關(guān)于事業(yè)檔案管理精細(xì)化的探討

張美玲

摘要：伴隨著互聯(lián)網(wǎng)全球化發(fā)展速度的不斷加快，人們的生活與工作模式出現(xiàn)了翻天覆地的變化。精細(xì)化管理對(duì)加快檔案工作效率，解決傳統(tǒng)檔案管理中的問(wèn)題有重要的價(jià)值。運(yùn)用精細(xì)化方式進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理工作，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的分解，解決傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理中問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：事業(yè)檔案管理;精細(xì)化;

事業(yè)單位在檔案管理過(guò)程中要采用精細(xì)化管理方法，其中所涵蓋的規(guī)范化管理流程能夠促使管理人員嚴(yán)格依照規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化的管理模式，細(xì)致進(jìn)行檔案管理工作，使檔案管理工作精益求精，并且，注重運(yùn)用精細(xì)化的管理方法規(guī)范管理行為，使管理流程精細(xì)化，有有利于提高檔案管理工作有效性。

一、事業(yè)檔案管理概念

事業(yè)單位檔案管理由傳統(tǒng)的人工錄入存儲(chǔ)方式轉(zhuǎn)變?yōu)槿碌碾娮踊浫敕绞?，使檔案的載體發(fā)生了較大的改變，也使紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的無(wú)紙化和電子化。相較于傳統(tǒng)的人工錄入存儲(chǔ)方式而言，數(shù)字化、電子化檔案管理更易于存儲(chǔ)和保管，且不會(huì)造成原始檔案的損壞和遺失，也不會(huì)占據(jù)額外的檔案存儲(chǔ)保管空間，顯現(xiàn)出極大的存儲(chǔ)保管優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案紛繁復(fù)雜，相對(duì)分散，難以對(duì)其進(jìn)行精細(xì)化的分類(lèi)，因而也使檔案的查找和利用相對(duì)困難，提取紙質(zhì)檔案信息的難度較大，不利于檔案價(jià)值的充分發(fā)揮。而在信息化的檔案管理系統(tǒng)中，可以將眾多的檔案信息進(jìn)行歸類(lèi)整理和排列，使之依循一定的規(guī)律進(jìn)行排序，利用者只需輸入相對(duì)應(yīng)的關(guān)鍵詞即可輕松獲取所需的檔案資料，極大地簡(jiǎn)便了檔案提取和利用的流程。

事業(yè)檔案管理精細(xì)化

1.加強(qiáng)宣傳，提高對(duì)檔案管理的重視。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展更需要學(xué)會(huì)與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新檔案管理工作的方式。一方面，事業(yè)單位的管理人員要提高對(duì)檔案管理的重視，加大宣傳手段，提升全員的檔案意識(shí)，讓單位內(nèi)部的員工都能夠意識(shí)到檔案管理的意義，配合檔案管理工作的開(kāi)展，為檔案管理工作的開(kāi)展提供良好的環(huán)境。另一方面，對(duì)檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，更需要提高自身對(duì)信息變化的敏銳性，時(shí)刻關(guān)注單位內(nèi)部的人事變化，提高自身的溝通能力，與黨委和人力部門(mén)之間保持著密切的聯(lián)系，善于尋找挖掘與利用更多的機(jī)會(huì)，向員工介紹有關(guān)的檔案管理工作內(nèi)容，讓員工對(duì)檔案管理工作有更為深刻的認(rèn)識(shí)，真正做到檔案管理工作的完整性與合法性。

2.落實(shí)精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)。在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，事業(yè)單位要明確要求管理人員在實(shí)際的工作中必須落實(shí)精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)，管理人員在清楚要求后，依照精細(xì)化的管理流程，認(rèn)真編碼、分類(lèi)、歸類(lèi)文件、檔案、資料，整個(gè)過(guò)程中仔細(xì)、精細(xì)，確保檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都按照精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，避免出現(xiàn)檔案整理混亂的現(xiàn)象，并且，保證檔案完整保存下來(lái)，以供日后查找和使用。因此，檔案管理過(guò)程中依照精細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，能夠規(guī)范檔案管理步驟和流程，同時(shí)管理人員做到自覺(jué)精細(xì)化管理檔案，其也會(huì)意識(shí)到不標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范的管理行為，將難以做好保管工作和檔案管理工作，在明確這一點(diǎn)以后，在實(shí)際的管理過(guò)程中注重落實(shí)精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化的整理步驟，進(jìn)而高效完成檔案管理工作，不僅取得最佳的管理效果，同時(shí)實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的目標(biāo)?？梢?jiàn)，在實(shí)際管理檔案時(shí)，要重視遵循精細(xì)化管理原則，并依照精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范、精細(xì)、細(xì)致管理檔案，能夠使檔案管理流程精細(xì)化，有效提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。

