馬孫萍

摘要：隨著信息技術的不斷發(fā)展，信息技術在各行各業(yè)中都得到了廣泛的應用，尤其是在企業(yè)檔案管理工作中，信息技術發(fā)揮著重要的作用。本文針對企業(yè)檔案信息資源建設的原則和對策進行分析，希望通過本文的分析能夠進一步提高企業(yè)檔案信息管理水平和效率，促進企業(yè)不斷發(fā)展。

關鍵詞：企業(yè)檔案;信息資源建設;原則;對策

現階段信息技術在企業(yè)檔案管理中發(fā)揮著重要的作用，促進了企業(yè)檔案信息資源建設的不斷發(fā)展，但是企業(yè)檔案信息資源建設中還存在很多問題，不利于企業(yè)檔案管理工作的順利開展。本文首先針對企業(yè)檔案信息資源建設的現狀進行分析，然后針對現代企業(yè)檔案信息資源建設中的問題提出幾點有效的解決對策。

一、企業(yè)檔案信息資源建設中存在的問題

隨著信息技術在企業(yè)檔案管理中的不斷應用，企業(yè)檔案信息資源建設水平不斷提高，但是在建設的過程中還存在一定的問題，下面我們就對這些問題進行分析。

首先企業(yè)檔案信息資源建設中沒有充分利用數據庫的功能，現在企業(yè)的檔案管理工作中大多都使用數據庫來對各項信息進行管理，但是在建立數據庫的過程中，由于沒有按照國家統(tǒng)一的建設標準來進行，導致企業(yè)數據庫在功能方面不夠完善，因此無法保證信息檔案資源的完善性，由于檔案資源的不完善，不能為企業(yè)發(fā)展提供有利的信息支持，從而影響企業(yè)的順利發(fā)展。

其次企業(yè)檔案信息采集和利用方面存在很大的欠缺。以往企業(yè)在搜集保存資料時大多采用紙質材料來對信息進行保存，隨著信息技術的不斷發(fā)展，現代的檔案信息不僅有文字資料，還有視頻、音頻、圖片等資料，因此需要用計算機系統(tǒng)來進行儲存，但是計算機系統(tǒng)在使用的過程中會因為自身故障或者認為等原則造成計算機系統(tǒng)出現問題，從而不利于檔案信息保存的安全性，不利于企業(yè)檔案資源信息管理工作的順利進行。

二、企業(yè)檔案信息資源建設的原則

（一）遵循國家檔案信息資源建設相關規(guī)定的原則

對于企業(yè)而言，檔案資源信息建設是一個非常系統(tǒng)嚴密的工作，對數據的質量有很高的要求，因此在建設企業(yè)檔案信息資源庫時需要按照國家統(tǒng)一的標準和要求來建設，只有這樣才能保證企業(yè)檔案信息資源建設工作的順利開展。

（二）保證檔案信息真實、準確、完整的原則

企業(yè)檔案信息對企業(yè)的發(fā)展有著十分重要的作用，如果企業(yè)檔案信息出現缺失、錯誤、遺漏等問題，會影響企業(yè)做出正確的決策，因此企業(yè)檔案信息資源建設中需要保證信息資源的真實、準確和完整，只有這樣才能為企業(yè)的發(fā)展提供有力的數據支持，促進企業(yè)不斷發(fā)展。

（三）堅持檔案資源信息可以長期保存的原則

隨著社會經濟的不斷發(fā)展，企業(yè)產生的信息也越來越多，因此傳統(tǒng)的信息儲存方法已經無法使用于現代企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)可以利用現代信息技術建立信息數據庫來對企業(yè)檔案信息資源進行保存，在保存的過程中，還需要對計算機系統(tǒng)進行維護和保養(yǎng)，從而有效保障數據信息的安全性。

三、企業(yè)檔案信息資源建設的有效對策

（一）加強檔案資源的信息化建設水平

隨著信息技術的不斷發(fā)展，企業(yè)應該加強對檔案資源信息建設的重視，充分認識到檔案信息化建設對企業(yè)發(fā)展的重要性，從而對企業(yè)檔案資源信息化建設提供必要的支持，促進企業(yè)檔案資源信息化建設水平的提升。首先企業(yè)需要利用計算機技術建立檔案信息資源庫，利用手動輸入或者電子掃描的方式將數據信息記錄到數據庫中，并對這些信息進行分類，方便后期的查找。在記錄信息的過程中需要注意信息的儲存方式，因為信息包含文字、圖片、音頻、視頻等信息，不同的信息需要使用不同的記錄標準來記錄。其次工作人員需要針對數據庫建立搜索引擎，對信息搜索的流程進行簡化，從而提高信息檢測的效率，方便工作人員對企業(yè)檔案信息的使用。最后企業(yè)需要建立一個完善的數據網絡系統(tǒng)，通過網絡平臺將這些數據都聯(lián)系起來，從而促進企業(yè)各個部門、各個環(huán)節(jié)之間的信息共享和數據交流，滿足企業(yè)對信息資源的需求。

（二）建立科學完善的數據信息保障系統(tǒng)

企業(yè)檔案信息資源建設中需要保證檔案信息的質量，保證數據信息的安全性、準確性和完整性，因此需要建立科學完善的數據信息保障系統(tǒng)，從而對企業(yè)的發(fā)展提供有效的幫助。首先需要完善的檔案管理規(guī)章制度，對檔案管理的各項工作內容、工作標準、工作范圍和工作職責等進行詳細規(guī)定，這樣工作人員在開展檔案管理工作時就可以按照統(tǒng)一的制度來進行，保證檔案管理工作的順利開展。其次是建立檔案信息管理責任制，將檔案信息管理工作職責落實到個人，一旦發(fā)現問題，可以第一時間找到負責人，提高對信息數據的質量管理。最后是需要按照統(tǒng)一的規(guī)范和標準來開展檔案信息管理工作，每個企業(yè)在信息管理、信息技術等方面存在很大的不同，如果按照國家統(tǒng)一的規(guī)范體系來進行信息管理工作會存在很大的問題，因此企業(yè)需要根據自身檔案信息工作管理的要求以及企業(yè)信息技術水平的發(fā)展程度來制定符合企業(yè)實際檔案信息管理工作的規(guī)范體系，從而更好的開展企業(yè)的檔案信息管理工作。

企業(yè)檔案信息管理工作中，工作人員發(fā)揮著重要的作用，因此需要不斷提高企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務素質，從而促進企業(yè)檔案信息管理工作的有效開展。首先企業(yè)需要加大對工作人員進行技術培訓，使每個工作人員都能夠熟練操作計算機，了解數據庫的使用方法，按照正確的操作方法來進行檔案信息數據管理工作。其次企業(yè)需要不斷提高企業(yè)員工的安全意識，在檔案信息管理工作中能夠認真工作，按照相關制度來進行檔案管理工作，并掌握一定的計算機系統(tǒng)維修和保養(yǎng)技術，及時對計算機系統(tǒng)進行檢查，安裝計算機系統(tǒng)防護體系，對數據信息進行備份，從而保證數據信息的安全性和準確性。

總 結：

隨著信息技術的不斷發(fā)展，企業(yè)的檔案信息資源建設水平也在不斷提高，不僅提高了企業(yè)資源信息管理水平和效率，同時也節(jié)省了企業(yè)大量的人力、物力，因此企業(yè)需要加大對檔案資源信息化建設的重視，保證企業(yè)檔案信息的安全性、準確性和完整性，為企業(yè)的發(fā)展提供必要的數據支持。

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