淺談數(shù)據(jù)信息化管理對(duì)物資生命周期管理的重要性

徐麗莉 周平

【摘?要】企業(yè)產(chǎn)品數(shù)據(jù)信息化管理要求企業(yè)更可靠詳細(xì)地記錄產(chǎn)品性質(zhì)及特點(diǎn)，記錄產(chǎn)品生命周期各階段的狀態(tài)，準(zhǔn)確跟蹤產(chǎn)品流轉(zhuǎn)，快速跟蹤，精準(zhǔn)統(tǒng)計(jì)分析，制訂更好的各項(xiàng)資源計(jì)劃，為企業(yè)管理提供風(fēng)險(xiǎn)及危機(jī)預(yù)警，提供管理及決策依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】信息化;物資管理;生命周期

1 電力物資數(shù)據(jù)信息化管理的要求

1.1 實(shí)現(xiàn)電力物資數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)

數(shù)據(jù)包括結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，目前，大多數(shù)產(chǎn)品非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)占數(shù)據(jù)的主要部分。為降低管理成本，提高管理效率，企業(yè)應(yīng)規(guī)范電力物資數(shù)據(jù)，包括涉及的流程數(shù)據(jù)，使其盡量標(biāo)準(zhǔn)化、結(jié)構(gòu)化。在規(guī)范物資數(shù)據(jù)中，應(yīng)做到：（1）規(guī)范物資名稱、規(guī)格、型號(hào)填寫;（2）規(guī)范物資數(shù)量、單位填寫;（3）規(guī)范工程項(xiàng)目填寫;（4）規(guī)范物資入庫(kù)、出庫(kù)、調(diào)撥使用地填寫;（5）規(guī)范物資存儲(chǔ)地、存放貨架編碼填寫。

1.1.1 對(duì)物資進(jìn)行統(tǒng)一編碼管理

企業(yè)規(guī)范電力物資數(shù)據(jù)后，應(yīng)根據(jù)規(guī)范后的物資名稱及性質(zhì)，對(duì)物資進(jìn)行分類管理，根據(jù)分類制定物資編碼規(guī)則，對(duì)物資進(jìn)行統(tǒng)一編碼管理。如將電力物資分為設(shè)備類物資和材料類物資，設(shè)備類物資根據(jù)英文名稱以字母E作為標(biāo)識(shí)，材料類物資根據(jù)英文名稱以字母M作為期標(biāo)識(shí)，在定義物資編碼時(shí)將其設(shè)為物資編碼第一級(jí)編碼，在后續(xù)系統(tǒng)跟蹤時(shí)可根據(jù)編碼的第一個(gè)字母判斷該物資分類，以便統(tǒng)計(jì)及分析。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)進(jìn)一步按物資種類、屬性等進(jìn)行分類，使用層級(jí)分類管理制定分級(jí)編碼。如對(duì)規(guī)格型號(hào)為“YJV-1-4×10 mm2+1×2.5 mm2”的防白蟻型交聯(lián)電纜，根據(jù)圖1物資分類的規(guī)則進(jìn)行物資編碼設(shè)定，可設(shè)定如圖2。

企業(yè)應(yīng)根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)對(duì)電力物資進(jìn)行分類梳理，按層級(jí)制定好物資目錄，系統(tǒng)應(yīng)對(duì)物資目錄每一層級(jí)賦予編碼，使每種規(guī)格型號(hào)的物資都有唯一編碼，且不與其他規(guī)格型號(hào)物資重復(fù)。使用物資編碼，有利于提高物資采購(gòu)的準(zhǔn)確性，有利于對(duì)物資使用進(jìn)行追蹤、統(tǒng)計(jì)、分析。需注意，物資目錄在使用時(shí)，應(yīng)有專人進(jìn)行更新維護(hù)，以保證后續(xù)工作持續(xù)完成。

1.1.2 對(duì)物資涉及項(xiàng)目信息進(jìn)行統(tǒng)一編碼管理

企業(yè)要實(shí)現(xiàn)電力物資順利生產(chǎn)到貨、儲(chǔ)存、配送使用跟蹤，應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范填寫項(xiàng)目相關(guān)信息及設(shè)定編碼，如圖3所示，使相關(guān)數(shù)據(jù)可在信息系統(tǒng)流轉(zhuǎn)集成，以便追蹤管理。

1.2 實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)流程規(guī)范設(shè)計(jì)

電力物資要進(jìn)行生命周期管理，企業(yè)應(yīng)對(duì)物資狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，制定業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范及相關(guān)業(yè)務(wù)流程。規(guī)范業(yè)務(wù)工作流程，為數(shù)據(jù)保駕護(hù)航，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)自動(dòng)化，使物資各狀態(tài)環(huán)節(jié)隨著時(shí)間推移發(fā)生變化時(shí)能夠及時(shí)調(diào)整并保持跟進(jìn)。電力物資的生命周期從需求申報(bào)到物資采購(gòu)、物資生產(chǎn)、到貨驗(yàn)收，再到安裝使用、廢舊處理為一個(gè)生命循環(huán)，要實(shí)現(xiàn)物資跟蹤，要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)。