3.完善檔案的信息化建設(shè)。為了進(jìn)一步做好事業(yè)單位的人事檔案管理工作，提高事業(yè)單位的信息化程度，需要不斷健全制度體系，為檔案管理工作的開(kāi)展提供更多的便利。因此，在事業(yè)單位檔案管理工作中，需要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的宣傳，讓更多的人意識(shí)與了解到事業(yè)單位信息化發(fā)展的重要意義，加強(qiáng)資金與技術(shù)的投入，不斷推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的步伐。另一方面，需要不斷加強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)部的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案的信息化建設(shè)提供更多的支持。有關(guān)人員需要積極的推動(dòng)信息化資源的更新，提高檔案信息系統(tǒng)的使用效率，不斷反饋與總結(jié)出信息系統(tǒng)在使用中出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)的解決這些問(wèn)題，以此來(lái)完善檔案的信息化建設(shè)。目前比較常用的安全保護(hù)措施為防火墻技術(shù)，在事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)部局域網(wǎng)與外部網(wǎng)絡(luò)之間形成一道防護(hù)墻，一方面可以避免黑客與病毒的侵襲，另一方面還能夠防止檔案信息的泄露。除此之外，檔案管理人員還要積極運(yùn)用先進(jìn)的安全保密技術(shù)，諸如數(shù)字證書(shū)、數(shù)字簽名以及指紋識(shí)別等。

4.落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理流程。綜合分析檔案管理工作效率低下的主要因素在于管理方式不細(xì)不精，管理人員在進(jìn)行檔案管理中不注重細(xì)節(jié)，從而出現(xiàn)檔案擺放不整齊，分類(lèi)不明確的現(xiàn)象，為了改變這一管理現(xiàn)狀，事業(yè)單位要高度重視落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程，要求管理人員在實(shí)際工作中按照精細(xì)化的流程認(rèn)真分類(lèi)和歸檔，并根據(jù)檔案內(nèi)容，將檔案分為多個(gè)類(lèi)別，針對(duì)不同類(lèi)別的檔案分別擺放保管在文檔中，檔案管理中注重針對(duì)性地分類(lèi)和精細(xì)化管理，不僅使管理流程規(guī)范化，同時(shí)發(fā)揮精細(xì)化管理模式的作用，有利于獲取較好的管理效果。此外，依照精細(xì)化的管理流程，使管理工作規(guī)范化、精細(xì)化進(jìn)行，能夠從根本上杜絕出現(xiàn)檔案保存不完整的現(xiàn)象，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的高質(zhì)量完成。

5.檔案管理運(yùn)用應(yīng)注意的問(wèn)題。事業(yè)單位的檔案管理人員在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)需要保持一個(gè)清醒的頭腦，弄清楚自己想要從大數(shù)據(jù)技術(shù)中獲得怎樣的管理效果。由于大數(shù)據(jù)中的資源太過(guò)于豐富，如果檔案管理人員并沒(méi)有制定出明確的檔案管理目標(biāo)，那么就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作變得頭重腳輕，需要花費(fèi)大量的時(shí)間來(lái)用于分析和處理數(shù)據(jù)信息。為此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)也要給予檔案管理工作人員一定的幫助，在確定大數(shù)據(jù)應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)之上制定出明確的檔案管理目標(biāo)。事業(yè)單位中的檔案管理人員要合理運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，細(xì)心發(fā)掘出存在于檔案管理信息化進(jìn)程中的潛在風(fēng)險(xiǎn)，通過(guò)細(xì)化權(quán)限職責(zé)、完善法規(guī)政策以及理清工作關(guān)系等方法來(lái)有效控制潛在風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。

綜上所述，近些年來(lái)，隨著我國(guó)事業(yè)單位的不斷發(fā)展，其對(duì)檔案管理工作也提高了重視程度，而要想做好事業(yè)單位檔案管理工作，檔案管理人員必須改變傳統(tǒng)的管理方式，落實(shí)精細(xì)化管理方法，依照規(guī)范化的流程整理檔案，且對(duì)于不遵守管理規(guī)定的人員，需要按照獎(jiǎng)罰機(jī)制予以處罰，警示管理人員認(rèn)真、細(xì)致完成檔案管理工作，不僅能夠達(dá)到警示目的，同時(shí)也能夠促使管理人員按照規(guī)定落實(shí)精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)致進(jìn)行歸檔，確保檔案、文件整理整齊，并且，保存完整，進(jìn)一步做好檔案管理工作，促進(jìn)事業(yè)單位綜合實(shí)力的提高。

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