淺談檔案數(shù)字化

姜楠

摘 要：數(shù)字化檔案管理盡可能的將傳統(tǒng)的檔案與現(xiàn)代的技術(shù)相結(jié)合；在數(shù)字化檔案的時(shí)候應(yīng)該首先保證格式與規(guī)格的統(tǒng)一，對(duì)數(shù)字化檔案實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)的運(yùn)行；數(shù)字化檔案管理體系正在逐漸的進(jìn)行完善，安全、有效的檔案將在不久的未來(lái)為我們所使用。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；管理；問(wèn)題

1 數(shù)字化管理系統(tǒng)的概述

檔案信息管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)共同組成了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。檔案信息系統(tǒng)又由數(shù)字化處理系統(tǒng)、信息服務(wù)子系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)管理子系統(tǒng)組成；信息發(fā)布子系統(tǒng)與管理子系統(tǒng)組成了網(wǎng)絡(luò)信息共享系統(tǒng)。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是由現(xiàn)代的信息技術(shù)為基礎(chǔ)，以檔案為核心的內(nèi)容，是以高效率、先進(jìn)、便捷的模式，多用戶的標(biāo)準(zhǔn)、安全有序的分布式檔案集成的信息資源管理系統(tǒng)。

2 數(shù)字化檔案的保存與管理

特殊性是數(shù)字化的一個(gè)性質(zhì)，在存放與保管方式上，數(shù)字化管理與之前的檔案管理具有很大的區(qū)別。在之前的檔案管理上，僅僅是以紙質(zhì)編碼進(jìn)行整齊的排放保存。而數(shù)字化卻是利用光盤與儲(chǔ)存器進(jìn)行保存的。與傳統(tǒng)的存儲(chǔ)相比，數(shù)字化檔案在存儲(chǔ)方面具有大容量的擴(kuò)充，并且在現(xiàn)實(shí)生活中不占據(jù)現(xiàn)實(shí)的空間，有效的節(jié)約了空間的費(fèi)用。

在安全的問(wèn)題上，需要實(shí)行一系列的方法和措施進(jìn)行保證，對(duì)于數(shù)字化檔案必須使其實(shí)現(xiàn)可以被利用和可識(shí)讀性，在設(shè)備更新的時(shí)候必須實(shí)現(xiàn)舊的載體可以轉(zhuǎn)換到新的載體上，還要注意非法情況的攻擊與保密等工作的完善。另外要保證數(shù)字化檔案不能過(guò)分的依賴載體，因?yàn)橛械脑O(shè)備離開(kāi)載體就不能使用的問(wèn)題，因此，在存儲(chǔ)的過(guò)程中，盡可能選用比較簡(jiǎn)單的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，使數(shù)字化檔案不依靠載體進(jìn)行存在，這樣才能讓數(shù)字化檔案進(jìn)行長(zhǎng)久保存。

3 數(shù)字化檔案管理方法

在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，必須充分的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一，數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一是實(shí)現(xiàn)資源網(wǎng)絡(luò)的必要條件，使檔案信息的歸檔與查閱也可以比較順利的進(jìn)行，是實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的一個(gè)必然的條件。只有充分的達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，數(shù)字檔案才能更加有效的出現(xiàn)在人們的生活中。在保證數(shù)字化檔案的時(shí)候，應(yīng)該首先保證格式與規(guī)格的統(tǒng)一，對(duì)數(shù)字化檔案實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)的運(yùn)行，只有在標(biāo)準(zhǔn)下，才能正常的開(kāi)展計(jì)算機(jī)應(yīng)用下的社會(huì)服務(wù)等一些工作的正常進(jìn)行，這也是檔案管理部門進(jìn)行技術(shù)支持并降低財(cái)力的有效途徑。

在檔案的信息網(wǎng)絡(luò)化中應(yīng)該具備一些比較完善的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施，主要有：電話、計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、終端設(shè)備、傳真機(jī)、衛(wèi)星設(shè)備和管線傳輸?shù)仍O(shè)備。只有在軟件方面實(shí)行較強(qiáng)的資源后才能保證信息化組織下的安全保密工作得以進(jìn)行。實(shí)現(xiàn)軟硬件兼?zhèn)涞臋n案管理工作，也必須調(diào)用一批技術(shù)精湛、懂網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、懂信息化的人才進(jìn)行開(kāi)發(fā)和操作，這樣才能順利地開(kāi)展工作。

4 數(shù)字化檔案管理的問(wèn)題

4.1缺乏有效的領(lǐng)導(dǎo)

