陳淑華

摘要：基于當(dāng)前我國檔案異地備份工作尚未全面開展、存在諸多不易解決的情況，文章分析、總結(jié)汶川地震以來的檔案異地備份制度的實(shí)際工作與研究情況，依據(jù)檔案學(xué)科的基本理論，提出構(gòu)建以實(shí)現(xiàn)檔案安全為最終目標(biāo)的異地備份制度。從宏觀角度提出法律、資金、人才等保障手段，并建立起以檔案異地備份基地為核心的微觀安全體系框架，希望能對檔案異地備份工作的全面開展有所啟示。

關(guān)鍵詞：檔案異地備份；檔案安全；檔案備份

分類號：G273

Research on Development Sequence，Main Issues and Construction Strategies of Remote Backup of Archives in China

Chen Shuhua

（School of Society and History of Fujian Normal University， Fuzhou， Fujian， 350117）

Abstract：Based on the current work of remote backup of archives in China which has not been carried out in all aspects and there are still many problems difficult to solve，the article analyzes and summarizes the actual work and research situation of remote backup system of archives since the Wenchuan earthquake. According to the basic theory of archives， it is proposed to build the remote backup system with the ultimate goal of archival security. From a macro-perspective，it is suggested to take legal，financial and personnel protection measures and builds a micro- security system framework based on the remote backup base，hoping that there is some inspiration for comprehensive development.

Keywords：Remote Backup of Archives； Archival Security； Archives Backup

2008年汶川地震在掠去無數(shù)生命財(cái)產(chǎn)的同時(shí)，也給災(zāi)區(qū)檔案資源帶來毀滅性的破壞。在檔案工作災(zāi)后重建中尋求新的理論支持和技術(shù)手段提高防災(zāi)、減災(zāi)、抗災(zāi)能力，切實(shí)維護(hù)檔案實(shí)體安全，成為亟須解決的問題。而檔案資源異地備份理論因其異空間——異地域保存的先天優(yōu)勢，有效彌補(bǔ)了本地備份的短板，在汶川地震后引起了國家檔案局關(guān)注。2009年10月，全國檔案館工作會(huì)議要求全國47家副省級綜合檔案館互相結(jié)對、備份，此后，國家層面屢屢強(qiáng)調(diào)檔案安全問題。2017年6月5日，在全國檔案安全工作會(huì)議上，國家檔案局局長李明華多次強(qiáng)調(diào)檔案安全是檔案工作的底線、強(qiáng)化紅線意識加強(qiáng)檔案安全工作，檔案安全的管理觀念獲得前所未有的重視。

數(shù)字時(shí)代下檔案安全面臨諸多威脅。從檔案自身發(fā)展來看，隨著檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，電子文件數(shù)量迅速攀升，由于其發(fā)展歷程較短，且對設(shè)備依賴程度高，受損程度無法用肉眼衡量，黑客、病毒等技術(shù)因素構(gòu)成了潛在威脅。從外在環(huán)境來看，自然條件與人為因素也對檔案安全產(chǎn)生了巨大風(fēng)險(xiǎn)：我國地形氣候復(fù)雜，自然災(zāi)害時(shí)有發(fā)生且不可預(yù)測，它們不僅能直接損毀檔案，其所衍生出的次生災(zāi)害也具有同等破壞力，最為嚴(yán)重、典型的當(dāng)屬汶川地震中的北川縣檔案館，全部館體被地震震塌后又被泥石流掩埋，長時(shí)間的高濕環(huán)境導(dǎo)致近40%的紙質(zhì)檔案出現(xiàn)粘連、發(fā)霉、字跡擴(kuò)散等問題，電子檔案的保存情況同樣不容樂觀；同時(shí)，突發(fā)的社會(huì)事件如暴力犯罪、恐怖襲擊等，也極易造成檔案信息資源的損失。鑒于此，筆者圍繞檔案資源異地備份建設(shè)的相關(guān)問題，考量、論證實(shí)現(xiàn)這一策略的可行性，以期為檔案資源異地備份提供理論支持與實(shí)踐指導(dǎo)。

