè)施管理好檔案。并且，當(dāng)前檔案管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容就是培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新

一、科研單位檔案管理特點(diǎn)

1.分析不同用戶對(duì)檔案需求情況

科研單位檔案室為科研單位內(nèi)部員工的檔案提供服務(wù)，檔案管理部門先要掌握不同類型的人員檔案需要提供的服務(wù)以后，才能根據(jù)不同對(duì)象的需求采取與之相適應(yīng)的措施，這樣才能滿足單位內(nèi)部用戶的需求。表1是科研單位各類型檔案用戶對(duì)檔案需求情況。

通過(guò)表1可以看出，年齡、職稱、職務(wù)類型的情況直接影響到對(duì)檔案需求的目的、類型和特點(diǎn)的不相同。

2.服務(wù)對(duì)策要根據(jù)檔案用戶類型而定。（1）針對(duì)青年助工這類科研人員，他們的特點(diǎn)是有朝氣，具有較強(qiáng)的上進(jìn)心，精力充沛，容易接受新知識(shí)，同時(shí)也有缺點(diǎn)，由于參加工作時(shí)間較短，科研經(jīng)驗(yàn)相對(duì)缺乏，對(duì)自身所需求的檔案情況不了解，不掌握如何利用好檔案，他們急需找到與自身需要的科研資料，但又不清楚怎么操作，所以希望檔案管理人員能夠給予幫助。這類人員需求情況下應(yīng)采取如下措施解決。首先，要充分理解他們的求知欲，可以利用他們熟練的計(jì)算機(jī)操作能力，指導(dǎo)他們用計(jì)算機(jī)查閱相關(guān)檔案;其次，要增強(qiáng)這類人員的檔案意識(shí)，使他們掌握檔案的檢索與利用的基礎(chǔ)知識(shí)，提高其利用檔案的能力;最后，將本單位的庫(kù)藏和檢索體系向這類人員進(jìn)行介紹。（2）針對(duì)科研單位的技術(shù)骨干即中年科研人員，他們的特點(diǎn)就是工作壓力大，性情比較急躁，但不屬于盲目，他們會(huì)冷靜的分析科研課題，根據(jù)發(fā)現(xiàn)的線索來(lái)查閱相關(guān)的檔案材料。對(duì)于這類創(chuàng)新和探索特征的人群應(yīng)該采取以下措施.首先，要依據(jù)單位的技術(shù)骨干人員提供的信息，找到相關(guān)的檔案材料，并將其加工整理成科研成果匯編或?qū)ｎ}資料、數(shù)據(jù)手冊(cè)、市場(chǎng)信息、圖表手冊(cè)、國(guó)內(nèi)外相同或相關(guān)行業(yè)情況介紹等。將其制作成目錄索引和專題卡片供這些人員借鑒參考;其次，科研階段的不同對(duì)檔案的需求也存在著不同，要及時(shí)的做好與科研人員溝通協(xié)調(diào)工作，充分掌握科研項(xiàng)目的進(jìn)展情況，并時(shí)刻對(duì)其進(jìn)行跟蹤服務(wù);最后，要利用互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)展在線檔案服務(wù)，把科技檔案中的多媒體文件如表格、圖紙、照片以及錄音錄像等，通過(guò)反復(fù)的輸入和查詢，使科技檔案的安全性和保密性得到保障，防止出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)泄密、侵權(quán)等違法行為的發(fā)生，將科技檔案更好的加以保護(hù)和利用，使溝通交流得以加強(qiáng)，提高檔案管理工作的效率。（3）針對(duì)年齡較大的高級(jí)工程師，要提供傳統(tǒng)的手段如借閱和復(fù)制檔案等服務(wù)。他們大都年齡較大，不熟悉計(jì)算機(jī)操作，所以，不僅服務(wù)要熱情周到、還要耐心細(xì)致的給他們進(jìn)行講解。他們由于積累了豐富的科研經(jīng)驗(yàn)，所以需要的檔案信息應(yīng)集中在關(guān)鍵性的實(shí)用檔案信息中，要根據(jù)他們查詢的問(wèn)題直接找出切題的檔案信息。這就要求相關(guān)的檔案人員要充分的掌握好這類檔案信息資源中知識(shí)點(diǎn)的索取，需要建立起系統(tǒng)化的檔案成果或者是專題卡片、索引等精確的檔案信息。最后，我們也可以采取送檔案上門的貼心服務(wù)。（4）對(duì)檔案的需求量最大的當(dāng)屬工程技術(shù)人員了。這類人員在進(jìn)行工程項(xiàng)目施工過(guò)程中，同一類型的項(xiàng)目占有一定的比例。