談縣區(qū)級(jí)民生檔案工作

杜加金

摘 要：社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)需要什么服務(wù)，檔案工作就做好什么服務(wù)；縣區(qū)級(jí)檔案館是民生檔案的主體，為改變館藏單一的現(xiàn)狀，縣區(qū)級(jí)檔案館從多方面、多渠道進(jìn)行檔案的征集工作；民生檔案資源整合的重要基礎(chǔ)之一就是構(gòu)建字段設(shè)計(jì)合理、覆蓋內(nèi)容全面、查全查準(zhǔn)率高、方便實(shí)用的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)；要達(dá)到檔案信息資源共享，需要建立健全機(jī)制。

關(guān)鍵詞：民生檔案；征集；接收工作；檔案數(shù)字化

構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)的領(lǐng)域覆蓋到哪里，檔案工作就發(fā)展到哪里；社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)需要什么服務(wù)，檔案工作就做好什么服務(wù)。為縣區(qū)級(jí)檔案部門明確了民生檔案工作的努力方向。

1 做好民生檔案的征集和接收工作

縣區(qū)級(jí)檔案館是民生的檔案的主體，為改變館藏單一的現(xiàn)狀，縣區(qū)級(jí)檔案館從多方面、多渠道進(jìn)行檔案的征集工作，除接收文書檔案等紙質(zhì)檔案外，還應(yīng)注重對(duì)照片、錄音、錄像、光盤等不同載體檔案的收集。一是將黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)及全縣區(qū)重大活動(dòng)時(shí)的照片檔案接收進(jìn)館。二是將反映本縣區(qū)特色及發(fā)展歷史的照片檔案接收進(jìn)館。將建國(guó)初期勞動(dòng)、老縣城舊照片、縣志區(qū)及各部門志等檔案接收進(jìn)館。三是將黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人來(lái)視察工作的照片、錄音錄像檔案接收進(jìn)館。四是將本縣區(qū)名人的證書、獎(jiǎng)杯、日記、作品、照片、光盤等檔案接收進(jìn)館。五是將 “年畫”、“剪紙”等代表本縣區(qū)文化藝術(shù)特點(diǎn)的作品征集進(jìn)館。六是將代表地方特色的產(chǎn)品檔案及名牌產(chǎn)品檔案接收進(jìn)館。

2 做好縣區(qū)級(jí)涉民部門檔案管理的指導(dǎo)工作

民生檔案是政府各部門及涉民單位從事社會(huì)管理及內(nèi)部管理的活動(dòng)記錄，而專門檔案是其構(gòu)成的主體，其主要包括：社會(huì)養(yǎng)老、醫(yī)療保險(xiǎn)、低保、廉租房、計(jì)劃生育等有關(guān)民生的各個(gè)方面。為此，從構(gòu)建和諧社會(huì)為廣大民生服務(wù)的角度出發(fā)，縣區(qū)級(jí)檔案部門應(yīng)該與涉及民生檔案的各個(gè)部門共同努力，加大對(duì)基層民生檔案工作的指導(dǎo)力度，從民生檔案的形成、收集、整理、歸檔、向檔案室移交等環(huán)節(jié)入手，每個(gè)環(huán)節(jié)都有人負(fù)責(zé)，做到不流失、不散落，實(shí)行有效管理。

3 推進(jìn)縣區(qū)級(jí)檔案館民生檔案數(shù)字化工作

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中的廣泛應(yīng)用，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)取得了可喜的成效，特別是民生檔案的數(shù)字化，在和諧社會(huì)建設(shè)的進(jìn)程中顯得越來(lái)越重要。在調(diào)整縣區(qū)級(jí)檔案館館藏結(jié)構(gòu)、規(guī)范涉民部門專門檔案的同時(shí)，探索縣區(qū)級(jí)民生檔案資源整合的新方法新途徑，已經(jīng)是迫在眉睫的任務(wù)。