1實(shí)踐回顧與研究述評

1.1實(shí)踐回顧

（1）檔案異地備份發(fā)展脈絡(luò)

我國檔案資源異地備份建設(shè)大體可劃分為三個(gè)階段。20世紀(jì)30年代初，為防止敵人破壞檔案，周總理提出：“黨中央的所有檔案均搞三套，一套送中央文庫保存，一套送中央特科，一套送共產(chǎn)國際”[1]，我國近現(xiàn)代檔案異地備份思想就此萌芽。直至60年代因戰(zhàn)備需要，從中央到地方的各級檔案部門均對檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)移、備份，在特殊形勢下有效保護(hù)了國家檔案資源[2]，我國檔案異地備份工作初見成效，該時(shí)期可視為我國檔案資源異地備份工作的第一個(gè)階段——初創(chuàng)期。汶川地震后，國家檔案局屢屢強(qiáng)調(diào)提高應(yīng)災(zāi)能力并探討檔案安全策略，時(shí)任國家檔案局局長楊冬權(quán)在2009年全國檔案館工作會(huì)議上提出，全國47家副省級綜合檔案館在2012年底前全部完成結(jié)對，標(biāo)志著我國檔案資源異地備份工作進(jìn)入第二個(gè)階段——發(fā)展期。2013年起，隨著全國47家副省級綜合檔案館的全部結(jié)對，我國檔案異地備份實(shí)踐有了較為平穩(wěn)的發(fā)展，各檔案部門也積極探索檔案異地備份建設(shè)的新模式，力求檔案保護(hù)工作取得新發(fā)展，由此，我國檔案資源異地備份實(shí)踐步入了繁榮期[3]。

（2）檔案異地備份工作開展模式

在備份模式的選擇上，絕大多數(shù)檔案館采用“結(jié)對子”，即館際間合作的方式。為了提升異地備份有效性，甚至出現(xiàn)了“一對多”館際間合作，例如，四川省繼受到“5.12”重創(chuàng)后，分別于2010年7月與甘肅省檔案局、2010年11月與西藏自治區(qū)檔案館達(dá)成備份協(xié)議；同年遼寧省檔案館與廣西壯族自治區(qū)檔案館、寧夏回族自治區(qū)檔案館結(jié)對互為備份基地，通過多地備份對重要檔案進(jìn)行“多重保險(xiǎn)”。與此同時(shí)，部分省還積極實(shí)施省內(nèi)備份。一種是對省內(nèi)各地重要檔案集中備份。福建省檔案館建立了以省檔案館為中心的異地備份機(jī)制，利用省檔案館的領(lǐng)導(dǎo)地位與技術(shù)優(yōu)勢，集中備份了省內(nèi)市、縣級的重要檔案數(shù)據(jù)，確保本省檔案數(shù)據(jù)的安全[4]；云南省檔案館修繕了20世紀(jì)60年代的戰(zhàn)備庫，將其改造建設(shè)成為重要檔案和電子檔案異地備份庫，負(fù)責(zé)安全保管全省重要檔案和電子檔案集中[5]。另一種是鼓勵(lì)省內(nèi)各檔案館互相結(jié)對，如云南省鼓勵(lì)市縣檔案館與全國副省級檔案館備份同步， 16個(gè)市（州）檔案館和97個(gè)縣級檔案館，在2012年底前已全部互結(jié)對，省內(nèi)備份結(jié)對率達(dá)到78%[6]。

1.2研究述評

通過文獻(xiàn)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，國內(nèi)檔案異地備份的相關(guān)研究始于1999年，2003年起研究熱度逐漸上升，尤其是2008年汶川地震后，因?yàn)?zāi)區(qū)大多數(shù)檔案部門對檔案備份措施不全面而造成了巨大損失，人們開始重新審視異地備份，檔案界興起了一陣研討熱潮。2009年10月30日，全國檔案館工作會(huì)首次對各級國家檔案館提出異地備份要求，表明了國家對檔案異地備份可行性的認(rèn)可與高度重視，直接推動(dòng)了全國檔案異地備份的學(xué)術(shù)研究進(jìn)展。在全國47家副省級綜合檔案館結(jié)對過程中，檔案學(xué)界關(guān)于異地備份的研究一度達(dá)到頂峰，之后，檔案異地備份的探討熱潮雖有所回落，討論熱點(diǎn)卻逐漸細(xì)化到地質(zhì)、氣象、高校、城市建設(shè)等具體領(lǐng)域。從整體上看，學(xué)術(shù)界對檔案異地備份的研究角度主要可歸為如下幾方面：