在科技發(fā)展的今天，數(shù)字化檔案管理雖然已經(jīng)得到大家的普遍認(rèn)可，但是在數(shù)字化管理中，我國(guó)依然處于初級(jí)階段。我們雖然對(duì)數(shù)字化檔案管理已經(jīng)接收，但在專業(yè)的管理知識(shí)方面并沒(méi)有完全得到認(rèn)可。缺乏先進(jìn)的領(lǐng)導(dǎo)，沒(méi)有建立起規(guī)范的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。

4.2數(shù)字化缺乏先進(jìn)的硬件設(shè)備

計(jì)算機(jī)的更新非常迅速，然而在檔案館中的計(jì)算機(jī)設(shè)備卻很少進(jìn)行改變，計(jì)算機(jī)往往不能跟隨時(shí)代的步伐，不能適應(yīng)數(shù)字化檔案體系的需求，影響了檔案管理工作的進(jìn)行。

4.3數(shù)字化的安全性能不高

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用是數(shù)字化檔案管理體系不可缺失的一部分，有網(wǎng)絡(luò)存在的地方必然會(huì)存在安全隱患，容易導(dǎo)致數(shù)字化管理系統(tǒng)不能正常的運(yùn)行，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)癱瘓，各種病毒也不斷地侵入，數(shù)字化的內(nèi)容易于丟失，數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)的安全是一項(xiàng)重要問(wèn)題。

4 數(shù)字化檔案的具體方法

在目前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，有很多的外在因素影響著數(shù)字化檔案的進(jìn)行，例如，在網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境中，會(huì)有黑客的攻擊、病毒的侵入等不良的因素在進(jìn)行著檔案的影響，極易造成檔案信息的泄漏和失真等情況出現(xiàn)，這就要求，各個(gè)管理部門做好各方面的工作安排。

4.1在構(gòu)建電子化檔案的時(shí)候，為了防止外侵入病毒的影響，造成信息的毀滅和丟失，在檔案存儲(chǔ)過(guò)程中，可以運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、電子文件歸檔管理程序和電子打印機(jī)等將紙質(zhì)的檔案也進(jìn)行二次的安全保存，通過(guò)二者的同步，有效的解決數(shù)字化檔案無(wú)法代替檔案解決的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)檔案的安全保存。

4.2進(jìn)行權(quán)限的設(shè)置，禁止訪問(wèn)，保障網(wǎng)絡(luò)的安全進(jìn)行；在檔案的使用過(guò)程中，嚴(yán)格地對(duì)使用者的權(quán)限進(jìn)行限制，并對(duì)檔案的內(nèi)容制定出合理的劃分，進(jìn)行分區(qū)加密，這樣對(duì)于完全禁止閱覽的內(nèi)容時(shí)，就保證不會(huì)發(fā)生信息的丟失。分類的進(jìn)行加密與閱覽權(quán)限的設(shè)置，讓讀者僅可以得到自身權(quán)限之內(nèi)的檔案信息。

4.3做好備份，保證信息的安全；在進(jìn)行檔案的整理過(guò)程中，對(duì)于比較大或者比較重要的文件可以選擇多臺(tái)機(jī)器進(jìn)行存儲(chǔ)，多種方式的備份，保障檔案的安全，并且對(duì)于重要的文件也要及時(shí)的做好備份記錄，隨時(shí)進(jìn)行跟進(jìn)。

4.4預(yù)防病毒的產(chǎn)生，防止不必要的損失存在，在計(jì)算器中安裝殺毒能力比較強(qiáng)的殺毒軟件，定期的對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行病毒的查殺；禁止使用外部的磁盤與讀卡器進(jìn)行使用，外界的磁盤必須保證在病毒查殺徹底的時(shí)候使用。

4.5建立起一套比較合適的檔案管理系統(tǒng)。在系統(tǒng)中可以實(shí)行六個(gè)步驟的進(jìn)展，登記-編目-檢索-利用-統(tǒng)計(jì)輔助。對(duì)于各個(gè)板塊的系統(tǒng)與檔案信息設(shè)定合理的站點(diǎn)，切實(shí)的實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效性連接，深入改善系統(tǒng)，促進(jìn)數(shù)字化的檔案管理工作有秩序的進(jìn)行。

在信息技術(shù)逐漸發(fā)展的今天，實(shí)行數(shù)字化管理體系是時(shí)代發(fā)展的要求。在數(shù)字化檔案管理體系的建立中，會(huì)存在許多的問(wèn)題，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)也注定不會(huì)一帆風(fēng)順的，但是相信在國(guó)家安全保障措施的不斷完善與改進(jìn)中，我國(guó)的數(shù)字化檔案管理體系肯定會(huì)得到令人贊嘆的領(lǐng)域，數(shù)字化檔案管理體系正在逐漸的進(jìn)行完善，安全、有效的檔案將在不久的未來(lái)為我們所使用。