高校研究生秘書(shū)面臨的困境及措施

胡未婷

摘要：為了進(jìn)一步提高研究生教育管理工作的效率，需要由研究生秘書(shū)處理相關(guān)的工作，所以研究生秘書(shū)工作的效率也決定著研究生教育管理工作的效率。研究生秘書(shū)在工作的時(shí)候需要掌握熟練的工作技巧，明確工作的流程意義，盡量提高自身的工作積極性，進(jìn)一步完善工作中的分工，有效地促進(jìn)研究生秘書(shū)、學(xué)院、學(xué)校之間的合作，這樣才能提高工作效率。

關(guān)鍵詞：高校研究生秘書(shū);困境;措施

在研究生教育管理工作中，研究生秘書(shū)所承擔(dān)的工作主要是保證所有工作順利運(yùn)轉(zhuǎn)和完成，保證研究生從招生錄取直到順利畢業(yè)過(guò)程都能夠完整的完成。一般來(lái)說(shuō)，研究生學(xué)院在進(jìn)行導(dǎo)師招聘、招生資格審核等工作的時(shí)候，研究生秘書(shū)始終站在工作前線(xiàn)，所以工作量和工作內(nèi)容都比較多。另外，研究生秘書(shū)的工作特點(diǎn)主要包括程序性強(qiáng)、工作量大、時(shí)效性高等，所以必須要求研究生秘書(shū)快速高效的完成工作，這樣也有利于提高研究生教育管理工作的質(zhì)量和效果。

一、樹(shù)立明確的工作意識(shí)，提高工作技巧

研究生秘書(shū)的日常主要工作包括招生管理、學(xué)科建設(shè)、培養(yǎng)管理、日常事務(wù)管理、學(xué)位管理等工作，工作量巨大，但是工作流程嚴(yán)格，具有一定的規(guī)律，所以在工作過(guò)程中很有可能出現(xiàn)工作流程混亂的問(wèn)題，所以需要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)工作的管理。在研究生秘書(shū)進(jìn)行招生管理工作的時(shí)候，要保證前期準(zhǔn)備、考試開(kāi)展、考生錄取等工作內(nèi)容順利完成，在進(jìn)行學(xué)位管理工作的時(shí)候要保證學(xué)位申請(qǐng)、論文送審、資格審核、材料歸檔、論文答辯等各個(gè)工作順利完成。研究生秘書(shū)需要將所有常規(guī)工作的一般流程熟練掌握，規(guī)劃好每年工作，按照工作流程完成各項(xiàng)工作，提前做好工作準(zhǔn)備。如果研究生秘書(shū)具有一定的工作經(jīng)驗(yàn)，可以將自身的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，這樣也能夠提高工作效率。

二、提高自身的工作積極性

由于研究生秘書(shū)所承擔(dān)的工作比較枯燥，所以很容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠。主要原因包括：研究生秘書(shū)工作均是根據(jù)程序化標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的，工作量大且枯燥，每年都要重復(fù)一樣的工作，所含的技術(shù)性不高，所以出現(xiàn)職業(yè)倦怠的幾率也比較高。另外，研究生秘書(shū)人員一般都屬于行政教輔人員，所負(fù)責(zé)的工作基本上是服務(wù)管理類(lèi)工作，即使取得一定的工作成效也不明顯，很容易被忽視，這就導(dǎo)致秘書(shū)職業(yè)成就感低，也會(huì)產(chǎn)生一定的職業(yè)倦怠。隨后，該項(xiàng)職業(yè)在發(fā)展過(guò)程中具有一定的局限性，由于職稱(chēng)評(píng)定主要是依靠一定的研究成果，但是研究生秘書(shū)不是教學(xué)科研人員，所以很難取得較高的科研水平，這就導(dǎo)致研究生秘書(shū)的職業(yè)發(fā)展產(chǎn)生了一定的限制。針對(duì)以上問(wèn)題，需要采取有效的機(jī)制來(lái)提高工作人員的積極性，通過(guò)獎(jiǎng)懲機(jī)制來(lái)提高研究生秘書(shū)的工作責(zé)任心，減少職業(yè)倦怠的發(fā)生。

三、進(jìn)一步提高自身業(yè)務(wù)的素質(zhì)

研究生秘書(shū)工作雖然技術(shù)含量低，但是對(duì)工作效果的要求比較高，必須要具有一定的業(yè)務(wù)素質(zhì)才能夠保證工作質(zhì)量。首先，研究生秘書(shū)需要具備網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)操作能力。由于目前自動(dòng)化辦公軟件已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)前研究生秘書(shū)工作的需求，所以必須要熟練掌握目前已經(jīng)得到迅猛發(fā)展的電子信息技術(shù)，而且目前在高校行政管理工作中，電子化辦公已經(jīng)成為了發(fā)展趨勢(shì)。研究生相關(guān)工作都是在研究生網(wǎng)站上得以了解和處理的。另外，研究生秘書(shū)還必須要具有良好的溝通協(xié)調(diào)能力。聯(lián)系好學(xué)校院系領(lǐng)導(dǎo)、老師、學(xué)生、外校導(dǎo)師、考生、外校秘書(shū)，做好相關(guān)的交際工作。

四、建立健全科學(xué)管理體制

目前我國(guó)研究生規(guī)模正在逐漸擴(kuò)大，但是有一部分高校在進(jìn)行研究生工作的時(shí)候仍然采用原有的模式，所以大大降低了工作效率。研究秘書(shū)需要保證培養(yǎng)管理辦公室、研究生招生辦公室、學(xué)科建設(shè)辦公室等多個(gè)部門(mén)對(duì)接工作，建立一個(gè)良好的管理制度，這樣也能夠提高管理工作的效果。

結(jié)束語(yǔ)：

總的來(lái)說(shuō)，高校研究生秘書(shū)工作對(duì)于整個(gè)研究生管理工作來(lái)說(shuō)具有十分重要的作用，保證高校研究生秘書(shū)工作順利開(kāi)展也是提高整個(gè)學(xué)院和學(xué)校研究生管理工作的基礎(chǔ)。但是目前我國(guó)大部分高校中的研究生秘書(shū)工作均存在一定的困難，需要通過(guò)有效的科學(xué)管理來(lái)提高工作質(zhì)量，同時(shí)提高研究生秘書(shū)的工作積極性，進(jìn)一步解決目前存在的困難和問(wèn)題。

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