一是檔案異地備份的必要性及可行性分析。榮增鵬主要從自然災(zāi)害、信息時(shí)代的要求、國家法規(guī)要求及國家檔案局重視四方面分析檔案異地備份的必要性，并從國家重視和技術(shù)成熟兩方面對檔案異地備份的可行性進(jìn)行論證[7]。丁宜根據(jù)不可抗因素、信息時(shí)代要求、國家法規(guī)等因素，認(rèn)為檔案異地備份十分必要[8]。

二是檔案異地備份方式。檔案異地備份方式劃分標(biāo)準(zhǔn)多樣，不同標(biāo)準(zhǔn)可分為不同類型。李濤將檔案異地備份方式分為館際相互備份、前館后庫、異地專門建造獨(dú)立備份基地、國家投資建立異地備份基地4種方式[9]。向剛認(rèn)為，異地備份有增量備份、差異備份、全備份3種標(biāo)準(zhǔn)；而根據(jù)備份系統(tǒng)的準(zhǔn)備程度，又有冷備份、溫備份和熱備份3種方式[10]。梁艷萍介紹了以紙質(zhì)檔案副本、縮微復(fù)制件為主的傳統(tǒng)方式和包括冷備份、溫備份、熱備份在內(nèi)的現(xiàn)代方式兩種類型[11]。

三是檔案異地備份存在的難題及策略。王淑云集中剖析了當(dāng)前我國檔案異地備份的建設(shè)難題，即重視意識不足、缺乏頂層設(shè)計(jì)、選址不合要求等問題[12]。葉婧文提出應(yīng)從國家宏觀規(guī)劃、政府細(xì)化法規(guī)、檔案部門實(shí)施制度、檔案人員提高專業(yè)水平四方面，集中解決檔案異地備份難題[13]。楊禎、范基胤強(qiáng)調(diào)以加強(qiáng)重視、充分挖掘檔案價(jià)值、合理選址三方面為著力點(diǎn)，規(guī)范檔案異地備份工作[14]。趙亞婷以建設(shè)成本收益為出發(fā)點(diǎn)，提出通過建設(shè)檔案館聯(lián)盟來推動(dòng)檔案異地備份基地建設(shè)，以此提高災(zāi)難應(yīng)對能力[15]。

總的來說，當(dāng)下我國檔案界異地備份研究成果豐富，在必要性、可行性和備份方式等問題上觀點(diǎn)較為一致；而檔案異地備份存在的問題以及策略研究相對不足，且缺乏與實(shí)例的結(jié)合，難以應(yīng)用到實(shí)際建設(shè)中。

2當(dāng)前檔案異地備份建設(shè)中的主要問題

2.1異地備份制度尚未融入安全體系

從國家層面來看，國家檔案局尚未出臺(tái)關(guān)于檔案異地備份的專門性文件，為其建設(shè)提供指導(dǎo)。各地在異地備份建設(shè)過程中主要以《檔案館防治災(zāi)害工作指南》與《信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范》（GB/T 20988-2007）、《巖土工程勘察規(guī)范》（GB 50021-2001）、《建筑抗震設(shè)計(jì)規(guī)范》（GB 5011-2010）、《綜合布線系統(tǒng)工程設(shè)計(jì)規(guī)范》（GB 50311-2007）等文件為依據(jù)選擇備份地點(diǎn)及建設(shè)容災(zāi)系統(tǒng)[16]。盡管這些文件在一定程度上為檔案異地備份工作提供了大致方向，但在具體操作和利用過程中無法給予檔案館明確的專業(yè)指導(dǎo)，例如關(guān)于檔案副本保管方對備份檔案的開放利用權(quán)限、保管過程中涉及的相關(guān)法律責(zé)任等實(shí)踐性很強(qiáng)的問題，因在法律中尚無明文規(guī)定，直接限制了檔案資源異地備份的后期利用與服務(wù)。相比之下，美國檔案信息安全規(guī)劃統(tǒng)籌更為完善，聯(lián)邦政府組織多方部門建立了信息安全機(jī)構(gòu)體系，并且絕大多數(shù)州都至少擁有一個(gè)檔案文獻(xiàn)異地備份中心，從而使文獻(xiàn)保護(hù)工作能有條不紊運(yùn)行。