他們的需求是獲取快捷實(shí)用的成套檔案，對(duì)于這種求快、求全的檔案需求，我們應(yīng)該采取以下措施。一方面要對(duì)整體管理的檔案進(jìn)行同類合并;另一方面，要精簡(jiǎn)辦理手續(xù)，服務(wù)環(huán)節(jié)盡量縮減，將檔案管理的工作效率提高。（5）隨著科研體制改革的不斷深入，科研單位已轉(zhuǎn)向科研經(jīng)營(yíng)型單位，經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)人員在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中，不僅要及時(shí)掌握外部市場(chǎng)信息和客戶的信息，更加需要的就是檔案信息。他們不僅想要得到準(zhǔn)確的檔案信息，還要求該檔案信息要有即時(shí)性，所以應(yīng)采取的措施有：首先，要提供系統(tǒng)的、具有綜合性的信息服務(wù)，比如說(shuō)，市場(chǎng)的調(diào)研信息、成本計(jì)劃、用戶的反饋意見(jiàn)等相關(guān)的材料，供經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)人員采納使用;其次，要研究編制出經(jīng)營(yíng)性強(qiáng)的檔案基礎(chǔ)報(bào)表;最后，要針對(duì)經(jīng)營(yíng)性檔案的特點(diǎn)開(kāi)展相關(guān)信息的咨詢服務(wù)，做好經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)人員的助手。（6）領(lǐng)導(dǎo)和管理科研院所的工作責(zé)任由決策人承擔(dān)。他們的主要職責(zé)就是制定科研院所的近一時(shí)期的計(jì)劃和遠(yuǎn)期的規(guī)劃以及相關(guān)的規(guī)章和措施。他們?cè)诳蒲性核屑仁穷I(lǐng)導(dǎo)者又是組織決策者。他們的需求特點(diǎn)為，一是提供的檔案要有方向性、政策性、全局性以及綜合性;二是他們作為決策者在制定宏觀和微觀計(jì)劃時(shí)，需要用到這類的檔案為他們的決策提供參考;三是要緊密的結(jié)合國(guó)內(nèi)外形勢(shì)的發(fā)展變化，提供具有適時(shí)性的檔案。他們對(duì)檔案的需求要具有時(shí)效性以及可靠性，我們可采取以下方法提供服務(wù)。首先，要提供超前的服務(wù)，預(yù)先掌握國(guó)內(nèi)外科研機(jī)構(gòu)的研究動(dòng)向和發(fā)展趨勢(shì)，根據(jù)掌握的信息主動(dòng)提供有針對(duì)性的檔案資料;其次，要提供一些具有論證和干預(yù)性的專題檔案匯編的高層次服務(wù);最后，要關(guān)注最新的有關(guān)法規(guī)性文件匯編，有選擇的為他們提供服務(wù)。（7）財(cái)務(wù)人員在單位中的職責(zé)就是利用會(huì)計(jì)檔案為本單位提供經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)分析，或者提供審計(jì)和財(cái)稅檢查所需的數(shù)據(jù)。他們對(duì)檔案信息的需求具有專業(yè)性和嚴(yán)謹(jǐn)性等特點(diǎn)，應(yīng)提供以下幾方面服務(wù)。首先，要根據(jù)科研單位有關(guān)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)編制成圖標(biāo)，這樣既直觀又便于使用;其次，為了增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的時(shí)效性，必須要利用好現(xiàn)代化科技設(shè)備和方法，建立健全會(huì)計(jì)檔案網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，便于使用者快速查詢到所需的會(huì)計(jì)檔案信息，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息檔案的共享;最后，要嚴(yán)格的按照會(huì)計(jì)檔案借閱審批制度的要求處理好保密和借用的關(guān)系，沒(méi)有審批，一律不提供外借。