3.1建立館藏民生檔案信息專題數(shù)據(jù)庫(kù) 民生檔案資源整合的重要基礎(chǔ)之一就是構(gòu)建字段設(shè)計(jì)合理、覆蓋內(nèi)容全面、查全查準(zhǔn)率高、方便實(shí)用的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。由于民生檔案信息形成主體多元、來(lái)源分散、種類和形式多樣，因此，整合民生檔案信息資源實(shí)現(xiàn)共建共享的前提必須建立專題檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.2建立民生檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù) 即采用鍵盤錄入方式實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案目錄的計(jì)算機(jī)化管理，這是實(shí)現(xiàn)民生檔案數(shù)字化最基礎(chǔ)的工作。近幾年，全縣各涉民部門都加大了檔案數(shù)字化工作，大多數(shù)單位都建立了民生檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。這些數(shù)據(jù)庫(kù)嚴(yán)格按照有關(guān)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一規(guī)范的要求而建立，數(shù)據(jù)的完整性比較高，可移植性比較大。隨著各部門現(xiàn)代化辦公力度不斷加大，各單位也將相繼建設(shè)民生檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)，這為實(shí)現(xiàn)民生檔案共享服務(wù)創(chuàng)造了有利條件。

3.3要接收增量檔案電子文件 電子文件是未來(lái)數(shù)字民生檔案最主要的來(lái)源。以前進(jìn)館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求進(jìn)館單位實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進(jìn)了各涉農(nóng)部門檔案室的電子化進(jìn)程又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫(kù)的時(shí)間和工作量。

3.4要建立檔案公開信息網(wǎng)站 建立檔案信息網(wǎng)并與縣區(qū)政務(wù)信息網(wǎng)、各涉民部門網(wǎng)站進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供檔案信息、政策法規(guī)查詢等。同時(shí)編制《全縣區(qū)民生檔案利用指南》，便于社會(huì)公眾對(duì)民生檔案的利用。

4 建立縣區(qū)級(jí)民生檔案共享機(jī)制

縣區(qū)級(jí)民生檔案一是涉及面廣；二是種類繁多；三是數(shù)量龐大；四是利用頻繁。根據(jù)縣區(qū)級(jí)民生檔案形成的特點(diǎn)，要達(dá)到檔案信息資源共享，需要建立以下四個(gè)機(jī)制：一是建立組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制。要以縣區(qū)委辦、縣區(qū)政府辦為領(lǐng)導(dǎo)單位，以縣區(qū)級(jí)檔案行政管理部門為主導(dǎo)，負(fù)責(zé)全縣區(qū)各系統(tǒng)、各相關(guān)部門、各基層單位的溝通銜接、密切配合、協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)，制定目標(biāo)任務(wù)，明確單位和具體工作要求，建立一級(jí)抓一級(jí)、層層抓落實(shí)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任機(jī)制。二是建立共建共享機(jī)制。由縣區(qū)委、縣區(qū)政府統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)，以縣區(qū)級(jí)綜合檔案館為中心，將各系統(tǒng)、各部門、各基層單位的檔案信息資源進(jìn)行整合，利用縣區(qū)政務(wù)信息網(wǎng)平臺(tái)，向社會(huì)提供利用，在實(shí)踐中逐漸完善民生檔案信息資源的共建共享機(jī)制。三是建立系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)制。以縣區(qū)級(jí)檔案行政管理部門為中心，會(huì)同各部門，制定科學(xué)可行的發(fā)展規(guī)劃，實(shí)行統(tǒng)籌管理，統(tǒng)一部署。特別是在硬件、軟件和系統(tǒng)上，避免各自為政、互不兼容的現(xiàn)象產(chǎn)生，一定要堅(jiān)持統(tǒng)一規(guī)范，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。確保全縣區(qū)民生檔案信息資源系統(tǒng)的正常有序地運(yùn)行。四是建立利用服務(wù)機(jī)制。我們對(duì)全縣區(qū)的民生檔案信息資源進(jìn)了有效的整合，最主要的目的就是發(fā)揮檔案的價(jià)值，更好地為構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)，為廣大民生謀求福祉。

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