2.2各地實(shí)際開展差別較大

2009年10月召開的全國檔案館工作會(huì)議，僅要求副省級市以上國家綜合檔案館完成結(jié)對、互相備份，而未對地級、縣級檔案館進(jìn)行明確規(guī)定，導(dǎo)致各地異地備份工作進(jìn)展不一。目前，全國47家副省級以上綜合檔案館已全部結(jié)對，而部分地級檔案館的異地備份工作僅剛起步，例如黑河市與呂梁市兩市檔案局，距2009年全國檔案館工作會(huì)議7年后，雙方才簽訂了《異地備份意向書》，直至2017年4月24日，黑河市首批備份數(shù)據(jù)才抵達(dá)山西省呂梁市進(jìn)行異地備份。更有部分非副省級市檔案館，尚未加入異地備份的建設(shè)行列，甚至還未認(rèn)識到異地災(zāi)備的重要性。而在異地備份的具體建設(shè)過程中，各單位標(biāo)準(zhǔn)不盡相同，在備份范圍、存儲(chǔ)載體、存儲(chǔ)格式的選擇上，館與館之間也沒有固定準(zhǔn)則，各類型的數(shù)據(jù)備份產(chǎn)品、設(shè)備均有涉及。

2.3異地備份建設(shè)經(jīng)費(fèi)來源單一

檔案資源異地備份建設(shè)涉及諸多因素，每一環(huán)節(jié)都有賴于強(qiáng)有力的資金支持，一旦遭遇資金瓶頸，將難以為繼。一直以來，傳統(tǒng)認(rèn)知將檔案館定位于國家科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，這很大程度上使其規(guī)避了經(jīng)營性活動(dòng)，極少為自己創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。我國存在不少私人捐助的公益性機(jī)構(gòu)，如邵逸夫圖書館、李常盛圖書館；同是非營利性事業(yè)機(jī)構(gòu)，檔案館獲得社會(huì)融資的案例卻十分稀少，其經(jīng)費(fèi)來源除政府撥款外再無其他路徑，除去日常館建開銷，運(yùn)用到檔案異地備份建設(shè)上的資金極為有限，微薄的資金難以應(yīng)對龐大的工程建設(shè)。隨著工作的深入開展，備份數(shù)量不斷增長，管理費(fèi)用與日俱增，資金難題將更為明顯。

2.4國內(nèi)災(zāi)備技術(shù)后備人才薄弱

檔案異地備份建設(shè)綜合性較強(qiáng)，需要災(zāi)備技術(shù)、文獻(xiàn)修復(fù)、計(jì)算機(jī)、工程建筑等各方面人才的通力配合才能完成。就災(zāi)備技術(shù)而言，災(zāi)備行業(yè)在我國整體起步較晚，還未形成完整的人才培訓(xùn)體系。當(dāng)前我國高校檔案學(xué)專業(yè)開設(shè)的檔案保護(hù)相關(guān)課程，大多僅為《檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)》，傳授檔案學(xué)生基礎(chǔ)保護(hù)方法的同時(shí)，卻難以輸出專業(yè)災(zāi)備技術(shù)人才。社會(huì)上也沒有專門培養(yǎng)災(zāi)備人才的機(jī)構(gòu)，現(xiàn)有災(zāi)備技術(shù)主要是從國外購買相關(guān)設(shè)備時(shí)附帶習(xí)得，往往掌握不了較為核心的技術(shù)，無法自主進(jìn)行產(chǎn)品開發(fā)[17]。隨著交叉型人才的老化，新晉復(fù)合型人才未能及時(shí)補(bǔ)位，人才問題成了檔案異地備份建設(shè)中的一大瓶頸。