二、分析檔案管理的現(xiàn)狀

1.理念陳舊。當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作有兩方面的情況：一方面是傳統(tǒng)檔案管理模式的長(zhǎng)久影響，導(dǎo)致很多檔案管理不當(dāng)，查找困難;另一方面，隨著事業(yè)單位的改革不斷深化，很多單位的人事調(diào)整都需要借閱相關(guān)的檔案，因此，對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理一直處在被動(dòng)情況。究其根本原因在于檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不高，一直采用的是陳舊的傳統(tǒng)檔案管理理念來(lái)看問(wèn)題，缺少發(fā)展的眼光，認(rèn)為檔案就只是抄寫工作，不需要學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方法。這種思想的存在，一定程度上降低了檔案管理的效率。

2.檔案管理效率不高。檔案管理工作在大部分單位中沒(méi)有得到充分重視，這就導(dǎo)致檔案管理的軟硬件設(shè)施比較落后，不具備現(xiàn)代化檔案管理的辦公環(huán)境，檔案室比較陳舊，不具備現(xiàn)代化檔案辦公條件。這些問(wèn)題極大的影響了檔案管理的效率，不利于檔案管理工作的及時(shí)更新。

3.檔案管理系統(tǒng)化較低。檔案管理除了辦公環(huán)境軟硬件陳舊以外，相關(guān)的現(xiàn)代化檔案管理制度也沒(méi)有進(jìn)行建立完善。檔案的記錄和調(diào)閱工作還仍舊使用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行，不僅耗費(fèi)了時(shí)間，還不能保證質(zhì)量。這也看出傳統(tǒng)檔案管理模式的影響還是較大的。

4.專業(yè)的檔案管理人員不足。專業(yè)的檔案管理人才缺乏也是檔案管理工作發(fā)展緩慢的一個(gè)重要因素。部分檔案管理人員只是機(jī)械的重復(fù)著抄寫體力工作，并沒(méi)有利用現(xiàn)代化辦公技術(shù)進(jìn)行工作創(chuàng)新，自然就缺乏改進(jìn)動(dòng)力。所以，人才才是檔案管理創(chuàng)新的根本所在，尤其是事業(yè)單位，大部分工作的開(kāi)展都需要調(diào)閱相關(guān)的檔案信息，更加要求檔案管理人員具備綜合的信息管理能力。

三、檔案管理的創(chuàng)新方法

1.創(chuàng)新工作理念。要從學(xué)習(xí)檔案基本知識(shí)開(kāi)始培養(yǎng)檔案工作的創(chuàng)新理念。首先，要在平時(shí)的檔案管理工作中加大宣傳力度，使得檔案管理人員認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，激發(fā)檔案管理人員責(zé)任感和使命感，調(diào)動(dòng)起他們工作的積極性;其次，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，讓他們意識(shí)到檔案信息資料為單位發(fā)展提供了重要的依據(jù)，是國(guó)家得以發(fā)展的重要財(cái)富。最后，要嚴(yán)格執(zhí)行依法管理檔案，事業(yè)單位要將《檔案法》宣傳到位，堅(jiān)持依法管理檔案，即不僅檔案管理人員要具備法制意識(shí)，還需要對(duì)其他員工做好檔案法的普及。只有嚴(yán)格依法管檔，才能保證檔案管理有效運(yùn)行。

2.引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理。引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟硬件設(shè)施是提高檔案管理的有效手段，也是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求的必然趨勢(shì)。所以，對(duì)待檔案管理工作應(yīng)加大資金投入力度，改善辦公和檔案室的環(huán)境，并且，要引進(jìn)先進(jìn)的信息化管理方法來(lái)提高檔案管理效率。當(dāng)前信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，無(wú)紙化辦公已經(jīng)逐漸普及，倒逼檔案管理必須要引進(jìn)先進(jìn)的信息化數(shù)字化管理技術(shù)。同時(shí)，要求相關(guān)的檔案管理人員要具備熟練的計(jì)算機(jī)操作以及利用好現(xiàn)代化存儲(chǔ)設(shè)備。

3.建立完善的檔案管理制度。檔案管理制度的建設(shè)要分別從理論和實(shí)踐兩方面來(lái)同步進(jìn)行。一方面在理論制度的制定上，要充分考慮到檔案工作的重點(diǎn)，特別是一些涉密資料的管理，一定要嚴(yán)格根據(jù)實(shí)際狀況進(jìn)行，例如單位的工作性質(zhì)、信息的側(cè)重點(diǎn)以及單位發(fā)展情況等，提供單位檔案管理制度的參考;另一方面從實(shí)踐上來(lái)看，要注重檔案管理以人為本的理念。事業(yè)單位的檔案管理工作是一項(xiàng)雙向服務(wù)，所以，檔案管理必須在服務(wù)層面提高效率。

4.檔案管理人才的培養(yǎng)。由于檔案管理工作最終落腳點(diǎn)在于人，因此，要想提高檔案管理工作的效率，就要從培養(yǎng)信息化綜合檔案管理人才方面著手。檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，必須通過(guò)長(zhǎng)期的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)才能較全面的認(rèn)識(shí)到檔案管理的深層問(wèn)題;并且，單位也要定期組織信息化和職業(yè)素質(zhì)方面的培訓(xùn)教育，這樣才能保證檔案管理人員更好的跟上當(dāng)前高速發(fā)展信息時(shí)代的節(jié)奏。

綜上，事業(yè)單位改革不斷推進(jìn)，這對(duì)檔案管理工作提出了新的要求。這篇文章主要圍繞當(dāng)前檔案管理工作中的現(xiàn)狀，提供了一些改進(jìn)措施，希望能夠?qū)τ谙嚓P(guān)單位提供一定的借鑒。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊 領(lǐng).事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（19）