規(guī)范物資每個(gè)生命環(huán)節(jié)的流程，包括設(shè)置系統(tǒng)規(guī)范、對(duì)人工操作的規(guī)范性要求，都是提高物資管理效率、降低管理成本、實(shí)現(xiàn)物資數(shù)據(jù)信息化管理的重要措施。在需求申報(bào)時(shí)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)設(shè)置好的物資目錄選擇所需物資，不能使用填寫模式，以減少需求申報(bào)錯(cuò)誤率，同時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確填寫好數(shù)量、選擇好單位。系統(tǒng)根據(jù)已設(shè)定好的各層級(jí)編碼，對(duì)具體規(guī)格的物資生成唯一物資編碼，系統(tǒng)根據(jù)物資編碼對(duì)物資進(jìn)行全流程跟蹤。在物資生命周期的各環(huán)節(jié)里，物資編碼應(yīng)該作為物資主線，從始而終貫穿各環(huán)節(jié)。在物資生命周期中，每個(gè)環(huán)節(jié)的工作流程應(yīng)使用數(shù)據(jù)信息進(jìn)行記錄及實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成流轉(zhuǎn)，包括各項(xiàng)工作流轉(zhuǎn)、審批流程。企業(yè)應(yīng)對(duì)物資系統(tǒng)流程進(jìn)行規(guī)范設(shè)計(jì)，一方面保證質(zhì)量、規(guī)范管理，另一方面降低工作對(duì)個(gè)人技術(shù)和職業(yè)素養(yǎng)、質(zhì)量意識(shí)的依賴，降低用人標(biāo)準(zhǔn)和管理難度，減少企業(yè)投運(yùn)及管理成本。表1是電力物資需求申報(bào)表。

1.3 實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)高度集成

在企業(yè)中，包括電力企業(yè)，由于職能部門不同、物資管理需求有異，往往具有多個(gè)異構(gòu)的、運(yùn)行在不同軟硬件平臺(tái)上的信息系統(tǒng)同時(shí)運(yùn)行，這些系統(tǒng)數(shù)據(jù)源彼此獨(dú)立、相互封閉，使數(shù)據(jù)難以在系統(tǒng)之間交流、共享和融合，從而形成“信息孤島”。隨著信息化應(yīng)用不斷深入，企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)與外部信息交互需求日益強(qiáng)烈，急需對(duì)己有信息進(jìn)行整合，聯(lián)通“信息孤島”，共享信息。

數(shù)據(jù)集成將不同來(lái)源、格式、特點(diǎn)、性質(zhì)的數(shù)據(jù)在邏輯上或物理上進(jìn)行有機(jī)集中，從而為企業(yè)提供全面的數(shù)據(jù)共享。電力物資的數(shù)據(jù)集成主要將物資規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、到貨生產(chǎn)情況、使用單位、使用情況等各種信息通過(guò)信息系統(tǒng)進(jìn)行準(zhǔn)確傳遞。可以認(rèn)為，數(shù)據(jù)集成是物資數(shù)據(jù)信息滾動(dòng)收集的一個(gè)過(guò)程，同時(shí)，集成是可雙向的、可交互的，最終實(shí)現(xiàn)物資數(shù)據(jù)的全信息共享。數(shù)據(jù)集成最大的優(yōu)勢(shì)是保證數(shù)據(jù)來(lái)源的唯一性。物資信息通過(guò)應(yīng)用間的數(shù)據(jù)交換達(dá)到集成，主要解決數(shù)據(jù)分布性和異構(gòu)性的問(wèn)題，數(shù)據(jù)來(lái)源的唯一性保證信息的準(zhǔn)確性。數(shù)據(jù)集成對(duì)信息系統(tǒng)有嚴(yán)格要求，被集成的信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)要公開(kāi)接收信息系統(tǒng)，系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)編碼定義要保持一致。

1.4 實(shí)現(xiàn)多維度查詢

電力物資數(shù)據(jù)信息化管理實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)在信息系統(tǒng)中高度集成，使物資在生命周期的各環(huán)節(jié)中收聚各種數(shù)據(jù)信息，如物資規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、使用情況、質(zhì)量情況、各環(huán)節(jié)時(shí)間節(jié)點(diǎn)等，均可以記錄并集成體現(xiàn)在同一信息系統(tǒng)中，最終實(shí)現(xiàn)物資多維度查詢。企業(yè)人員可以使用時(shí)間維度進(jìn)行檢索，查看一定時(shí)間范圍內(nèi)使用物資種類、數(shù)量、合同、使用情況等;企業(yè)管理人員可以直接在系統(tǒng)中進(jìn)行統(tǒng)計(jì)查詢，提高企業(yè)管理質(zhì)量，降低企業(yè)管理成本。

2 數(shù)據(jù)信息化管理對(duì)物資生命周期管理的影響

電力物資是電力工程建設(shè)的基礎(chǔ)保障，做好電力物資生命周期管理，縮短電力工程建設(shè)工期，提高電力工程建設(shè)質(zhì)量，降低電力企業(yè)成本，是電力企業(yè)提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的根本需求，對(duì)電力安全運(yùn)行以及提高社會(huì)效益均有積極意義。實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息化管理是企業(yè)對(duì)電力物資生命周期進(jìn)行高效管理的必然要求。

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（作者單位：新疆信息產(chǎn)業(yè)有限責(zé)任公司）