2.5備份地的選擇不符要求

檔案異地備份的開展原理在于當(dāng)檔案原件保存基地遭遇重大災(zāi)害或突發(fā)事件時(shí)，能根據(jù)備份基地保存的副本恢復(fù)數(shù)據(jù)，從而降低損失。異地備份能否取得預(yù)期效果，很大程度上取決于備份地點(diǎn)的選擇。為了有效備份，備份雙方應(yīng)該在空間上保持一定距離，從而避免在同一災(zāi)難發(fā)生時(shí)兩地都受到影響。我國廣闊的幅員為異地備份的開展創(chuàng)造了良好條件，為確保備份的有效性，國家檔案局對備份雙方空間距離作出了明確規(guī)定：間隔300公里以上，且不得屬于同一江河流域、電網(wǎng)、地震帶。但有部分達(dá)成互為備份協(xié)議的城市卻不符合異地距離要求，最為典型的是遂寧市和南充市，兩個(gè)城市僅距離90余公里，且同屬長江流域，一旦兩個(gè)城市中的一地發(fā)生地震、水災(zāi)等重大災(zāi)害，另一地很可能也成為災(zāi)區(qū)，備份副本與檔案原件同時(shí)面臨威脅，異地備份失去了應(yīng)有的意義。

3檔案異地備份制度建構(gòu)策略

檔案異地備份創(chuàng)新了備份方式，在保護(hù)數(shù)據(jù)方面有著不可替代的作用。然而我國關(guān)于異地備份建設(shè)的法律、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范體系尚不健全，且存在經(jīng)費(fèi)來源單一、后備人才薄弱等問題，這些不利因素阻礙了異地備份實(shí)際開展。解決當(dāng)前我國檔案異地備份工作存在的諸多問題，有賴于建構(gòu)起科學(xué)實(shí)用的檔案異地備份制度。

3.1宏觀保障：進(jìn)行異地備份的頂層設(shè)計(jì)

（1）加強(qiáng)法規(guī)實(shí)施，提供法律保障

我國檔案異地備份工作開展過程中的許多問題，如開展進(jìn)程不一、備份載體各異等，都源于缺乏針對性的法規(guī)政策作為指導(dǎo)，導(dǎo)致具體工作的開展缺少可供遵循的標(biāo)準(zhǔn)。反觀美國，迄今為止，美國雖沒有一部以檔案法命名的法律，但它通過各種不同的法律形式來實(shí)現(xiàn)對檔案和檔案機(jī)構(gòu)的管理，建立起了符合其發(fā)展的保護(hù)模式。國家檔案局應(yīng)綜合考慮多方因素進(jìn)行評估，在做出科學(xué)合理的統(tǒng)籌規(guī)劃和總部署后，制定更具體和切合實(shí)際的實(shí)施體系，包括明確規(guī)定需異地備份檔案的范圍、備份載體等，形成規(guī)范的檔案異地備份工作標(biāo)準(zhǔn)與運(yùn)行機(jī)制，使其有法可依，令行禁止，推動(dòng)各檔案部門異地備份實(shí)際工作的規(guī)范化開展。

（2）多渠道籌資，解決資金難題

檔案異地備份作為公益性事業(yè)，積極爭取國家財(cái)政支持無可厚非，但在資金來源單一且費(fèi)用龐大的情況下，檔案館不妨結(jié)合自身優(yōu)勢與外圍資源，尋求資金來源多元化以滿足檔案異地備份建設(shè)中的物質(zhì)需求。一方面，檔案館可依托備份信息數(shù)據(jù)庫，在法律許可范圍內(nèi)適當(dāng)開展經(jīng)營性活動(dòng)，爭取實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值開發(fā)與經(jīng)濟(jì)效益的融合。事實(shí)上，美國東北部文獻(xiàn)保護(hù)中心在這方面已有相關(guān)實(shí)踐，通過“會(huì)員制”形式和對基礎(chǔ)服務(wù)范圍外的咨詢、指導(dǎo)收取相應(yīng)服務(wù)費(fèi)[18]，利用籌集到的資金為文獻(xiàn)保護(hù)創(chuàng)造更好條件，這為我國檔案館初步實(shí)現(xiàn)異地備份建設(shè)資金的自我滿足提供了一定參考。另一方面，檔案館還可以設(shè)立基金尋求社會(huì)援助，依托基金設(shè)立的法定程序保證資金來源的合法化，通過及時(shí)公開資金的投入和運(yùn)轉(zhuǎn)來保持社會(huì)融資的持久性。

（3）海內(nèi)外結(jié)合，供給精英人才

解決我國災(zāi)備技術(shù)人才緊缺的問題，需要從“自造”和“外引”兩方面著手。高校檔案院系作為現(xiàn)代檔案學(xué)高素質(zhì)專門人才培養(yǎng)的重要基地，應(yīng)準(zhǔn)確把握檔案學(xué)科教育的形勢要求，重新審視人才培養(yǎng)目標(biāo)，適當(dāng)調(diào)整課程體系，加強(qiáng)檔案信息恢復(fù)技能訓(xùn)練，培養(yǎng)高水平專業(yè)型災(zāi)備技術(shù)人才，滿足異地備份建設(shè)需要。從全國范圍來看，絕大多數(shù)檔案從業(yè)者非檔案學(xué)專業(yè)出身，加強(qiáng)在崗培訓(xùn)具有重要現(xiàn)實(shí)意義，如開設(shè)災(zāi)備與檔案保護(hù)專題講座、研討會(huì)，以多樣化形式提升檔案從業(yè)者的災(zāi)備知識與技能水平。同時(shí)，實(shí)施合理的人才引進(jìn)策略是引進(jìn)核心災(zāi)備技術(shù)的重要契機(jī)之一，從海外招募高水平災(zāi)備人才，充分引進(jìn)國外先進(jìn)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)災(zāi)備核心技術(shù)的自主開發(fā)[19]。

（4）多部門聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)資源整合

異地備份制度的構(gòu)建不在一朝一夕，也并非僅憑檔案部門就能獨(dú)立完成，如此規(guī)模的重大國家工程理應(yīng)由政府主導(dǎo)。國家檔案局可作為整個(gè)項(xiàng)目的責(zé)任主體，牽頭負(fù)責(zé)，積極協(xié)調(diào)多方，對異地備份建設(shè)有關(guān)的信息資源進(jìn)行匯集、整合、厘清，創(chuàng)建全國性檔案異地備份綜合數(shù)據(jù)庫，為檔案部門在異地備份實(shí)際工作中提供參考。有效的多部門聯(lián)動(dòng)制度應(yīng)能充分考慮自然與社會(huì)因素，依托計(jì)算機(jī)技術(shù)整合各項(xiàng)資源，形成合理的檔案資源異地備份聯(lián)動(dòng)機(jī)制，為異地備份建設(shè)創(chuàng)造信息條件。地質(zhì)、氣象、水文和電力部門在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，全面地掌握各地的地質(zhì)構(gòu)造、水文特征、地震帶分布等自然條件，滿足備份雙方不得在同一江河流域、電網(wǎng)、地震帶的備份要求，為檔案館在選擇異地互建對象時(shí)提供全面的參考信息。計(jì)生部門、城市建設(shè)部門則需精確把握人口分布、用地規(guī)劃等社會(huì)因素，輔助備份中心具體選址。

3.2微觀落實(shí)：以建設(shè)檔案異地備份基地為核心

（1）重要檔案評估制度的確立

我國檔案館藏資源豐富，浩如煙海，不論是從資金還是從時(shí)間方面，將全部館藏資源異地備份明顯是不切實(shí)際的，由此，建立重要檔案評估制度以確定備份檔案范圍，是檔案異地備份制度微觀建設(shè)的首要任務(wù)。重要檔案評估制度應(yīng)首要囊括價(jià)值評估模塊，通過明確檔案價(jià)值評估標(biāo)準(zhǔn)，建立館藏價(jià)值層級，對層級高的檔案優(yōu)先異地備份。同時(shí)，近年來，風(fēng)險(xiǎn)評估逐漸引入信息領(lǐng)域，檔案界可以此為參考，通過相應(yīng)評估流程與技術(shù)手段，分析重要檔案面臨風(fēng)險(xiǎn)的概率、風(fēng)險(xiǎn)的嚴(yán)重程度，來決定是否對其采取異地備份。

（2）檔案異地備份基地的建設(shè)

隨著檔案異地備份發(fā)展的成熟化，其建設(shè)模式也日趨多樣。建立檔案異地備份基地作為檔案異地備份制度的重要路徑，相關(guān)實(shí)踐表明其具有極強(qiáng)的可行性。2010年10月，在細(xì)致合理地規(guī)劃與明確建設(shè)依據(jù)后，遼寧省建立了全國首個(gè)電子檔案備份中心，初步實(shí)現(xiàn)了電子信息遠(yuǎn)程容災(zāi)功能。打造全國性的檔案異地備份基地，需要國家檔案局為主導(dǎo)并集合多方力量進(jìn)行，在建設(shè)前充分調(diào)研論證，以當(dāng)前已完成的“結(jié)對子”為基礎(chǔ)，將重要檔案備份到結(jié)對的某一方庫房，或是結(jié)合建設(shè)依據(jù)，重新進(jìn)行備份庫房選址，都是檔案異地備份基地建設(shè)的良好途徑。在基地運(yùn)營后期，檔案館可充分發(fā)揮檔案集中整合的信息優(yōu)勢，深層次開發(fā)檔案價(jià)值，形成自身效益，促進(jìn)基地的持久運(yùn)轉(zhuǎn)[20]。

（3）多元化的異地備份方式

從備份效果上看，當(dāng)前我國異地備份工作中存在著許多無效建設(shè)，如選址不當(dāng)、備份介質(zhì)不合理等，大大浪費(fèi)了建設(shè)資源。有限的資金局限著檔案異地備份建設(shè)的有效性。隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展，軟硬件系統(tǒng)的淘汰周期大大縮短，一旦電子文件載體、讀取設(shè)備和系統(tǒng)受損或被淘汰，電子數(shù)據(jù)將無法讀出，其信息價(jià)值難以體現(xiàn)。因此，在異地備份過程中，應(yīng)遵循多元化原則，提供多種備份方式和備份介質(zhì)以供選擇。檔案館應(yīng)根據(jù)具體情況，綜合考慮不同載體的優(yōu)缺點(diǎn)和技術(shù)因素，結(jié)合經(jīng)濟(jì)原則，盡量選取通用性較強(qiáng)、內(nèi)在性能穩(wěn)定且方便實(shí)用的備份介質(zhì)，如磁帶、光盤、硬盤。此外，還應(yīng)及時(shí)更新電子文件讀取和操作系統(tǒng)，或及時(shí)多元化轉(zhuǎn)移電子文件信息，盡可能規(guī)避因技術(shù)過時(shí)造成數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

（4）館際間建立常態(tài)異地備份溝通機(jī)制

當(dāng)前我國檔案異地備份工作主要以館際相互備份方式進(jìn)行，因備份雙方的保管條件、規(guī)章制度等不盡相同，這種方式也暴露出一定弊端。為保證這種合作模式的可持續(xù)進(jìn)行，雙方部門在合作過程中應(yīng)加強(qiáng)溝通，充分理解。首先，在備份數(shù)據(jù)交接前，通過簽署協(xié)議來明確雙方部門的責(zé)、權(quán)、利，遵循責(zé)權(quán)利對稱的原則。其次，在交接過程中，雙方部門應(yīng)對備份檔案進(jìn)行仔細(xì)清點(diǎn)核對，認(rèn)真檢測檔案載體保存情況，雙方蓋章確認(rèn)、入庫封存。最后，在合作過程中，互建雙方應(yīng)特別注重交流溝通，最為行之有效的方法是備份雙方各派出專業(yè)的檔案人員，定期到對方館中交流學(xué)習(xí)。在熟悉對方的異地備份管理模式、化解疑問的同時(shí)，可為對方保管本館檔案提供建設(shè)性意見，滿足雙方的備份需求，互相學(xué)習(xí)進(jìn)步，協(xié)調(diào)開展異地備份工作。

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